Что такое exit интервью
Что такое exit интервью
Конструктивная критика может указать на скрытые от вас моменты, которые необходимо улучшить, и ошибки, которые стоит исправить. Выходное интервью важно не только для оптимизации внутренних процессов, но и для улучшения внешнего бренда работодателя. Обиженный на компанию бывший сотрудник может при трудоустройстве на новое место “слить” конфиденциальную информацию или распространить негативные отзывы о вашей организации.
С помощью exit-интервью вы сможете сгладить возникшие за время работы противоречия, сделать обзор опыта сотрудника и подчеркнуть вклад, который был внесен им в вашу компанию.
Мы подготовили практические советы, как эффективно провести выходное интервью, которое будет полезно как работодателю, так и бывшему сотруднику.
Подготовка к встрече
Финальное собеседование могут проводить представители HR-отдела или непосредственные руководители. Но доверительный разговор может не сложиться между менеджером и его бывшим подчиненным — бывает, что сотрудник уходит из компании именно из-за своего руководства. В идеале, выходное интервью лучше организовать тому же HR-у, который занимался наймом и онбордингом уходящего специалиста.
Многие компании предпочитают сначала дать увольняющемуся работнику небольшую анкету, а затем по возможности провести личную встречу. Это может помочь сотруднику собраться с мыслями заранее. Но ответы только в письменной форме могут быть менее откровенными, чем в личной беседе.
За два-три дня до ухода человека договоритесь с ним о финальном разговоре, которое лучше назначить в конце последнего рабочего дня. Стоит заранее подготовить свои вопросы.
Что стоит спрашивать
Перед проведением выходного интервью предупредите сотрудника, что он может не отвечать на все ваши вопросы, и уточните, можете ли вы поделиться его ответами с руководством. Если бывший сотрудник не хочет, чтобы вы что-то рассказывали, получив важную обратную связь, перефразируйте вопрос и спросите еще раз, можете ли вы поделиться только этой частью интервью.
Выходное интервью стоит проводить в нейтральной обстановке. Не забывайте, что это не просто разговор по душам, вам важно получить ответы на конкретные вопросы.
Вот несколько подходящих примеров:
1. Подробно опишите причины увольнения
2. Как, с вашей точки зрения, можно улучшить условия работы?
3. Что можно было бы сделать, чтобы улучшить ситуацию, из-за которой вы уходите?
4. Как другие сотрудники относятся к ситуации и компании в целом?
5. Что компания не делает в настоящее время и что может начать делать для улучшения ситуации?
6. Опишите ваше общее впечатление по поводу работы здесь.
7. Какие моменты вам больше всего понравились в работе здесь?
8. Опишите лучшие моменты работы с вашим руководителем.
9. Есть ли вещи, которые вы хотели бы знать до или во время начала работы в нашей компании?
10. Кто из коллег оказал наиболее положительное влияние на вас и вашу карьеру в компании?
Что не стоит спрашивать
Выходное интервью должно помочь бывшему сотруднику высказать свое мнение и поделиться тем, что привело его к решению уйти. Однако стоит быть осторожным, чтобы не поощрять негатив любым из следующих способов:
1. Не задавайте вопросы о конкретных людях или проблемах. Можно запросить общий отзыв о руководителе, но не стоит в ответ делиться собственным мнением.
2. Не поддерживайте сплетни. Это не несет в себе никакой конструктивности и достоверной информации.
3. Не говорите ничего, что могло бы быть истолковано как клевета. Разговор должен быть сосредоточен на опыте сотрудника. Хотя ваш собеседник может высказать что-то негативное о коллегах или руководстве, вы должны выслушать, без выражения согласия или несогласия с его или её точкой зрения.
4. Не вдавайтесь в личные проблемы. Разговор должен в первую очередь быть связан с работой.
5. Не пытайтесь убедить сотрудника остаться в компании. Выразите свое уважение и понимание принятого решения.
Обработка фидбэка
Каждое выходное интервью должно помочь вам найти возможности для улучшений в компании. Поделитесь ключевыми моментами встречи с руководителем сотрудника или с топ-менеджментом.
