Для чего необходим договор о полной материальной ответственности
Кому нужен договор о материальной ответственности
Практически у любого работодателя имеется хотя бы один работник, который согласно своим должностным обязанностям отвечает за сохранность доверенного непосредственно ему имущества работодателя.
Являясь лицом, в первую очередь заинтересованным в том, чтобы его имущество было цело, использовалось рационально и по назначению, работодатель инициирует оформление с таким работником (или работниками) соглашения (договора) о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Целью такого документа оказывается:
Оформление такого соглашения — право работодателя. Законодательство его к этому не обязывает. Однако отсутствие этого документа даже при очевидной и доказанной вине работника не позволит работодателю взыскать с него в оплату причиненных убытков более чем одну среднемесячную зарплату (ст. 241 ТК РФ).
Какой бывает материальная ответственность работника
Материальная ответственность перед работодателем существует для всех работников. Но виды она может принимать разные:
Оба вида полной материальной ответственности сопровождаются оформлением работодателем письменного (ст. 244, 245 ТК РФ) соглашения о материальной ответственности: в первом случае — с каждым материально ответственным лицом, во втором – со всеми членами группы. Материальные ценности им передают по описи и периодически подвергают инвентаризации.
Полный перечень должностей и работ, при которых возникают либо один, либо другой вид ответственности, содержится в постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Примерами могут служить:
Можно ли привлечь к материальной ответственности главбуха? Ответ на данный вопрос дала специалист Минтруда Маленко Т. В. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Соглашение о материальной ответственности желательно оформлять либо одновременно с назначением работника на должность, предполагающую соответствующую ответственность, либо при начале выполнения работы с этой ответственностью. Лица моложе 18 лет к заключению таких договоров не допускаются (ст. 244 ТК РФ).
Все нюансы взаимоотношений между работодателем и работниками в отношении материальной ответственности могут быть систематизированы во внутреннем нормативном акте.
Сомневаетесь, как правильно провести ту или иную процедуру, связанную с ведением кадрового делопроизводства? На нашем форуме можно развеять любые сомнения. Так, здесь можно уточнить, с кем и в какой форме обязателен трудовой договор с материальной ответственностью.
Где взять бланк соглашения о материальной ответственности
Типовые бланки соглашений для обоих видов полной материальной ответственности присутствуют в постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 (приложения 2 и 4). Скачайте их на нашем сайте по ссылкам ниже:
Их можно брать за основу, составляя свои собственные договоры, в которых будут учтены требования, предъявляемые к конкретным должностям, работам, коллективам и ситуациям.
О видах материальной ответственности, которая может иметь место у главного бухгалтера, читайте в материале «Какую материальную ответственность несет главбух?».
Обязательной для такого документа будет информация:
На нашем сайте можно увидеть и скачать один из вариантов соглашения о полной индивидуальной материальной ответственности бухгалтера-кассира.
Образец аналогичного документа, составленного для коллектива, смотрите здесь.
Итоги
Оформление соглашения о материальной ответственности с лицом, которому доверена работа с материальными ценностями, представляет собой вопрос, крайне важный для работодателя, заинтересованного в сохранности своего имущества. Составляя этот документ, необходимо придерживаться ряда правил, установленных действующим законодательством.
Зачем нужен договор о полной материальной ответственности?
Если вы принимаете на работу сотрудника, которому доверите отвечать за свои деньги, товары или иные материальные ценности, не забудьте оформить с ним договор о материальной ответственности. Он защитит ваши интересы в спорах о возмещении ущерба, если не досчитаетесь вверенного работнику имущества.
Какие условия надо соблюдать, чтобы заключить договор о материальной ответственности
Перед тем, как заключить с работником договор о полной материальной ответственности, надо проверить, чтобы:
О том, что предстоящая работа лица непосредственно связана с ответственностью за деньги, товары или иные ценности, сотрудника надо предупредить при трудоустройстве.
Договор о полной материальной ответственности можно заключить с кассиром, курьером, водителем-экспедитором, продавцом, кладовщиком и другим работником, обслуживающим матценности.
Правильно оформить договор с курьером и водителем-экспедитором поможет онлайн-сервис «Правильный договор», входящий в состав бератора.
С помощью сревиса вы можете создать и свой договор о материальной ответственности, изменив типовую форму договора с учетом специфики своей деятельности.
