Что такое внутрихозяйственный контроль
Нюансы внутрихозяйственного финансового контроля
Внутрихозяйственный финансовый контроль подразумевает под собой самый широкий спектр мероприятий в рамках управления компанией. Каковы наиболее примечательные нюансы соответствующих направлений менеджмента, расскажем в нашей статье.
Существует ли единый порядок осуществления внутреннего финансового контроля
В российской экономической теории существует большое количество подходов к пониманию термина «внутрихозяйственный финансовый контроль». Как правило, его отождествляют с понятием внутреннего финансового контроля, сущность и содержание которого могут предопределяться юридическим статусом организации, целями ее учреждения, особенностями деятельности и иными факторами. Так, в государственных структурах могут применяться одни подходы к организации соответствующего контроля, в частных — совершенно иные.
Но если попробовать найти общие моменты в трактовках сущности внутреннего финансового контроля, можно обратить внимание на то, что под таковым чаще всего понимается не перманентный процесс (контроль над), а перечень автономных мероприятий, реализуемых в рамках определенных сроков и при наличии конкретных задач (контрольная проверка, контрольный замер, контрольная закупка).
Кроме того, различные разновидности внутреннего финансового контроля имеют еще 1 значимый общий признак — в достаточной мере единообразную структуру. Порядок проведения соответствующего контроля в частных фирмах в целом схож с тем, который характерен для госструктур. Проведение финансового контроля в частных и государственных организациях чаще всего предполагает решение таких задач, как:
Рассмотрим ключевые нюансы внутрихозяйственного финансового контроля в корреляции с отмеченными элементами порядка его осуществления.
Положение о внутреннем финансовом контроле как главный легитимизирующий источник
Ключевым локальным источником права в части организации внутрихозяйственного финансового контроля правомерно считать положение о внутреннем финансовом контроле, утверждаемое руководством компании. Данный документ выполняет следующие основные функции:
Указанный спектр функций положения о внутреннем контроле, как правило, соответствует структуре данного документа, его основным разделам.
Таким образом, разработка положения — это 1-й этап осуществления финансового контроля внутри хозяйствующего субъекта. Следующая задача субъектов контроля — определение перечня мероприятий, которые необходимо провести.
Какими могут быть мероприятия внутреннего финансового контроля
Мероприятия в рамках внутрихозяйственного контроля, как правило, формируют следующие основные группы:
Конкретное содержание контрольных мероприятий предопределяется опять же спецификой деятельности организации, ее юридическим статусом и иными факторами, имеющими отношение к финансовым активностям хозяйствующего субъекта.
Отметим, что типовые виды мероприятий в рамках внутрихозяйственного финансового контроля могут фиксироваться в положении, сущность которого мы рассмотрели выше. Однако их конкретный перечень может утверждаться также в иных локальных НПА, например распоряжениях генерального директора.
После того как руководство фирмы завершило вышеописанные этапы внутрихозяйственного финансового контроля, возникает необходимость зафиксировать его результаты. Каковы особенности данного этапа финансового контроля?
Акт как основной инструмент фиксации результатов финансового контроля
В российской практике документооборота, а также законотворческой традиции сформировался подход, в соответствии с которым результаты тех или иных контрольных мероприятий чаще всего фиксируются в специальных актах.
Отметим, что единый акт внутреннего финансового контроля крайне редко используется российскими фирмами. Дело в том, что результаты проведения каждого из соответствующих мероприятий, как правило, наиболее наглядно выглядят в отдельных, самостоятельных актах.
Например, если речь идет об аудиторской проверке, то оформляется акт аудиторской проверки. Если осуществлялась контрольная закупка, оформляется акт о контрольной закупке. Каждый из соответствующих источников будет иметь при этом особую структуру.
Где можно ознакомиться с образцом акта внутреннего финансового контроля
Скачать образец 1 из наиболее востребованных актов, имеющих отношение к финансовому контролю, — акта аудиторской проверки, которая традиционно является 1 из главных контрольных мероприятий, в том числе для внутренних целей, вы можете на нашем сайте. В вашем распоряжении — документ в удобном формате Word.
Ознакомиться с полезными сведениями об аудиторских проверках в РФ вы можете в статьях:
Внутренний контроль. Внешний. Финансовый. Государственный. Как не запутаться?
 |
| VitalikRadko / Depositphotos.com |
Деятельность организаций бюджетной сферы находится под постоянным пристальным контролем со стороны различных органов и служб. И это неудивительно, ведь обязанность государства – следить за использованием казенного имущества и расходованием бюджетных средств. Часть этой ответственности возложена и на сами учреждения.
