Что такое блочное планирование
Что такое блочное планирование
Блочное планирование — это когда живешь не по расписанию или четкому плану, который большинству родителей не подходит, а встраиваешь дела в свою структуру дня.
Обычный план — это что?
В 8:00 встать, в 8:15 приготовить завтрак, в 8:30 завтрак, 8:45 покормить кота, 9:00 сбор на выход, 9:15 в дорогу, 10:00 работа… И так весь день. А что будет, если какой-то из пунктов сдвинулся или произошло что-то, что-то поменялось?
Будет треш ))) Часто слышу о том, что: «Я такая не организованная! У меня так не получается жить!» Или: «Меня тошнит от планов! Как только напишу план — все, я не хочу его делать!»
И не мудрено. Еще бы! Такой план хорош для работы, и то не всегда. Но он плох для жизни, особенно для родителей. Ведь с детьми жизнь не вполне предсказуема, и нужно больше гибкости.
А многочисленные попытки запихнуть себя и семью в такой план заканчиваются тем, что мы не только себе отбиваем желание планировать. Но и детям.
Блочное планирование основано на том, что у нас есть определенные якоря в дне. Можно представить это в виде стеллажа, на котором есть полочки. Полочки — это дела, которые делаются в одно и то же время или примерно в одно и то же время.
Например, встать в 7:00, на прогулку с детьми в 11:00, это блок. Встать в 7:00 и прогулка в 11:00, это якоря, как полочки. Между ними кладем дела: между 7:00 и 11:00. Т.е. остальные дела помещаются внутрь не привязанные ко времени. И! Что важно, должно быть буферное, запасное время.
Если мы говорим про родителей, у них этого времени в плане дня должно быть не менее 40%. То есть вы должны сложить время всех дел, которые вы хотите сделать, и при этом должно остаться время. Если дела занимают 120 минут, нужно запланировать на их выполнение 200 минут. Не реалистично?
Но давайте посмотрим правде в глаза: нереалистично как раз наоборот, выделять всего 120 минут, так как это предполагает безотрывное следование плану в течение всего этого времени, а потом переключение на другое такое же дело. Хочется так жить? И реально ли?
А не переносите ли вы дела при таком раскладе изо дня в день? И не только 40% дел, но и гораздо больше, потому что скапливается усталость, разочарование, начинается саботаж?
В любом случае, вы ничего не теряете! Если останется свободное время, выделенное как буферное — просто сделайте в это время дела, которые давно откладывали. Или можно отдохнуть. Или пообщаться с семьей. Оно не пропадет, но если вы выбьетесь из плана и используете его — ничего не сдвинется и не придется испытывать вину и разочарование от того, что все пошло не так. Наоборот, радость от того что вы все равно справились!
Именно блочное планирование помогает жить по гибкому плану, получать удовольствие от жизни, не привязывать себя цепями к временным обязательствам и не жить с секундомером в руках. Это больше свободы, выбора, и при этом есть помощь самим себе в том, чтобы организовать день и ничего не забыть.
План для человека, а не человек для плана.
Попробуйте!
Поделиться «Что такое блочное планирование»
Блочное планирование
Специально для женщин, которые испытывают стресс от того, что они получают так мало за свои усилия и не успевают делать все запланированные на день дела, я делюсь мощным инструментом планирования, который помог лично мне открыть свой бизнес и успевать делать все намеченные дела.
В сегодняшнем видео я раскрою пошаговую методику и особенности создания ежедневного плана, который будет включать в себя разные сферы жизни и позволит их чередовать так, чтобы к концу дня не чувствовать себя уставшей и лишенной энергии. Данная методика позволит вам уделять должное внимание семье и отношениям при этом строить карьеру и бизнес.
Блочное планирование — это удивительно эффективная система, которой все мы так или иначе пользуемся. Как ни крути, все мы делим день на блоки — кусок времени посвящаем работе, другой кусок — заботе о родных, третий — себе, любимым.
Принципы блочного планирования
1. Ежедневное планирование является продолжением еженедельного планирования.
В начале каждой недели планируем свою неделю так, чтобы не упустить ничего важного при составлении ежедневного плана. « Бронируем » время на те задачи, дата и время которых нам уже доподлинно известно — жесткие задачи. Еженедельный план — этот тот компас, который поможет вам не свернуть от выполнения важных задач.
2. Планируйте ежедневно. Каждый вечер выделить 5 – 10 минут, чтобы спланировать свой завтрашний день.
Составляйте реалистичный список. Важно не количество задач, а количество вовремя выполненных задач.
3. Расставляйте приоритеты: значимым и важным делам уделяйте не менее 20% своего времени.