Если сотрудник отказывается заключить договор
Не все сотрудники соглашаются брать на себя ответственность за вверенное имущество. Поэтому они отказываются подписывать договор о полной материальной ответственности.
Однако, такой отказ неправомерен, если:
Отказ сотрудника от заключения этого договора следует рассматривать как неисполнение им трудовых обязанностей. Поэтому, такое поведение работника может привести к выговору, а впоследствии и к увольнению.
Должность есть Перечне, а договора нет: каковы последствия
Если не заключили с сотрудником договор о материальной ответственности, взыскать с него в полной сумме ущерб от недостачи вверенного имущества вы не сможете. В таком случае работник возместит недостачу только в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса).
Новые договоры по матответственности теперь доступны в онлайн-сервисе бератора «Правильный договор»
Теперь подготовка договора не доставит вам проблем
Сервис «Правильный договор» в бераторе – это профессиональный инструмент, с помощью которого вы создадите готовый бухгалтерский документ, юридически грамотный, с качественными формулировками, выгодными для вашего бизнеса.
С сервисом вы за 5 минут сможете:
Главное, с сервисом «Правильный договор» вы сэкономите время и нервы.
Как работать в сервисе «Правильный договор»?
Шаг 1
Выберите нужный вам договор и последовательно заполняйте поля для ввода информации.
Шаг 2
Комментарии и подсказки быстро введут вас в курс дела и не позволят совершить ошибку. Добавьте необходимое условие или удалите ненужное.
Шаг 3
В один клик вы можете заполнить свои реквизиты. Они выгрузятся автоматически из личного кабинета.
Шаг 4
После заполнения договора, сделайте предварительный просмотр. Если все правильно, сохраните готовый договор в формате Word и распечатайте его на принтере.
Если в процессе заполнения договора вас отвлекли или вам пришлось оставить рабочее место – не волнуйтесь. Договор автоматически сохраняется, поэтому вы всегда можете вернуться к его заполнению.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Материальная ответственность сотрудников
Сотрудники ошибаются: бухгалтер вовремя не сдала отчет, и работодатель получил штраф на двести тысяч рублей, маркетолог запустил рекламу, и — штраф полмиллиона рублей от антимонопольщиков, а курьер потерял чужие айфоны.
У работодателя есть шанс получить с сотрудников деньги за ошибки, в этом помогает законодательство о материальной ответственности. Юрист Мария Никитина рассказывает, что это такое и как использовать.
Что такое материальная ответственность
Материальная ответственность — обязанность возместить ущерб. Ответственность может быть у сотрудника, директора, работодателя, поставщика, покупателя и кого угодно. Нас интересует сотрудник.
О правилах материальной ответственности для сотрудников рассказывает Трудовой кодекс. Формально так: если сотрудник что-то сломал или потерял, с него можно получить деньги в счет возмещения ущерба. Например, Иван сломал корпоративный ноутбук за сто тысяч рублей — у работодателя есть право на компенсацию ущерба. Ущерб можно получить при определенных условиях, мы о них поговорим.
На практике получать деньги трудно и долго. Как минимум, потребуются внутренние документы работодателя и доказательства вины сотрудника.
За что платят сотрудники
Если сотрудник ошибся и его ошибка привела к ущербу, работодатель вправе потребовать возмещение. Есть оговорка: сотрудник возмещает только фактический ущерб, он еще называется действительным или реальным. Ущерб описывает Трудовой кодекс:
В переводе это значит, что компания получает деньги:
Если компания недополучила выгоду из-за действий сотрудников, деньги взыскать нельзя.
Упущенная выгода, нельзя взыскать
Ущерб
Один сотрудник сломал ноутбук, другой не смог на нем работать. Компания считает, что из-за этого она потеряла двести тысяч рублей
Сотрудник сломал корпоративный ноутбук за сто тысяч рублей
Продавец разбила три бутылки редкого вина. Владелец магазина уверен, что придут клиенты, увидят, что в магазине нет редкого вина, и больше никогда не вернутся. На таких клиентах магазин в будущем потеряет миллион рублей.
