Что такое виртуальная атс и как она работает

Виртуальная АТС: что это такое и как она работает

Работа новой компании обычно начинается с обеспечения офиса телефонной связью и интернетом. От качества и функционала АТС зависит уровень обслуживания клиентов и, как следствие, прибыль компании. Сегодня поговорим о том, от чего отталкиваться при выборе телефонии для офиса и чему отдать предпочтение — традиционной аналоговой или современной облачной АТС.

Время чтения 10 минут
Вы можете перейти сразу к интересующему разделу:

Что такое облачная АТС

Виртуальная АТС — это, говоря простым языком, телефония через интернет. Ее иногда называют по-английски, pbx. В отличие от аналоговой телефонной станции для нее не нужно отдельное помещение, так как она размещается на серверах в так называемом «облаке». Пользователь подключается к такой АТС с помощью шлюзов и специального оборудования или и/или программного обеспечения. Соединение происходит по локальной сети компании или через 3G/4G на смартфонах сотрудников.

Виртуальная АТС обладает всеми функциями офисной мини-АТС, но не требует покупки специального дорогостоящего оборудования и сложного технического оснащения. Это позволяет создать офис или коллцентр в любой точке мира без привязки к физическому адресу. И главное, максимально быстро обеспечить компанию телефонией.

Но есть еще один очень существенный плюс. Благодаря связи через интернет, пользователю доступна детальная статистика по звонкам. После каждого звонка в ее интерфейсе можно увидеть, когда он состоялся, сколько продлился, как долго клиент ждал на линии. Также доступна информация, с какого номера звонили, и какой менеджер принял звонок.

Если же нужны более детальные данные, включая рекламный источник звонка, то для этого подходит виртуальная АТС, которая входит в функционал сервисов отслеживания звонков ( call tracking ). Коллтрекинг собирает не только полную статистику об обращениях по телефону, но и помогает определять каналы, из которых приходят клиенты.

Преимущества Виртуальной АТС Ringostat

Как работает виртуальная АТС

Если не вдаваться в технические подробности, то схема работы достаточно проста: вам звонит клиент, звонок поступает на платформу виртуальной АТС, обрабатывается и направляется на один из ваших номеров, согласно установленной вами схеме переадресации.

Звонящий сначала попадает в голосовое меню (если оно настроено). Звучит аудиозапись, которая предлагает ему выбрать нужный отдел или ввести внутренний номер менеджера. Клиент делает выбор, и звонок переадресовывается на первое доступное устройство в настроенной цепочке. Чтобы лучше понять, что такое АТС, которая работает в облаке, посмотрите на схему:

У многих виртуальных АТС есть функция «умной» очереди звонков, которая указана на схеме выше. Это позволяет оперативно обрабатывать все обращения клиентов, согласно выбранной вами стратегии. Как работает подобная опция и какие существуют сценарии ее настройки, можно узнать в статье «Не упускайте своих клиентов» на примере аналогичной функции от Ringostat.

Важнейшая часть виртуальной АТС — схема переадресации. Именно в ней задается порядок приема и обработки звонков, а также на какие телефоны они будут поступать. Таких схем может быть любое количество, в зависимости от нужд вашего бизнеса. Например, мы всегда рекомендуем использовать хотя бы две, как показано на рисунке выше.

А вот как выглядят схемы переадресации в интерфейсе Ringostat:

Приведем пример работы схемы. Допустим, у вас в компании три менеджера — Анатолий, Иван и Кирилл. Вы можете настроить так, чтобы звонок сначала поступал Анатолию. Если через 15 секунд он не поднимет трубку — Ивану, и спустя то же самое время Кириллу. Если и Кирилл слишком занят, то клиент попадет на голосовую почту. При этом на e-mail сразу же придет системное уведомление о том, что вам звонили и оставили (или не оставили) голосовое сообщение.

Кстати, при подключении виртуальной АТС не забудьте установить «страховочные» номера (мобильные или стационарные) — они станут гарантией того, что вы не потеряете звонок, даже если будут перебои с интернетом.