Ищите повторяющиеся моменты в обратной связи от увольняющихся людей, чтобы определить существующие проблемы. Если вы заметили тенденцию, передайте ее руководящей команде и предложите меры, которые можно предпринять, чтобы не потерять других ценных специалистов.
Например, если вы слышите, что многие сотрудники уходят из-за несоответствия ожиданий в работе, это может быть показателем необходимости проверки должностных инструкций и / или практики приема новых работников.
Кроме того, отзывы о политике вашей компании могут привести к важным процедурным изменениям. Если уходящие сотрудники говорят, например, об отсутствии ДМС как существенном минусе, стоит задуматься о введении новых бенефитов, иначе вы будете продолжать терять своих специалистов.
Выходное интервью может предоставить ценную информацию, но это не источник беспристрастной информации. Вместо того, чтобы анализировать каждое конкретное интервью, ищите тенденции, а затем используйте их для улучшений в вашей компании. Таким образом, вы сможете развивать внутрикорпоративную культуру и активно решать возникающие проблемы.
Что такое выходное интервью. Объясняем простыми словами
Выходное интервью (exit-интервью) — собеседование с работником, который увольняется из компании.
Проще говоря, если при приёме на работу вас обычно спрашивают, почему вы хотите работать именно в этой компании, чего хотите достичь и где работали раньше, то при увольнении могут спросить ровно о противоположном: почему вы больше не хотите работать в этой компании, что именно у вас не получалось и где планируете работать дальше.
Цели выходного интервью:
Если человек в итоге всё равно уходит, можно постараться сохранить его лояльность, дать рекомендации и предложить возможность вернуться в компанию в будущем.
Полученную из выходных интервью информацию анализируют и используют для устранения выявленных проблем и оптимизации рабочих процессов.
Пример употребления
«Exit-интервью полезно для привлечения новых и удержания уже работающих сотрудников. Обычно мы спрашиваем у увольняющегося сотрудника, были ли ему интересны поставленные задачи, комфортная ли атмосфера сложилась в коллективе, насколько удобно устроены рабочие процессы и соответствовала ли работа ожиданиям. Исходя из ответов, делаем выводы, что компании нужно улучшить, а что, напротив, относится к её сильным сторонам».
(HR-директор компании RJ Games Инесса Голованова — в материале на РБК.)
Нюансы
Выходное интервью может проводить как HR-менеджер, так и руководитель компании или тимлид.
Чаще его проводит именно HR, так как считается, что о проблемах сотруднику легче рассказать «независимому» специалисту, чем начальнику, с которым в том числе могли быть конфликты.
Но, например, в небольших стартапах, где руководитель лично знает всех сотрудников и их задачи, такое интервью в его исполнении будет более эффективным, а сотрудник почувствует свою ценность.
Чаще проводятся именно очные беседы, но также возможно и телефонное интервью. В большой компании с высокой текучкой кадров может быть использовано письменное анкетирование по заранее заготовленному опроснику.
Проблема
Работник вправе отказаться от выходного интервью — у него может не быть желания оказывать содействие работодателю и в целом общаться. Но, даже если он согласится на беседу, не факт, что в итоге ответит на вопросы искренне и развёрнуто.
Зачем проводить интервью с увольняющимися сотрудниками
Exit-интервью — финальное интервью, которое проводится с увольняющимся сотрудником.
На то, чтобы его проводить есть как минимум две причины:
Получить обратную связь о вашей организации. И в первую очередь о том, что у вас сделано хорошо, а что нет. Понять, что мотивирует ваших сотрудников вернуться на рынок труда и принять другие предложения о работе. При правильном планировании и проведении exit-интервью могут стать источником ценной информации.
Поблагодарить человека за его труд независимо от того, почему он уходит или как вы к этому относитесь. Недовольный сотрудник, который чувствует себя недооцененным, или уходит из-за конфликта, может после увольнения распространять негативные отзывы в интернете. Порой, чтобы это предотвратить, достаточно внимательно его выслушать или дать возможность выпустить пар.
