Что такое ведомость в университете

Инструкция о порядке выдачи, оформления и хранения экзаменационных и зачетных ведомостей и экзаменационных листов

Ректор ГОУ ВПО «Сыктывкарский

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ, ОФОРМЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ И ЗАЧЕТНЫХ ВЕДОМОСТЕЙ И ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ ЛИСТОВ

1. Документом, подтверждающим сдачу студентом экзамена или зачета по дисциплине, является ведомость или экзаменационный лист.

Ведомости экзаменационных сессий очного отделения передаются учебным отделом университета на факультет (учебный отдел ЭиЮС) за 2 недели до начала сессии, ведомости заочного отделения передаются на факультеты до начала экзаменационных сессий.

3. Досрочная выдача экзаменационных (зачетных) ведомостей факультетам осуществляется учебным отделом на основании мотивированного представления факультета (блочно-модульная схема организации учебного процесса, приглашенный преподаватель и т. п.) утвержденного проректором по учебной работе.

4. При необходимости, документовед деканата (документовед учебного отдела ЭиЮС) вносит необходимые пометки напротив фамилий неаттестованных и недопущенных к экзамену или зачету студентов, отчисленных студентов и студентов вышедших в академический отпуск для информирования преподавателя. Ведомости сессии выдаются экзаменатору (или по просьбе экзаменатора старостам группы) и принимаются деканатами факультетов (учебным отделом ЭиЮС) от экзаменатора под личную подпись в журнале выдачи экзаменационных (зачетных ведомостей).

При явке на экзамены и зачеты студенты обязаны иметь при себе зачетную книжку, которую они предъявляют экзаменатору в начале экзамена. В зачетной книжке оценки, полученные на экзамене, указываются словами: “отл.”, “хорошо”, “удовл.”. Количество часов по дисциплине, проставленное преподавателем в зачетной книжке студента, должно соответствовать количеству часов, указанному в экзаменационной ведомости.

Положительные оценки заносятся в экзаменационную ведомость и зачетную книжку, неудовлетворительная оценка проставляется только в экзаменационной ведомости.

Прием зачетов и экзаменов у студентов, фамилии которых отсутствуют в ведомости, не допускается.

6. Если студент не явился на экзамен и в деканат не были представлены документы, указывающие, по какой причине была неявка, то преподавателем в ведомости проставляется буква “Н” (неявка). Недопуск к экзамену (“Д”) или неявка на экзамен (“Н”) приравниваются к неудовлетворительной оценке. В том случае, если студентом представлена медицинская справка, подтверждающая его нетрудоспособность на период сдачи экзамена (зачета), декан факультета проставляет в экзаменационной ведомости букву “У” и неявка за попытку не засчитывается.

7. По окончании экзамена (зачета) преподаватель сдает заполненную ведомость в деканат (не позднее, чем на следующий день после завершения экзамена или зачета). Не допускается сдача частично заполненной ведомости. Декан (заместитель декана) заверяет правильность заполнения ведомости своей подписью с указанием даты приема ведомости, при закрытии ведомости экзаменатор подсчитывает количество оценок по обозначенным в ведомости категориям студентов и ставит свою подпись. Экзаменатор сдает ведомость (экзаменационный лист) в деканат факультета (учебный отдел ЭиЮС). Декан факультета (начальник учебного отдела ЭиЮС) закрывает ведомость своей визой и печатью факультета (отдела).

8. Пересдача студентом экзамена или зачета оформляется экзаменационным листом. В случае, если на пересдачу по одному предмету направляется большое количество студентов одной студенческой группы, допускается вместо экзаменационного листа формировать ведомость на пересдачу по этому предмету для данной группы студентов. Ведомость на пересдачу оформляется и подписывается по аналогии с экзаменационным листом.

9. Ведомость пересдачи или экзаменационный лист обязательно регистрируются в журнале выдачи экзаменационных листов. Журнал хранится в деканате (учебном отделе ЭиЮС) и ведется документоведом деканата (учебного отдела ЭиЮС). В журнале указываются номер экзаменационного листа (ведомости пересдачи), дата регистрации экзаменационного листа (ведомости пересдачи), Ф. И.О. студента(ов), название дисциплины, экзаменатор.

