Для чего внедряют 5с
Зачем и как внедрять 5S бережливого производства в своей компании
Как с помощью порядка на рабочем месте можно улучшить работу всего предприятия
5S – система организации и рационализации рабочего места и поддержания порядка. Это один из базовых и простых инструментов бережливого производства, который еще называют lean production. В этой статье мы расскажем, что из себя представляет 5S и зачем его внедрять.
Когда нужно внедрять систему 5S
Инструмент бережливого производства решает на предприятиях проблемы, связанные с рабочими процессами:
сотрудники не занимаются работой, а устраняют проблемы и «тушат пожары»;
в помещениях и на рабочих местах не хватает пространства;
сотрудники долго ищут инструменты, запчасти или документы;
персонал не понимает, где что находится на рабочем участке, складе или в кабинете;
сотрудники много перемещаются из кабинета в кабинет или по соседним участкам;
на рабочих местах хранятся вещи, которыми никто не пользуется;
кругом беспорядок, мусор, грязь и пыль;
часто ломается оборудование;
в рабочих помещениях небезопасно: дыры в полу, трещины на стенах, свисают кабели;
никто не несет ответственность за поддержания порядка.
Среди всех инструментов бережливого производства 5S – один из самых доступных.
Что может дать 5S
Подходы и принципы бережливого производства, 5S в частности, направлены на устранение производственных потерь: ошибки в процессе работы, долгое ожидание, брак, лишние движения, перемещения и запасы.
Сократив эти потери, организация заметно меняется. Вот на что влияет 5S в компании:
на денежные затраты. Все потери на предприятии ведут к трате денег;
на воспитание в сотрудниках самодисциплины и командного духа. Практика 5S мотивирует работников и руководство вместе развивать предприятие;
на выявление проблем предприятия. Когда проблемы будут видны, их не получится игнорировать и придется решать;
на скорость и качество работы предприятия. Сотрудники будут улучшать рабочие процессы и развивать компанию, а не решать повторяющиеся проблемы;
на срок работы оборудования. 5S подталкивает сотрудников следить за состоянием своего оборудования, обслуживать его и нести за него ответственность;
на безопасность на рабочих местах. Методология 5S устраняет проблемы, которые могут быть опасными для сотрудников и предприятия.
Применять 5S можно в разных сферах: на заводах, складах, транспортных компаниях, лабораториях, в офисах и даже дома.
Пять шагов 5S
Шаги поддержания порядка обозначены японскими терминами, но западные компании при внедрении системы 5S адаптировали их под себя.
Шаг 1. Сортировать предметы (Sort)
На рабочем месте необходимо оставлять только нужные вещи и инструменты, а ненужные — убирать. Сортировать следует:
инструменты и оборудование;
расходные материалы и сырье;
детали и продукцию.
Правило сортировки — убирать все, что не понадобится в течение 30 дней.
Сортировка начинается с разметки вещей на рабочем месте. На ненужные предметы крепят красные ярлыки. В Японии этот процесс называют «кампанией красных ярлыков».
Стоит запастись ярлыками, потому что количество ненужных вещей может удивить и превысить ожидания.
В офисе можно пользоваться цветными клейкими листками для заметок.
Чтобы ненужные предметы были заметнее, стоит использовать большие ярлыки.
Люди боятся считать предметы ненужным или не могут решить, нужна ли вещь. В этом случае нужно ответить на вопрос: зачем эта вещь нужна в повседневной работе. Если работнику тяжело ответить на этот вопрос — предмет можно убрать с рабочего места.
Если вещи не нужны для ежедневной работы, но могут пригодиться в будущем, их можно убрать в выделенное для этого общедоступное место: на склад или в ящик для вещей.
Сортировка помогает разобраться, как работают компания в целом и конкретные сотрудники. «Кампания красных ярлыков» показывает массу ненужных вещей, что вызывает много вопросов. Например:
на производственном участке много комплектующих: как рабочие заказывают и получают комплектующие;
у офисного сотрудника много документов на рабочем столе: что это за документы и почему он их хранит в такой доступности.