Приведу сценарий exit-интервью, внедрить который очень просто. Вы можете с него начать, а дальше развивать уже под нужды компании. В конце поста делюсь ссылками на материалы, которые в этом помогут.
1. Измерьте eNPS (Employee Net Promoter Score).
Попросите увольняющегося сотрудника отметить по шкале от 0 до 10 насколько он готов рекомендовать компанию друзьям или близким, как место для работы. Можно оформить в виде простого опроса.
Если ответ попал в зону от 0 до 6 — первый признак того, что что-то не так. Постарайтесь выяснить это при встрече.
2. Проведите интервью один на один и затроньте следующие вопросы:
– Что в компании мы делаем действительно здорово?
– Что нам дается не очень хорошо и это стоит улучшить?
– Что заставило вас принять новое предложение о работе?
– Есть ли что-то, что мы могли бы изменить, чтобы это стало для вас причиной продолжить работать в компании?
Если хотите получить честные ответы, то важно, чтобы интервью проводил не непосредственный руководитель, а кто-то третий.
Перед тем как проводить интервью обязательно получите у сотрудника согласие отвечать на вопросы. Он не обязан соглашаться. И по сути делает вам одолжение. Цените это.
Дайте понять, что вам важны его честные ответы и что они не будут разглашаться — вы их используете только для статистики и улучшения работы компании. При этом покажите, что уважаете его решение, каким бы оно ни было.
Независимо от полученных ответов, сосредоточьте внимание на информации, которую вам дал сотрудник, а не на нем самом. Люди уходят по разным причинам. Поэтому используйте эту информацию, чтобы понять почему ваши лучшие сотрудники уходят, что вы можете изменить, чтобы предотвратить это снова.
3. Не забудьте поблагодарить сотрудника за участие в exit-интервью.
Расставайтесь на хорошей ноте. Если не готовы оказать услугу по аутплейсменту, то как минимум подготовьте рекомендательное письмо, которое поможет ему при трудоустройстве. Все же поиск новой работы это всегда стресс. Постарайтесь ему помочь облегчить эту задачу.
Вы никогда не знаете как и при каких обстоятельствах столкнетесь с человеком, который уволился. Лучше, если эта почва будет благоприятной. Он так или иначе устроиться в другую компанию и при случае сможет рекомендовать вас, как поставщика товаров и услуг. Или как работодателя своим знакомым.
Обязательно включите exit-интервью в бизнес-процесс по работе с персоналом и увольняющиеся сотрудники будут помогать вам находить точки роста компании.
Дополнительные материалы про exit-интервью:
Как провести Exit Interview + подборка вопросов
Что нужно сделать при увольнении сотрудника? Расчитать? Передать его обязанности другому специалисту? Закрыть доступы к корпоративной почте и другим рабочим системам? Конечно, – это все этапы оффбординга. Но сегодня мы поговорим о таком важном процессе в увольнении как проведение Exit-интервью.
Мы обсудим, что такое Exit-интервью, какие цели его проведения, причины, почему нельзя его игнорировать, а также поделимся с вами гайдом для организации прощального собеседования, анти-чек-листом и подборкой вопросов. Будет интересно 😉
Цели и понятия. Что такое Exit-интервью и для чего вообще его проводить
Exit Interview или выходное интервью, оно же прощальное – это беседа HR-менеджера, руководителя или тимлида с сотрудником, который увольняется.
Цель проведения Exit-интервью – не просто попить чай и поговорить с сотрудником. Его цель – получить как можно больше информации о том, что сотруднику нравилось в компании, с чем были трудности, возможно, у него возникали конфликты в команде или были не выстроены процессы.
Выходное интервью помогает получить необходимую информацию не только о сильных сторонах компании, но и её зонах развития. Именно Exit-интервью дает HR-отделу и руководству возможность получить самую честную обратную связь, поскольку, в большинстве случаев, когда сотрудники уходят, они откровенно говорят обо всем, что им нравилось, а что не очень.