Это работа на перспективу, краткосрочные результаты от выполнения которых вы увидите не сразу. Но это те конкретные шаги, которые продвигают вас в направлении реализации вашей цели. Следуйте принципу: 1 стратегическая задача в день, закончить которую нужно именно в этот день.
4. Разбейте свой день на три большие интервала времени: утро, день и вечер.
Каждый из них вмещает два-три тематических блока.
5. Начинай свой день с « ритуалов » : тех полезных привычек, которые вы внедряете в данное время.
Утро — самое благоприятное время для закрепления новых привычек. Свои привычки свяжите с пусковыми механизмами, которые их запускают:
6. В начале любого дня планируйте блок раскачки.
Особенно это важно для женщин. Это утренняя рутина, повторяющиеся действия, которых так много в жизни современной женщины. По времени он должен быть не более одного часа.
7. Обязательными блоками дня должны быть:
8. Разбивайте дела на временные блоки длительностью 1 — 1,5- 2 часа.
8. Разбивайте дела на временные блоки длительностью 1 — 1,5- 2 часа.Этого времени достаточно, чтобы наш мозг максимально вовлекся в выполнение задачи. Именно на старте выполнения задачи тратится до 80% энергии, далее задача дается легче.
Выделив очередной блок времени на такую деятельность, вы сможете эффективно и сконцентрировано поработать и получить результат. При этом исключите все отвлекающие факторы, « забронируйте » это время.
9. Чередуйте тематические блоки между собой.
10. Пустой блок. 20% от всего запланированного время на дела.
11. Вечерний блок в основном посвящен личным интересам и семье.
А для вашего удобства я подготовила образец страницы моего ежедневника, которым я пользуюсь, планируя свой день. С радостью делюсь им с вами и надеюсь, что такой подход к планированию дня также будет эффективен и для вас.
Чтобы образец ежедневника, жмите кнопку
Подпишись на новости Сообщества Умных Женщин
Блочное планирование
Опубликовано в 12.05.2020 20.10.2020 Часы
Продолжаем тему продуктивности. Сегодня расскажу про блочное планирование. Этот метод организации рабочего дня является одним из моих любимых. Благодаря ему можно гибко и рационально организовать свой день.
Как я пришел к блочному планированию
Друзья, я перепробовал около десятка разных способов планирования рабочего дня. Начиная от строгих расписаний в календаре, привязанных ко времени, и заканчивая полной свободой и работой только по настроению.
Когда все жестко определено, получается делать больше, но вместе с тем высок уровень стресса (я слишком сильно винил себя, когда отклонялся от первоначального плана).
Если допустить полную свободу, то стресс и усталость от высокой загруженности удается снизить. Но вместе с тем возникает стресс и позывы к самобичеванию от того, что делается мало и проекты продвигаются медленно.
Мне нужно что-то среднее. Я хочу работать в день по 6 часов и не испытывать стресс из-за большой нагрузки или же излишней свободы. Раз я работаю по 6 часов, меньше, чем большинство людей, мне нужно рационально организовать рабочий процесс, чтобы успевать делать как минимум столько же.
Достигается это при помощи блочного планирования.
Что представляет из себя блочное планирование
Суть метода заключается в разделении дня на блоки и объединении похожих дел в один блок. Например, задачи, связанные с коммуникацией: электронная почта, звонки, общение в мессенджерах и т.д.
Чем меньше переключений, тем проще сфокусироваться на задачах одного типа, войти в состояние потока. Время летит незаметно, все вокруг теряет значение кроме деятельности, в которую глубоко погружен из-за отсутствия отвлечений.
Покажу примеры таких блоков из своего календаря.
Miracle Morning
Это блок утренних ритуалов. Ежедневные привычки, которые помогают проснуться и осознанно начать новый день.
Вдохновляющие идеи о том, чем наполнить утренний блок, можно почерпнуть в замечательной книге — «Магия утра», написанной Хэлом Элродом.
Focus
Пока мозг ничем не загружен и свеж, хорошей идеей будет заняться тем, что требует самой высокой концентрации и имеет высокую отдачу. Дела высокой значимости.
В рамках этого блока я занимаюсь своими проектами. Думаю о стратегии, провожу мозговые штурмы, фиксирую идеи.
Communication
Блок предназначен для делового общения.
Я стараюсь соединять в рамках одного блока несколько похожих задач. Блок для коммуникации — хороший пример. Сюда входят:
Active Tasks
Рабочие задачи группируются здесь. Действия, не требующие повышенной концентрации, внимания и необходимые для постепенного продвижения проектов.