Такой же подход работает и с продукцией, которую сделали раньше, чем она была нужна:
почему сотрудники продолжают производить продукцию, в которой нет срочной необходимости;
на каком основании сотрудники начинают что-либо производить.
Ситуация указывает на фундаментальные проблемы в производственной системе предприятия.
Шаг 2. Соблюдать порядок (Set in order)
Отсортированным предметам нужно собственное место, чтобы их можно было быстро найти и достать. Для этого вещи группируют по назначению и выделяют для них пространство: склад, комнату, шкаф или ящик.
Кроме места нужно определить максимальное число необходимых для работы предметов. Например, на производственном станке нужен только один молоток. А в офис не нужно закупать разные модели принтеров, чтобы людям не пришлось разбираться в маркировке картриджей. И тогда даже в отсутствие сисадмина они смогут найти и поставить картридж самостоятельно.
На производстве тоже должен быть порядок, поэтому для каждой вещи нужно определить постоянное место. Проследите, как вы используете приложения и папки на компьютере или ключи в автомастерской. Если используете часто, оставьте на видном месте, редко — убирайте подальше. Например, программы, которыми пользуетесь каждый день, поставьте на рабочий стол. А утвержденные документы или письма можно складывать в отдельную папку «Согласовано».
Каждой вещи дают место с собственным «адресом». Например, на складе нумеруют стены, стеллажи, полки и ячейки, где хранятся ящики с деталями. Эти номера формируют «адрес» хранения предметов.
Зоны для расположения вещей выделяют с помощью маркировки: нарисованного прямоугольника и названия зоны. Так можно выделять зоны в цехе, в комнате, на столе и в ящиках. Здесь же можно указать максимальное число предметов.
Инструменты размещают так, чтобы их можно было легко брать и возвращать на место. Чтобы увидеть наличие инструмента, на столы или настенные панели наносят его контуры.
Также можно размечать проходы между рабочими местами, которые предназначены для перемещения.
Шаг 3. Содержать в чистоте (Shine)
Рабочее пространство должно быть чистым. Это касается оборудования, инструментов, полов, стен и других поверхностей. Если сотрудник лично следит за чистотой своего рабочего места, то он сможет найти проблемы, которые можно исправить и предотвратить.
Представим завод, поделенный на участки со станками. Один из участков залит маслом, забит сажей и покрыт пылью. Станок на этом участке сломался, и когда техники его осмотрели, они увидели незакрученные гайки и трещину на кожухе. Станок сломался из-за вибраций и пыли. Если бы участок и станок чистили, эти проблемы можно было бы увидеть, а станок — спасти.
А еще на чистом рабочем месте приятнее работать.
Шаг 4. Стандартизировать порядок (Standardize)
Чтобы получить от 5S заметные результаты, повторять первые три шага нужно постоянно. Чтобы каждый раз не приходилось думать, как эти шаги выполнять, составляют стандарт поддержания порядка, которому работники будут следовать.
Для этого необходимо описать ежедневные действия, составить инструкции и контрольные листы для оценки порядка и соблюдения стандарта. Эти документы должны быть простыми и понятными каждому.
Рабочие должны пользоваться контрольными листами и отвечать за их ведение, а руководители — регулярно за этим следить. Оценивать соблюдение правил 5S могут сами рабочие. Оценку работника нужно вывешивать рядом с его рабочим местом, чтобы он знал, над чем надо работать.
Шаг 5. Самодисциплина (Sustain)
Чтобы каждый рабочий понимал ценности 5S на производстве, знал стандарты и требования к поддержанию порядка, нужно обучать и проверять знания всех: от дворника до директора компании. Только так выполнение требований 5S станет культурной нормой в организации.
Как внедрить 5S бережливого производства
Приняв выгоды и правила, можно начинать внедрение системы 5S, которое состоит из четырех этапов.
Этап 1: подготовка. Начинается с разработки плана системы 5S. В этом плане учитывают:
кто будет лидером проекта по внедрению;
кто будет участвовать в проекте;
где будет внедряться 5S;
каково текущее состояние этого места;
что должно измениться после внедрения и какими показателями эти изменения измерять;
как объяснить ценность и обучить людей.
