Для чего нужен персональный компьютер секретарю
Для чего нужен персональный компьютер секретарю
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются персональный компьютер», телефон, телефакс и копировальный аппарат, [c.18]
У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи телефон, факс- [c.119]
На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы секретарей и работы на персональном компьютере. [c.111]
Работа ежедневная, без выходных, по скользящему графику. Имеющиеся в офисе 20 персональных компьютеров (ПК) закреплены за переводчиками и работают в две смены с 8.00 до 22.00. В таком же режиме обязаны работать и секретари-операторы. Предусмотрен обеденный перерыв на полчаса. [c.213]
На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы машинописи и работы на персональном компьютере и обладающие опытом практической работы. [c.206]
Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля за исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя. [c.157]
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя», то сегодня его уже можно сравнить с «центральной нервной системой предприятия», регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами. С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта. [c.3]
Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным. Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала. Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей. [c.35]
Секретарь отдела (офиса) — принимает и производит первичную обработку всей входящей корреспонденции, готовит документацию и ведет ее учет на персональном компьютере. Является, по сути дела, координатором работы отдела (офиса). [c.36]
Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация. [c.52]
В современной деловой практике часто используются для представления визитные карточки. На карточке указаны фамилия, имя, отчество посетителя, его ученое звание, должность, местб работы, служебный телефон и адрес организации. Секретарь должен с благодарностью принять карточку и внимательно ознакомиться с ней. Затем, данные с визитной карточки заносятся в персональный компьютер или в картотеку. [c.139]
Зарплата PR-менеджер, его помощники, редактор внутрифирменного издания, фотограф, секретарь другие сотрудники ххх.хх.хх Накладные расходы арендная плата, налоги, коммунальные платежи за отопление, освещение, кондиционирование, уборку территорий, часть расходов, связанных с деятельностью телефонного коммутатора и пр. ххх.хх.хх Амортизация отчисления на амортизацию мебели и оборудования (текстовых процессоров, персональных компьютеров, множительной техники, видеоаппаратуры и фотокамер, офисных печатающих устройств, автомобилей). ххх.хх.хх Расходы по страхованию страхование автомобилей и оборудования от всякого рода рисков, страхование поездок, пенсионное страхование, частное медицинское страхование ххх.хх.хх Расходы по проведению мероприятий с представителями прессы стоимость раздаваемых материалов, питание, расходы по аренде помещений и оплата средств, взятых напрокат. ххх.хх.хх Издания для персонала затраты на редактирование, дизайн, фотографирование, оплата работы художника, затраты на печать и распространение ххх.хх.хх Затраты на выпуск внешнего издания те же самые составляющие, что и в предыдущей статье ххх.хх.хх Затраты на организацию слайдовых презентаций расходы на обработку слайдов, написание сценариев презентаций, фотографирование, гонорары за создание музыкального оформления, расходы на изготовление, размножение, распространение и содержание слайдового материала ххх.хх.хх Затраты на проведение видеопрезентаций затраты на обработку видеоматериалов, написание текста, оплата актерских работ, оплата музыки, затраты на проведение съемок, на редактирование, на компоновку передач, на размножение, на распространение, на хранение видеоматериалов, а также затраты на издание пояснительных листовок с кратким обзором содержания материала. ххх.хх.хх Затраты, связанные с выпусками новостных релизов оплата исследовательских работ, издержки, связанные с написанием, изготовлением, составлением списка адресатов для рассылки релизов, расходы по их распространению. ххх.хх.хх [c.177]
Значение ПК в работе секретаря. Правила работы за компьютером.
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Персональный компьютер (ПК) стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:
• составление и редактирование документов;
• регистрацию и контроль исполнения документов;
• хранение и поиск документов, другой полезной информации;
• прием и передачу документов по каналам связи;
• архивное хранение документов;
Рекомендуемое положение во время работы за компьютером:
• стул-кресло должен иметь возможность индивидуальной регулировки;
• пользователь должен смотреть на экран сверху вниз под углом 10° от горизонтальной линии;
Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещенным, а также иметь кондиционер..
-Старайтесь сидеть за компьютером на 2,5 см выше, чем на обычном стуле.
-Настройте высоту спинки стула таким образом, чтобы она соприкасалась с местом наибольшего изгиба спины.
— Уши должны располагаться точно в плоскости плеч.
-Плечи должны располагаться точно над бедрами.