Иногда сюда попадают рутинные задачи, которые охотно объединяются друг с другом.
Buffer
Резервный блок для дел, которые неожиданно появились, либо что-то перенеслось. Например, звонок клиенту из блока коммуникации.
Буфер помогает сгладить просчеты в оценке затрачиваемого времени на задачи. Особенно часто это бывает в самом начале пути к повышению продуктивности, когда опыта в контроле за временем еще не так много.
Если пожары потушены и нет каких-либо форс-мажоров, то резервный блок превращается в блок для текущих задач (блок Active Tasks).
Miracle Evening
Чтобы хорошо высыпаться, перед сном нужно выполнять некоторые ритуалы. Примерно за 3 часа до сна я заканчиваю заниматься работой и личными проектам, перестаю кушать, постепенно «затормаживаюсь».
Чтение книг, йога, медитация, прослушивание спокойной музыки, просмотр фильмов, планирование завтрашнего дня, ведение дневника, время с девушкой и прогулка перед сном — вот типичные занятия, которые наполняют мой вечерний блок.
Самое важное здесь — это не есть на ночь и отказаться от гаджетов за час до сна, успокоить нервную систему. В общем, правильно подготовиться ко сну. Тогда получится хорошо выспаться и быть продуктивным на следующий день.
Биологический пик
В своей книге «Мой продуктивный год» Крис Бэйли рассказывает о концепции биологического пика. Это время в течение дня, когда вы наиболее трудоспособны, сконцентрированы и продуктивны.
Для всех людей конкретные границы начала и окончания биологического пика индивидуальны. Но вы можете их определить. Крис рекомендует в течение нескольких недель замерять свой уровень энергии, отказавшись от стимулирующих веществ (алкоголь, кофе и т.д.)
Делается это просто. Создайте таблицу в Excel или Google Sheets, а затем фиксируйте каждый час в течение недели, какой у вас уровень энергии от 1 до 5 (при желании можете взять шкалу от 1 до 10).
В результате вы сможете выявить как минимум 2 пика уровня своей энергии на протяжении дня. Это и есть ваши биологические пики.
Вы увидите закономерность и поймете, какое время в течение дня наиболее ценно с точки зрения продуктивности. Это время стоит оберегать и охранять.
После определения границ самого сильного энергетического пика, запланируйте сюда блок Focus. Так вы сможете сделать больше значимых дел за меньшее время.
Google Calendar
Друзья, для внедрения блочного планирования вам поможет Google Calendar. С ним, похоже, знакомы все. Но если потребуется, сделаю обзор. Просто сообщите об этом в комментариях.
Определите блоки на протяжении дня и оставьте между ними достаточно пространства, чтобы добавить в расписание гибкость.
Корректируйте в течение первой недели-двух свое расписание (в Google Calendar это делается несколькими кликами). Невозможно сразу построить то, что будет идеально работать. Как минимум, вам потребуется «поймать» свой биологический пик.
Настройте синхронизацию между устройствами и старайтесь заниматься деятельностью, которая соответствует текущему блоку в календаре.
Заключение
Блочное планирование — жемчужина в списке способов организации рабочего дня, которую я так долго искал. Этот метод одновременно совмещает гибкость и достаточный объем строгости.
Блочное планирование стоит попробовать творческим личностям, фрилансерам, а также всем тем, кто хочет добавить гибкости и свободы в свой рабочий день. Интересные выгоды найдут для себя те, кто стремится повысить продуктивность и успевать делать больше (писал выше о биологическом пике).
А вы применяли блочное планирование? Расскажите о своем опыте в комментариях.
Фрилансер, WordPress разработчик, Digital Nomad
Блочное планирование
В семье с детьми свободное время или пара часиков на то, чтобы провести их за книжкой или у телефона с подругой, не появляются сами собой. За них нужно бороться. Особенно женщине, так как у нее всегда есть что заштопать, помыть, приготовить, переложить с места на место. Это правило № 1 – если время не запланировать на выполнение какого-то дела, оно протечет как вода через сито. Именно поэтому следует выделять важные дела, планировать их, чтобы тратить на них самое подходящее время.
Что значит – самое подходящее время для того или иного дела? Это определенный блок времени, в течение которого наиболее эффективным будет выполнять именно это дело, а не какое-то другое. Нужно просто спросить себя: то, что я сейчас делаю, самое эффективное дело в этот отрезок времени или можно занять себя чем-то более полезным? И совсем не обязательно на время сна ребенка у вас должна быть запланирована пробежка с коромыслом до колодца. Самое эффективное дело в этот промежуток – отдых от ребенка и подзарядка энергией на то время, когда он проснется. Поэтому, если пробежка с коромыслом такую функцию выполняет, то это дело и есть самое эффективное. Если вы максимально отдыхаете и отвлекаетесь от хлопот с ребенком, занимаясь интернет-бизнесом или зарабатывая себе на личные развлечения, то это и есть наиболее эффективное дело. Если вам нужно зарабатывать на жизнь, то тогда другого выхода нет – нужно использовать это время. На этом основывается блочное планирование.