10. Экзаменационный лист может быть сформирован системой АСУ «Контингент» следующим образом: «Анкеты», далее «Просмотр и корректировка анкетных данных», остановившись курсором на Ф. И.О. студента нажать клавишу «F3». Появится лист с перечнем дисциплин по сессиям оценками студента. Остановившись курсором на нужной дисциплине нажать клавишу «F9». Система сформирует версию для печати экзаменационного листа с указанием: названия дисциплины, Ф. И.О. студента (полностью), регистрационного номера, факультета, курса, группы, семестра (дисциплины). Документовед деканата (документовед учебного отдела ЭиЮС) проставляет номер и дату выдачи экзаменационного листа, указывает Ф. И.О. экзаменатора, срок действия экзаменационного листа в строке «направление действительно до», экзаменационный лист визируется деканом факультета (начальником учебного отдела ЭиЮС) и на него ставится печать соответствующего деканата (учебного отдела ЭиЮС).

Для студентов сдающих разницу в учебных планах в экзаменационном листе в строке «Название предмета» указываются помимо названия предмета семестр и количество часов по данному предмету согласно учебному плану специальности.

Экзаменационный лист может быть оформлен и от руки, путем заполнения всех вышеуказанных строк. Бланки экзаменационных листов и электронная форма экзаменационного листа находятся в учебном отделе университета.

11. Срок действия экзаменационного листа:

— для отчисленных студентов, допущенных приказом ректора университета к ликвидации академической задолженности или разницы в учебных планах, срок действия экзаменационного листа совпадает со сроком допуска;

— для студентов университета, которым приказом ректора установлен срок ликвидации задолженности, продлена сессия, срок действия экзаменационного листа совпадает со сроком, оговоренным в приказе;

— в других случаях срок действия экзаменационного листа – 3 дня.

12. В случае обнаружения расхождений в оценках, проставленных в зачетной книжке и в ведомости или в экзаменационном листе, преподаватель, принимавший экзамен (зачет), должен обратиться с заявлением к декану (начальнику учебного отдела ЭиЮС) с просьбой разрешить исправить оценку, выставленную в ведомости, экзаменационном листе или зачетной книжке. Исправленная оценка должна быть удостоверена визой “Исправленному верить” и подписью преподавателя. При обнаружении данного расхождения документоведом деканата (документоведом учебного отдела ЭиЮС) у преподавателя запрашивается объяснительная, далее оценка исправляется аналогично вышеуказанному.

13. Пересдача неудовлетворительной оценки по одному и тому же экзамену (зачету) допускается не более двух раз. Первый раз пересдача принимается преподавателем, ведущим данную дисциплину, и оценка проставляется в ведомость пересдачи или экзаменационный лист, выданный деканатом (учебным отделом ЭиЮС). Второй раз пересдача принимается комиссией, назначенной распоряжением декана факультета по представлению заведующего кафедрой, за которой закреплена данная дисциплина. Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек. При комиссионной пересдаче в ведомости пересдачи или экзаменационном листе в строке «Экзаменатор» указывается полный состав комиссии с указанием Ф. И.О. председателя и членов. В строке «Подпись экзаменатора» проставляются подписи всех членов комиссии.

14. Ведомость пересдачи или экзаменационный лист сдается председателем комиссии или преподавателем в деканат (учебный отдел ЭиЮС) лично не позднее, чем на следующий день после пересдачи. Запрещается оставлять указанные документы на руках у студента. Декан факультета (начальник учебного отдела ЭиЮС) заверяет правильность заполнения ведомости пересдачи своей подписью с указанием даты приема ведомости.