Что нужно для подключения и настройки виртуальной АТС:

Преимущества и возможности виртуальной АТС

Виртуальная АТС 2.0 не ограничивается стандартными функциями. Она включает расширение Ringostat Smart Phone для совершения звонков прямо из браузера и умный ассистент менеджера по продажам. Чтобы протестировать его, просто зарегистрируйтесь в нашем сервисе. Подробней читайте в статье «Виртуальная АТС Ringostat 2.0: ассистент sales-менеджера и телефон в браузере».

Преимущества Ringostat Smart Phone и Ringostat Insider

Что выбрать — офисную или облачную АТС?

Выбор в пользу аналоговой или виртуальной телефонии зависит от конкретного бизнеса, его масштабов, сферы деятельности, целей и задач.

Плюсы традиционной АТС раскрываются при условии, что компания использует профессиональное и мощное оборудование. А это могут себе позволить только крупный бизнес, ведь настройка аналоговой АТС требует больших затрат времени и денег. В этом случае у аналоговой телефонии будет ряд преимуществ:

Однако, у стационарных АТС есть недостатки, в числе которых:

Кроме того, при переезде телефонию придется настраивать заново. А со старыми телефонными номерами, которые уже знакомы клиентам, можно попрощаться.

Давайте сравним возможности обоих видов АТС:

Подытожим: выбирайте, опираясь на свои нужды, возможности и амбиции. Виртуальная АТС — это доступность, гибкость, простота и высокая скорость настройки. В наше время виртуальных облачных АТС довольно много, поэтому перед выбором лучше почитайте рейтинг в сети.

Аналоговую телефонию имеет смысл выбирать, только если вы готовы выделить значительную сумму денег на мощное оборудование и отдельное помещение под него. Что бы вы ни выбрали, на связи лучше не экономить.

Источник

Что такое виртуальная АТС и зачем она бизнесу?

Классические телефонные станции уходят в прошлое. По дан­ным компании «ТМТ Кон­салтин­г», объ­ем рын­ка виртуальных АТС в 2019 году уве­личил­ся на 39% по срав­не­нию с 2018 годом. Рассказываем, как работает ВАТС и почему растет ее популярность среди современных компаний.

Содержание

Для чего нужна виртуальная АТС и как она работает

Виртуальная АТС, или IP-телефония — это телефония, в которой сигнал передается не по проводам, а через интернет.

В отличие от классической телефонии, виртуальная АТС не требует дорогостоящего оборудования и специального технического обслуживания. Пользователь подключается к ВАТС с помощью шлюзов — физических устройств, которые напоминают роутер, — или программного обеспечения.

ВАТС обладают множеством функций:

Для работы с виртуальной АТС каждому сотруднику необходимы компьютер со специальной программой, доступ к интернету, наушники с микрофоном. Благодаря этому IP-телефонию могут использовать компании, сотрудники которых находятся в разных городах и даже странах — все данные будут стекаться в единое «облако». При этом для всех звонков доступна детальная статистика: кто звонил, когда, с какого номера и т. д.

Сравнение аналоговых (традиционных) и виртуальных АТС

Принцип работы виртуальной АТС: клиент звонит на ваш номер, его звонок попадает в виртуальную АТС, обрабатывается по заданному сценарию и перенаправляется на номер нужного отдела/сотрудника. Наглядно этот процесс изобразил сервис Ringostat.

Чек-лист по выбору виртуальной АТС

Что должно быть у виртуальной АСТ:

2. Возможность самим настроить АТС. Некоторые виртуальные АТС настраивает только служба техподдержки. Это значит, что вы будете привязаны к графику их работы, а проблемы в рабочее время могут решаться с задержкой. Лучше выбирать телефонию с включенным интерфейсом настроек, чтобы вы могли сами корректировать работу телефонии, когда нужно.

3. Подробная отчетность. Чем больше информации собирает виртуальная АТС, тем лучше. Какой номер звонил, какой менеджер общался с клиентом, как долго длился звонок, сколько времени клиент ждал ответа — все это может фиксировать IP-телефония. Кроме того, некоторые сервисы совмещают в себе функции кол-трекинга и виртуальной АТС. Технология кол-трекинга позволяет определить, с какого именно объявления позвонил клиент.

4. Запасные линии связи. Из-за проблем со связью компания может потерять клиентов, а в некоторых компаниях телефония — основной источник заявок. Чтобы обезопасить себя в случае проблем со связью у основного оператора, выбирайте телефонию, у которой есть запасные каналы связи.