Чтобы научиться блочному планированию, нужно иметь представление о том, какие блоки времени вообще существуют в деятельности родителей. Можно выделить три больших блока времени, внутри которых легко применять одни и те же правила планирования (как в будние дни, так и в выходные):
1. Время, которое родители проводят с детьми (вечером после работы; днем, если мама сидит с детьми; утром до садика или школы). Эти периоды характеризуются отсутствием личного времени у родителей и невозможностью абсолютной концентрации на каком-то деле. Но в эти моменты можно многое успеть, особенно в домашних делах. Это время при планировании нужно разделить на следующие блоки:
дети занимают себя сами или родители находят занятие для детей (есть возможность уделить время домашним и личным делам);
родители и дети проводят время вместе (совместные игры дома, на детской площадке, походы в кино, кафе, игровые центры и т. д., когда нет возможности заняться домашними и другими делами);
родители и дети проводят время вместе, при этом дети включаются в хозяйственные и иные дела родителей (покупки в магазине, уборка по дому, приготовление пищи и т. д.).
2. Время без детей (дети спят, в садике или в школе, за ними присматривают другие, в том числе второй родитель). Именно тогда родители могут работать, реализовывать свои идеи, отдыхать.
3. Время на работе. В офисе тоже можно улаживать семейные задачи в минуты отдыха от основной работы, плюс это время нужно правильно планировать с точки зрения расходования энергии, чтобы и на семью оставались силы.
Каждый родитель может выделить и другие блоки времени. Например, когда мама находится с одним маленьким ребенком, двумя или тремя. Разница здесь бывает очень велика. Часто мамы с двумя детьми говорят, что находиться наедине с одним ребенком по сравнению с двумя – это настоящий отдых. То же самое говорят мамы трех детей, когда находятся с двумя детьми вместо трех.
Родители должны четко представлять себе, какие блоки времени у них есть и какие возможности они предоставляют. В этом будет заключаться успех вашего блочного планирования.
Если вы ведете планирование в письменном виде, то можете использовать эту табличку. Ее преимущество заключается не только в том, что вы можете записать все дела, расставить их в порядке приоритета, но и в том, что в нужный момент вы не посадите ребенка за очередной мультик или перед телевизором, а сумеете выбрать ему полезную и интересную игру.
Упражнение для эффективных родителей
Прямо сейчас подумайте и выпишите блоки времени, которые у вас есть в течение дня. Если ваши блоки совпадают с вышеназванными, распечатайте табличку и укажите в ней дела на завтра. Не убирайте ее далеко, вам еще придется с ней поработать.
Возможно, на первом этапе вам покажется, что такая работа отнимает слишком много времени и сил, но очень скоро вы будете без труда распределять дела по подходящим блокам.
Чтобы дела распределялись легко, нужно уметь дробить их на мелкие задачи. Если раньше мы могли себе позволить действовать концентрированно, безотрывно (например, устроить генеральную уборку на полдня или глажку белья на час), то сейчас трудно себе представить, чтобы домашние не отвлекли нас в это время какой-нибудь просьбой или вопросом. «Мама, я хочу какать», «Дорогая, а где у нас лежит присыпка?» – типичные воры маминого времени, концентрации и энергии. Не удивляйтесь, если такого рода вопросы начнут вас со временем раздражать, тем более что вы уже давно считаете, что четырехлетний сын может ходить какать без вас, а мужу вы уже трижды показывали, где лежит присыпка. Раздражение – это нормальная реакция, ведь вдумчиво выполненная работа приносит наилучший результат, а после ее завершения можно получить дополнительный бонус – гормоны счастья, эндорфин и серотонин, которые вырабатывает головной мозг. А если постоянно отвлекаться, то бонуса не будет и максимального результата тоже не достигнуть. Так как же быть? Выход здесь один – всю работу, которая требует максимальной концентрации, планировать на время, когда дети спят, находятся в садике, школе, с няней или на прогулке. А всех остальных «слонов» кушать по кусочкам.