-Когда вы смотрите вниз, голова должна находиться точно над шеей, а не наклоняться вперед.
-Опирайтесь обеими ступнями о пол или подставку для ног. Под столом должно быть достаточно просторно, чтобы вы свободно могли вытягивать ноги.
— Руки должны удобно располагаться по сторонам.
-Локти должны быть согнуты и находиться примерно в 3 см от корпуса
-Запястья должны принять нейтральное положение (ни подняты, ни опущены).
-Сядьте так, чтобы край стула не давил под колени.
Правильная осанка во время работы максимально разгружает мышцы и позволяет работать дольше, меньше уставая.
суммарное время непосредственной работы на персональном компьютере не должно превышать 6 ч за смену.
На протяжении рабочего дня следует устраивать перерывы продолжительностью 10-20 мин. Работа без перерыва за монитором компьютера не должна превышать 45- 60 мин.
Условия труда секретаря.
Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.
К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.
Основные санитарно-гигиенические нормы труда.Нормативные показатели:
-Температура воздуха,0 С:
-Относительная влажность воздуха, 40-60%
-Уровень шума, дБ, не более 40-65
Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).
Микроклимат характеризуется такими величинами, как:
Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.
При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу.
Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники.
Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде.
Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.
Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).
Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.
Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.
Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.
Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условии труда и планировании рабочего дня.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.
Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.
Секретарское дело
Введение
1. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
1.1. Компьютер
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:
1. составление и редактирование документов;
2. регистрация и контроль исполнения документов;
3. хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4. прием и передача документов по каналам связи;
5. архивное хранение документов;
6. организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности. Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура. Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.
Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах. Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:
В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.
Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).
Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика. ринтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.. Надежными, с высоким быстродействием и хорошим качеством печати являются лазерные принтеры фирмы Hewlett-Packard.
Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте).
Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.
Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.
Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.
Возможности компьютера определяют:
— тип и тактовая частота процессора;
— объем оперативной памяти и жесткого диска;
— характеристики материнской платы;
— наличие CD-ROM и звуковой платы;
— возможность подключения дополнительных устройств;
Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024×768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.
На рынке компьютеров и компьютерных компонентов происходит непрерывный процесс обновления элементной базы и программного обеспечения, что приводит к быстрому моральному устареванию даже самого, казалось бы, современного на данный момент оборудования.
1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет
Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.
Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).
По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:
1. отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;
2. получать подтверждения доставки документов по назначению;
3. выводить на экран дисплея полученные документы;
4. изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
5. распечатывать полученные документы в необходимом количестве
6. отправлять документы одному пользователю или группе пользователей
7. расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной
8. составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные
пометки о необходимости тех или иных действий и сроках
Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, то есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых «интернетовских страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открыть любая фирма или частное лицо, асположив информацию о себе и своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft. Пользователь Интернет может «путешествовать» от одного сервера к другому или с одной Web-странички к другой.
подключение к Интернет обеспечивают фирмы-провайдеры. Можно пользоваться базовыми услугами Интернет, такими как электронная почта, работа с World Wide Web (WWW) и Gopher, а также вести переговоры по сетевой телефонной связи.
Миллионы пользователей сети Интернет из всех возможностей Интернет чаще всего используют только электронную почту.
Программы, обеспечивающие переговоры через Интернет, дают возможность пользователю Интернет-телефона позвонить не только по конкретному номеру, но и соединиться через виртуальный сервер со случайными абонентами, а также передать собеседнику визуальную информацию.
1.3. Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Сотовая связь
Современный телефон не зря называют компьютеризированным.
Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:
1. автоматически дозвонится по нужному номеру;
2. автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
3. упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
4. автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
5. попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
6. запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
7. запомнит время и дату звонка;
8. покажет продолжительность разговора;
9. содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записнойкнижке);
10. покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
11. 8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
12. обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;
13. встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.
В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.
Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях. Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поминутно.
Иногда в абонентскую плату включается стоимость определенного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.
Для оперативной передачи сообщений может использоваться также пейджер.
Кроме того, пейджинговая связь позволяет отсылать сообщения непосредственно с компьютера, не прибегая к помощи оператора, тем самым обеспечивая конфиденциальность коммерческой информации.
Одной из лучших компаний, обеспечивающих качественную и надежную связь на большое расстояние, является Moscom Paging Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких километров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравнению с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораздо меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиотелефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиотелефонная сеть обеспечивает надежную связь, онфиденциальность, выход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном промышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесообразна.