15. Ведомости пересдачи и экзаменационные листы хранятся в деканате (учебном отделе ЭиЮС) вместе с экзаменационными ведомостями, оформленными по итогам экзаменационной сессии. Экзаменационные ведомости подшиваются по каждой группе отдельно (начиная с 1-го курса обучения). Экзаменационные ведомости и журналы текущей успеваемости групп хранятся в соответствии с номенклатурой дел 5 лет с момента выпуска группы обучающихся. По окончании срока хранения составляется сводная ведомость успеваемости группы, акт на уничтожение ведомостей и экзаменационные ведомости уничтожаются. Сводная ведомость полежит хранению не менее 25 лет. Допускается вместо сводной ведомости хранить ведомости и журналы текущей успеваемости групп. Перед уничтожением ведомостей необходимо проверить, чтобы в личных делах всех лиц, указанных в ведомостях имелись копии приложений к диплому или академических справок (дипломов о неполном высшем образовании) за период обучения в СыктГУ, учебные карточки студента, заверенные подписью декана и печатью факультета.

Источник

В институте потеряли ведомости и присваивают долги по экзаменам

Я студентка. В мае оканчивала 4 курс бакалавра в государственном аккредитованном вузе. Учусь на коммерческой основе.

К концу 4 курса не было долгов по предметам.

У нас на факультете сменилась дирекция в деканате и ведомости с экзаменов за 3 курс потеряли вместе с моей зачетной книжкой, которая так же находилась у них. После чего мне приписали 15 долгов по различным предметам и недопустили к гос. экзаменам и это за месяц до них. Они предложили мне решение пойти повторно на первый семестр 4 курса, закрыть все долги и досрочно в декабре все сдать, на что я согласилась. Сейчас август и я узнаю, что оказывается у меня уже не 15, а 30 долгов и мне можно продолжить обучение только с 3его курса! За 3 недели до начала семестра мне это сообщили. Подобная ситуация еще у 20 однокурсников моих. Ректор возвращается с отпуска в конце августа, но разговаривая об этом с ним весной, он отказывался решать вопрос, говоря, что это наши проблемы.

Здравствуйте! Уточните как это документально оформлено:

Они предложили мне решение пойти повторно на первый семестр 4 курса, закрыть все долги и досрочно в декабре все сдать, на что я согласилась.

Только на словах, это было сказано женщиной из деканата, с которой были хорошие отношения. Решили меня так «утешить»

Только на словах, это было сказано женщиной из деканата, с которой были хорошие отношения. Решили меня так «утешить»

Хорошо, еще уточните, если Вам известно как ВУЗ при утраченных документах определил, что имеются задолженности? Может быть документы как то специально утратились?

Если Вашей вины в утрате документов нет, то исполняйте условия договора об образовании, то есть не нужно оставаться на второй год. Продолжайте обучение в обычном режиме.

Ну, и конечно направьте жалобу в прокуратуру.

Рекомендую Вам подать жалобу в Прокуратуру, а так же Федеральную служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор).

127994, г.Москва, ул.Садовая-Сухаревская, д.16, К-51, ГСП-4
117997, г.Москва, ул.Шаболовка, д.33
Тел.: +7(495) 984-8919

В жалобе подробно изложите обстоятельства требований руководства ВУЗа, а пересдачи экзаменов, которые Вы уже ранее сдали. Чем больше будет жалоб, тем больше шансов, что руководство ВУЗа примет решение об отмене требований о пересдачи экзаменов.

Так же Ваши правоотношения с ВУЗом кроме закона «Об образовании» регулируются законом «О защите прав потребителей», так как Вам за деньги оказывают платные услуги по образованию.

Утрата документов является некачественным оказанием услуги.