Итак, существуют несколько видов контроля:
Конечно, многих такое «обилие» видов контроля пугает. Потому что неясно, какой из них должно осуществлять само учреждение, а какой – функция контролирующих органов? В чем отличие, например, внутреннего контроля от ВФК, а ВФК от ВФА? Одинаковы ли «контрольные» обязанности у казенных, бюджетных и автономных учреждений? Забегая наперед скажем, что все не так страшно. Давайте разбираться.
Осуществляют казенные, бюджетные и автономные учреждения.
Проводить его обязывает ст.19 Закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учете, причем буквально одной строкой: учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. И здесь для бюджетных и автономных учреждений хорошая новость: на этом все требования по внутреннему контролю для АУ и БУ заканчиваются! Как именно будет организован внутренний контроль в учреждении, кто, когда, как и что именно будет проверять, решает уже само учреждение и закрепляет это в локальном акте.
Внутренний ФИНАНСОВЫЙ контроль (ВФК)
Осуществляют участники бюджетного процесса, в том числе органы власти, органы местного самоуправления и казенные учреждения. Бюджетные и автономные учреждения – получатели субсидий участниками бюджетного процесса не являются, а потому мероприятия внутреннего ФИНАНСОВОГО контроля не проводят.
Об обязательности осуществления ВФК с 2019 года говорится в ст. 160-2.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации. Этот вид внутреннего контроля одним из элементов, своего рода дополнением к внутреннему контролю по Закону № 402-ФЗ.
Что же отличает ВФК от «просто» внутреннего контроля, ну, кроме наличия в формулировке слова «финансовый»? Что должны делать казенные учреждения в рамках ВФК, чего не требуется от АУ и БУ? А дело в том, что казенные учреждения как участники бюджетного процесса наделены рядом бюджетных полномочий, в частности:
И внутренний ФИНАНСОВЫЙ контроль в казенном учреждении – это действия в целях оценки качества исполнения именно бюджетных полномочий. Эти контрольные процедуры – часть каждого бюджетного полномочия КУ.
Начиная с 2020 года порядок осуществления внутреннего финансового контроля не регулируется специальными нормативными правовыми актами. Определить порядок осуществления ВФК с учетом необходимости соблюдения требований к исполнению бюджетных полномочий КУ нужно самостоятельно. Но если в вопросах, не связанных с исполнением бюджетных полномочий (например, использование имущества, списание ГСМ, работа с подотчетными лицами и т.д), казенное учреждение, так же, как и АУ/БУ может организовать внутренний контроль на свое усмотрение, то в части внутреннего ФИНАНСОВОГО контроля бюджетных полномочий «простор для творчества» все же ограничен положениями БК РФ и федеральными стандартами внутреннего финансового АУДИТА.
Внутренний финансовый аудит (ВФА)
Насколько качественно в казенном учреждении организован внутренний финансовый контроль, призван оценить внутренний финансовый АУДИТ. Поэтому Стандарты ВФА – основа для организации не только аудита, но и внутреннего финансового контроля.3. Внутренний финансовый аудит (ВФА)
На бюджетные и автономные учреждения обязанность по осуществлению внутреннего финансового аудита не распространяется, поскольку они, повторимся, не являются участниками бюджетного процесса. А вот добровольно организовать у себя ВФА бюджетные/ автономные учреждения вполне могут.
Максимум важной и полезной информации, ответы на множество вопросов по различным видам контроля – в специальной Памятке для специалиста по финконтролю и аудиту в бюджетной сфере. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Важно понимать, что ВФА – это не контроль одного уровня над другим. Это своеобразное продолжение, следующая ступень внутреннего финансового контроля. Задача ВФА – сделать внутренний финансовый контроль максимально эффективным. Для этого аудиторы казенного учреждения оценивают, как работает ВФК в учреждении, есть ли какие-то слабые места, насколько такая система ВФК обеспечивает качественное исполнение бюджетных полномочий, достоверность бюджетной отчетности, эффективность использования бюджетных средств. Информацию обо всем этом аудиторы должны представить руководителю учреждения вместе с предложениями по повышению качества ВФК.
Он как раз представляет собой схему межуровневого контроля. Это контроль органа-учредителя в отношении подведомственных учреждений – и казенных, и бюджетных, и автономных. Проверять, как учреждения расходуют выделеные им средства (ЛБО и субсидии), как используется закрепленное за ними имущество, каково состояние финансово-хозяйственной деятельности учреждений и т.д. учредителя обязывают положения:
Непосредственно ведомственные проверки проводят контрольно-ревизионные отделы органа-учредителя либо специальные органы/ управления, например, в структуре местной администрации. Порядок осуществления ведомственного контроля определяют нормативные акты самих ведомств.
