Что такое бизнес отчет

Что такое Бизнес отчет? Нужен ли он?

Бизнес отчет это документ, который содержит описание работы компании, предприятия о прошедших фактах, и сделанных действий, ее прибыльность и убытки, какое количество и качество выпущенной продукции, какое место занимает на рынке и т.д.

Бизнес-отчеты обычно составляются каждый квартал или индивидуально за определенный промежуток времени.

Бизнес отчеты бывают по предприятиям и по отраслям. Бизнес отчет по предприятиям это конкретная информация определенной фирмы. То есть анализ по интересующимся параметрам. Без данной информации Вы не можете конкретно оценить и понять бизнес по достоинству.

Одним из главных показателей в бизнес отчете, является

анализ финансовой стороны предприятия. Финансовый отчет покажет Вам насколько Ваш бизнес прибыльный, какие у него затраты, какие задолженности и сколько должны Вашей фирме. Финансовый отчет стоит изучать очень тщательно и относится к нему как к особому документу.

Финансовые отчеты нужно уметь понимать, а чтобы научиться это делать, нужно в день просматривать как минимум по одному отчету разных предприятий, консультироваться с бухгалтером и юристом, это умение позволит Вам видеть все слабые и сильные стороны Вашего бизнеса, уметь вовремя спасти ситуацию в компании, залечить еще не глубокие раны.

Если Вы хотите стать успешным бизнесменом, то Вам обязательно стоит овладеть этим умением! Если нет собственного отдела по составлению бизнес отчетов предприятия, то я советую найти Вам компанию по предоставлению таких услуг. Бизнес отчет просто необходим любой компании!

Источник

Три главных финансовых отчета предпринимателя

Бизнес — это сложная система, в которой много составляющих. Предприниматель управляет продажами, развивает продукт, настраивает маркетинг и руководит сотрудниками. Части системы взаимосвязаны — без маркетинга не будет продаж; без персонала некому развивать продукт. Взаимосвязи в бизнесе бывает сложно отследить и оценить. Но все они находят свое отражение в финансах — крови бизнеса, которая помогает двигать его вперед.

Содержание статьи

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Мы рекомендуем управлять финансами осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

1. ДДС или движение денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств или ДДС.

Компания Николая М. ремонтирует нежилые помещения — одновременно бригады работают на 5 объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов Николаю приходится давать отсрочку. Он фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Пример отчета ДДС

2. ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Интернет-магазин Антона растёт — он видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличивается, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так Антон выяснил, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому он перевёл сотрудников на удалённую работу и этим увеличил маржинальность компании.

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Пример отчета ОПУ

3. Балансовый отчет

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность или Баланс.

Андрей закупает в Китае селфи-палки и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на набирающие популярность спиннеры. Чтобы сыграть на спросе Андрею придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Источник

Финансовый отчет: почему для инвестора это самый важный документ

Как выбрать компанию, в акции которой стоит вкладывать деньги? Начать лучше с прочтения финансового отчета. Это документ, который регулярно выпускает любая публичная компания, торгующая акциями на бирже.

Финансовый отчет позволяет определить фундаментальные характеристики компании, ее текущее финансовое положение и представить перспективы бизнеса на ближайшее будущее.

Такая отчетность отразит любые результаты вне зависимости от того, насколько они могут быть вредны для котировок. Если прибыль компании за квартал превратилась в убыток, долг вырос или операционная деятельность не приносит дохода, все это попадет в отчет.

У каждой публичной компании на сайте есть специальный раздел для инвесторов, где она ежеквартально публикует данные с финансовыми показателями. Помимо сайтов самих компаний существуют и другие ресурсы, которые собирают корпоративные заявления. Один из таких ресурсов — Центр раскрытия корпоративной информации. Здесь отчеты может скачать любой желающий.

