Для чего бухгалтер использует компьютер
Бухгалтер «на удаленке»: что упростит работу
Автор: Мария Рассоховатская, практикующий бухгалтер
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», сентябрь 2019 г.
Если вы задумываетесь о самозанятости в бухгалтерской сфере или планируете подработку в декрете, вам будет интересно узнать об инструментах, которые ежедневно использует бухгалтер, работающий удаленно.
Выгодно ли работать дома
Cоискателей на должность «бухгалтер на дому» гораздо больше, чем подобных предложений на рынке труда. В основном руководители организаций хотят контролировать процесс ведения бухгалтерского учета. Чаще на работу в режиме home office соглашаются те предприниматели, которые полностью доверяют бухгалтеру (личное знакомство, рекомендации, долгие годы сотрудничества). Другой случай – если у фирмы небольшой оборот и надо сдавать только отчетность, то содержать ежедневно бухгалтера нет смысла.
Для бухгалтера работа дома дает возможность сотрудничать с несколькими организациями. Заработать можно больше, но вырастет и нагрузка. Оплата труда напрямую зависит от количества организаций, систем налогообложения и сложности работы. Если вести учет двух-трех малых организаций на УСН без каких-либо сложностей, то вряд ли удастся зарабатывать намного больше, чем бухгалтеры, работающие в офисе. Если же у организаций ОСН либо имеется сложная специфика, то грамотный специалист может зарабатывать в два раза больше, работая дома.
В целом, можно выделить следующие плюсы:
можно взять дополнительную работу;
не надо тратить время на дорогу к рабочему месту;
не нужно тратить деньги на дорогу и питание вне дома;
можно совмещать с домашними делами при острой необходимости.
общение с коллегами сведено к минимуму, сложнее вести переговоры по рабочим вопросам;
фактически отсутствует социальная жизнь;
нужно использовать личное оборудование и ресурсы (электроэнергия).
Как происходит взаимодействие
Рабочий процесс организуется максимально удобно для обеих сторон. Чаще всего для работы бухгалтер использует личный компьютер и другое необходимое оборудование (принтер, сканер, рабочий стол и кресло). Если же какого-либо оборудования для работы не хватает – работодатель может обеспечить им бухгалтера. При этом оно будет являться собственностью компании.
Основная масса рабочих вопросов решается при помощи мессенджеров и телефонных разговоров. Для обмена электронными документами используется электронная почта. Очень удобно, когда настроено удаленное подключение к серверам компании, чтобы бухгалтер имел доступ к внутренним документам.
Конечно же, без визитов в офис все равно не обойтись. Есть встречи (совещания), на которых должен присутствовать бухгалтер, иногда необходимо обмениваться бумажными версиями документов.
Конечно, работа дома к тому же связана с определенными рисками. Бывают ситуации, когда невозможно решить срочный вопрос ввиду того, что коллеги не выходят на связь. К примеру, бухгалтеру нужны подтверждающие документы для представления в банк, а сотрудник, ответственный за их оформление, не отвечает на звонок. Из-за этого решение вопроса может затянуться.
Также бывают ситуации, когда документы или печать, которые хранятся у бухгалтера, срочно нужны в офисе, без предупреждения заранее. А бухгалтер в этот момент уехал по рабочим вопросам на несколько часов. Из-за подобных ситуаций запланированный график работы бухгалтера приходится перестраивать и в срочном порядке возвращаться домой.
Какие программы используются
В работе бухгалтера на дому пригодятся несколько программ и сервисов.
Во-первых, «1С:Фреш» – это программа «1С» в облаке, когда базу можно запустить прямо в браузере. Доступ к сервису можно получить бесплатно при заключении договора сопровождения 1С:ИТС, либо можно оплатить отдельно, не покупая обычную программу. Благодаря этому сервису бухгалтер может работать в программах с любого компьютера или другого устройства. «1С:Фреш» не нужно устанавливать, поэтому у бухгалтера нет привязки к конкретному рабочему месту. Программа в Интернете выглядит точно также, как и локальная версия. Если есть необходимость, то можно делать обмен данными с программой, установленной на компьютере.