Внутренний ГОСУДАРСТВЕННЫЙ / МУНИЦИПАЛЬНЫЙ финансовый контроль
Добавляя к уже знакомому нам понятию внутреннего финансового контроля слово «государственный» или «муниципальный», получаем финансовый надзор на уровне соответственно субъекта РФ или муниципального образования. На федеральном уровне внутренний государственный/ муниципальный контроль осуществляет Казначейство, а на региональном и местном – органы государственного/ муниципального финконтроля субъектов РФ и муниципальных образований, например, департамент финансово-бюджетного надзора. Эти контролирующие структуры созданы внутри системы органов власти, потому и контроль – внутренний.
Внутренний государственный/ муниципальный контроль – это прежде всего проверка законности расходования бюджетных средств и целевого их использования. Но это не значит, что в рамках внутреннего государственного/ муниципального финансового контроля проверяют только получателей бюджетных средств – казенные учреждения. Объектами этого вида контроля являются все типы учреждений.
Необходимость проведения такого контроля установлена п. 3 ст. 265 Бюджетного кодекса. С 1 июля 2020 года органы внутреннего государственного/ муниципального финансового контроля должны осуществлять проверочные мероприятия в соответствии с федеральными стандартами. Учреждения в своей деятельности этими стандартами не руководствуются. Однако же учреждения могут и должны знать о своих правах и обязанностях при проведении контрольных мероприятий – они прописаны в Стандарте. Как и порядок обжалования результатов проверки, действий или бездействия контрольного органа – по этим вопросам есть специальный Стандарт.
Поднимается еще на ступень выше. Здесь – ВНЕШНИЙ государственный/ муниципальный финансовый контроль. Почему внешний? Потому что его осуществляют органы, созданные вне системы органов власти, – Счетная палата на федеральном уровне и контрольно-счетные органы (КСП) – на уровне регионов и муниципальных образований.
ВНЕШНИЙ государственный/ муниципальный финансовый контроль
Такой вид контроля установлен п. 2 ст. 265 Бюджетного кодекса. В рамках внешнего контроля проверять могут любые учреждения. Например, при обязательной внешней проверке годового отчета ГРБСа могут быть выборочно проверены АУ и БУ – получатели целевых субсидий или средств МБТ, предоставленных ГРБСу и затем распределенных учреждениям.
Порядок проведения внутреннего финансового контроля
Необходимость в организации внутреннего финансового контроля оговорена в статье 19 ФЗ от 6 декабря 2011 года №402. Контроль касается операций, связанных с деятельностью предприятия. Порядок его осуществления оговаривается в учетной политике.
Внутренний корпоративный контроль: некоторые вопросы идентификации, организации и методики
Цели проведения контроля
Рассмотрим цели осуществления локального финансового контроля:
Внутренний контроль позволяет своевременно обнаружить ошибки и исправить их самостоятельно. В перспективе это поможет компании избежать штрафов и санкций.
Проблемы учета и внутреннего контроля просроченной дебиторской задолженности
Задачи и принципы
Рассмотрим основные задачи финансового контроля:
Контроль базируется на этих принципах:
Соблюдение всех этих принципов обязательно.
Предмет проверки
В процессе контрольных мероприятий проверяются эти аспекты:
Проверяется наличие ошибок в документах. После обнаружения они оперативно исправляются.
Особенности организации внутреннего контроля
Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.
Контрольные мероприятия исполняются различными путями:
Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.
Уровни проведения внутреннего контроля
Внутренний контроль осуществляется на этих уровнях:
Порядок осуществления контроля регулируется положением о работе отдела по контрольным мероприятиям. Работа ревизора будет также регламентирована этим положением. Документ должен быть утвержден приказом руководителя. На его основании базируется работа структурного подразделения.
ВАЖНО! Если Внутренний контроль осуществляется разными сотрудниками и подразделениями, ответственность разграничивается на основании локальных актов, должностных инструкций.
Особенности проведения внутреннего контроля
В процессе проведения контрольных мероприятий используются следующие инструменты:
Финансовый контроль можно доверить специальной комиссии, сторонним компаниям.
Разновидности внутреннего контроля
Комплексный контроль включает в себя эти формы проверочных мероприятий:
ВАЖНО! Текущий и предварительный контроль можно включить в текущую деятельность сотрудников. Последующий контроль имеет смысл доверить сотруднику, который специализируется именно на контрольных мероприятиях.
ВНИМАНИЕ! Желательно исполнить все виды контрольных мероприятий. Для этого к работе приобщаются подразделения, отдельные сотрудники, специальная комиссия. Однако это возможно только в том случае, если компания располагает соответствующими ресурсами.
Предварительный контроль
Предварительный контроль нужен для принятия решения о проведения операции. Занимаются им руководители компании, заместители, главбухи, представители юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся эти мероприятия:
Предварительный контроль включает в себя анализ соответствия соглашений плану деятельности, проверку всех форм отчетности (бюджетная, статистическая и прочая) до момента подписания документов.
