Что такое выборочная инвентаризация
Как правильно провести выборочную или частичную инвентаризацию
Хотя делают различие между выборочной и частичной инвентаризацией, в данном случае, мы не будем делать так разграничивать, поскольку методы и подходы, по сути, одни и те же. Просчету подлежит только часть товарно-материальных ценностей.
Из этой статьи Вы узнаете:
Выборочная инвентаризация: плюсы и минусы
Выборочная инвентаризация, это проверка фактического наличия определенных товаров или ценностей из общей номенклатуры. Исходя из этого, есть отличия в проведении полной и выборочной инвентаризации.
Преимущества выборочной инвентаризации:
Минусы выборочной инвентаризации:
Тем не менее, для каждого вида инвентаризации, есть свой подход. Ведь, это и есть цель нашей статьи — выборочная инвентаризация: как, что, когда. Как организовать, что делать, когда проводить выборочную инвентаризацию во время работы склада.
Выборочная инвентаризация, с чего начать
Есть два основных подхода к проведению выборочной или частичной инвентаризации.
Просчет по рейтингу товара, означает по АВС анализу товара на складе, где:
«А«, это наиболее оборачиваемый товар.
«В«, товар со средней оборачиваемостью.
«С» — товар с малой оборачиваемостью.
зоны склада по АВС анализу
В этом варианте, все товары группы А, считаются каждые 2 месяца. Товары группы В, считаются раз в квартал. И товары группы С, считаются 2 раза в год. Могут быть и другие периоды.
Например, номенклатура склада состоит из 3000 наименований товаров. Товары группы А, — 2200 наименований. Товары группы В — 450, и по товарам группы С — 350 наименований. Значит работу склада следует организовать так, что бы сотрудники склада проводили просчет каждый день.
Мы получаем в месяц 1100 товаров группы А, 150 товаров группы В, и около 60 товаров группы С. Итого 1100+150+60 = 1310 товаров в месяц, что за 21 рабочий день составит по 62 товаров. Если склад работает круглосуточно, то по 31 товару в смену.
Как это возможно организовать, разберем чуть позже.
Просчет по географическому признаку означает по участкам, рядам, то есть — от стены до стены. Сегодня мы считаем первый ряд, завтра второй, и так далее. Конечно, это подразумевает, что товары на складе хранятся не вперемешку друг с другом.
Здесь мы сталкиваемся с тем, что если на складе нет порядка, то проведение частичной инвентаризации становится невозможным. Или риски не корректного просчета значительно увеличиваются. Поэтому:
Сначала порядок на складе, потом инвентаризация
Порядок на складе, это уже часть залога того, что товарные остатки корректны и просчет будет максимально быстрым.
Когда проводить выборочную инвентаризацию
Допускаю, что при определенных условиях, когда весь товар на складе имеет очень низкую оборачиваемость, или склад ежедневно считает только места подбора (пиккинг), ежедневная выборочная инвентаризация не имеет смысла. Однако, многие организации отказываются от систематической выборочной инвентаризации, потому, что не сумели организовать процесс. При этом, потребность в ней есть.
Возьмем наш пример, когда нам за смену требуется просчитать 30-60 товаров. Есть два основных рабочих варианта. Остальное будет зависеть от специфики работы склада.
Конечно, все это требует дополнительных затрат. Здесь мы будем отталкиваться от простого расчета. Сколько мы теряем в деньгах, когда теряем в продажах из-за недопоставки товара по причине расхождения факта с данными в системе учета?
давайте посчитаем все
Если потери составляют примерно стоимость зарплаты дополнительного сотрудника, тогда вопрос ясен. Сотрудник нужен! Ведь есть еще две причины:
Вместе с тем, мы реалисты. Могут быть факторы, когда вложения никогда себя не окупят, организация балансирует на уровне нулевой прибыльности. Здесь совет следующий:
В вашей номенклатуре могут быть товары, которые имеют очень высокую оборачиваемость, например, всего несколько дней. Такие товары можно не включать в перечень выборочной инвентаризации.
Как провести выборочную инвентаризацию
Как мы уже говорили, товар должен быть подготовлен к просчету, быть в прямом доступе. Но, поскольку частичная или выборочная инвентаризация проходит во время работы склада, конечно, есть свои нюансы.
Можно упростить процесс, если заранее знаем план поставок. Не включаем в просчет тот товар, что сегодня по плану будет поставлен на склад. Или же проводить приемку товара в систему склада, сразу после завершения частичной инвентаризации по конкретному товару. Так мы избежим путаницы.
Этот метод сложен, но возможен при четкой организации.
Конечно, в идеале проводить подсчет вне времени комплектации товара, когда сотрудник считает товар, ни на что не отвлекаясь, внося данные в ведомость просчета.
При большом количестве мелкоштучного дешевого товара, применим метод, когда взвешивается 50, 100 или 200 штук. Если итоговая погрешность составляет не более, например 0,5%, то количество принимается за верное. Главное, что бы каждый раз не было минус 0,5%.