Для бухгалтера, который осуществляет свою деятельность на дому и ведет учет нескольких организаций, сервис удобен тем, что в одной учетной записи можно разместить несколько программ.
Единственный минус использования данного сервиса – при отсутствии подключения к Интернету программа не будет работать. Но стабильный Интернет – всегда первое требование к любому сотруднику «на удаленке».
В своей работе бухгалтер также использует программы для сдачи отчетности по ТКС. Можно подключить «1С-Отчетность». Это сервис, позволяющий сдавать отчеты напрямую из программы.
При удаленной работе очень удобно использовать сервис Google Таблицы. Он используется бухгалтером для внутренних отчетов руководителю и для совместной работы с коллегами над документами. Однако, когда информации в них слишком много, они могут зависать, к тому же надо убедиться, что все, кто имеет доступ к редактированию данных, относится к этому сознательно.
Оформление трудовых отношений
Трудовые отношения на дому могут быть оформлены несколькими способами. Самый распространенный и удобный способ – заключение трудового договора. Оформление происходит по ТК РФ и практически не отличается от оформления работника, занятого в офисе. Единственным отличием будет место работы, прописанное в договоре.
Если же бухгалтер ведет бухгалтерский учет нескольких организаций, то все последующие трудовые договоры оформляются по совместительству.
Реже отношения с бухгалтером оформляются договором гражданско-правового характера. Он имеет существенные отличия от трудового договора. Такое оформление предусматривает больше свободы действий для бухгалтера (график работы, самостоятельный выбор способа выполнения работы), но при этом не предусматривает оформления на должность и социальных гарантий.
Иногда сотрудничество с бухгалтером не оформляется официально – однако это несет риски для обеих сторон. Особенно, когда речь пойдет об ответственности за ошибки в учете.
Зачем бухгалтеру цифровой помощник?
Речь в статье пойдет о том, какую пользу приносят программные роботы, решающие бухгалтерские рутинные задачи. Однотипные операции, которые выполняет человек за компьютером, легко перекладываются на так называемых цифровых сотрудников, которые по сути являются программами, имитирующими работу человека в информационных системах (любая корпоративная программа), офисных приложениях (Word, Excel) и web-ресурсах (сайты, электронная почта).
В бухгалтерии подобной работы много — от ввода первички и обработки электронной почты до построения консолидированной отчетности из нескольких систем.
Экономия FTE — самый понятный эффект от роботизации. Но не будем забывать и о других составляющих эффективности роботов — таких как, исключение ошибок, связанных с человеческим фактором, возможность непрерывной работы, ускорение бизнес-процессов и повышение их надежности. Кроме этого, роботизация позволяет получать новые необходимые инструменты для работы бухгалтера, без изменения или перевнедрения существующей учетной системы. Все эти факторы сложно выразить в денежном эквиваленте, но они существенны.
О каждом из них расскажем в нашей статье на примере конкретных роботов, разработанных на платформе Lexema-RPA.
Начнем с самого распространенного, типового робота.
Обработка первичных документов
Что делает робот:
Экономия FTE:
Сразу отметим, что подобный робот необходим в компаниях с действительно большим потоком входящих бухгалтерских документов — от 5 тысяч в месяц. Для этого количества и произведем расчет. Примем, что стоимость сотрудника со всеми налогами и накладными расходами 50000 руб. Конечно, это условная сумма и нужна нам просто для примера, при необходимости её можно заменить на конкретную зарплату в вашей компании.
На обработку одного входящего документа в среднем требуется 5 минут, тогда в месяц на 5000 штук — 72 дня, это 4 FTE или (помним про условную зарплату в 50000 руб.) 200000 рублей. Такую сумму тратит компания ежемесячно на обработку 5000 входящих документов.