Текущий контроль
Текущий контроль включает в себя повседневное исследование расходования средств, заполнения бухгалтерской документации. Состоит из таких мероприятий, как:
Текущий контроль проводится регулярно. Осуществляется он представителями отделов бухучета.
Последующий контроль
Осуществляется он после завершения той или иной операции. Предполагает проверку всех сопутствующих документов. Рассмотрим методы последующего контроля:
Последующий контроль – заключительный этап внутренней проверки. Желательно поручить его специальной комиссии. Состав ее указывается в соответствующем положении. Если требуется, состав можно изменить. В дальнейшем контроль проводится путем плановых и внеплановых проверок.
Как организовать внутрифирменный финансовый контроль
Основные понятия
Внутрифирменный финансовый контроль — это совокупность специфических форм и методов проведения оценки и анализа отдельных показателей финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта.
Сущность понятия заключается в определении правильности и законности совершаемых операций, выявлении скрытых и неиспользуемых резервов, перераспределении средств с целью повышения эффективности и экономности деятельности предприятия. Внутрифирменный или внутрихозяйственный контроль направлен на получение развернутой оценки экономических показателей учреждения для принятия эффективных управленческих решений.
Формы внутрихозяйственного финконтроля
В бюджетных учреждениях внутрихозяйственный финансовый контроль осуществляют преимущественно по структурно-функциональной форме. Ограниченность бюджетных средств не позволяет создавать отдельные отделы в штатном расписании.
Выделяют две основные формы организации внутрифирменного финконтроля на предприятии: это специфическая и структурно-функциональная. Рассмотрим отличительные особенности форм в виде таблицы:
В организации создается специальная комиссия, члены которой являются сотрудниками этого учреждения.
В организации формируется специальный ревизионный отдел. Обычно отделение создается за счет оптимизации штата либо вводятся новые рабочие места. Работники ревизионных групп должны иметь соответствующее образование и опыт.
Дополнительные затраты отсутствуют или незначительны. То есть при распределении обязанностей между сотрудниками увеличение расходов на заработную плату минимален. Также отсутствует необходимость в аренде дополнительных помещений, покупке компьютерного оборудования и специализированных программ.
Высокий профессионализм специалистов, следовательно, высокое качество внутрихозяйственного финансового контроля.
Профессионализм сотрудников может быть недостаточным. Появляется необходимость в дополнительном обучении сотрудников. В противном случае качество внутрифирменного финансового надзора будет низким.
Дополнительные затраты на организацию работы нового ревизионного отдела. В первую очередь это расходы на заработную плату специалистов, затем на оборудование и аренду помещений.
Как организовать
Независимо от формы внутрифирменного финконтроля в учреждении, деятельность комиссии или специального отдела должна быть регламентирована. Для этого необходимо разработать и утвердить положение, в котором следует раскрыть основные нормы организации и проведения финансового контроля на предприятии. Положение утверждается отдельным приказом руководителя или является приложением к учетной политике.
Периодичность проведения проверок устанавливается в произвольном порядке. То есть определяется с учетом специфики деятельности госучреждения и объемов финансирования (производства). Внеплановая проверка инициируется приказом руководителя.
Оформить результаты ревизии следует в специальном акте, в котором отражаются:
На основании акта руководитель организации издает приказ о привлечении к ответственности лиц, допустивших нарушения.
Раздел 1. Контроль
Тема 3. Система контроля внутрихозяйственного расчета и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности
Цель: изучение системы контроля внутрихозяйственного расчета и системы мер по ограничению риска хозяйственной деятельности.
Оглавление
3.1. Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций (предприятий)
Система контроля внутрихозяйственного расчета существует на каждом предприятии. Однако на одних предприятиях она функционирует эффективно, а на других – нет. Во многом это зависит от того, как руководство предприятия подходит к организации и поддержанию системы внутрихозяйственного расчета – сознательно или нет.
Система внутрихозяйственного расчета организуется руководством предприятия. Она предназначена для организации труда в подразделениях, контроля за исполнением распоряжений руководства, должностных обязанностей персонала, соблюдением дисциплины и является частью системы внутреннего контроля. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Если независимый аудит проводится независимым аудитором, формы и виды контрольных действий определяются аудитором.
Внутрихозяйственный расчет – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.
Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.
Целями организации системы внутрихозяйственного расчета на предприятии являются:
Для достижения целей организации системы внутрихозяйственного расчета необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:
Система внутрихозяйственного расчета – это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система внутреннего контроля – это своеобразная организация внутри организации (предприятия).
Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.
Методы, используемые при осуществлении внутрихозяйственного расчета, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:
Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.
Внутрихозяйственный расчет обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности. На крупных предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля – отделы внутреннего аудита.
Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля – порядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и неденежные измерители. Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т. д.) в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяют такие показатели, как часы, машино-часы.
Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля – целесообразность и экономичность.