Продавец разбила три бутылки вина на пятнадцать тысяч рублей
Не каждый ущерб можно списать на сотрудника. Сотрудники возмещают ущерб, если нарушают закон, требования своей должностной инструкции или других внутренних нормативных документов компании. Главное условие — подпись сотрудника: он документы видел, ознакомился с ними. В законе это называется «в случае своего противоправного поведения». О должностных инструкциях мы еще поговорим, а пока примеры:
маркетолог запустил рекламную акцию, и антимонопольная служба оштрафовала компанию из-за рекламы на миллион рублей. По нормативным документам маркетолог не проверяет рекламу на юридические ошибки, поэтому с него нельзя получить возмещение за штраф;
кассир отвечает за деньги в кассе. Если продавцы разобьют ящик виски или за их смену украдут этот ящик, кассир не платит;
кладовщик следит за ноутбуками на складе. Если курьеры не отвезут ноутбуки клиентам, а оставят себе, кладовщик за них не платит.
Может быть такое: со склада пропали десять ящиков виски, а взять деньги с кладовщика нельзя. Исключения описывает 239-я статья Трудового кодекса:
Если коротко, работодатель может получить деньги с сотрудников, но это не так просто.
Аптека провела инвентаризацию и выяснила, что пропали 145 000 рублей.
По результатам внутреннего расследования оказалось, что фармацевт нарушила должностную инструкцию: суммы больше двадцати тысяч рублей хранить в сейфе, пересчитывать деньги в специальной комнате. Вместо этого фармацевт пересчитывала деньги на рабочем месте в торговом зале, где, видимо, их украли посетители.
Сколько платит сотрудник
В законодательстве нет точной суммы, на которую может рассчитывать работодатель. Сумма зависит от вида материальной ответственности, размера ущерба и зарплаты сотрудника.
Трудовой кодекс о материальной ответственности:
У материальной ответственности два вида: полная и ограниченная. Разница в том, сколько денег работодатель получает с сотрудника.
Сумма ущерба — не любая сумма, которую захотела компания, в законодательстве есть правила для расчета. Если не уходить в детали, вот основные правила:
Даже если компания убедилась, что ущерб обходится в миллион рублей, не факт, что выйдет его получить. Если нет оснований для выплаты в рамках полной материальной ответственности, сотрудник выплачивает не больше среднемесячного заработка. Может быть такое: работодатель собрал доказательства ущерба и вины сотрудника, а суд снизил сумму выплаты. Это законно, если ссылаться на статью 250 Трудового кодекса. Одна из причин — много детей в семье.
Водитель-экспедитор вез телевизоры. Когда приехал в место разгрузки, выяснилось, что не хватает 128 штук. Водитель объяснил, что он заснул, а машину оставил на неохраняемой стоянке, и, видимо, телевизоры украли. При этом он нарушил должностную инструкцию, например, не останавливаться на таких стоянках.
Кто платит за ущерб
Получить возмещение ущерба можно с любого сотрудника, разница в сумме.
Ограниченная материальная ответственность есть у всех сотрудников, что-то делать для ее оформления необязательно.
Чтобы сотрудники знали, что они отвечают деньгами, советую рассказать об ответственности в трудовом договоре. Можно сделать раздел «Материальная ответственность» и внутри расписать, за что сотрудник отвечает, в каком размере и в каком случае придется платить.
С полной ответственностью сложнее. Есть случаи, когда ущерб в полном объеме возмещает любой сотрудник, а есть — только те, у кого определенная должность и подписан договор о полной материальной ответственности.
С любого сотрудника можно получить полное возмещение ущерба, даже если о ней не сказано в трудовом договоре:
Преступление и опьянение надо доказывать в суде. Гендиректор не решает, что Иван был пьян, разнес пол-офиса и теперь должен миллион. Решение принимают врачи, полиция, суд.
Чтобы получить полное возмещение ущерба от сотрудников, которые не нарушали закон, должны сойтись условия:
В перечне Минтруда несколько десятков должностей и обязанностей, например:
С полной ответственностью встречаются две ошибки. Первая — оформление договоров о полной материальной ответственности с сотрудниками, которых нет в перечне Министерства. Допустим, мастер ремонтирует часы с бриллиантами. И вроде бы он заплатит, если сломает часы. Перечень Министерства — закрытый. Это значит, если в нем нет мастера по ремонту часов, с мастера нельзя получить полный ущерб.
Вторая ошибка — менять формулировку названия должности. Например, в перечне есть кастелянша. Если в трудовом договоре кадровик пишет не «кастелянша», а «главная по самому ценному в компании», не получится оформить полную ответственность. Формально кастелянша — уже не кастелянша.