При роботизации процесса на этом участке работы будет задействован лишь один сотрудник с контролирующей функцией. Стоимость робота по обработке первички, реализованного на платформе Lexema-RPA, составляет примерно 360000 рублей, с учетом затрат на лицензию, разработку, тестирование, тех. поддержку. Экономит он 3 FTE в месяц, или 150 000 руб. Понятно, что окупится он через 360 000 : 150 000 = 2,4 месяца.
Следующий робот разработан для ООО «Газпром бурение».
Формирование и согласование исходящих счетов-фактур
Роботизации подлежал процесс формирования и согласования исходящих счетов-фактур в 1С на основании Excel-форм КС-2, КС-3, полученных от кураторов договоров. Состоял это процесс из трех этапов:
Такой же процесс запускался, когда требовалось внести изменения в уже существующих документах.
Программный робот взял на себя задачу бухгалтера.
Что делает робот:
Если требуется корректировка уже созданных в 1С Исходящего счета-фактуры и Расхода товаров и услуг, то робот на входе получает их номера и даты, новые КС-2 и КС-3. На основании этих данных находит документы в учетной системе, правит их и отправляет новые отчеты адресатам.
Ускорение бизнес-процесса:
До роботизации процесс формирования и согласования исходящих счетов-фактур занимал порядка двух рабочих дней. Теперь эта работа делается за 20 минут. Это существенное ускорение приводит к повышению оборачиваемости процессов, быстрее выставляются счета и поступают деньги на счет компании.
Еще один пример — робот для ПАО «ОДК-УМПО».
Формирование резервов по сомнительным долгам
Бухгалтер проверяет организации на благонадежность. Оценка финансового состояния проводится на основании показателей финансовой устойчивости. Данные бухгалтерских балансов организаций берутся из облачного сервиса Спарк. Эта задача отнимала огромное количество времени, поскольку список контрагентов у ПАО «ОДК-УМПО» внушительный. Робот взял на себя выполнение этой рутинной задачи.
Что делает робот:
Повышение надежности процесса:
Кроме очевидной экономии времени бухгалтера данный робот исключает ошибки, связанные с человеческим фактором. Обрабатывается большой объем информации, по каждой организации совершается расчет финансовых показателей, программа работает по четкому отлаженному алгоритму, не допуская опечаток и ошибок.
Последний кейс, который мы рассмотрим в нашей статье:
Формирование консолидированной оборотно-сальдовой ведомости
Этот робот просто незаменим в организациях с холдинговой структурой, где в каждом подразделении работает своя учетная система. Разрабатывать общую надстройку над всеми программами может быть сложно по техническим или финансовым причинам. Бухгалтеры вынуждены собирать сводную отчетность вручную в Excel.
Что делает робот:
Интеграция информационных систем:
Самый главный эффект от данного робота — объединение данных из разрозненных программ. Для интеграции не требуется перевнедрения программного обеспечения холдинга.
Бухгалтерский учет и компьютерная бухгалтерия
Ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных программ — это, по историческим меркам, совершенно новое явление.
Еще в начале 90-х годов XX века значительная часть организаций самых разных масштабов и направлений деятельности вела бухгалтерский учет преимущественно на бумажных носителях. Сегодня мы уже не можем представить себе фирму, в которой на столе бухгалтера не стоял бы компьютер.
Видимо, теперь самое время задать вопрос: а что изменилось?
Представляет ли собой компьютерная бухгалтерия исключительно техническую новацию, каковой в свое время являлись счеты, или применение компьютерных бухгалтерских программ является методологической новизной современной бухгалтерской жизни? Можно ли говорить о том, что применение в учете компьютерных программ — это новый шаг в развитии учета?
Говоря о бухгалтерском учете, нам в первую очередь следует говорить об информации, которая может служить основой для принятия решений участниками экономических процессов. Они являются пользователями бухгалтерской информации, заключенной либо во внешней, либо во внутренней бухгалтерской отчетности. И именно в этой связи необходимо понимать тезисы о достоверности, информативности и полезности данных бухгалтерского учета.