Система внутрихозяйственного расчета организуется руководством предприятия для того, чтобы:
1) осуществлять деятельность предприятия упорядоченно и эффективно;
2) соблюдать политику руководства;
3) обеспечивать сохранность имущества;
4) вести качественное документирование операций.
Она включает в себя следующие элементы:
1) контрольная среда;
2) система бухгалтерского учета;
3) процедуры внутреннего контроля.
Отдельные компоненты этой системы называют средствами контроля или процедурами внутреннего контроля.
Внутренний контроль может быть организован на каждом предприятии (организации), но осуществляется это не всегда. Так, небольшие предприятия зачастую не имеют достаточных штатов, материальных ресурсов и знаний для организации удовлетворительной системы внутреннего контроля. Крупные же предприятия, обладая такой базой, могут быть плохо управляемы, и тогда достаточно большие средства, истраченные на организацию контроля, не дадут желаемых результатов.
К функциям внутрихозяйственного расчета относятся:
1. Контроль полномочий – контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости.
2. Контроль документального оформления – контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных (и только разрешенных) операций в учетных регистрах.
3. Контроль сохранности – контроль, способствующий тому, чтобы принятое к учету имущество не могло быть неправильно использовано или незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра.
Внутренний контроль в компьютеризованных системах обычно включает общие и прикладные средства контроля.
Цель общих средств внутреннего контроля – обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средства, а также целостность программ, банков данных и надежность компьютеризированных операций.
В процессе контроля при внутрихозяйственном расчете перед осуществляющими его работниками ставятся следующие задачи:
1) полнота учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа);
2) точность учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток);
3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным операциям, записанные в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия);
4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции);
5) точность ведения записей (данные по хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);
6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ;
Их действие распространяется на все хозяйственные операции, а также на все файлы и активы независимо от мероприятий и процедур структуры внутрихозяйственного расчета, установленных для достижения указанных целей. При этом учитывается контрольная среда, под которой понимают осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля. Контрольная среда включает в себя следующие элементы:
Важнейшим фактором создания благоприятной контрольной среды является стиль работы руководства предприятия.
Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля. Атмосфера всеобъемлющего контроля – это условия и правила труда, определяемые организацией для своего персонала. Одним из наиболее важных элементов создания соответствующей атмосферы является стиль работы руководителей. Благоприятная управленческая среда характеризуется системой управления, обеспечивающей высокий уровень внутренней системы коммуникаций, способствующей эффективной работе исполнительного органа, использующего систему бюджетов и отчетов об исполнении, обеспечивающую эффективность внутреннего контроля.
Добросовестное и честное отношение к делу воспитывается у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства. Когда управленческое звено являет собой образец неприемлемого поведения, им заражаются и окружающие. Система контроля также обесценивается, когда поведение руководителей расходится с их словами.
Для предупреждения случаев мошенничества должна быть созданы четкая организационная структура предприятия (организации). Вероятность мошенничества значительно уменьшается, если каждый служащий предприятия знает, кто за какой участок работы отвечает. В этом случае гораздо легче проследить судьбу исчезнувших сумм и гораздо труднее безнаказанно совершить растрату или хищение. Для создания атмосферы всеобъемлющего контроля очень важно вести точный учет средств и выполненной работы.
Комплектность персонала, осуществляющего функции контроля, является важнейшей характеристикой системы внутрихозяйственного расчета. Кадровые проблемы предприятия отражаются на системе внутреннего контроля. Так, частая смена бухгалтеров ведет к тому, что функции учета и контроля выполняются людьми, не имеющими достаточного опыта и делающими в силу этого больше ошибок. Новые руководители и должностные лица могут быть не в должной степени знакомы с системой учета предприятия и поэтому совершать технические и другие ошибки. Иногда служащие бухгалтерии увольняются, так как не хотят следовать некоторым процедурам учета, которые предписываются нормативами. В целом частая сменяемость бухгалтерского персонала может быть тревожным фактом.
Диагностика контрольной среды предприятия начинается с построения его организационной структуры. Анализ информационных потоков помогает понять механизм работы предприятия. Цель анализа информационных потоков на предприятии – выявление мест дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. Наиболее распространенный и один из самых практичных методов анализа информационных потоков – составление графиков информационных потоков.
Важными элементами системы бухгалтерского учета при внутрихозяйственном расчете являются:
Наиболее общими функциональными областями контроля на предприятиях являются:
Правильная организация документооборота – неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии.
Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.
При необходимости в документы можно вносить исправления, используя три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить» и «зачеркнутое не читать». Исправления должны быть согласованны с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.