5. Возможность интеграции с другими сервисами. Вместе с IP-телефонией компании часто используют другие сервисы для контроля за отделом продаж. Самая популярная интеграция — виртуальной АТС и CRM-системы. Может случиться так, что у выбранной вами ВАТС нет встроенной интеграции с нужным сервисом, это не проблема. Главное — чтобы у телефонии был API — программный интерфейс, с помощью которого можно настроить любую интеграцию.

Стоимость виртуальной АТС

Услуги IP-телефонии предоставляют специализированные компании и крупные операторы связи. По дан­ным компании «ТМТ Кон­салтин­г», лидерами рынка являются «Манго Телеком», «Ростелеком», МТТ, UISСom.

Источник: «ТМТ Кон­салтин­г».

Ценовая политика у игроков отрасли сильно отличается. Например, у «Манго Телеком» стоимость услуг начинается от 685 рублей в месяц, а у «Ростелеком» — от 400 рублей в месяц.

Есть и другие варианты. Например, сервис Zadarma предоставляет все услуги бесплатно, но берет плату за аренду номера, на который звонит клиент, и хранение записей звонков.

Виртуальная АТС и CRM: плюсы совместной работы

ВАТС даст гораздо больше эффекта, если будет работать в связке с CRM. Почти все CRM-системы имеют API, при помощи которого их можно подключить к сторонним сервисам и приложениям, в том числе и к IP-телефонии. Что это дает?

1. Звонки напрямую из CRM в один клик. Когда менеджер должен позвонить клиенту, он просто нажимает на номер его телефона в любом модуле системы: в карточке клиента, в таблице, в разделе звонков. Казалось бы, скопировать номер в программу для звонков или найти соответствующего абонента в смартфоне тоже недолго, но если нужно сделать это 50 или 150 раз за день, то в сумме наберется пара часов, потраченных впустую.

2. Сбор и сортировка записей звонков. CRM хранит записи всех звонков. Чтобы найти нужный разговор с клиентом, достаточно зайти в его карточку. Это очень удобно, если нужно вернуться назад и переслушать конкретный диалог с покупателем. А кроме того, позволяет руководителю оценить работу менеджера, послушав его разговоры с клиентами.

3. Детальная аналитика звонков. Не во всех CRM-системах есть аналитика по звонкам, однако если есть, то открываются огромные возможности для анализа и контроля работы сотрудников. Например, в S2 CRM можно выбрать период, клиента, менеджера, который с ним работал, и сразу увидеть, сколько минут длились переговоры, какова общая сумма сделок и количество успешных звонков каждого продавца.

В S2 CRM можно посмотреть отчет по количеству звонков, выполненных сотрудниками за любой период времени.

Можно поставить цели менеджерам. Например, открывать 10 новых заявок в день, выполняя холодные звонки. И потом все это можно отслеживать в реальном времени на наглядных отчетах и диаграммах. Это позволяет быстро вычислить лентяев и замотивировать сотрудников на выполнение плана.

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.

Источник

Как работает виртуальная АТС

Сегодня расскажем, что такое виртуальная АТС, как она работает и чем облачное решение лучше обычной, аналоговой офисной телефонии.

Что такое облачная АТС (она же виртуальная)? Облачная АТС — это интернет-телефония. Если аналоговая АТС станция подразумевает отдельное помещение, аппаратуру, кучу проводов, в среднем неделю установки и наладки, то виртуальная АТС размещается на сервере компании, которая предоставляет телефонию и вся работа ведется в облаке. Пользователи подключаются к системе по интернету, мобильным или локальным сетям.

Виртуальная АТС обладает совсем не иллюзорными возможностями и во многом превосходит традиционные аппаратные АТС. Например, не нужно покупать и устанавливать с помощью профессионалов совсем не дешевое оборудование.

Зачем нужна облачная АТС

Перечислим для новичков выгоды использования виртуальной АТС.

Для имиджа

Как мы сказали выше, прямой городской телефонный номер на сайте — это такой имиджевый момент, который может повысить конверсию. Когда человек серфит интернет в поисках нужной услуги, он просматривает десятки сайтов компаний. Понятно, что он скорее закажет, условно, ремонт ноутбука там, где указаны прямые городские номера, а не мобильные.