«Не изучив финансовую отчетность компании, не стоит делать долгосрочных вложений в акции, — уверен руководитель аналитического департамента AMarkets Артем Деев. — Финансовую устойчивость, как и грядущий крах, можно заметить в годовых отчетах, которые говорят о стратегических задачах и возможных проблемах бизнеса.

Например, нередко хорошие показатели нового направления обеспечиваются за счет финансирования от других предприятий холдинга. При этом в финансовом отчете хорошо можно проследить постоянный рост затрат и отсутствие прибыли за длительный период времени. Это тревожный знак, даже если у компании есть качественный ассортиментный портфель и налажена работа с покупателями».

Какие существуют финансовые отчеты

Российские инвесторы чаще всего работают с тремя стандартами финансовых отчетов:

Если мы говорим о российских эмитентах, то здесь актуальны отчеты МСФО и РСБУ. Крупные компании могут публиковать оба варианта отчетности, но выходить они могут даже с разной периодичностью: встречается, что отчетность по РСБУ выходит чаще, чем по МСФО.

Говоря упрощенно, отчетность по РСБУ делается для налоговой службы, а отчетность по МСФО — для акционеров. При инвестициях в компании на американском рынке помимо МСФО придется иметь дело с отчетами US GAAP.

Между стандартами есть различия, в некоторых моментах существенные, пояснил старший инвестиционный консультант «БКС Брокера» Ильяс Хамитов. На западе даже распространена практика по приведению аналитиками отчетности компании по стандартам US GAAP к стандартам МСФО и наоборот для того, чтобы правильно оценивать компании из разных стран, отчитывающихся по разным стандартам.

«Главным в чтении финансовой отчетности компании является конечная цель — аналитик или инвестор должен определиться с тем, что он хочет проверить и что он хочет видеть в итоге исследования, — рассказывает Хамитов. — От этого зависит, на какой форме отчетности стоит сконцентрировать свое основное внимание. А далее стоит помнить, что все рассчитанные показатели имеют силу только в совокупности с другими показателями: историческими, текущими, показателями конкурентов или вообще с информацией из другой формы отчетности».

Главные пункты финансового отчета

Финансовые отчеты состоят из десятков таблиц с результатами. Далеко не все они обязательны для анализа состояния компании. Как правило, выделяют несколько базовых пунктов:

Важно следить и за эффективностью бизнеса: насколько растет выручка год к году, какая маржинальность бизнеса — то есть сколько прибыли получается в процентах от выручки.

И, наконец, нельзя забывать об основной цели любого бизнеса — зарабатывании денег. Стабильная прибыльность компании — важнейший показатель в оценке кредитного качества любой корпорации».

«Немаловажную роль играет отчет о движении денежных средств, — добавил Ильяс Хамитов из БКС. — Он состоит их трех разделов: денежный поток от операционной деятельности, инвестиционной и финансовой. Обычно денежный поток от операционной деятельности должен быть существенно положительным, так как это денежный поток от основной деятельности компании, который идет на выплату дивидендов и погашение финансовых обязательств».

Поток от финансовой деятельности может быть как отрицательным, так и положительным в зависимости от того, выплатила ли компания или получила больше процентных платежей на свои обязательства и от своих вложений соответственно.

«Но это общая картина, — уточнил Хамитов. — Существует огромное количество случаев, когда даже стабильно низкий или даже отрицательный денежный поток от операционной деятельности не воспринимался инвесторами негативно. Они могут быть уверены в том, что у компании настолько инновационный продукт, что для успешной его реализации потребуется некоторое количество времени и денег».

«Спрятанные» метрики стартапов

Влияние финансовой отчетности на настроения инвесторов хорошо заметно на примере старапов, выходящих на биржу. Часто такие компании находят способы скрывать потери за хитрыми метриками, которые некоторое время устраивают акционеров.

Но как только такая компания выпускает финансовый отчет по международным стандартам — как правило это бывает перед выходом на биржу, — ситуация резко меняется.