Еще одна цель проведения Exit-интервью – сохранение лояльности специалиста к компании. Все говорят о важности первого впечатления, но не стоит забывать о последнем. Именно от последнего впечатления и того, как вы расстанетесь с сотрудником, зависит, захочет ли он когда-то вернуться в компанию работу или же стать её клиентом. Расставаться в любом случае нужно как взрослые люди без взаимных оскорблений и обид.
Удачное Exit-интервью: пошаговый алгоритм
Чтобы Exit-интервью не стало просто беседой обо всем да ни о чем и у вас получился структурный, содержательный диалог, из которого вы получите нужную информациию, важно системно подходить к этому процессу. Мы подготовили для вас небольшую поэтапную шпаргалку.
Шаг №1. Определитесь с интервьюером
Проводить выходное интервью может как HR, так и руководитель, но последний вариант встречается реже. Несмотря на то, что руководитель и подчиненный часто общаются, доверительной беседы у них скорее всего не получится. Ведь часто сотрудники уходят даже не с компании, а от своего руководителя.
Гармоничное Exit-интервью, которое проводит руководитель, может получиться в небольших стартапах, когда CEO знает задачи и процессы чуть ли не каждого специалиста. В таком случае он может провести выходное собеседование, а сотрудники почувствует свою ценность.
В любом случае лучше, чтобы Exit-интервью проводил HR. С ним у сотрудника не было отношений «руководитель-подчиненный» поэтому информацию скрывать не будет никакого смысла.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Шаг №2. Выберите место, назначьте время и дату
Exit-интервью должно быть последним этапом в оффбординге. В таком случае компания и бывший сотрудник уже не зависят друг от друга. Теперь насчет места, даты и время.
Место. Там, где вас никто не услышит, где спокойно и можно расслабиться. Оптимальный вариант – митинг рум, где вам никто не помешает.
Время и дата. Exit-интервью лучше не проводить в спешке и заранее запланировать минимум час времени на беседу и назначить встречу. Оптимально, когда интервью проводится за день или два до ухода специалиста. Удобно это можно сделать в системе HURMA. Вы сможете выбрать дату и время проведения, после чего и вы, и сотрудник получите уведомление о назначении встречи.
Шаг №3. Подготовка вопросов
Заранее подготовленные вопросы помогут вам систематизировать процесс и во время беседы придерживаться четкого плана. Команда Hurma проанализировала подборку вопросов к Exit-интервью AIHR и адаптировала её под нашу аудиторию.
Для большего удобства, мы разделили подборку на пять категорий.
Перечисленные ниже вопросы могут соответствовать сразу нескольким категориям или же не подходить под процессы в вашей компании. Например, если вы работаете удаленно, вам точно будет ни к чему блок вопросов об офисе и его удобстве. Поэтому вопросы из нашей подборки следует выбирать исходя из потребностей компании.
Вопросы о сотруднике
1. Почему вы начали искать новую работу?
Ответы на этот вопрос будут сильно отличаться, но со временем и накоплением вы сможете выделить наиболее частые причины. Это поможет вам предотвращать уход специалистов. Предупрежден, значит вооружен.
2. Что сподвигнуло вас уйти?
Сначала может показаться, что этот вопрос аналогичен первом, но это не так. Причина, по которой человек хочет сменить работу не всегда является причиной его ухода.
Например, пассивные кандидаты. Сами они работу не ищут, но если рекрутер сможет их заинтересовать и предложит крутые условия – они могут уйти.
3. Какие у вас были отношения с менеджером?
Как мы уже упоминали выше, сотрудники уходят от руководителей, а не из компании. Этот вопрос поможет вам выявить закономерность, если, например, несколько сотрудников в короткое время ушли от одного менеджера.
4. Как проходила ваша адаптации, когда вы к нам присоединились?
Адаптация – период, когда закладываются основы в отношениях сотрудника и работодателя. Exit-интервью – отличный способ узнать о сильных и слабых сторонах процесса онбординга в компании.
5. Кто из сотрудников компании работает с наибольшей отдачей и вовлеченностью?