Личный опыт
«Слоны» – мое любимое блюдо. Любое большое дело уже на автомате дробится на отдельные задачи, которые можно выполнить за короткий промежуток времени. Самый верный способ затянуть какое-то дело – это откладывать его, пытаясь дождаться подходящего момента. В жизни с ребенком это не срабатывает практически никогда. Поэтому я стараюсь параллельно вести сразу много разных дел (проектов), пускай и двигаюсь по каждому не так быстро, зато нет «висяков» и есть ощущение динамики и движения вперед.
Как поется в известной песне, пять минут – достаточно для многих дел, поэтому не пренебрегаю такими на первый взгляд короткими промежутками и стараюсь как можно больше мелких дел по дому распределить на пятиминутки в течение дня.
Алена Мороз
Следует правильно планировать не только время, но и силы. Для этого нужно знать и использовать режим дня ребенка, а также вовремя устраивать себе энергетические подзарядки.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Как составить выполнимые планы? Блочное планирование
Казалось бы, что может быть приятнее поставить “галочку” напротив выполненного пункта из списка дел. Но на практике часто список дел становится для нас источником стресса. Взглянув на него, сначала мы ужасаемся, как много нам предстоит сделать, потом в офисе начинают гореть “пожары” из просроченных задач, поступают звонки и электронные письма, возникают желания поболтать с коллегами, попить кофе, “потупить” в соцсетях…Как результат — со словами “как мало я успел сегодня” мы переносим невыполненные задачи с одного дня на другой.
Попытки привести свои дела в порядок часто так и заканчиваются этапом составления списка дел.
Нет, я не призываю вас не составлять списки дел, напротив, все задачи обязательно нужно фиксировать на бумаге. Я призываю вас не планировать жестко выполнение задачи на какое-то определенное время, а планировать выполнение задач блоками.
Блочное планирование или планирование блоками — простая, эффективная система управления задачами, суть которой заключается в делении дня на временные блоки и группировке дел из списка со схожими признаками.
Условно можно выделить несколько этапов в планировании блоками:
Подробнее обсудим каждый пункт системы планирования блоками.
1. Как делить день на блоки?
Блок — это временной интервал по 2-3 часа.
Стандартно выделяется утренний блок. Это набор повторяющихся дел, которые вы совершаете каждое утро: время подъема, душ, завтрак, спорт, уборка, чтение и т.д Часто этот блок называют утренней рутиной или утренним ритуалом.
Затем, как правило, идет рабочее время. Обычно это 8-ми часовой рабочий день. Выделяем 3 блока по 2-3 часа, оставляя между блоками время на отдых. Например,
1 блок — с 9.00 до 12.00,
И заканчивается день еще одним блоком — вечерним, который включает в себя действия которые вы обычно совершаете в конце дня: приготовить ужин, проверить уроки у ребенка, чтение, подвести итоги дня, составить план на день и т.д
В итоге день делится на 5 блоков. Это стандартный путь, но возможны разные варианты деления дня на блоки в зависимости от специфики вашей работы и вида деятельности.
2. Перейдем к обсуждению типов блоков
В системе выделяется три вида блоков:
Фокусный блок — это временной интервал для решения самых важных задач, которые ведут вас к достижению поставленных целей, которые требуют от вас сосредоточенности и концентрации.
Коммуникативный блок — для звонков, совещаний, ответов на письма, переговоров и встреч, контроль поручений.
Буферный блок включает задачи, которые вы можете выполнять на автомате, не требующие особого внимания, т.е текущие задачи.
3. Расписание дня
Таким образом, каждый день будет включать:
Это основа нашего ежедневного расписания.
4. Группировка задач
В чем главный секрет блочного планирования?
Почему эта система повышает нашу продуктивность?В блочном планировании заложен принцип конвейера: мы решаем не каждую конкретную задачу отдельно, а объединяем схожие задачи в группы. Решение однотипных задач в блоке погружает нас в поток и позволяет максимально сконцентрироваться. Известно, что переключение мозга с одной задачи на другую занимает 20-30 минут.
Что делать, если внешние обстоятельства затрудняют выполнение плана?
Вы работаете в фокусном блоке и поступает звонок коллеги. Берем трубку и говорим, что перезвоним в 13.00 и продолжаем работать над задачей.
Фокусный блок — самый важный блок вашего дня. Отключите все уведомления, звонки, исключите возможные прерывания пока вы работаете в этом блоке
В течение дня поступила “горящая” задача, которую нельзя отложить. Есть два варианта:
Преимущества системы блочного планирования
Прочитал статью — внедряй! Возможно именно блочное планирование — это, что изменит твою жизнь и повысит твои результаты.
Пост был тебе полезен? Уверена, твои друзья тоже стремятся к продуктивности, поделись с ними! Так ты сделаешь свое окружение сильнее!