Более того, даже отчеты по международным стандартам могут ввести неопытного инвестора в заблуждение — и здесь становятся важным оценки экспертов.

Международные стандарты финансовой отчетности, на которые перешли и российские публичные компании — это не правила, а принципы, которые можно интерпретировать неоднозначно. Нужно руководствоваться общепринятыми практиками и тщательно изучать учетную политику компании, что именно понимается под каждой конкретной статьей, чтобы потом не возникло таких неприятных моментов, разъяснил Коган.

«Уже сейчас многие на Уолл-стрит настоятельно требуют, чтобы регулятор SEC «навел порядок», поскольку те метрики, которые компании используют, могут сильно отличаться от того, что происходит с компанией на самом деле, — заключил представитель «Высшей школы управления финансами». — К примеру, показатель скорректированной чистой прибыли можно скорректировать буквально на что угодно. Важно это осознавать и уметь отделять зерна от плевел».

Помочь разобраться в хитросплетениях отчетностей и бизнес-моделей поможет РБК Quote. Мы в ежедневном режиме прочитываем и анализируем десятки финансовых отчетов самых разных компаний. А затем отбираем то, что по-настоящему важно — и пишем об этом статьи. Чтобы не пропустить ничего важного, подписывайтесь на РБК Quote в «твиттере» и «фейсбуке». А если хотите начать торговать самостоятельно — регистрируйтесь на нашем сайте. Это просто и безопасно.

Аналитический показатель, указывающий на объем прибыли до вычета расходов по выплате процентов, налогов, износа и амортизации. Несмотря на свою популярность, комиссия по ценным бумагам США (SEC) не считает его частью Общепринятых Принципов Бухгалтерского Учёта (GAAP). Инвестиции — это вложение денежных средств для получения дохода или сохранения капитала. Различают финансовые инвестиции (покупка ценных бумаг) и реальные (инвестиции в промышленность, строительство и так далее). В широком смысле инвестиции делятся на множество подвидов: частные или государственные, спекулятивные или венчурные и прочие. Подробнее

Источник

Как составлять бизнес-отчеты. Виды отчетов. Часть 1

Бизнес-отчеты бывают разных форматов, могут служить разным целям и иметь разные требования. Поскольку не существует единого стандартного бизнес-отчета, данный курс поможет вам понять их общие принципы. Знание этой общей информации даст вам необходимые знания для адаптации к любой конкретной ситуации написания отчета, с которой вы можете столкнуться.

Мы рассмотрим типы отчетов, части отчетов и способы их написания. Каждая часть отчета будет проиллюстрирована по мере обсуждения ее отношения ко всему отчету. Так что мы объединим все эти преимущества в одно целое. В конце данного курса вы поймете, как каждый шаг, этап и часть объединяются для создания профессионального бизнес-отчета.

Изучаем бизнес-отчеты

В более широком смысле умение писать профессиональный бизнес-отчет – необходимый навык для передачи идей в бизнес-среде. Бизнес-отчеты помогают компаниям принимать решения и решать проблемы. Формы, цели и механизмы написания отчетов отличаются от компании к компании. Таким образом, утверждение, что существует один правильный стиль или один механизм написания, было бы неверным и вводящим в заблуждение.

Давайте рассмотрим некоторые общие черты большинства бизнес-отчетов:

Ключом к написанию любого хорошего отчета, независимо от его типа, цели, формата, является соблюдение основного процесса написания отчета. Этот процесс включает четкое понимание цели отчета, сбор и описание достоверных данных, подготовку схемы описания, а также краткое и ясное написание отчета, который будет являться высококачественным и профессиональным.

Официальные и неформальные отчеты

Одно из решений, которое вы как составитель отчета должны принять, заключается в том, будет ли ваш отчет официальным или неформальным. Часто это понятие понимают неправильно. Кто-то может подумать, что все деловые письма должны быть формальными.