Цели и средства внутрихозяйственного расчета системы бухгалтерского учета
Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета
Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей
1. Система бухгалтерского учета должна отражать все операции и только санкционированные
Контроль за взаимосвязанными операциями;
документальные подтверждения и санкционирование всех бухгалтерских записей;
проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер
2. Точная входящая информация
Выборочные проверки суммирования расчетов;
регулярные проверки качества выполненного анализа
3. Сохранность учетных документов
Обеспечение конфиденциальности и сохранности всех недублируемых данных
4. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия
Разделение обязанностей:
ротация обязанностей;
обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников;
своевременная регистрация документов, активов;
регулярная сверка счетов бухгалтерского учета;
достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды
5. Обеспечение оперативной управленческой информаций
Использование предельных сроков представления внутренней отчетности;
регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой управленческой информации
6. Выявление необычных фактов
Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени;
регулярный анализ существенных отклонений
В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
Для контроля за исполнением документов в организации может быть создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики документов. Исполненные документы формируют в дела.
При утверждении учетной политики необходимо установить правила документооборота на предприятии, к которым обычно прилагается график документооборота.
Как учетную политику, так и график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает – руководитель предприятия.
На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций. В системе внутрихозяйственного расчета существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида искажений информации.
Некоторые категории ошибок и искажений встречаются чаще:
Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются процедуры контроля. Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по восьми основным направлениям.
1. Реальность хозяйственных операций. Совершенные операции действительно должны быть зарегистрированы. Процедура контроля может состоять в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована. Предполагается, что эта процедура предотвратит запись, не подтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.
2. Полнота. Посредствам процедур контроля проверяется, не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции. Если товары отгружены, то каждый документ об отгрузке должен сверяться со счетом-Фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке – также процедура контроля.
3. Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены.
4. Точность. Примером может служить проверка того, санкционировалась ли продажа в кредит.
5. Процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции цены единиц продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры.
6. Классификация. Реализуются процедуры контроля правильности учета операций на определенных субсчетах соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.
7. Учет. Включает в себя контрольные процедуры проверки, полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам.
8. Периодизация. Предполагает контроль того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены.
Все эти процедуры, так или иначе, направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений информации восьми основных видов, которые могут возникнуть в финансовых отчетах.
На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета.
Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами.
Любой предприниматель, имеющий пусть даже малое дело, должен иметь в виду, что существуют по крайней мере три основные операции, которые должны осуществляться при разделении обязанностей или выполняться им самим:
Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.
Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.
Другим видом контроля является использование документов или записей на машиночитаемых носителях. Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку.
Процедуры контроля, обеспечивающие полноту отражения данных по хозяйственным операциям, осуществляются разными способами:
Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удостоверения в том, что информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры контроля особенно важны при поступлении данных в бухгалтерский регистр контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров, куда данные были внесены первоначально. Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета, разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем хозяйственным операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту их внесения. Процедуры контроля необходимы для удостоверения в том, что данные по каждой хозяйственной операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в большинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами и классификацией счетов. В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится для удостоверения в том, что данные правильно зарегистрированы и введены в компьютер.
Фактические способы контроля подразумевают охрану имущества, ограничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации.
Физическая охрана средств предприятия часто применяется для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи «с секретом», затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий.
Простейшие формы физического контроля предполагают установку прочных, запирающихся дверей, сигнализации, привлечение охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также обеспечивать защиту активов и учетных записей от физического повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправильного хранения. Физические процедуры контроля ограничивают также доступ злоумышленников к активам предприятия.
В компьютеризированной системе учета проводятся процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершения несанкционированных хозяйственных операций.
Важными элементами формирования системы контроля, имеющими значение для предупреждения случаев мошенничества, являются программы по повышению безопасности производства и эффективно работающие подразделения внутреннего аудита. Штатные аудиторы обеспечивают проведение независимых проверок и вынуждают потенциальных мошенников отказаться от мысли совершить преступление.
3.2. Внутренний контроль и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности
Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий.
Еще одним способом фактического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация.
Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Результаты периодической инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой – в годовом бухгалтерском отчете.
Безопасность активов и файлов. На случай стихийных бедствий следует хранить копии важных документов в несгораемых сейфах и в других помещениях, иметь огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий. На случай перебоев в электроснабжении, умышленных повреждений, выхода из строя аппаратных средств и программного обеспечения следует хранить копии банка данных и важных файлов на магнитных носителях, предусмотреть дублируемое питание, резервное оборудование. Система независимых проверок основывается на следующем психологическом факторе: люди, зная, что их работа контролируется кем-то другим, вряд ли решатся совершить мошенничество. Виды независимых проверок могут быть самыми различными.