Этап 2: выполнение плана. Здесь команда внедрения начинает практиковать инструмент 5S, объяснять коллегам его ценность и обучать их.
Этап 3: оценка результатов. Результаты каждого шага 5S нужно оценивать каждый день. Оценка побуждает работников постоянно практиковать принципы бережливого производства.
Этап 4: реакция и улучшение практики. Оценка показывает прогресс внедрения 5S. Если что-то не работает, то нужно пробовать искать объективные препятствия и устранять их. Если все получается, то практику 5S нужно развивать и распространять на другие участки.
Подробнее о 5S
Почитайте о результатах внедрения системы 5S и бережливого производства в российских компаниях:
Сложности и ошибки внедрения 5S
Как часть бережливого производства 5S требует нового образа мышления. Поэтому основная сложность внедрения связана с людьми и рабочей культурой.
Сложности внедрения
Людям тяжело меняться. Изменения требуют времени и усилий. Если работников все устраивает, то они не увидят смысла что-либо менять. В этой ситуации нужно показать, как новый подход поможет им лучше работать.
Бережливое производство требует лидерства. Без примера и действий со стороны руководства сотрудники не поверят в идеи бережливого производства и намерения компании им следовать. Чтобы люди поверили, руководители должны лично участвовать в улучшениях, приходить на рабочие места и помогать сотрудникам практиковать 5S.
Заметные изменения не появляются сразу. Так как 5S — один из многих инструментов lean, то сначала он дает небольшие результаты. Но с каждым днем они копятся и становятся заметными. Поэтому здесь нужно проявлять терпение и продолжать практиковать 5S.
Сталкиваясь со сложностями, можно совершить несколько ошибок, которые замедлят или погубят развитие культуры постоянных улучшений.
Ошибки. Чего делать НЕ нужно
Нельзя наказывать сотрудников за неудачи. Чтобы преодолевать трудности, людям нужна поддержка. Если же их наказывать и штрафовать, то они потеряют мотивацию и будут агрессивно настроены к изменениям. Поэтому лучше награждать работников за поддержание порядка, а сомневающимся — помогать.
Не стоит возлагать ответственность за улучшения только на рядовых работников. Сотрудники не примут ценностей бережливого производства и не будут практиковать 5S, если их просто поставить перед фактом: «теперь вы должны использовать 5S». Люди посчитают это прихотью и будут относиться к этой идее формально. Чтобы создать культуру постоянных улучшений, менять компанию должен в первую очередь руководитель, в том числе практически.
Не считайте 5S решением всех проблем. 5S дает результаты, но это только первый шаг к развитию культуры постоянных улучшений. Без других инструментов бережливого производства 5S будет обычной уборкой.
Почему 5S не работает?
Четыре причины неэффективности метода
Казалось бы, о методе 5S знают все, кто внедрял бережливое производство (Lean Production) или хотя бы о нем слышал. В то же время мало кто может сказать, что видел действующую и устойчивую систему 5S. Многим сначала удается создать видимость ее существования, но со временем усилия сводятся на нет. Все дело в пренебрежении к деталям, в которых и попробуем разобраться.
Содержание
Что за метод и почему он важен
5S – это японский метод организации рабочего пространства, который помогает упростить выполнение определенных видов работ за счет устранения потерь. Он состоит из пяти этапов, названия которых начинаются на «с» (в скобках указаны англо- и русскоязычные переводы):
1. Сэири (Sort; Сортируй);
2. Сэитон (Set in Order; Создай порядок);
3. Сэисо (Shine; Содержи в чистоте);
4. Сэикэцу (Standardize; Стандартизуй);
5. Сицукэ (Sustain; Совершенствуй).
Считается, что из всех инструментов бережливого производства метод 5S нужно внедрять одним из первых. И обычно в пользу этого приводят два аргумента:
• 5S очень прост для понимания и применения, редко требует существенных финансовых и временных расходов.
• 5S создает базовый уровень стандартизации, без которого невозможно понять, что именно и насколько нужно совершенствовать. Поскольку зачастую до внедрения бережливого производства на предприятии вообще нет стандартов, 5S можно использовать для этой цели.