Статья 29. Права потребителя при обнаружении недостатков выполненной работы (оказанной услуги)
[Закон РФ «О защите прав потребителей»] [Глава III] [Статья 29]

1. Потребитель при обнаружении недостатков выполненной работы (оказанной услуги) вправе по своему выбору потребовать:
безвозмездного устранения недостатков выполненной работы (оказанной услуги);
соответствующего уменьшения цены выполненной работы (оказанной услуги);
безвозмездного изготовления другой вещи из однородного материала такого же качества или повторного выполнения работы. При этом потребитель обязан возвратить ранее переданную ему исполнителем вещь;
возмещения понесенных им расходов по устранению недостатков выполненной работы (оказанной услуги) своими силами или третьими лицами.
Удовлетворение требований потребителя о безвозмездном устранении недостатков, об изготовлении другой вещи или о повторном выполнении работы (оказании услуги) не освобождает исполнителя от ответственности в форме неустойки за нарушение срока окончания выполнения работы (оказания услуги).
Потребитель вправе отказаться от исполнения договора о выполнении работы (оказании услуги) и потребовать полного возмещения убытков, если в установленный указанным договором срок недостатки выполненной работы (оказанной услуги) не устранены исполнителем. Потребитель также вправе отказаться от исполнения договора о выполнении работы (оказании услуги), если им обнаружены существенные недостатки выполненной работы (оказанной услуги) или иные существенные отступления от условий договора.
Потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с недостатками выполненной работы (оказанной услуги). Убытки возмещаются в сроки, установленные для удовлетворения соответствующих требований потребителя.

Т.е. Вы через суд можете требовать восстановления документов и не требовать пересдачи экзаменов. При этом в суде могут быть и показания других студентов, которые подтвердят тот факт, что сессии Вы сдавали, и ранее к Вам требований о пересдачи не предъявлялись.

Источник

Сессия

Для оформления итогов сдачи зачетов и экзаменов студентов с помощью информационной системы « Электронный университет» формируются групповые зачетные и экзаменационные ведомости, а также, в случае необходимости, индивидуальные ведомости (направления) на отдельного студента.

Ведомости формируются заместителями декана по курсам, либо уполномоченными работниками деканатов, имеющими соответствующие пароли доступа в информационную систему. Сформированные групповые ведомости передаются на соответствующие кафедры, участвующие в проведении сессии, а индивидуальные ведомости — конкретным студентам.

Групповые зачетные ведомости с итогами сдачи возвращаются кафедрами в деканаты до начала сдачи экзаменов и вводятся в информационную систему заместителями декана или уполномоченными работниками деканата с помощью поточных сканеров. Групповые экзаменационные ведомости возвращаются кафедрами с итогами проведенных испытаний в день экзамена. Не позднее следующего дня работники деканата вводят экзаменационную ведомость в систему « Электронный университет» с помощью поточных сканеров. Индивидуальные направления должны быть возвращены в деканаты в день сдачи зачета или экзамена и не позднее следующего дня введены в информационную систему. Таким образом, в ней формируется база данных по электронному сопровождению сессии.

Задача автоматизации процесса ввода информации с бумажных носителей в базу была успешно решена с помощью технологии ABBYY. Были разработаны машиночитаемые ведомости, где для каждого студента предусмотрена отдельная строка, в которой и проставляются все отметки преподавателей. Затем ведомости передаются в деканат. Сотрудники деканата вставляют пачку ведомостей в поточный сканер и запускают программу « Автоматизированный ввод ведомостей». После процесса сканирования и распознавания, данные отправляются на сервер, в информационную систему « Электронный университет». Таким образом, проект позволил существенно снизить трудоемкость процесса ввода ведомостей, сократить время обработки информации и количество ошибок при вводе.

В настоящее время осуществлен переход к полномасштабному сопровождению учебного процесса всего ВУЗа через систему « Электронный университет». Появилась возможность и необходимость в накоплении и анализе статистических материалов, необходимых каждой кафедре, куратору, декану, заместителю декана, методическим комиссиям и другим структурам для управления процессом обучения и повышения его качества.

Создание и заполнение ведомостей

Подсистема формирует зачетные, экзаменационные и индивидуальные направления ведомости. Все документы имеют уникальный номер, по которому осуществляется их поиск.

Для формирования зачетных и экзаменационных ведомостей выбирается учебная группа из структуры учебных групп ВУЗа. Подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии автоматически присоединит перечень предметов из учебного плана образовательной программы, по которой учится группа и проводится итоговая аттестация в виде зачета или экзамена.