Выборочная инвентаризация: как, что, когда. Итоги инвентаризации.
По итогам просчета сверяются данные в системе склада с фактическим количеством. В случае расхождений, уполномоченный сотрудник склада вносит данные в компьютер. Однако, руководство склада должно понимать причины расхождений.
По каждому расхождению проводится выяснение. Анализируется движение товара за период от даты корректных зафиксированных остатков. Учитываются все проводки, пересортица и акты разногласий.
В результате каждой выборочной инвентаризации должен быть сводный отчет о расхождениях в объеме и деньгах.
Излишек также плох, как и недостача.
Ведь излишек говорит, не только, что мы клиенту недопоставили товар, но и что склад работает с ошибками. С точки зрения точности работы склада, это тот же минус.
Надеюсь, тема — выборочная инвентаризация: как, что, когда, была полезной. В следующей статье мы разберем вопрос, как провести инвентаризацию основных средств.
Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества
В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.
По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.
Инвентаризация и ее объективная важность
Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.
Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:
Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.
Практические функции инвентаризации
Обязаны проводить по закону
Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:
Поводы для назначения инвентаризации
В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:
К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.
Кто устанавливает порядок процедуры?
Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:
Что именно проверяется
В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:
Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.
Орган, осуществляющий проверку и учет
Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:
Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:
Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.
ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.
Инвентаризация на предприятии шаг за шагом
Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.
Тема 8. Инвентаризация
Цель и задачи темы
Цель – изучение процедуры инвентаризации имущества и обязательств как элемента метода бухгалтерского учета.
Задачи:
Оглавление
8.1. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации
Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация – это способ проверки фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату. На практике различают несколько видов инвентаризации.
Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства.
Периодическая инвентаризация осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.
Полная инвентаризация – это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.
Выборочная инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных материалов и т. д.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:
Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам с бюджетом, с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.
8.2. Этапы и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая гласного бухгалтера). Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа; материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении или выдаче ценностей; работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и финансовых обязательств, делают записи в учетных регистрах, определяют остатки ценностей по счетам материально ответственных лиц.
Бухгалтерия посылает дебиторам выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.
Работу по проведению инвентаризации целесообразно разделить на три этапа.
Первый этап – предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии: изучаются объекты, подлежащие инвентаризации; организуется пломбирование мест хранения материальных ценностей; проверяется правильность весоизмерительных приборов.
Второй этап – члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с инструкцией «О порядке проведения инвентаризации», а также получить необходимые бланки для проведения инвентаризации.
Материально ответственные лица сдают в бухгалтерию к началу инвентаризации последний отчет о движении материальных ценностей с приложением всех документов, дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет. Как правило, инвентаризацию проводят в присутствии материально ответственного лица (без него – в случае смерти, болезни и т. д.).
Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по месту хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности.
Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи заполняются чернилами или химическим карандашом четко и ясно, не допускаются незаполненные строки (в конце описи их прочеркивают), а также подчистки. Исправления можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным лицом. Перед подписью материально ответственное лицо должно дать письменную справку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
Материально ответственное лицо имеет право при необходимости оспаривать результаты инвентаризации. С этой целью пишется заявление с приложением соответствующих документов на имя председателя инвентаризационной комиссии не позднее следующего дня после завершения инвентаризации.
По окончании инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты этих проверок оформляются актом и регистрируются в книге контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Третий этап – выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете. В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.
По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Затем определяется порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета.
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки:
Д-т 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.
К-т 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостачу имущества и его порчу в пределах нормы естественной убыли относят на затраты на производство или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач. В этом случае делаются записи:
1) Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.
2) Д-т 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расчеты на продажу»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».
Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом делаются проводки:
1) Д-т 91 «Недостачи и потери от порчи и ценностей»
К-т 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.
2) Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».
При недостаче и порче объектов основных средств предварительно делаются записи:
Д-т 02 «Амортизация основных средств»
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
При выявлении виновных лиц недостающие или испорченные объекты основных средств оцениваются по рыночным ценам и оформляется проводкой:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по субсчету «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущербных лиц отказано судом, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. При этом делается проводка:
1) Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
2) Д-т 99 «Прибыли и убытки»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы».
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после проведения.
Таким образом, инвентаризация – важнейший инструмент определения соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля сохранности основных средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью последующего их использования и дает информационный материал, необходимый для принятия управленческих решений.
Выводы
Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств.
Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму.
По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Затем определяется порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета.
Инвентаризация – важнейший инструмент определения соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля сохранности основных средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью последующего их использования и дает информационный материал, необходимый для принятия управленческих решений.
Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:
Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.
Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )
Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).
Что необходимо проверить при инвентаризации?
Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).
Основные этапы проведения инвентаризации:
1. Подготовительный этап:
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).
2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Выявлены излишки имущества
Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).
Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.
Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).
Ответственность за непроведение инвентаризации
Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.
Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.