«Возрождение-1» потеряло часть зерна на 128 000 рублей. По итогам внутреннего расследования, руководители решили, что виноват главный агроном. Он неправильно складировал зерно, и оно испортилось.
Агроном подписал договор о полной материальной ответственности, поэтому компания ждала полную выплату ущерба. Агроном не стал платить всю сумму, поэтому все оказались в суде.
Как получить деньги с сотрудника
Компания не может просто так забрать деньги у сотрудника, даже если гендиректор и десять свидетелей уверены, что курьер Иван разнес пол-офиса. Понадобится расследование, доказательства вины Ивана и гора документов.
Если сотрудник готов платить, документы всё равно нужны. В понедельник Иван винится и платит за мебель, а в пятницу находит юриста, который подает в суд на работодателя. Если у работодателя нет документов, его ждет штраф и выплата компенсации Ивану.
Расследование и сбор доказательств зависят от должности сотрудника и какая у него ответственность — полная или ограниченная. Я рассказываю об общих правилах, которые подходят для всех.
Описание обязанностей сотрудника
По Трудовому кодексу сотрудник платит, если нарушает нормативные документы компании. Например, положения, должностную инструкцию, правила. Главное, чтобы сотрудник расписался на них.
Принцип такой: если компания считает, что у нее есть что-то ценное, за это ценное кто-то должен отвечать, причем по документам. Приведу пример с уборщицей.
Елена мыла полы и залила системный блок, компьютер перестал работать. Вроде она виновата и должна заплатить за новый компьютер. Всё не так просто.
Главный вопрос из нашего примера: почему системный блок стоит на полу и знает ли Елена, как делать уборку с системным блоком на полу. Какие могут быть варианты:
В общем, вариантов много, но если работодатель хочет с кого-то получить деньги за системный блок, за него кто-то должен отвечать по документам.
Нет единого правила, как описывать обязанности сотрудников, чтобы получить деньги. Единственный принцип — описывать конкретно. Например: «уборщица не вправе вносить в кабинеты ведро с водой» или «сотрудники не вправе ставить системные блоки на пол».
Договор о материальной ответственности
Если работодатель планирует получить полный объем возмещения, он подписывает договор о полной материальной ответственности. Это можно сделать, только если сотрудники попадают под критерии такой ответственности.
Есть индивидуальный и коллективный договор о материальной ответственности, и у каждого свои требования. Чем они отличаются и как их составлять — тема отдельной статьи.
Акт о происшествии
Разбирательство начинается с акта о происшествии. Это документ, где работодатель описывает, что случилось и почему. Акт может составить генеральный директор, кадровик, безопасник — любой штатный сотрудник. Строгой формы нет, описывайте ситуацию, как угодно.
Как проводить инвентаризацию, положение по ведению бухгалтерского учета
Если речь о материальных ценностях, например, ящиках виски на складе, понадобится инвентаризация: сколько было ящиков и сколько осталось. Правила инвентаризации описывает положение о бухучете.
Приказ о создании комиссии
Следующий шаг разбирательства — создание комиссии для расследования, и для нее понадобится приказ. Приказ — не только формальность, а еще способ показать, что работодатель начинает расследование, будет проводить его скрупулезно и не бросаться обвинениями.
В приказе должны быть пункты:
Работодатель сам решает, кто будет в комиссии, в Трудовом кодексе нет требований. Мой совет — включать:
Комиссия может собираться очно или списываться по почте, это неважно. Важно, чтобы такая комиссия была.
Письменные объяснения виновника
Комиссия не вправе сама решить: «Виноват Иван, с него сто тысяч рублей». Прежде чем делать выводы, она спрашивает сотрудника, а сотрудник объясняет, что случилось и почему, виноват он или кто-то еще.
Устного объяснения сотрудника недостаточно, подходит только письменное, а с ним бывают проблемы. Сотрудник может проигнорировать просьбу, это его право. Тогда очередь за письменным отказом от объяснения: я, такой-то, отказываюсь объясняться.
По опыту, сотрудники отказываются устно. Отсутствие письменного отказа — проблема для работодателя: суд может решить, что он не пытался узнать мнение сотрудника, а сразу обвинил. Такое обвинение — нарушение Трудового кодекса. Чтобы подстраховаться, советую письменно запросить объяснение и отправить запрос так, чтобы остались доказательства. Запрос отправляем на адрес регистрации сотрудника.