Подсистема позволяет создать одну или несколько ведомостей сразу.

Ведомость имеет дополнительные графы для служебных пометок. Это позволяет вводить ведомости, как в ручном режиме, так и в автоматизированном через поточный сканер.

Для ручного ввода оценок, полученных студентами на экзамене или зачете, в электронную версию ведомости служит экранная форма.

Вводится также дата экзамена и фамилия преподавателя. После сохранения ведомости в информационной системе она помечается как закрытая. Всегда можно проверить соответствие бумажной версии и электронной на идентичность.

При сохранении ведомости автоматически выписываются индивидуальные ведомости (направления) студентам, получившим неудовлетворительные оценки, а также не допущенным к сдаче или не явившимся на сдачу экзамена.

Подсистема позволяет формировать индивидуальные ведомости для одного студента.

Контроль движения экзаменационных ведомостей

Подсистема контролирует количество выданных экзаменационных ведомостей на текущий период и их состояние:

Приведенные сведения позволяют оценивать динамику и активность проведения сессии по каждому факультету, курсу, по читающим кафедрам. Можно получить более детальную информацию по всем кафедрам и дисциплинам.

Контроль результатов сдачи зачетов и экзаменов

Зачетную и экзаменационную сессию проводят с помощью подсистемы сопровождения зачетной и экзаменационной сессии, которая в конечном итоге, регистрирует академическую успеваемость студента по дисциплинам учебного плана. Результаты сессии записываются каждому студенту в его персональную учетную карточку. Итоги аттестации по сессии становятся доступными для просмотра через сервисы информационной системы « Электронный университет».

Подсистема позволяет получать и формировать различные данные по результатам сессии.

Контроль за общими результатами сессии

Подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии позволяет получить списки неуспевающих студентов на любой момент проведения сессии.

Формируемый список студентов, имеющих задолженности, разбит по курсам и группам. Для каждого студента указывается количество долгов. В списке значком отмечаются студенты на платной форме обучения.

Системой предоставляется ряд дополнительных возможностей:

Кроме выдачи общего числа студентов, имеющих задолженности, подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии позволяет анализировать причины задолженностей в абсолютном и в процентном соотношениях: недопуск деканатов (Д); недопуск кафедры (ДК); неявок (Н/Я); незачетов/неудовлетворительно (незач/неуд).

Отдельная функция позволяет сгруппировать задолженности по отдельным дисциплинам.

Подсистема сопровождения зачетной и экзаменационной сессии позволяет сформировать и распечатать учебные карточки студентов, в которых отражены результаты прошедшей сессии. Эти карточки вшиваются в личное дело студента. Кроме оценок в карточке приводится количество учебных часов по каждой дисциплине.

Источник

Что такое ведомость в университете

· К началу учебного года должны быть введены все рабочие планы и составлены графики учебного процесса. Если их нет, то вы не сможете сформировать ведомости.

· Необходимо проверить перечень экзаменов и зачетов с помощью отчета (ОЦЕНКИ – > Отчеты по сессии – > Перечень экзаменов и зачетов).

· Проверить, разделены ли группы на подгруппы, если специальность делится на специализации.

В случаи если группы не разделены, то нужно сделать приказы:

· Проверить сделаны ли у вас ВСЕ приказы по восстановлению студентов, отчислению. Во время сессии НЕ ДОЛЖНО быть никакого движения студентов.

· Правильно поставить рабочую дату :

2. Зачетные/экзаменационные ведомости

2.1. Создание новой зачетной/экзаменационной ведомости

Чтобы создать новую ведомость необходимо:

2. Убрать желтое поле (на клавиатуре, в верхнем левом углу есть клавиша Esc ) или нажать F 8.

3. Для того чтобы вставить новую запись, нужно нажать F 6 или зеленый крестик.