Понятие «риск» характеризует возможность отклонения от намеченного пути и является следствием наступления какого-либо неблагоприятного события или событий, которые в свою очередь проявляются из-за неопределенности, а также следствием неточных прогнозов. Под неопределенностью в данном случае понимается неполнота или неточность информации об условиях, связанных с исполнением отдельных плановых решений, влекущих определенные потери, а в некоторых случаях – дополнительные выгоды. На практике, чаще всего можно наблюдать три разновидности неопределенности.
Первая – это незнание всего того, что может повлиять на деятельность организации.
Вторая разновидность неопределенности – это случайность. В любом прогнозируемом событии могут быть отклонения в результате каких-то случайных внешних воздействий. Это и отказ работы какого-то технического аппарата, это и срыв в материальном обеспечении процесса производства, и провал в инвестировании отдельной сферы, и многое другое.
И третья разновидность неопределенности – это неопределённость противодействия. Для строительно-монтажных организаций в основном это непредсказуемое поведение конкурентов и заказчиков продукции и услуг. Это могут также быть срыв в исполнении договорных обязательств по поставкам смежников, неисполнение финансовых обязательств банками. Особую озабоченность у руководства заказчиков и строительных организаций в настоящее время вызывают забастовки и некоторые другие разногласия, и конфликты в трудовых коллективах.
Проблема риска и прибыли – одна из итоговых в экономической деятельности, в частности в управлении производствами и финансами. В общем плане управление рисками сводится к выполнению следующих действий:
Решению проблемы анализа и управления рисками посвящены исследования многих ученых как в России, так и за рубежом.
Под областью риска понимается некоторая зона общих потерь, в границах которой потери не превышают предельного значения установленного риска.
Чтобы понять сущность разных видов рисков, необходимо рассмотреть факторы возникновения этих рисков.
Технологический риск. При инвестировании средств для реализации различных проектов возникает неопределенность, вызванная самим характером технологического процесса. Эта неопределенность не обязательно должна быть связана с техническими факторами. Выбор подрядчиков, сырья, состав затрат — все это обусловлено характером производства, его технологией. Неопределенность этого рода приводит к возможности потерь средств на строительство и монтаж оборудования.
Риск данного вида может иметь следующие источники:
а) ошибки в определении минеральных запасов. Это риски, типичные для проектов, связанных с поисками, добычей и переработкой минеральных ресурсов;
б) ошибки в оценке качества рабочей силы и возможность нарушения условий функционирования. Неукомплектованность объекта качественной рабочей силой ведет к увеличению инвестиций, так как появляется необходимость ее обучения, повышается вероятность поломки, неэффективного использования оборудования;
в) характер технологического процесса может быть более или менее рискованным;
г) ошибка в оценке сырья, запасов, затрат. По различным причинам сырье нужного качества, материалы, услуги могут оказаться недоступными. Их замена может существенно повысить текущие затраты и сократить отдачу от использования основных фондов;
д) неправильный выбор поставщиков и подрядчиков. Важно, чтобы партнеры в процессе осуществления проекта были достаточно надежны и не пользовались монопольным положением. С этой точки зрения наиболее рискованны капиталовложения в технологии, которые в составе эксплуатационных затрат имеют необходимые, но относительно редкие материалы, услуги.
Рыночный и операционный риск. Данный вид риска связан с условиями рынка, в которых осуществляется проект. Максимальный рыночный риск существует там, где сбыт не гарантирован, и поэтому методы борьбы с данным риском сводятся в этом случае к минимизации зависимостей результатов проекта от рынка.
Финансовый риск инвестора связан с возможностью изменений на финансовом рынке. Он имеет два источника: инфляция и цены динамика процентных ставок и валютного курса.
Политический риск обусловлен возможностью изменения общественно-политического климата в стране, в которой осуществляется проект.
Источниками этого риска являются:
а) возможность полной или частичной потери средств, инвестированных в основные фонды, которая может возникнуть в результате национализации и экспроприации частных и иностранных инвесторов;
б) ограничения, вводимые государством;
в) изменения, связанные с фискальным регулированием экономики.
Законодательный риск в отличие от политического связан не с возможностью неблагоприятных действий государства по регулированию экономики, а с недостатками действующего законодательства и недочетами системы реализации существующих законов. К недостаткам законодательства можно отнести, например, отсутствие достаточной защиты интеллектуальной собственности, know-how, что проводит к неадекватной оценке нематериальных активов.
Экологический риск состоит в возможности дополнительных издержек, связанных с нарушением экологии.
Кредитный риск существует там, где инвестиции, направленные в основные фонды, производятся из заемных средств. Он состоит в том, что заемщик-компания, осуществляющая проект, будет не в состоянии погасить основной долг и причитающиеся проценты из-за отсутствия ликвидных средств на счетах к моменту погашения долга, или недостаточной эффективности проекта.