Вне тезиса о том, что данные бухгалтерского учета — это информация, на основе которой принимаются решения, любые рассуждения о бухгалтерии полностью теряют практический смысл.
Следовательно, мы можем много говорить о реальной экономической ситуации, белом и черном бухгалтерском учете, действительной потребности в данных бухгалтерской отчетности, но попытка определить изменение возможностей бухгалтерского учета в связи с применением компьютерных программ требует от нас допущения того, что потребность в данных учета существует, и из этого допущения мы и будем исходить в наших дальнейших рассуждениях.
История экономической мысли знает максимально полярные мнения относительно возможностей бухгалтерского учета: от утверждения о том, что основной причиной возможностей капитализма является бухгалтерская трактовка хозяйственной деятельности фирм (Прудон), до утверждения о том, что метод двойной записи преследует почти исключительно «воровские» цели (Езерский).
Вместе с тем, самые яркие представители бухгалтерской мысли всегда говорили о границах возможности современной им бухгалтерии и всегда мечтали их раздвинуть.
И вот здесь не будет преувеличением сказать о том, что именно компьютеризация бухгалтерского учета во многом способна осуществить самые смелые мечты известных нам великих бухгалтеров.
Уже в начале XX века Фриц Шмидт — автор теории органического баланса — утверждал, что директор фирмы должен видеть ежедневный баланс предприятия, так как очень быстро устаревающие данные о хозяйственных процессах в компании теряют свою актуальность для целей управления. Недостаточная оперативность и ретроспективность бухгалтерской информации традиционно рассматривается как один из основных недостатков бухгалтерии. При этом очевидно, что речь идет именно о техническом дефекте бухгалтерской практики. Как-то, будучи студентом в начале 90-х, я слушал лекции наших британских коллег, которые сравнивали пользователей данных учета с водителем автомобиля, у которого заклеено лобовое стекло, а для управления им оставлены только зеркала заднего вида, глядя в которые водитель и должен управлять машиной, ведя ее вперед.
Решение данной проблемы — это, пожалуй, самая легкая для компьютерной бухгалтерии задача. Технические возможности компьютерных программ позволяют свести время отражения влияния факта хозяйственной жизни, зафиксированного в данных первичного документа, в бухгалтерской отчетности организации к одной секунде. Более того, за ту же секунду менеджеры компании могут увидеть и обусловленную этим изменением динамику результатов анализа данных этой отчетности. Это совершенно фантастическим образом меняет возможности оперативной оценки динамики положения дел как на предприятии в целом, так и в рамках конкретных направлений его деятельности.
Так, кассир в магазине сети розничной торговли, продавая товары, или кладовщик производственной компании, отпуская материалы в цех или покупателям, «считывают» в компьютер штрихкоды соответствующих ценностей, а аналитики аппарата управления фирмой спустя секунду могут оценивать обусловленную этими фактами динамику платежеспособности фирмы.
Такие возможности — это революция в информационном обеспечении управления.
Более того, такая техника регистрации фактов хозяйственной жизни позволяет фактически в режиме «он-лайн» выделять наиболее информативные факты, сигнализируя о них менеджерам фирмы. Основанием такому «сигналу» служит отклонение от нормы, норма определяется управленцами.
Действительно, если «все идет как обычно», то ценность максимально оперативного получения информации снижается. Однако, если факт хозяйственной жизни фирмы «ненормален», степень его информативности резко возрастает, и вот тут чем быстрее менеджмент будет располагать информацией о нем, тем лучше. Эффект таких возможностей сложно переоценить. Так, например, в публичной отчетности Министерства обороны США (www.defenselink.mil/conptroller), играющего не последнюю роль в развитии компьютерных технологий, специально подчеркивается, что достижением организации управления имуществом ВС США является то, что данные инвентаризации ценностей ВС США в любой точке планеты могут анализироваться работниками Генерального штаба уже в день ее проведения. Именно такая оперативность определяется как один из гарантов надлежащего расходования денег налогоплательщиков.