2.2. Заполнение ведомостей

Через F 9 выбираете группу

Через F 9 выбираете дисциплину

Через F 9 выбираете преподавателя

После того как все поля шапки ведомости введены, заполняете список студентов

2.3. Кнопка «Создать (ВСЕ)»

Если Вы уверены в вашем перечне экзаменов и зачетов, в правильности учебных планов, то вы можете создать все ведомости на все дисциплины. Кнопка «Создать(ВСЕ)».

При нажатии кнопки «Создать(ВСЕ)», сформируются ведомости на все группы всех специальностей всего факультета. Форма обучения и семестр будет зависят от установки рабочей даты.

После нажатия кнопки, процесс вернуть обратно будет нельзя. У вас сформируются ведомости на все группы и на все специальности факультета. Если на факультете был неверный контингент или ошибка в учебном плане, ведомости будут созданы неверно. Будьте внимательны!

2.4. Ввод оценок в ведомости

Для ввода оценок необходимо найти и открыть ведомость, в которую необходимо проставить оценки.

Для того чтобы быстрее находить ведомость в журнале ведомостей, можно искать ее через идентификатор. Вы должны посмотреть ид в печатной ведомости (в верхнем левом углу) и ввести на желтое поле в журнале ведомостей в колонку ИД, и нажать F 8. Смотрите рисунок.

Открываете ведомость и вводите оценки.

Через F9 выбираете оценку

Дата оценки ставится автоматически из даты ведомости, но вы можете спокойно ее поменять

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по оценке, можно повторить эту оценку всем студентам, а потом редактировать

· Для поиска ведомости удобно использовать режим работы с запросами

· Все поля шапки ведомости после заполнения оценок студентов становятся недоступны для редактирования.

· Если при нажатии F 9 не появляется перечень оценок и внизу пишется « LOV не содержит входов», значит необходимо проверить правильность указания шкалы (пятибалльная, зачет/незачет… ) в описании вида контроля по данной дисциплине в соответствующем учебном плане.

В случае пересдач, несвоевременной (досрочной) сдачи зачета/экзамена, работник деканата формирует экзаменационный лист.

Чтобы создать новую ведомость необходимо:

2. Убрать желтое поле (на клавиатуре, в верхнем левом углу есть клавиша Esc );

3. Заполнить экзаменационный лист.

Дату оценки можно не менять

Через F9 выбираете студента

Дата ставится автоматически из рабочей даты

Через F9 выбираете преподавателя

Через F9 выбираете дисциплину

Причину можно не писать

Через F9 выбирается оценка

При вводе оценок задолжников правильно устанавливайте рабочую дату! Текущая дата должна быть после сессии, НО до приказа о переводе на следующий курс.

Если много задолжников по одной дисциплине можно создать ведомость для задолжников. Для этого необходимо присвоить ведомости номер, заканчивающийся на «П», например, 2006-П.

· Дата оценки в экзаменационном листе НЕ должна совпадать с датой в основной ведомости.

Если у вас есть студенты, сдающие сессию досрочно, можно сделать индивидуальную ведомость с режимом «Семестр (досдача)» на одного человека с перечислением дисциплин.

Если у вас есть студенты, которые в прошлом году сдали несколько дисциплин и после этого ушли в академический отпуск, то в этом году (после того как вы его вывели из академ.отпуска) можно сделать индивидуальную ведомость с режимом «Семестр (перезачет для а/о)». С помощью этой ведомости вы можете перезачесть ему те экзамены и зачеты, которые он уже получил в прошлом году.

Для ситуаций, когда нужно перезачесть дисциплины по Выбору студенту, вышедшему из академического отпуска, необходимо выбрать режим «ПГВ (досдача – выбор студента)». В этом случае в список попадут только дисциплины по выбору.

Для создания новой ведомости необходимо:

2. Убрать желтое поле (на клавиатуре, в верхнем левом углу есть клавиша Esc );

3. Для того чтобы вставить новую запись, нужно нажать F 6 или зеленый крестик.

SHAPE \* MERGEFORMAT

Индивидуальная ведомость с режимом «Семестр (досдача)».

Источник

• ← Что такое ведомость в колледже
• Что такое ведомость в школе →