На самом деле, подавляющее большинство деловых писем носит неформальный характер. Это недоразумение возникает из-за терминологии. Когда речь заходит о неформальном письме, то многие думают, что здесь присутствует сленг, отсутствие необходимости обращать внимание на детали и другое.

Но давайте кратко проясним разницу между формальными и неформальными отчетами. Неофициальные отчеты обычно короткие, от одной до трех страниц без предварительных частей, информативны, не содержат исследований, используют прямой подход и простой язык. С другой стороны, официальные отчеты обычно длиннее, содержат множество дополнительных частей, требуют исследования и анализа, а формулировки более косвенные.

Начало для этого более короткого, неформального отчета о поездке может начинаться непосредственно с: «Вот обзор моей недавней поездки на конференцию в Будапешт». Однако более длинный официальный отчет должен подготовить читателя к исследованию и убедить читателя в фактах, прежде чем представлять рекомендацию. Введение в официальный отчет будет включать проблему и цель отчета до представления исследования.

В неформальном отчете могут использоваться слова и структура предложений, которые больше ориентированы на автора. Например, трехстраничный отчет об успехе вашей команды в заключении нового контракта может включать следующее: «В результате трех наших телефонных разговоров с компанией «Конкорд» они согласились встретиться с нами на следующей неделе». Официальный отчет, однако, сформулирован более объективно, опираясь на проблему и ее решение.

Теперь давайте внимательнее рассмотрим некоторые из различий в формулировках. Во-первых, давайте посмотрим на фактический выбор слов. Неформальное письмо может использовать первое лицо: я, меня, наш; второе лицо: ты, вы; и третье лицо: они, их. Здесь же мнение писателя может быть учтено.

С другой стороны, формальное письмо не использует местоимений первого или второго лица. Только местоимения третьего лица. Так что никаких местоимений, относящихся к писателю или группе, частью которой является писатель: я, мы, мой, наш или нас. И никаких местоимений, относящихся к вашему читателю: вы, вас или ваш. Допускаются только местоимения третьего лица: они, их и т.д.

Наконец, в официальных отчетах следует избегать высказываний или бессмысленных комментариев, таких как «Лучший из всех» или «Мы быстро увеличим продажи». В вашем неофициальном отчете о поездке может быть сказано, что на конференции, которую вы посетили, были великолепные выступающие. Это ваше мнение, выраженное в превосходной степени «Великолепный». Даже если вы можете включить это в неофициальный отчет, вы должны понимать, что не все согласятся с вашей оценкой.

Однако в официальном отчете вы излагаете факты и позволяете читателю решать. Например, вместо того чтобы говорить о быстром росте продаж, вы должны предсказать, основываясь на фактах, что продажи могут вырасти на два процента в течение 12 месяцев. Затем вы позволяете читателю решить, будет ли это «быстро».

Взгляните на эти примеры:

Использование сокращений – еще одно различие между формальным и неформальным письмом. Сокращения никогда не используются в формальном письме, но осторожно приемлемы в большинстве неформальных писем.

Давайте посмотрим на еще одно различие, которое следует учитывать – длина абзацев. Абзацы в более коротких, менее формальных отчетах, как правило, не должны превышать шести-восьми строк. Длина абзаца в официальных более длинных отчетах может составлять от 10 до 12 строк. Хотя, если абзацы будут такими длинными, отчет может потерять удобство для чтения.

Информационные отчеты

Большинство информационных отчетов являются неофициальными и написаны в виде служебных записок или писем. Некоторые информационные отчеты могут быть подготовлены по шаблону компании, в котором указано, что необходимо включить и в каком порядке. Эти узкоспециализированные информационные отчеты, как правило, являются наиболее простым типом отчетов.