Однако, описываемые нами возможности — это возможности компьютеризированной системы учета, которые теряют смысл в том случае, если оперативность создания и регистрации первичных документов остается без изменений.
Прежде всего, еще до вопроса первичных документов здесь необходимо остановиться на проблеме разрыва, прежде всего временно/го, между системами складского и бухгалтерского (финансового) учета. Если складской учет (даже компьютеризированный по последнему слову техники) ведется автономно от финансового (и/или управленческого) учета, и, соответственно, данные складского учета «передаются» бухгалтерам за определенный период, оперативность получения менеджерами информации существенно снижается.
При этом речь здесь не идет исключительно о складском учете. Не менее актуальным, например, является обособленное ведение учета изменения сумм и условий погашения обязательств фирмы, которые отражаются в ее отчетности как дебиторская и кредиторская задолженность.
Только регистрация любых оцениваемых в деньгах фактов хозяйственной жизни и представление их в отчетности как управленческого, так и финансового, и налогового учетов, в единой информационной системе позволяет реализовать задачу повышения оперативности представления и анализа полезной для управления бухгалтерской информации.
Вместе с тем, составление первичной документации на бумажных носителях делает неизбежным значимый временной лаг между собственно фактом хозяйственной жизни, фиксацией информации о нем в первичном документе и отражением этой информации в регистрах учета и бухгалтерской отчетности. Особенно это касается внешних первичных документов, составляемых контрагентами организации.
Это положение может измениться только в том случае, когда передача первичных документов в электронном виде будет юридически приравнена к их передаче на бумажном носителе. Эти изменения неизбежны, это обычное следствие развития общества. Следует отметить, что банковский бизнес уже сейчас делает серьезные шаги в этом направлении.
Не менее важной проблемой бухгалтерского учета, имеющей уже в большей степени методологическое, чем техническое содержание, является проблема противоречия различных целей учета.
Мы привыкли к определению цели учета как удовлетворению информационных потребностей всех групп пользователей отчетности (об этом говорят и отечественные нормативные документы, и МСФО, и специальная литература в области и теории и практики бухгалтерского учета и анализа бухгалтерской информации). При этом не менее привычно для нас звучит утверждение о том, что отчетность организации должна раскрыть перед пользователями картину платежеспособности фирмы, рентабельности ее деятельности, рисках, связанных со структурой источников финансирования деятельности и т. д. Вместе с тем, очевидно, что большинство базовых задач бухгалтерского учета противоречит друг другу. Это означает, что их одновременная реализация в рамках одной логически выдержанной методологии и единого формата отчетности (модели финансового положения фирмы или его отдельного фрагмента) невозможна.
Наиболее ярко такое противоречие можно видеть, сравнивая возможности бухгалтерского учета по созданию информации о платежеспособности и рентабельности организации. Именно это противоречие привело к формированию в начале XX века двух полярно противоположных балансовых теорий: статической, в основу которой положена идея создания картины платежеспособности компании, и динамической, позволяющей представить информацию о рентабельности ее деятельности.
Действительно, для того, чтобы ответить на вопросы о том, насколько фирма платежеспособна и насколько она рентабельна, необходима совершенно разная информация.
В первом случае нам необходимо знать, какое имущество находится в собственности предприятия, за сколько его можно продать и какова сумма его долгов. Во втором мы должны понять, какова сумма расходов фирмы, какая их часть обусловила получение доходов, как эти доходы могут быть оценены и сопоставить полученные величины. При этом относительно имущества предприятия нас будет интересовать в первую очередь не информация об юридических правах на него, а степень его доходности для организации.
Выполнение системой учета этих двух противоречащих друг другу задач предполагает составление как минимум двух различных балансов (и/или иных отчетных форм), по-разному определяющих понятие активов, пассивов, доходов и расходов, с различными составом, группировкой и оценкой своих статей. На необходимость этого обращал внимание еще А.П. Рудановский, не устававший повторять, что баланс предприятия (некое В) представляет собой объективно существующую реальность, а бухгалтерские балансы (b1, b2, d3, и т. д.) лишь его возможные интерпретации. И чем больше мы имеем таких интерпретаций, тем полнее мы можем раскрыть перед пользователями отчетности картину финансового положения фирмы.