Лучший способ отправки запроса — заказное письмо с описью вложения, телеграмма или отправка с курьером. После отправки сохраняйте квитанцию: ООО «Кактус» отправлял такое-то письму такому-то человеку в такой-то день.
Если сотрудник откажется давать объяснение, составляете акт об отказе и описываете своими словами. В духе «компания отправила запрос, прошло три дня, сотрудник не ответил».
Заключение комиссии по итогам расследования
После объяснения сотрудника комиссия изучает происшествие. Как изучать — дело работодателя. Может опрашивать свидетелей, смотреть записи с камер наблюдения, приглашать независимых экспертов. Подходят любые действия, если они показывают, что комиссия разбиралась в проблеме, а не просто свалила вину на сотрудника.
По итогам расследования комиссия готовит акт. В акте — описание ситуации: что случилось, кто виноват, размер ущерба и документы, которые подтверждают ответственность сотрудника. Если в ущербе виноваты несколько сотрудников, комиссия определяет, кто в какой мере виноват и сколько платит.
Акт — самое важное в расследовании, поэтому нельзя писать кратко или общими словами. Строгой формы нет, но задача — рассказать, почему комиссия пришла к такому выводу. Какие факты помогают доказать ответственность сотрудника, зависит от происшествия и сотрудника.
Если курьер сломал холодильник из-за того, что врезался на машине в столб, доказательства — протокол полиции. Может, курьер был пьян или ехал на красный свет и неудачно затормозил.
Менеджер разбил шкаф — видеозапись с происшествия, показания свидетелей — участников стихийной вечеринки, фото разбитого шкафа и должностная инструкция, которая запрещает сотрудникам пить на рабочем месте.
Нет единого списка подходящих доказательств, но можно заранее продумать, как доказывать вину и в каком случае. Для этого советую поговорить с юристами, кадровиками и экспертами по теме возможного происшествия.
Приказ о привлечении к ответственности
Последний шаг — приказ о привлечении сотрудника к ответственности.
У приказа есть срок: его надо составить не позже месяца со дня, когда «работодатель окончательно установил размер причиненного работником ущерба». На практике это день, когда комиссия составила акт по итогам проверки.
Работодатель составляет приказ и передает сотруднику под роспись. Роспись показывает: «Я, Иван Иванов, знаю о решении комиссии».
У сотрудника есть право не согласится с работодателем. Он может попросить внести в приказ несогласие с фактами или вовсе облажовать расследование в суде.
Что дальше
С момента приказа о привлечении сотрудника к ответственности работодатель вправе получить деньги. Сотрудник выплачивает наличными, переводом с личного счета или просит вычесть из ближайшей зарплаты.
Если компания вычитает из зарплаты, понадобится приказ об этом, иначе непонятно, почему сотрудник в какой-то месяц получил меньше, чем надо. Разница в сумме всплывает при проверке налоговой или трудовой инспекции. Из одной зарплаты можно вычитать не больше двадцати процентов.
Сотрудник вправе попросить рассрочку для выплаты. У работодателя нет обязанности соглашаться на нее, при этом запрета на рассрочку тоже нет. Если компанию устраивают условия, сотрудник может платить хоть по пятьсот рублей пять лет. Для рассрочки советую соглашение, где описываете, какую сумму сотрудник платит, почему и график платежей.
Если сотрудник отказывается платить, а компания уверена в его вине, можно подать в суд. Вот минимальный список документов для суда:
Это не всё, что можно рассказать о материальной ответственности. Если интересно узнать, как получить деньги от бухгалтера, водителя, курьера или другого сотрудника, пишите в редакцию, и мы расскажем.
Короче
С кого можно получить деньги
Среднемесячный заработок — с любого сотрудника, это ограниченная материальная ответственность
Полный размер ущерба — с сотрудника, который нарушил закон или нормативные документы компании и отвечает требованиям для полной материальной ответственности
Минимальный список документов
трудовой договор и должностная инструкция;
договор о полной материальной ответственности, если он есть;
акт о происшествии;
приказ о создании комиссии;
объяснения сотрудника или отказ давать объяснения;
заключение комиссии по итогам расследования;
приказ о привлечении к ответственности.
можно вычесть за раз из одной зарплаты сотрудника