Общие примеры информационных отчетов включают отчеты о поездках, отчеты о конференциях, инструкции и должностные инструкции. Другими примерами являются отчеты о продажах, отчеты о ходе работы, также иногда называемые промежуточные отчеты, отчеты о деятельности и даже годовые отчеты. Информационный отчет может даже включать несколько типов таких отчетов. Отчет о поездке и отчет о конференции, безусловно, могут частично совпадать, как и отчет о ходе работы и отчеты о деятельности.

Каждая компания может иметь собственное название для типов отчетов. Просто убедитесь, что вы знаете, что нужно в них включить. Например, отчеты о поездках и конференциях будут включать конкретные даты и места. Отчеты с инструкциями и описанием работы должны включать точную информацию, которой читатель может легко следовать при выполнении задачи. Отчеты о деятельности, отчеты о продажах и годовые отчеты будут предоставлять обновленную информацию вашим подчиненным, вашему руководителю или акционерам компании.

Давайте рассмотрим более подробно три из этих общих информационных отчетов:

Отчет о проделанной работе. Поскольку руководство не любит сюрпризов, отчет о ходе работы является часто запрашиваемым в бизнесе документом. Вы информируете руководство о ходе выполнения проекта. Вы указываете, что было выполнено, что выполняется, кто что делает, правильны ли прогнозируемые затраты и, если необходимо, части, которые не выполняются по графику, и почему.

Предупреждение руководства о возможных задержках через два месяца после четырехмесячного проекта поможет руководству внести необходимые корректировки сейчас, а не узнать о задержке за день до предполагаемого завершения проекта.

Отчеты о поездках и конференциях. Эти отчеты будут содержать подробную информацию, такую как даты поездок, места и понесенные расходы, даже если вы, вероятно, также заполните стандартный отчет о расходах.

Кроме того, вы будете включать знания, полученные во время участия в мероприятиях. Например, если вы посетили конференцию, чтобы узнать о передовых технологиях в своей области, вам нужно будет поделиться тем, что вы узнали. Руководство может использовать эту информацию, чтобы решить, следует ли отправлять других сотрудников на аналогичные конференции, или может даже попросить вас поделиться на собрании тем, что вы узнали.

Отчеты о деятельности также распространены. Они могут быть написаны для предоставления информации о продажах и показателях прибыли, уровнях запасов, текучести кадров или отсутствии на работе, обновлениях строительства или, возможно, о развитии команды. Такие отчеты помогают руководителям и высшему руководству оставаться вовлеченными в деятельность отдела и в конечном счете могут помочь руководству принимать решения.

Итак, информационные отчеты пишутся по разным причинам. Несмотря на то, что их легко подготовить, они должны быть полными, включая все необходимые детали. Воспринимайте их как окончательные отчеты, которые, вероятно, будут прочитаны руководством. Они могут быть использованы в качестве основы для принятия будущих решений компании, которые могут иметь далекоидущие последствия.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты также предоставляют информацию, но они также оценивают, интерпретируют и анализируют данные для читателя и предлагают ему выводы и рекомендации, основанные на этом анализе. Сбор достоверных данных, их оценка и интерпретация, а затем выводы и рекомендации относительно действий – все это суть аналитического отчета.

Так как остальная часть данного курса будет посвящена данному виду отчетов, давайте взглянем на основные его характеристики. Аналитические отчеты, как правило, длиннее информационных. Однако отчет не должен быть определенной длины. Каждый отчет должен быть настолько длинным, насколько это необходимо для достижения его цели. Сосредоточьтесь на краткости и полноте при написании всех отчетов.

Аналитические отчеты иногда называют отчетами с рекомендациями, если они предназначены для внешней аудитории. Их цель – убедить отдельного человека или группу лиц к выполнению рекомендованного автором курса действий на основе исследования и полноты анализа.

Например, ваша консалтинговая фирма была нанята для анализа высокой текучести кадров в компании вашего клиента и предоставления рекомендаций по снижению донного явления. Основываясь на записях компании и собеседованиях с сотрудниками вашего клиента, вы можете определить, что отсутствие ухода за детьми является основной причиной высокой текучести кадров. Ваша группа консультантов проанализирует ситуацию, представит доказательства исследования, а затем порекомендует местный детский сад.