Безусловно, существующая практика официального финансового учета далека от того, чтобы представлять как минимум два баланса.
Согласитесь, что если бухгалтерам сказать о том, что отчетность будет достовернее, если они будут составлять статический и динамический балансы, нас поднимут на смех. Однако почему-то никто не смеется, составляя самостоятельную финансовую и налоговую отчетность фирмы по различным правилам. А ведь это то же самое. Мы просто по-разному интерпретируем (трактуем) целый ряд фактов хозяйственной жизни для целей бухгалтерского и налогового учета. И если бы налоговые декларации по налогу на прибыль нам бы предписывали составлять по балансовой форме, фирмы бы составляли два различных баланса, и никого бы это не удивляло.
Разграничение финансового и налогового учета многими нашими коллегами рассматривается как большая техническая сложность, отнимающая время, делающая необходимым увеличение количества работников в бухгалтерской службе или учреждения специальных отделов налогового учета. При этом, потребности удобства работы бухгалтера полностью отодвигают на задний план потенциальные выгоды, которые может получить фирма, по-разному оценивая результаты своей деятельности для налоговых органов и потенциальных инвесторов.
Вместе с тем, именно применение компьютерных технологий позволяет полностью решить данную проблему, так как фиксируемая в программе информация может преобразовываться в элемент отчетности в любом количестве форматов, независимо квалифицируясь и оцениваясь для каждого из них. Так, например, факт несения предприятием расходов может капитализироваться в финансовом учете и при этом, относясь к группе косвенных затрат в соответствии с главой 25 НК РФ, уменьшать налогооблагаемую прибыль текущего налогового периода. В том случае, если ведение бухгалтерского и налогового учета технически объединено, данные первичного документа, занесенные в программу, могут автоматически одновременно отражаться в регистрах налогового и финансового учета (при этом отражаться по-разному в различных оценках, по-разному влияя на содержание бухгалтерской и налоговой отчетности фирмы).
Эти технические возможности не менее актуальны при организации системы управленческого учета, где как нигде важно представление информации об одних и тех же фактах в различных форматах, задаваемых различными информационными потребностями менеджеров — пользователей соответствующих данных. Ведь ни для кого не секрет, что часто дублирование баз данных финансового и управленческого учета, существенно снижающее оперативность получения информации, вызвано сложностями представления данных, фиксируемых в регистрах бухгалтерского учета в каком-либо ином формате. Сложно иногда бывает убедить наших коллег согласиться с мыслью о том, что реестр дебиторов и дебетовая ведомость к счету 62 — это одно и то же.
Техническое объединение систем управленческого, финансового и налогового учета в единое информационное пространство, наряду с повышением оперативности получения и анализа информации, также очень существенно расширяет информационные горизонты принятия управленческих решений. В этом случае, управленцы именно с технической точки зрения получают возможность комплексного анализа прошлого и текущего состояния дел и комплексного же прогнозирования. При этом автор не раз слышал рассказы менеджеров очень крупных многофилиальных компаний, холдингов о том, что многомиллионные затраты на разработку, приобретение систем управленческого учета и обучение персонала работе с ними, организованных при этом самостоятельно по отношению к системам учета финансового и налогового, заканчивались катастрофическими потерями времени, например, на «войну» за первичные документы между представителями финансового и управленческого учета.
Вместе с тем этих потерь можно было бы избежать при принципиальном изменении подходов к организации системы компьютерного учета.
Подводя итог сказанному, хочется отметить, что технические новации в области бухгалтерского учета и организации экономической информации в целом, которые стали возможны в последние годы, безусловно, имеют сверхважное методологическое значение, так как позволяют значимо повысить полезность бухгалтерской информации, прежде всего, для принятия управленческих решений в компании, как оперативного, так и стратегического характера.