Ошибочная простота метода: причина № 1
Это главная проблема. Если метод просто описан, возникает иллюзия, что его легко реализовать. На практике все гораздо сложнее – примерно как попытка сделать сто приседаний без предварительной подготовки. В самом процессе нет ничего сложного – каждый может присесть один-два раза. А вот сто – не каждый.
При знакомстве с методом 5S многим кажется, что достаточно привести рабочее место в порядок. Людям свойственно искать аналогии новым понятиям, и у 5S есть брат-близнец – генеральная уборка. Она приходит на ум каждому, кто участвовал в первых мероприятиях по внедрению метода. Это заметно даже по их фразам: «навести 5S», «сделать 5S». Сравните: «навести порядок», «сделать уборку». Но в такой трактовке не учитываются два важных этапа: стандартизация и совершенствование. Без них 5S остается попыткой добиться чистоты на свалке: снова появляются ненужные бумаги, вещи стоят где попало и т. п. Все возвращается на исходную, а значит, 5S как метод организации рабочего пространства не заработал.
Другие причины кажущейся простоты:
О последнем стоит сказать отдельно. В русскоязычной бизнес-литературе о 5S почти не говорится о работе с сотрудниками. А ведь именно от них потребуется больше всего усилий для поддержания нового порядка в рабочем пространстве. Причем даже не физических, а моральных.
Если сотрудники не понимают, для чего им новый порядок, что он дает и от чего избавляет, они, вполне естественно, будут сопротивляться введению новых правил и при первой же возможности возвратятся к старым привычкам.
НОТ имеет сходную с 5S задачу – повышать эффективность человеческой деятельности
Требуется много времени и терпения для объяснения пользы от постоянного поддержания порядка на рабочем месте и столько же времени и усилий, чтобы привить необходимые привычки и сделать их нормой рабочего распорядка.
Трудности перевода: причина № 2
Поскольку 5S – японский метод, частично проблема заключается в неточности перевода. Причем двойного, потому что сама концепция Lean Production пришла из США. Американские термины не являются точными аналогами японских, а русские – аутентичным переводом американских. Это заметно уже в названии третьего этапа 5S – сэисо – shine (англ. «сияние») – «содержи в чистоте». Однако в полной мере проявляется в названии пятого этапа: сицукэ – sustain – «совершенствование». В неточности перевода можно убедиться, заглянув в любой англо-русский словарь, где sustain – «поддержание» или «подтверждение». Создатели русского перевода хотели учесть определенные смысловые оттенки и решили, что «совершенствование» будет сильнее побуждать к действиям. Как результат – русский 5S не совсем такой, как американский 5S и японский.
Интересно, что ни японские, ни российские эксперты не дают точных пояснений, что должно происходить на пятом этапе кроме проведения регулярных проверок рабочего пространства на соответствие установленным стандартам. Есть общее представление, что на пятом этапе нужно заниматься совершенствованием стандартов, созданных на четвертом этапе, но нет ни правил, ни процедур, позволяющих это делать на регулярной основе.
Намного проще применить 5S при стабильной загрузке и однообразных операциях, чем в хаотичном потоке разнородных задач
Как следствие, данную деятельность относят к непрерывному совершенствованию (кайдзэн) и реализуют через подачу предложений. Однако это исключает фактор регулярности, поскольку идеи улучшений появляются в случайном порядке. А ведь именно 5S позволяет систематически оценивать и переосмысливать созданные стандарты, анализировать причины отклонений. Сколько раз и почему рабочие переставали поддерживать порядок? Может, поменялся режим работы, ассортимент, неудобно расположили инструмент, просто лень убираться? К сожалению, специалисты, отвечающие за 5S, крайне редко задают себе эти вопросы.
Сложное наследство НОТ : причина № 3
Проблемы возникают и в связи с приверженностью «отечественной методологии управления». Мол, «5S уже был реализован в Советском Союзе в виде НОТ», «наш метод лучше, чем японский» и т. п. Такие реплики можно еще услышать от опытных специалистов, которые успели поработать до 90-х годов прошлого века. Однако вряд ли они смогут сказать, как организовать рабочее пространство в соответствии с принципами НОТ – этого просто уже почти никто не помнит. Зачастую подобные аргументы – отговорки в пользу того, что менять ничего не надо.
Между тем НОТ имеет сходную с 5S задачу – повышать эффективность человеческой деятельности, поэтому здесь нет конфликта интересов. В качестве подтверждения процитируем фрагменты советской инструкции Центрального института труда и спроецируем их на 5S:
В НОТ есть что почерпнуть даже в наше время. Так что, если есть желание сделать «по-своему» – можно и «по-своему», но это точно должно отличаться от бардака на рабочих местах, где нет ни НОТ, ни 5S.
Сложные условия нестабильной загрузки:
причина № 4
Намного проще применить 5S при стабильной загрузке и однообразных операциях, чем в хаотичном потоке разнородных задач. Рабочие места на сборочном конвейере всегда организованнее, чем в ремонтной мастерской, а у оператора кол-центра на столе больше порядка, чем у офис-менеджера. Проблема в том, что об этом мало кто задумывается.
Именно 5S позволяет систематически оценивать и переосмысливать стандарты рабочих мест и анализировать причины отклонений
В России многие компании работают в условиях нестабильного потока заказов. При таких обстоятельствах сложнее добиться высоких показателей по организованности и эффективности рабочего пространства. Следовательно, невозможно подобрать лучшее решение на все случаи жизни. Придуманный вчера идеальный способ размещения рабочих мест, оборудования и инструментов сегодня оказывается неудобным и морально устаревшим, а все менять зачастую не только не хочется, но и технически невозможно.
Потенциал 5S в России
Несмотря на все культурные и технические сложности, 5S как метод организации рабочего пространства может принести существенную пользу большинству российских компаний. Если, конечно, он будет применяться не единоразово, а «с сегодняшнего дня и навсегда», при регулярном повторении всех пяти этапов.
В России можно найти достаточно успешных примеров. И это не только международные, но и российские компании (в основном созданные в последние два десятилетия). В них можно побывать и перенять лучшие идеи и решения для совершенствования своего бизнеса.
Что такое система 5С на производстве
5S – это разработанная в Японии система организации и рационализации рабочих мест, направленная на повышение эффективности и управляемости операционной зоны, увеличение производительности труда, экономию времени и совершенствование корпоративной культуры. Концепция бережливого производства 5S подразумевает, что все сотрудники предприятия – от уборщицы до топ-менеджеров – соблюдают несколько простых правил. При этом не требуется применения новых управленческих программ и технологий.
История и принципы системы 5S
Бережливое производство 5С в качестве философии в первые было внедрено на японских предприятиях после Второй мировой войны. Изначально система предусматривала всего 4 действия, позднее добавилось 5-е. Слова, обозначающие их, в японском языке начинаются на «С», что и легло в основу названия концепции. В современной интерпретации 5С – это:
1. Сортировка. Четкое деление всех вещей на нужные и ненужные, причем от последних необходимо избавиться.
2. Соблюдение порядка. Каждый предмет находится на своем месте. Такая организация хранения вещей позволяет не тратить время на их поиски.
3. Содержание в чистоте. Рабочее место всегда должно быть чистым и аккуратным. За поддержанием порядка должны следить все сотрудники.
4. Стандартизация. Важное условие для соблюдения названных выше правил. Предполагает создание необходимых инструкций и других регламентов.
5. Совершенствование. В буквальном переводе с японского – «воспитание». У сотрудников должна сформироваться привычка точного соблюдения установленных процедур, стандартов и правил.
Результаты внедрения системы 5S
В повседневной деятельности компании система 5S помогает поддерживать организованность и прозрачность производственных процессов. Это позволяет повысить эффективность работы предприятия в целом. В результате успешного внедрения системы 5S также улучшаются условия труда, поэтому повышается его производительность, уменьшается риск простоев, снижается количество финансовых потерь. Вот одни из возможных плюсов применения концепции 5С:
Компоненты системы 5S
Мероприятия, положенные в основу системы бережливого производства 5С, – это логичные базовые правила управления, которые подходят для любого отдела и технологического направления. Отличительной особенностью концепции 5С является системный подход. Рассмотрим подробнее ее компоненты или основополагающие принципы.