Несмотря на то, что всегда необходима исчерпывающая и полная информация, аналитический отчет направлен не столько на простое предоставление данных, сколько на значение этих данных и то, как данные были объективно проанализированы для разработки этого решения или рекомендации. Аналитический отчет представляет собой не просто исследовательский отчет, он предназначен для конкретного читателя, о ситуации этого конкретного читателя и для его пользы.

Составитель аналитического отчета должен объективно подходить к любому проекту или исследованию. Сначала решить, какими будут рекомендации, а затем попытаться найти исследование, подтверждающее их – это верный способ написать предвзятый отчет и потерять доверие руководства. Авторы также должны определить, писать ли им отчет напрямую, что означает сначала давать рекомендацию, или косвенно, что подразумевает, в первую очередь, выявить и проанализировать проблему.

Чтобы решить, какой механизм будет более эффективным, вам нужно задать такие вопросы, как:

Аналитический отчет является более сложным и трудоемким, чем информационный отчет, потому что вы не представляете информацию, а постоянно изучаете полученные данные. Вы делаете прогнозы, ищете тенденции и предлагаете решение своему читателю, или, другими словами, необходимо много анализировать другие данные. Вот почему это называется аналитическим отчетом.

Периодические и специальные отчеты

Названия этих типов отчетов четко определяют, когда они готовятся. Периодические готовятся в определенный период времени: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно в течение определенного периода времени. Специальные отчеты готовятся по конкретной ситуации и происшествию.

Периодические отчеты обычно имеют стандартный формат, шаблон, который был разработан для удовлетворения потребностей и требований конкретного отдела или компании. В Microsoft Word есть шаблоны для еженедельного отчета о статусе проекта. Данный стандарт облегчает жизнь как составителю отчета, так и его читателя. Писатель точно знает, что и куда включить. Читатель точно знает, чего ожидать, какая информация будет предоставлена и где найти каждый раздел.

Информация, включенная в периодический отчет, может быть обновлением за предыдущий период времени или заранее установленный интервал. Прогулы, контакты с клиентами, новые клиенты, деятельность филиалов, продажи, отчеты о происшествиях. Это все примеры информации, которая будет предоставляться на постоянной основе.

Команду также могут попросить подавать еженедельный командный отчет, в котором будут указаны достижения команды за прошлую неделю. Или текущая повестка дня на следующую неделю или перед следующей встречей.

Журнал проекта – это еще один отчет, который, возможно, потребуется регулярно отправлять и обновлять. Шаблон включает название проекта, дату начала и дату окончания, ввод запланированных и фактических дат с указанием того, когда каждый элемент был завершен. Также отмечается конкретная задача, за которой могут следовать инициалы лица, ответственного за эту часть задачи.

Независимо от типа и конкретной цели этих периодических отчетов, они являются информационными. Поскольку составитель отчета знает, какая информация потребуется, и дату ее предоставления, он может легко отслеживать информацию, заполняя отчет конкретными деталями. Человек, получающий эти периодические отчеты, вероятно, объединит информацию в более подробный отчет, показывающий данные по отделам или филиалам.

Вопросы, которые необходимо проанализировать и ответить в специальном отчете, будут включать следующее: что вызвало ситуацию? Что было сделано, чтобы преодолеть данное негативное происшествие? Имеются ли варианты для предотвращения данной ситуации в будущем? Факты сложившейся ситуации станут информационной частью специального отчета.

Как повторяющиеся, так и неожиданные ситуации возникают во всех сферах бизнеса. Если вы знаете общие принципы и рекомендации по написанию бизнес-отчета, вы можете адаптироваться к любой ситуации и подготовить подробный и содержательный отчет.

Источник