Ответы на этот вопрос дадут возможность понять, на кого из сотрудников следует обратить внимание и развивать их лидерские качества.
6. Вы бы порекомендовали компанию своим друзьям, которые находятся в поиске работы?
Бывшие сотрудники могут как улучшить, так и ухудшить репутацию компании. Соискатели всегда смотрят на отзывы бывших сотрудников о компании и считают их самым надежным источником информации. Прислушивайтесь к ответам и делайте выводы. Если сотрудники всегда утверждают, что не хотели бы советовать компанию знакомым – пора задуматься и найти причины этому.
7. Рассматриваете ли вы возможность снова работать с нами через некоторое время?
При увольнении люди не всегда хотят уходить из компании. Возможно, они переезжают или хотят больше возможностей для роста, но это не значит, что в будущем они не задумаются о возращении. Задайте этот вопрос и дополнительно узнайте, какие факторы нужно изменить, чтобы сотрудник вернулся.
Вопросы о рабочих процессах
8. Оправдала ли работа ваши ожидания? Если нет, то почему?
Очень важный вопрос, особенно, для компаний с высокой текучестью сотрудников, которые увольняются в первый год работы. Возможно, вам нужно проработать описание вакансии и писать в нем только то, что действительно будет делать человек. Или же во время интервью многие моменты сглаживались, из-за чего и возникло ощущение «ожидание-реальность».
9. Сходятся ли обязанности, которые у вас были с обязанностями, которые были указаны в вакансии?
Ответ на этот вопрос даст возможность понять, как сильно ваш реальный рабочий процесс отличается от того, что вы указываете в вакансии. Отличаться могут не только обязанности, могут добавляться новые навыки, компетенции, задачи.
10. Какими качествами точно должен обладать человек, который придет на ваше место?
С помощью этого вопроса вы сможете оптимизировать свой процесс найма и указать в требованиях качества, необходимые для работы.
11. Что больше всего вам нравилось в работе и наоборот?
По мере сбора данных вы сможете выделить на конкретных позициях факторы, которые нравятся сотрудникам и наоборот.
12. Были ли у вас в работе четкие цели и задачи?
Ответ может многое сказать об управлении командами. Если сотрудник действительно понимал цели, которые перед ним стояли, задачи – вы можете похвалить его руководителя. Если же специалист просто плыл по течению и на интуитивном уровне все понимал, тогда стоит подумать о разговоре с его менеджером.
Вопросы о корпоративной культуре компании
13. Как бы вы описали корпоративную культуру компании?
Ответы на этот вопрос и характеристика корпоративной культуры компании от сотрудников поможет вам улучшить бренд работодателя.
14. Что мы делаем и не делаем для улучшения компании?
Ответы будут отличаться, но главные повторяющиеся факторы стоит запомнить и использовать в работе.
15. Чувствовали ли вы свою ценность в компании?
Все хотят, чтобы их усилия отмечали, хвалили. Хотят получать признание и чувствовать себя важной составляющей команды. Отсутствие признания заслуг сотрудника может подтолкнуть его к смене места работы.
16. Что вам не нравится в корпоративной культуре компании?
Внимательно слушайте ответы на эти вопросы. Если несколько сотрудников отметят, что у вас токсичная корпоративная культура, стоит пересмотреть процессы.
Вопросы об офисе и его удобстве
17. Что вам больше всего нравится и не нравится в офисе?
Отличная возможность услышать правдивую информацию о том, что нравится и не нравится сотрудникам и улучшить свой офис. К тому же, положительные моменты вы можете занести в EVP и использовать для привлечения новых талантов.
18. Что по вашему мнению нужно обязательно или добавить?
Конечно, что возможно, а что нет зависит от бюджета компании. Но собирать отзывы людей очень полезно, особенно, учитывая, что ожидания от обустройства офиса все больше и чаще меняются.