Риск банкротства и неплатежеспособности. При анализе риска по последствиям отдельно может быть выделен риск прекращения деятельности. От прочих рисков он отличается тем, что если последствия единоличного снижения доходности проекта можно исправить или частично компенсировать в последующие годы, то прекращение деятельности означает утрату всех дальнейших доходов.
Принято разделять риски на две группы.
К первой группе относятся так называемые статичные риски, т. е. риски, которые могут вызвать потери, отраженные в балансе по завершению отдельного периода работы организации.
Ко второй группе относятся динамичные риски, в группе которых оценивается возможность потери или расхода от деятельности организации, вызванные изменениями во внешней для организации среде. Главным образом, это изменения, относящиеся к поправкам экономического и социально-политического курса страны в целом.
Кроме этого, факторы, потенциально влияющие на увеличение степени риска инвестиционного проекта, целесообразно подразделять на объективные и субъективные.
Объективные факторы – это так называемые факторы, не зависящие непосредственно от самого участника инвестиционного проекта: политические и экономические кризисы, конкуренция, инфляция, экономическая обстановка, таможенные пошлины, наличие или отсутствие режима наибольшего благоприятствования.
Субъективные факторы характеризуют внутреннюю среду организации – это производственный потенциал (уровень технического оснащения, предметной и технологической специализации, организации труда); кооперативные связи; тип контрактов с инвестором, заказчиком и др.
Существует практика, когда осуществляется постадийная оценка рисков, которая основана на том, что они определяются для каждой стадии инвестиционного проекта отдельно, а затем находится суммарный риск по всему проекту.
По характеру воздействия риски делятся на простые и составные.
Составные риски являются композицией простых, каждый из которых в отдельности, рассматривается как простой риск.
Простые риски определяются полным перечнем непересекающихся событий, каждый из них рассматривается как независящий от других.
Как показал анализ методов и подходов к классификации инвестиционных проектов рисков, сложность заключается в их многообразии. В связи с этим в экономической литературе исследуемые риски и связанные с этим проблемы не имеют единой стройной системы классификации. Так, Й. Шумпетер выделяет два вида риска: риск, связанный с возможным техническим провалом производства, включающий опасность потери благ, порожденную стихийными бедствиями, и риск, вызванный отсутствием коммерческого успеха.
В ряде работ таких авторов, как В. Абчук, А. Алыгин, Р. Баззел, С. Валдайцев, С. Жизнин, Г. Клайнер, Р. Качалов, А. Кочетков, М. Лапуста, Ю. Осипов, В. Севрук, В. Тамбовцев, Б. Райзберг, В. Ротарь, Л. Шаршукев, Д. Шмаров и др. предлагаются иные подходы к классификации рисков.
Проведенный анализ классификации рисков и их учета показывает, что в основном рассматривается риск заказчика или риск инвестора, учитывающие конкретные условия реализации различных проектов.
В то же время учет фактора риска при подготовке подрядчиком тендерных предложений (оферт) сегодня производится в основном резервированием средств в предлагаемой стоимости проекта. Рекомендуемые нормативными документами размеры резервов средств на непредвиденные работы и затраты в размере 2–3 % предполагаемой сметной стоимости не всегда покрывают расходы. Для полного учета факторов производственного риска необходимо количественно определять и оценивать значимость каждого выявленного фактора риска в области совокупности рисковых событий. При этом вероятность появления каждого рискового события может изменяться от нуля до единицы.
Наша страна строит рыночную экономику, где должна быть реальная экономическая свобода. Рынок характеризуется постоянным стремлением к повышению эффективности производства, предполагает принятие решений теми, кто несет ответственность за конечные результаты деятельности предприятия и его подразделений; требует постоянных корректировок целей и плановых программ в зависимости от состояния рынка. Поэтому особое внимание уделяется постоянному совершенствованию управления риском – риск-менеджменту. Главные задачи в данной области: обнаружение области повышенного риска; оценка степени риска; разработка мер, предупреждающих риск; в случае, когда ущерб уже имеет место, принять меры к оптимальному его возмещению; анализ и предупреждение рисков.
Важным элементом управления риском является развитие системы повышения квалификации сотрудников. Особенно актуально это в российской практике, которая остается чрезвычайно динамичной, противоречивой и труднопредсказуемой.
Оценивая ситуацию в целом, следует отметить, что риск-менеджмент пока недостаточно изучается и применяется в российской практике. Кроме того, как бы хорошо ни была изучена проблема риска, очевидно, что все способы, методы и приемы уклонения от риска, как показала мировая практика, не могут полностью устранить эту проблему ни в одной стране.
Выводы
Внутрихозяйственный расчет – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.
Целями организации системы внутрихозяйственного расчета на предприятии являются:
Для достижения целей внутрихозяйственного расчета используется система методов, которая включают элементы таких методов, как:
Роль внутреннего контроля в управлении рисками сводится к выполнению следующих действий: