Для чего нужен страховой фонд архивных документов
Для чего нужен страховой фонд архивных документов
Успешная деятельность любой коммерческой организации напрямую зависит от того, насколько грамотно организована система хранения наиболее ценных документов. Если вы пока не знаете, для чего нужен страховой фонд архивных документов вашей компании, то эта статья позволит вам найти ответ на поставленный вопрос.
Создание страхового фонда архивных документов
Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.
В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.
Фонд пользования
Наряду со страховым фондом создаётся и фонд пользования, в который включаются ксерокопии важных документов, а также их оцифрованные варианты, сохраняющиеся на электронных носителях.
Для того чтобы создать микрофильмы, а также правильно оцифровать документы, необходима специальная аппаратура, приобретать которую для однократного использования, не выгодно ни одной компании. Сэкономить время и деньги вам помогут сотрудники компании «Архивный Сервис».
Наша компания оказывает комплексные услуги, поэтому сможет выполнить весь спектр необходимых работ.
Создание страхового фонда архивных документов предполагает:
— проверку физико-химического состояния документов, правильности их обработки, учёт особенностей оформления;
— осуществление микрофильмирования, оцифровки и копирования документов и размещение их на электронных носителях;
— составление описи страхового фонда, которая должна быть оформлена в четырёх экземплярах;
— передачу созданных копий ценных документов на хранение в госархив;
— предоставление собственного хранилища для размещения страхового фонда архивных документов организации.
Процедура создания страхового фонда архивных документов имеет ряд особенностей
На первом этапе специалисты нашей компании изучат предоставленные вашей организацией документы и определят наиболее ценные из них. Важным моментом на этом этапе является определение физического состояния каждого документа.
На втором этапе первыми копирование и обработку проходят документы, находящиеся в плохом состоянии. Затем копируется вся остальная документация, а также проводится анализ годности документов и уничтожение тех из них, сроки хранения которых уже истекли.
Обратившись в компанию «Архивный Сервис»
Обратившись в компанию «Архивный Сервис», вы можете быть уверены в том, что создание страхового фонда архивных документов будет выполнено в соответствии с действующим законодательством и нормами, существующими в архивном деле. Кроме госархива, страховой фонд можно разместить и в нашем архивохранилище, в котором установлено оборудование,
О передаче хранящегося в региональных архивах страхового фонда в ЦХСФ
Руководителям уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела
15 февраля 2021 г. № 8/459-А
Росархив в соответствии с п.12 Правил создания, сохранения и использования страхового фонда документации на вооружение и военную технику, важнейшую гражданскую продукцию, объекты повышенного риска, системы жизнеобеспечения населения и объекты, являющиеся национальным достоянием, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 3 декабря 2019 г. № 1583, организует создание и сохранение страхового фонда документации на особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации, в том числе уникальные документы, в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.
Согласно п. 18.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный № 58396), страховой фонд должен храниться территориально обособленно от архивных документов в федеральном казенном учреждении «Центр хранения страхового фонда» (ЦХСФ) (г. Ялуторовск Тюменской области).
За последние годы в ЦХСФ модернизированы электросети, охранно-пожарная сигнализация, установлены новые системы вентиляции и кондиционирования воздуха, контроля и управления доступом, видеонаблюдения по периметру территории Центра. Лабораторный корпус ЦХСФ оснащен современным оборудованием для контроля качества микроформ страхового фонда и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях.
За период с 2016 по 2020 гг. в ЦХСФ передано свыше 21,7 млн. кадров микроформ страхового фонда, в том числе от государственных архивов Краснодарского края, Самарской, Свердловской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов.
Все они прошли проверку технического состояния и, при необходимости, консервационно-профилактическую обработку с учетом требований соответствующих ГОСТов и Рекомендаций по проведению оценки физико-химического состояния страхового фонда.
Как показывают результаты проверок, на многих микроформах имеются царапины, вмятины, перегибы, потертости, запыленность, выявлены дефекты биологического и химического происхождения, механического характера, качество фотографического изображения страховых копий не соответствует требованиям ГОСТов, что негативно влияет на долгосрочное хранение страховых копий.
Принимая во внимание, что далеко не во всех регионах Российской Федерации имеются материальные и финансовые возможности для создания нормативных условий хранения микроформ страхового фонда, отснятых с особо ценных документов государственных архивов субъектов Российской Федерации, рекомендуем проработать вопрос о передаче хранящегося в региональных архивах страхового фонда в ЦХСФ, который готов обеспечить его долговременное хранение.
Для чего нужен страховой фонд архивных документов
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Единый российский страховой фонд документации
СТРАХОВЫЕ КОПИИ КИНОДОКУМЕНТОВ И ФОТОДОКУМЕНТОВ
Общие технические условия
United Russian insurance fund of documentation. Insurance copies of cinemadocumentation and photodocumentation. General specifications
Дата введения 2010-01-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Государственным учреждением «Российский государственный архив научно-технической документации» («РГАНТД») совместно с ФГУП «НИИР» при участии рабочей группы специалистов отраслей экономики (сфер деятельности)
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 «Страховой фонд документации»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2008 г. N 408-ст
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие технические условия к страховым копиям уникальных и особо ценных кинодокументов и фотодокументов, являющихся национальным научным, культурным и историческим наследием, которые изготовляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 33.505, [1] и [2].
Настоящий стандарт должны применять все расположенные на территории Российской Федерации субъекты хозяйственной деятельности независимо от их организационно-правовой и ведомственной принадлежности, а также федеральные и территориальные органы исполнительной власти Российской Федерации, участвующие в установленном порядке в проведении работ по созданию федерального и территориального страховых фондов документации.
Стандарт распространяется на страховые копии кинодокументов и фотодокументов, созданные с применением аналоговых технологий.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению
ГОСТ 7.69 (ИСО 5127-11-87) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ГОСТ 12.0.004 Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения
ГОСТ 12.1.007 Система стандартов безопасности труда. Вредные вещества. Классификация и общие требования безопасности
ГОСТ 13.0.002 Репрография. Термины и определения
ГОСТ 20.39.108 Комплексная система общих технических требований. Требования по эргономике, обитаемости и технической эстетике. Номенклатура и порядок выбора
ГОСТ 4097 Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия
ГОСТ 4430 Контейнеры для кинопленок, фильмовых материалов и магнитных лент. Технические условия
ГОСТ 8449 Кинопленка. Требования безопасности и методы испытаний на безопасность
ГОСТ 8828 Бумага-основа и бумага двухслойная водонепроницаемая упаковочная. Технические условия
ГОСТ 8910 Приборы для измерения длины кинопленки. Расчетные шаги перфорации. Передаточные числа
ГОСТ 18322-2016 Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения
ГОСТ 18510 Бумага писчая. Технические условия
ГОСТ 25063.1 Материалы фотографические. Метод определения тиосульфата
ГОСТ 25063.3 Материалы фотографические. Метод определения влияния света на остаточные соединения серебра
ГОСТ 25706 Лупы. Типы, основные параметры. Общие технические требования
ГОСТ 31954 Вода питьевая. Методы определения жесткости
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 12.1.019 Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура видов защиты
ГОСТ Р 33.3.02 Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения
ГОСТ Р 33.505 Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 13.0.002, ГОСТ Р 33.505, ГОСТ 7.69 и ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ 18322, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 единица хранения кинодокумента: Физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации [2].
3.1.2 единица хранения фотодокумента: Физически обособленный кадр [негатив, дубль/негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом] [2].
3.1.3 единица учета кинодокумента: Часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета [2].
3.1.4 единица учета фотодокумента: Одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма [2].
3.1.5 контрольная копия: Позитивная копия документа (оригинала или копии на правах оригинала), полученная контактным способом или методом репродуцирования с последующей химико-фотографической обработкой для выявления соответствия технических характеристик копии установленным показателям.
3.1.6 негатив репродукции: Страховая копия оригинала фотодокумента (фотоотпечатка на правах оригинала), полученная методом репродуцирования и последующей химико-фотографической обработки.
3.1.7 химико-фотографическая обработка: Последовательные операции обработки светочувствительной фотографической пленки в специальных растворах, в результате которых образуется видимое почернение фотослоя.
3.1.8 оптическая плотность вуали: Оптическая плотность почернения, образовавшегося в экспонированном светочувствительном фотографическом материале, прошедшем все стадии химико-фотографической обработки.
3.2 Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте приняты следующие обозначения и сокращения:
4 Общие положения
4.1 Настоящий стандарт устанавливает классификацию, основные размеры, технические требования и методы контроля качества страховых копий уникальных и особо ценных КД и ФД АФ РФ, создаваемых с целью сохранения документной информации (на случай утраты, недоступности или повреждения оригиналов ДНН) и предназначенных для постоянного хранения.
4.2 Одновременно с изготовлением копий страхового фонда необходимо изготовлять комплект копий ФП особо ценных и уникальных КД и ФД [2].
4.3 Технология изготовления страховых копий КД и ФД должна соответствовать ТТР на каждый тип копии, утвержденному в установленном порядке.
4.4 Очередность страхового копирования определяют с учетом физического состояния и интенсивности использования КД и ФД.
4.5 Страховые копии КД и ФД должны соответствовать оригиналам документов по содержащейся в них информации и содержать все элементы, зафиксированные в оригинале.
ГОСТ Р 33.505-2003. «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»
ГОСТ Р 33.505-2003
Государственный стандарт Российской Федерации
Единый российский страховой фонд документации
Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием
Дата введения 2004-01-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Научно-исследовательский институт репрографии (ФГУП НИИ репрографии), Российским Государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Всероссийской государственной библиотекой иностранной литературы им. Рудомино (ВГБИЛ)
ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 «Страховой фонд документации»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России № 255-ст от 29 июля 2003 г.
1 Область применения
Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.
Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций – держателей оригиналов документов.
Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.
Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
3 Определения
В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями по ГОСТ 7.69, ГОСТ 13.0.002, ГОСТ Р 22.0.02, ГОСТ 51141, а также следующие:
3.1 страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием: Совокупность находящихся в государственной собственности классифицированных, систематизированных и безопасно хранимых страховых копий особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, создающая стратегический информационный ресурс и предназначенная для сохранения национального научного, культурного и исторического наследия народов Российской Федерации в условиях военного времени, чрезвычайных и экстремальных ситуаций.
3.2 аналоговые технологии: Технологии, использующие аппаратуру для записи аналогового сигнала, т.е. сигнала, описываемого непрерывными функциями.
3.3 документальное национальное научное, культурное и историческое наследие (ДНН): Совокупность документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и библиотечных фондов Российской Федерации.
3.4 контратип: Дубликат негатива, полученный посредством печати с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенный для тиражирования кино-, фотодокументов и микроформ.
3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков и идентифицированная в установленном порядке.
3.6 оригинал: Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее записи.
3.7 страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.
3.8 основная копия фонда пользования: Копия оригинала (или страховой копии оригинала), предназначенная для изготовления рабочих копий фонда пользования.
3.9 рабочая копия фонда пользования: Копия оригинала (или основной копии фонда пользования), предоставляемая пользователю взамен оригинала.
3.10 особо ценный документ: Документ, имеющий непреходящее значение для государственного управления, экономики и обороны страны, социально-культурной преемственности поколений, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридической и информационной значимости, автографичности и (или) внешних признаков.
3.11 поисково-справочный аппарат страхового фонда документации: Комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем, создаваемый на единых принципах для обеспечения учета и поиска страховых копий документов.
3.12 промежуточный позитив: Копия, изготовленная с негатива на специальном светочувствительном материале и предназначенная для изготовления контратипа.
3.13 страховое копирование документов: Процесс изготовления страховых копий документов.
3.14 типовой технологический регламент изготовления страховых копий: Документ, утвержденный соответствующим министерством или ведомством после согласования Головной отраслевой службой СФД и содержащий основные требования к последовательности и содержанию технологических операций, а также к контролю процессов, оборудования, материалов и конечной продукции при изготовлении страховых копий документов.
3.15 уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам.
3.16 фонд пользования: Совокупность основных и рабочих копий документов, создаваемая для предотвращения износа оригиналов и предназначенная для организации использования содержащейся в них информации.
3.17 цифровые технологии: Технологии, использующие электронно-вычислительную аппаратуру для записи кодовых импульсов в определенной последовательности и с определенной частотой.
3.18 экстремальная ситуация: Ситуация, при которой единичный документ или группа документов приходят в непригодное к дальнейшей эксплуатации состояние в результате естественного старения носителя или внешних неблагоприятных воздействий.
4 Сокращения
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
5 Общие положения
5.1 СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.
СФД НН создают в целях сохранения и оперативного восстановления документального национального научного, культурного и исторического наследия, имеющего особую важность для государственного управления, экономики, обороны, международных отношений, научных исследований, образования, здравоохранения страны, а также для обеспечения социально-культурной преемственности поколений в случае утраты оригиналов в результате ЭС и ЧС.
5.2 СФД НН создают на особо ценные и уникальные документы АФ РФ и особо ценные, уникальные и информационно значимые документы БФ РФ, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления, а также на все описи фондов архивов и каталоги национальных библиотек, в которых имеются особо ценные документы.
Текущее организационно-методическое руководство созданием СФД НН осуществляют Головные службы СФД, которые должны быть созданы приказами соответствующих министерств, ведомств и территориальных органов исполнительной власти.
Функции и задачи Головных служб СФД устанавливают Положениями о Головных службах СФД, утверждаемыми в установленном порядке.
Общее методическое руководство работами по созданию СФД НН и их координацию осуществляют Росархив и Минкультуры России в соответствии с закрепленными за ними направлениями деятельности.
5.4 Основными этапами создания СФД НН являются:
Одновременно с созданием СФД НН создают поисково-справочный аппарат к нему.
Виды и порядок выполнения работ, а также их основное содержание на установленных этапах приведены в соответствующих разделах настоящего стандарта.
5.5 СФД НН хранят территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах СФД. Использование СФД НН в ЧС и ЭС может быть осуществлено только по специальному разрешению в установленном порядке.
5.6 Технологию изготовления страховых копий документов определяют Росархив и Минкультуры России при участии Федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский институт репрографии» на основе системы нормативных документов Госстандарта России, Росархива и Минкультуры России путем разработки, утверждения и введения в действие ТТР изготовления страховых копий каждого вида документов.
5.7 Одновременно с изготовлением страховых копий изготавливают комплект копий фонда пользования в порядке, устанавливаемом Росархивом и Минкультуры России.
5.8 Работы с документацией, на которую распространяются действия закона РФ об авторском и смежных правах и закона РФ об охране государственной и коммерческой тайн, должны осуществляться в соответствии с требованиями указанных законов, а также изданных на их основе инструкций и правил.
6 Состав и виды страховых копий документов
6.1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:
В соответствии с решениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации СФД НН может создаваться в двух экземплярах страховых копий (основной и запасной страховые документы).
Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6.1.1-6.1.5.
6.1.1 Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения по ГОСТ 13.1.102, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа.
Микроформы страхового фонда изготавливают в виде рулонного микрофильма типоразмера МР-35 по ГОСТ 13.1.104 или микрофиши типоразмера МФ-А6 по ГОСТ 13.1.105 с учетом требований ГОСТ 13.1.107.
6.1.2 Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива – дубль-негатив, для фотоотпечатка – негатив.
6.1.3 Страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:
6.1.4 Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.
Для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.
6.1.5 Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
6.2 При изготовлении страховых копий документов одновременно изготавливают в устанавливаемом в системе Росархива и Минкультуры России порядке копии фонда пользования для:
7 Планирование работ по созданию страхового фонда документации
7.1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.
Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.
7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.
7.3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.
Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций – держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.
7.4 При планировании работ по созданию СФ ДНН в состав показателей плана включают:
Форма годового плана представлена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.
7.5 Организации – держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).
8 Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование
8.1 Основанием для подготовки и представления документов на страховое копирование являются утвержденные в установленном порядке планы работ по созданию СФД НН.
8.2 Состояние и оформление документов, передаваемых на страховое копирование, должны полностью отвечать требованиям ТТР, действующих в системе Росархива и Минкультуры России.
8.3 К копированию отбирают документы, прошедшие научное описание и техническое оформление в соответствии с установленными правилами. В необходимых случаях документы перед страховым копированием подвергают реставрации или ремонту в установленном порядке.
8.4 Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляют по фондам с соблюдением последовательности расположения документов в фонде (по порядку описей и дел).
Дела копируют полностью.
8.5 Кино- и фотодокументы копируют полностью, фоно- и видеодокументы допускается копировать полностью или частично.
8.6 Подготовка документов к страховому копированию включает:
8.7 Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР.
Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ, составленный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации, служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением оригиналов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.
9 Порядок выполнения работ по страховому копированию документов
9.1 Основанием для выполнения страхового копирования ДНН исполнителем работ являются заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида документации.
9.2 Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственность за сохранность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготовленные страховые копии должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархиве и Минкультуры России.
9.3 Изготовленные страховые копии ДНН должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в приложениях Б, В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.
Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68.
9.4 Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.
10 Порядок передачи страховых копий на хранение
10.1 Изготовленные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.
10.2 Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище федерального подчинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище регионального подчинения – соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.
10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых копий, форма и содержание которого приведены в приложении Ж.
10.4 В организации – поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистрации актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание которой приведены в приложении И.
10.5 К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.
10.6 Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве транспортной тары и страховых копий в ней, а также подписи лиц, ответственных за передачу страховых копий в специальное хранилище.
10.7 Страховые копии помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.
10.8 Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные документы помещают в отдельную тару, на которой делают отметку «Сопроводительные документы».
11 Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации
11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации – держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.
11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.
11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].
11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.
11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.
11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.