Если у компании есть стационарный телефон, значит, есть офис. Значит, можно доверять. Поэтому для придания компании солидности и удобства коммуникации используют аренду прямых номеров через виртуальную АТС.

Чтобы не терять звонки

Если у вас виртуальная АТС, у вас не пропадет ни один звонок. Дело в том, что вы арендуете один прямой номер, а переадресацию с него делаете на несколько любых других номеров. Когда люди звонят на ваш «официальный» номер, там никогда не будет занято, так как АТС переадресует звонки вашим сотрудникам.

Для экономии

Подключать «физическую» АТС довольно затратно. Провести телефонные линии, поставить стационарные аппараты, приобрести у сотовых операторов корпоративные «симки». В случае облачной АТС все уже установлено за вас. Просто подключаем ноутбуки и смартфоны сотрудников к сервису.

Для контроля

Виртуальная АТС — не просто номер, куда звонят клиенты. Это мощный сервис с множеством инструментов аналитики, записи и хранения звонков, голосовая почта и даже виртуальный факс. А еще интеграция с CRM, что делает вашу работу с клиентской базой и воронкой продаж максимально удобной и детализированной.

Для комфорта

Виртуальная АТС очень просто настраивается и интегрируется с другими сервисами. Многие вещи можно подстроить, что называется, «под себя».

Для свободы

И да, через виртуальную АТС можно работать как московский «офис» из любой точки мира.

Типы облачных АТС

Решение из коробки

Коробочное решение — это готовая виртуальная АТС. Сейчас в России есть 5-10 лидеров по продажам таких решений. Часто АТС идет в составе большой облачной системы автоматизации бизнеса, например, голосовая телефония в составе Битрикс24.

Решение на основе платформы (PaaS)

Платформа — это база для разработки собственных решений виртуальных АТС. Инфраструктура и набор библиотек, сервис и поддержка — от поставщика, а создание уникальной облачной АТС на базе платформы — от ваших разработчиков.

Как работает облачная АТС: маршрут звонка

Вкратце принцип работы виртуальной АТС можно описать так: на указанный вами номер звонит клиент, звонок поступает в недра АТС, анализируется и перенаправляется на номер нужного сотрудника. Все автоматически и с применением всем знакомого голосового меню. Все эти «нажмите звездочку», «перевожу вас на техподдержку» и даже «оставайтесь на линии, ваш звонок очень важен для нас» — все это виртуальная АТС.

У АТС есть умная очередь звонков, в которой ни один звонок не теряется и по порядку направляется куда следует согласно вашей схеме переадресации. Схемы можно менять, чередовать, настраивать под себя. В схеме запрограммирован день недели, время ожидания, маршрут переадресации звонков. К примеру, поступает звонок от важного клиента. Сперва звонок направляется системой ответственному за клиента менеджеру. Если тот не отвечает 10 секунд, звонок перенаправляется его помощнику. Если и тот ушел на обед, то клиента ведут в голосовую почту.

Преимущества виртуальной АТС

Как выбрать между облачной и аналоговой АТС

Как всегда в бизнесе, нельзя сказать однозначно, что всем подходит только облачная АТС. Это зависит от массы факторов, в первую очередь, масштаба предприятия. Облачная АТС — это аналог физической АТС мини-формата. Сфера деятельности, закрытость предприятия тоже играют роль. Да уровень продвинутости сотрудников трудно недооценить: кто-то умеет звонить только со стационарного телефона, а кто-то помоложе видел такой аппарат только в кино.

Чем хороша аналоговая АТС: заплати и получишь лучшее

Полный независимый контроль качества и безопасности телефонной связи на вашей территории и вашими сотрудниками. У стороннего виртуального сервиса могут быть проблемы, которые отразятся на вас. В случае аналоговой АТС такой проблемы нет, но вам нужно иметь свой обслуживающий персонал или вызывать специалистов при сбоях.

Полная настройка сервиса под себя. Виртуальная АТС «из коробки» поставляется с набором функций и ограниченными возможностями по настройке. Собственная аналоговая АТС «допиливается» под ваши задачи. Доработки вам тоже должны делать либо сотрудники, либо нанятые люди.