Сортировка в разрезе концепции 5С означает освобождение пространства на рабочем месте и удаление всего, что не потребуется при выполнении необходимых технологических операций.
У многих сотрудников и руководителей не сформирована привычка вовремя избавляться от вещей, которые уже не нужны для выполнения профессиональных обязанностей. Хранение таких предметов «на всякий случай» обычно приводит к созданию беспорядка и даже появлению препятствий в производственной зоне. Удаление ненужных вещей помогает поддерживать порядок на рабочем месте, повышает безопасность труда, снижая производственные риски.
В целях бережливого производства все сотрудники должны быть вовлечены в процесс сортировки. Их задача – выявить предметы, которые:
Для наглядной демонстрации того, сколько лишнего накопилось в производственной зоне, можно использовать метод ярлыков. В данном случае каждый предмет – кандидат на удаление маркируется специальной картинкой – красным флажком. Если помеченные таким образом вещи не используются дольше 30 дней, от них избавляются.
Система 5С предписывает определить и обозначить место для каждого необходимого в операционной зоне предмета. Это особенно важно, когда работа в компании организована по сменам. Если сотрудники кладут инструменты, комплектующие и документы каждый раз в разные места, их коллегам приходится тратить много времени на непродуктивные поиски. В целях бережливого производства и повышения производительности труда нужно четко определить зоны для хранения всего необходимого в работе. При этом расположение вещей должно отвечать требованиям безопасности, качества и эффективности выполнения технологических операций. При реализации концепции предметы 5С размещаются в соответствии со следующими принципами:
Содержание в чистоте
В рамках системы 5С необходимо обеспечить опрятность рабочих зон и постоянно поддерживать в них порядок. В целях бережливого производства рекомендуется проводить уборку в начале или в конце дня/смены. Это позволяет немедленно устранить потенциальные проблемы, которые могут привести к остановке технологического процесса на конкретном участке или даже во всей компании.
Порядок действий при реализации программы 5С следующий:
Этот принцип концепции 5С на производстве требует письменного закрепления правил содержания рабочего места и инструкции с пошаговым описанием мероприятий по поддержанию порядка. В целях бережливого производства необходимо также разработать методы контроля за исполнением регламентов, меры по поощрению сотрудников. При этом все в компании должны понимать, почему важно соблюдать установленные стандарты чистоты.
Концепция 5С предполагает как выработку привычки по поддержанию порядка, так и постоянное совершенствование сложившейся системы. Для достижения этих целей необходимо:
Как внедрить систему 5S
Внедрение системы 5S необходимо производить поэтапно. Это позволит добиться оптимального результата, придать изменениям планомерную форму, успешно преодолеть возможное сопротивление персонала. Процесс можно разбить на следующие этапы или задачи.
На каждом этапе программы необходимо фиксировать достижение показателей по каждому из принципов концепции 5С. В процесс необходимо вовлекать всех без исключения сотрудников. Важно понимать, что такое система 5С на производстве, – это не перечень мероприятий, которые проводятся время от времени: они должны практиковаться постоянно.
Типичные ошибки при внедрении системы 5S
Негативный пример руководителя. Внедрение программы 5С на производстве может осложниться из-за того, что задачи по поддержанию порядка ложатся только на плечи рядовых сотрудников. При этом руководители могут не участвовать в общем деле и позволяют себе беспорядок на рабочем месте. В идеале в кабинете первых лиц компании все должно быть так же чисто и аккуратно, как и у обычных сотрудников.
Штрафные санкции. Для успешного применения концепции 5С необходимо положительное подкрепление рабочих. Штрафы, наоборот, убивают инициативу и мотивацию. В целях бережливого производства рекомендуется премировать сотрудников за чистоту. Подойдет и нематериальное поощрение (награждение лучшего рабочего месяца, доска почета и т. д.).
Неправильная работа с возражениями. При внедрении концепции 5S у персонала часто возникают возражения: «Я и так знаю, где лежат нужные вещи», «Мне так удобно», «У меня творческий беспорядок». Необходимо грамотно донести до сотрудников преимущества бережливого производства. Основная трудность – изменить сложившиеся привычки.