Уже в ближайшем будущем планируется внедрение новой системы связи, передающей не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную Таким образом можно соединить компьютеры абонентов в единую информационную систему не с помощью кабеля, а посредством радиоволн.
1.4. Факс
В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации.
Факсимильный аппарат — это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы. Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивается что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет.
Контрастность и читаемость такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих современных моделях факсов используется более плотная «супертермобумага», которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:
1. вывод документа на обычную бумагу,
2. режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка),
3. отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к
передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы
на междугородные переговоры значительно ниже,
4. память на несколько десятков страниц, в которую принимаются
факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой, в
эту же память можно загрузить документы для последующей их передачи в
указанное вами время или рассылки нескольким адресатам,
телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора
В качестве примера такого «супертелефакса» можно привести последние
модели фирмы «XEROX» Эти аппараты с лазерным печатающим устройством, использующим обычную бумагу, имеют все описанные выше возможности, а также множество других Память вмещает 35 страниц с возможностью расширения до 180 Лоток на 250 листов практически исключает возможность израсходования всей бумаги даже при большом объеме поступивших факсов Кроме того, можно заложить в память для отложенной рассылки до восьми различных документов, каждый со своим списком рассылки При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функ-ция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему.
Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода.
Заслуживает внимания многофункциональное устройство «MEDLEY», состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного аппарата. Такой факс/сканер/принтер сконструирован для подключения! к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных процедур (сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и передачу документов) осуществлять с помощью одного устройства. Интересными для пользователя могут быть мопиры (mopier) HP OfficeJet 590, сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений, копирования документов, их сканирования с возможностями цветного струйного принтера
1.5. Копировальные устройства
— поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой
стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как правило, в левый
верхний угол стекла,
— проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения,
размер устанавливается 1.1 или 100%;
1. убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;
3. возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.
Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки «СТОП».
Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или
уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.
Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов.
Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатиями кнопок «вниз» и «вверх», расположенных под индикатором масштабирования. При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата A3, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально.
Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии.
Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.
В сфере малого бизнеса используются портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которые отличаются высоким качеством и надежностью.
Аппарат FC 230 имеет не только ручную, но и автоматическую подачу бумаги из стопки до 50 листов, а также автоматическое управление насыщенностью копий.
Более мощные копиры модели FC 770 работают со скоростью 12 копий в минуту. Автоматическая подача бумага производится из стопки до 250 листов.
Возможно увеличение и уменьшение копии от 70% до 141%.
1.6. Устройство для уничтожения бумаг
Шредеры фирмы «ЕВА» сочетают современный подход к утилизации носителей и обеспечивают сохранение конфиденциальности информации Такие устройства, как PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 С могут перерабатывать бумагу шириной от 220 мм до 610 мм с разовой загрузкой от 8 до 350 листов в зависимости от выбранной модели При этом степень измельчения носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что обеспечивает достаточный уровень секретности.
1.7. Основные правила техники безопасности
При использовании любого оборудования необходимо соблюдать основные
правила техники безопасности:
1. прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нужно
прочитать инструкцию и придерживаться ее;
2. выключать вилки из розеток в случае длительных перерывов в работе и
обязательно при уходе из помещения;
3. проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;
4. устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только
5. знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае
6. не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с
плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование.
2. РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ
Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые
трудно предугадать или прогнозировать. И все же не следует пускать его на
2.1. Планирование
Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее.
Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.
2.2. Оптимальный ритм работы
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов.
После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.
Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные.
Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. Неплохо снимает напряжение глаз специальная глазная гимнастика, глазные капли «Vizine» или таблетки «Strix», изготовленные из экстракта черники.
В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.
Не рекомендуется также браться за все дела сразу, так как невозможно сделать одновременно две работы одинаково хорошо, и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Важно также научиться вырабатывать в себе некий автоматизм действий: в обработке входящих и исходящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполнении других технических заданий.
2.3. Примерная схема рабочего дня секретаря
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы
привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать.
Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
5. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
8. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя.
10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19. Наметить мероприятия на следующий день.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ
20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
2.4. Использование компьютера для планирования рабочего дня
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярными среди них являются информационные системы Lotus Organizer и Outlook.
Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:
• В режиме «Календарь» можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.
• Режим «Дела» позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.
• Режим «Дата» позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.
Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др. [pic]