19. Устраивал ли вас гибкий график и возможность выбора где работать: дом, офис
Во время пандемии COVID-19 многие компании вовсе работали дистанционно, а некоторые предоставляли возможность сотрудникам самим выбирать, где им работать. Именно это и стало для многих людей важнейшим фактором. Поэтому на Exit-интервью не лишним будет спросить у специалиста, все ли устраивало его в графике работы.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вопросы о технологиях и оборудовании в работе
20. Достаточно ли у вас было инструментов и техники для эффективного выполнения задач?
Полученные ответы используйте для оптимизации внедрения новых технологий и обновления оборудования. Если многие специалисты укажут на необходимость замены техники, возможно, стоит к ним прислушаться.
21. В начале сотрудничества с нами, вам было легко ориентироваться в системах и приложениях, которые мы используем в работе?
Вопрос на определения UX (пользовательского опыта). Именно он играет решающую роль в скорости и качестве адаптации новых сотрудников, а также в удобстве работы.
22. Насколько вы были удовлетворены инструментами, которые вы использовали для общения с коллегами дистанционно: мессенджеры, видеозвонки, документы и т.д.?
Во времена, когда удаленная работа – больше норма, чем поездки в офис, отличная работа софта считается очень важным фактором. Узнайте, сталкивались ли специалисты с трудностями во время коммуникации и подумайте, как их исправить (если они есть).
23. Довольны ли вы техникой, которую вам предоставила компания: ноутбук, телефон и т.д.?
Важно помнить, что сотрудники взаимодействуют с техникой каждый день и от того, как быстро она работает, зависит и их продуктивность. Поэтому спрашивайте и узнавайте, какой бы техникой хотели пользоваться сотрудника. Ну и отталкивайтесь от бюджета, конечно.
Подборка взята из материалов AIHR. Перевела и адаптировала команда HURMA.
Шаг №4. Обработка результатов
Мало просто собрать информацию, важно уметь её анализировать и на этой основе делать выводы. Главная задача HR-специалиста после проведения Exit-интервью и увольнения сотрудника – обсуждение результатов с руководителем отдела или тимлидом. На этом этапе нужно предоставить ему обратную связь, рассказать о причинах, из-за которых уходят сотрудники, отметить сильные стороны в управлении командой.
С помощью этой беседы руководитель поймет, какие управленческие качества ему нужно развить или доработать, чтобы люди из команды уходили как можно реже.
Почему нельзя игнорировать Exit Inerview: 4 причины
Exit-интервью – это важно. И вот почему:
1. Выявление проблем. Сотрудники, которые уходят из компании, честно расскажут о проблемах в рабочих процессах, различных мешающих факторах, поскольку они не будут бояться, что критика навредит их карьере. Эта информация помогает глубже взглянуть на корпоративную культуру компании и построение процессов.
2. Улучшение и поддержание бренда работодателя. Exit-интервью – отличная возможность оставить у бывшего сотрудника хорошее впечатление о компании. Открытый диалог покажет, что компания может принимать критику, умеет признавать ошибки и демонстрирует готовность к совершенствованию. Если HR внимательно выслушает сотрудника, выразит признательность за работу, у человека останутся только хорошие воспоминания о сотрудничестве.
3. Определение возможностей для развития сотрудников. Если в компании проблемы с карьерным ростом и профессиональным развитием сотрудников, Exit-интервью может осветить эти проблемные зоны.
4. Понимание проблем в компенсациях и льготах. Недостаточная компенсация – частая причина ухода специалистов из компании. На выходном собеседовании вы сможете узнать, скольких сотрудников не устраивает финансовая сторона и для кого это стало решающим фактором, чтобы уйти на новое место работы.
Вуаля! Всего 5 простых шагов и Exit-интервью будет провалено, а человек вряд ли когда-нибудь захочет вернуться в компанию.
Не прощаемся, а говорим «до свидания»
Именно в таком ключе должно проходить Exit-интервью, вне зависимости от того, уходит ли сотрудник по собственному желанию или же увольнение происходит из-за недостаточной квалификации человека. Главная задача, которая стоит перед HR-специалистом – построить доверительную беседу, чтобы сотрудник честно рассказал о своем впечатлении от работы и дать понять специалисту, что он всегда сможет вернуться в компанию.