Чем плоха аналоговая АТС: физические ограничения

Среди недостатков стационарных АТС можно назвать привязку к физическому адресу и буквально к телефонным аппаратам. Звонить через АТС можно только с рабочего места, а это такое себе преимущество в век удаленной работы и онлайн сервисов.

У облачной АТС нет опции детализированных отчетов по звонкам, да и в целом функционал имеет ограничения. При переезде в новый офис все устанавливать и настраивать придется с нуля. Старые номера тоже, скорее всего, продадут.

Чем хороша облачная АТС: полная свобода и легкость эксплуатации

Мы много сказали выше о преимуществах облачной АТС. Если обобщать, то ее легко установить и внедрить, легко настраивать под себя. Любой может пользоваться интернет-телефонией без какого-то долгого обучения. Больше возможностей совершать звонки удаленно и с любых устройств.

Подключается все за один день и гораздо дешевле, чем аналоговая АТС. Есть множество возможностей для интеграции с другими сервисами, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Чем плоха облачная АТС: не совсем подходит для крупного предприятия

Не в любой компании можно использовать облачные решения, в том числе, и АТС. Крупный бизнес со стабильным адресом офиса и бюджетами на поддержание инфраструктуры выбирает «физическую» телефонию. Это, так сказать, фундаментальнее.

Заключение

Выбор за вами. Если вы маленький и гордый стартап — выбирайте облачную АТС, арендуйте «красивые» номера, интегрируйте в будущем АТС в CRM систему. Если вы — компания-гигант с физическими офисом, у вас есть деньги на мощное оборудование и отдельное помещение под инфраструктуру АТС — выбирайте аналоговый вариант.

Источник

Как работает виртуальная АТС для бизнеса

Координация работы сотрудников на предприятии, взаимодействие с партнерами и заказчиками – все это немыслимо без организованной телефонии. При этом один аппарат на офис попросту не способен справиться с потоком звонков, особенно если в штате числится несколько десятков, а то и сотен работников.

Задачи по организации телефонии сегодня решают с помощью автоматических телефонных станций. Фирма закупает серверное оборудование и подключает к нему все рабочие места. Однако физическая АТС имеет существенные недостатки: солидные расходы на покупку аппаратной части и связь, сложности в техническом обслуживании и ограниченные функции телефонии.

Более простое решение – виртуальная АТС. В этой статье мы расскажем, как работает облачная АТС и в чем ее преимущества.

Отличие облачной АТС от стационарной

Как работает АТС в офисе? По сути, это внутренняя телефонная система, которая соединяет линии связи на предприятии с городскими и мобильными сетями. Физическая АТС представляет собой комплекс оборудования, который включает серверы, шлюзы, телефоны. Все оборудование находится на стороне организации, технический отдел которой отвечает за обслуживание системы телефонии.

ВАТС – это облачное решение. Все оборудование находится на стороне провайдера, который отвечает за настройку и поддержку всей системы связи. Клиент лишь выбирает выгодный для него тариф, получает доступ к личному кабинету ВАТС и использует предоставляемое провайдером ПО. При необходимости останется лишь приобрести IP-телефоны и гарнитуру для операторов кол-центра или менеджеров.

Настройка офисной АТС может занять от 7 до 14 дней. ВАТС можно внедрить и настроить за считанные часы.

В итоге бизнес без лишних затрат и в кратчайшие сроки получает эффективную и экономичную систему телефонии, с доступом для каждого сотрудника. При этом сценарий доступа можно настроить индивидуально.

Принцип работы виртуальной АТС

Работа ВАТС основана на трех технологиях:

Вся работа этих технологий сосредоточена на сервере провайдера, который отвечает за настройку телефонии и хранение звонков. При этом сценарий работы ВАТС можно индивидуально настроить под каждого заказчика.

Как работает виртуальная АТС:

Наглядно о том, как работают виртуальные АТС, можно посмотреть в нашем видео:

Преимущества ВАТС

По сравнению с громоздкими и дорогими стационарными АТС, облачная ВАТС обладает рядом преимуществ:

Сделайте свой бизнес эффективнее, переходите на сторону IP-телефонии от New-Tel. Стабильная и надежная связь по выгодным тарифам, возможность подключить любое количество городских номеров и номеров 8800, интеграция с популярными CRM-сервисами, сквозная аналитика, возможность хранить запись телефонных разговоров и многое другое.

Источник