Что такое взаиморасчеты с контрагентами
Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
Форма акта сверки взаиморасчетов
В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно.
При оформлении акта сверки, рекомендуется указывать следующую информацию:
Она включает в себя четыре столбца.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Взаиморасчёты с контрагентами в «1С:Бухгалтерия 8»
Деятельность любой коммерческой организации связана с работой с контрагентами. Взаимозачёты с контрагентами являются важнейшим элементом бухгалтерского учёта. Особое внимание стоит уделить счетам, без которых в повседневной жизни сложно обойтись: 62, 60 и 76. Обсудим документ «Корректировка долга» и поговорим о ситуациях, в которых имеет смысл его применять.
Для того чтобы мы могли создавать документ «Корректировка долга» в «С:Бухгалтерия 8», проверим функциональность программы в разделе «Главное». Она должна быть полной (рис. 1).
Документ «Корректировка долга» можно найти в разделе «Покупки» или «Продажи» в подразделе «Расчёты с контрагентами».
В таком случае мы без проблем сможем провести взаимозачёт с помощью документа «Корректировка долга». Для начала нужно будет сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 62 и 60 в разрезе конкретного контрагента (нашего партнёра), чтобы убедиться – на конкретную дату проведения взаимозачёта (дату создания документа «Корректировка долга») имеется остаток (рис. 2, 3).
Переходим к формированию документа «Корректировка долга». В реквизите «Вид операции» выбираем «Прочие корректировки» (рис. 4, 5).
Дебитором и кредитором будет одно и то же лицо. По кнопке «Заполнить» автоматически заполняем документ. Дебиторская и кредиторская задолженности не всегда могут быть равны, поэтому нам нужно будет скорректировать сумму вручную в сторону уменьшения. Закладку «Счета учёта» заполнять не нужно. Результат проведения документа – закрытый остаток по счёту 62 и оставшаяся часть суммы задолженности нашему партнёру.
В нашем примере мы должны оплатить задолженность поставщику по договору № 78 от 01.01.18, однако при проведении банковской выписки договор указали неправильный. Обнаружили ошибку при проверке ОСВ по счёту 60 в разрезе договоров с отбором по контрагенту (рис. 6).
Часто ошибки всплывают именно в тот момент, когда период закрыт и мы больше не имеем возможности изменить договор и перепровести документы. Для таких случаев отлично подходит документ «Корректировка долга».
В данном случае «Вид операции» будет иметь название «Зачёт авансов в счёт задолженности нашей организации перед поставщиком» (рис. 7, 8).
Заполняем табличную часть автоматически по верхней одноимённой кнопке. Если мы хотим зачесть только часть суммы, следует откорректировать информацию на двух закладках в ручном режиме.
В подобных ситуациях вид операции в документе будет называться «Списание задолженности», и списывать мы будем задолженность покупателя (рис. 9, 10).
На первой закладке «Задолженность покупателя» будем использовать кнопку «Заполнить», а на второй закладке «Счёт списания» укажем 91.02 и заполним аналитику «Прочие внереализационные доходы и расходы». Этот расход будет принят к налоговому учёту в том налоговом периоде, в котором истёк срок исковой давности. Если по каким-либо причинам отражать в составе расходов в декларации по налогу на прибыль мы не желаем, то в качестве субконто должны быть выбраны внереализационные расходы, не принимаемые к налоговому учёту (рис. 11).
В таком случае в ОСВ по счёту 62 обороты свернуться не могут. Нам нужно их закрыть принудительно уже знакомым документом «Корректировка долга» с уже знакомым видом операции «Прочие корректировки» (рис. 13, 14).
В этой статье мы разобрали взаиморасчёты с контрагентами в «1С:Бухгалтерия 8». Надеемся, что наш материал оказался вам полезен. Не забудьте поставить лайк и поделиться им с друзьями!
Также хотим напомнить, что у нас есть выделенная Линия консультации 1С, где вы можете решить любой вопрос по 1С. В месяц мы помогаем более 5 000 Клиентов. Работаем 7 дней в неделю с 9:00 до 21:00. Первая консультация совершенно бесплатно!
Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов
Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.
Как оформляется акт
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Для чего нужен акт сверки
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возникшему после 1 июня 2015 года, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).
С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.
Когда контрагент отказывается подписывать
Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.
Александр Лавров, аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как вести взаиморасчеты с контрагентами?
Сотрудничество с контрагентами ─ неотъемлемая составляющая работы любого бизнеса. Налаженный и четкий процесс расчетов с подрядчиками и поставщиками позволит избежать различных ошибок, поэтому крайне важно вести учет взаиморасчетов правильно. Однако в случае больших оборотов товаров и материалов вероятность ошибиться и упустить важные детали достаточно высока. Чтобы предотвратить подобные ситуации, предлагаем более подробно ознакомиться с понятием «контрагент” и с тем, как вести учет взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и клиентами.
Не забывайте подписываться на наш канал в Telegram и первыми узнавайте про обновления в Академии РемОнлайн.
Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами
Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо.
| Основная функция контрагента ─ приносить прибыль компании |
Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что правильная организация расчетов в бизнесе крайне важна, ведь даже минимальная ошибка может стать причиной значительных убытков для компании.
Взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками: в чем отличие
Процесс ведения взаиморасчетов с подрядчиками и поставщиками отличается друг от друга. В первом случае весь учет документации ведется в бухгалтерии, и второй стороне положены лишь заранее оговоренные выплаты. Дальше ведомость закрывается (задолженность в таком случае возникает крайне редко).
С поставщиками же ситуация обстоит иначе. Здесь есть возможность заключить договор по выплате товара в рассрочку, либо же на других, заранее оговоренных условиях. Расчеты с поставщиками могут быть реализованы в следующих формах:
Типичные ошибки при расчетах с поставщиками
От ошибок не застрахован никто. Предлагаем рассмотреть самые распространенные оплошности, которые могут возникнуть при работе с поставщиками.
Основные трудности ведения учета с поставщиками, подрядчиками и клиентами
Не секрет, что взаиморасчеты с контрагентами ─ это не только дорогостоящий процесс, но и времязатратный. Так, специалисты международного агентства PricewaterhouseCoopers выяснили, что в среднестатистической компании регулярно делают 19 копий одного документа, из чего вытекают затраты на:
Плюс ко всему этому, стоит добавить расходы на хранение и транспортировку документов, решение спорных моментов с контрагентами, оплату штрафов по просроченным платежам и многое другое. Причиной возникновения такого рода ошибок является тот факт, что 59% всех счетов имеют бумажный формат. В таком случае бумаги проходят через разные отделы, из-за чего возникает риск потери, дублирования или неуплаты счетов.
Какое решение?
Автоматизированная система ведения учета с контрагентами позволит контролировать и анализировать все затраты. Тем самым, предоставив вам отличную базу для планирования и сокращения затрат.
Согласно исследованию международной компании Aberdeen Group ─ предприятия, которые в работе с контрагентами используют автоматизированную систему расчетов, на 40 ─ 60% сокращают свои затраты на осуществление всех этих процессов.
Надеемся эта информация была полезной для вас. Также хотим сообщить, что совсем скоро появится учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами в РемОнлайн. А пока вы можете познакомиться с другими возможностями сервиса: управлением заказами, складским учетом, дашбордом руководителя и т.д. Так что подписывайтесь на обновления Академии РемОнлайн, а также на наш канал в Telegram. Будьте в курсе всех важных новостей.
Расчеты с контрагентами в «1С:Бухгалтерии 8»
Нормативного определения понятия «контрагент» в российском законодательстве нет. В общем случае под контрагентами организации понимаются ее деловые партнеры: как юридические, так и физические лица. С точки зрения гражданско-правовых отношений контрагентом считается противоположная сторона договора. Так, например, в зависимости от договорных отношений контрагентами являются:
Справочник контрагентов
Группы контрагентов
Справочник Контрагенты имеет многоуровневую (иерархическую) структуру. Это позволяет объединять контрагентов в группы (папки) и подгруппы (вложенные папки) по определенным признакам.
Например, контрагентов можно сгруппировать:
Группы контрагентов можно использовать при формировании стандартных отчетов по счетам учета расчетов с контрагентами (например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62, Анализ счета 60, Анализ субконто «Контрагенты» и т. д.). В настройках отчета (кнопка Показать настройки) на закладке Группировка можно указать тип группировки контрагентов:
Рис. 1. Вывод данных в отчете по группам контрагентов
Таким образом, пользователь получает данные в определенных разрезах аналитики.
Виды контрагентов и их реквизиты
При создании нового элемента справочника Контрагенты (команда Создать) необходимо указать вид контрагента: Юридическое лицо, Физическое лицо, Обособленное подразделение или Государственный орган. В зависимости от выбранного вида контрагента меняется форма элемента справочника (карточка контрагента).
В качестве страны регистрации контрагента в справочнике по умолчанию устанавливается значение РОССИЯ. Если в поле Страна регистрации указана иная страна или территория, то появляется возможность ввести налоговый и регистрационный номера в стране регистрации.
Создание новых контрагентов
В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 создавать новых контрагентов (новые элементы справочника Контрагенты) и заполнять их реквизиты можно следующими способами:
В карточке контрагента будет заполнено его наименование, полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Код ОГРН не передается, поскольку не предусмотрен стандартом обмена.
Загрузка файла выполняется по кнопке Загрузить из формы списка справочника Контрагенты. Загружаться могут основные реквизиты контрагента (краткое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, телефон, контактные лица, банковские реквизиты).
На первом этапе обработки Загрузка контрагентов из файла данные загружаются в табличный документ, который при необходимости можно отредактировать. На втором этапе обработки производится сопоставление загружаемых контрагентов с данными информационной базы. Если сопоставить имеющегося контрагента с данными из файла не удается, то автоматически создается новый контрагент, который отмечается в списке знаком «+». На этом же этапе требуется указать группу справочника Контрагенты, в которую будут записаны новые элементы. По кнопке Загрузить в указанной папке справочника Контрагенты создаются новые элементы.
Оценка надежности контрагентов
Во избежание претензий налоговых органов организация должна оценивать риски по результатам своей финансово-хозяйственной деятельности, в том числе риски при выборе контрагентов. Ведь если налоговый орган докажет, что в результате сделки с контрагентом налогоплательщик получил необоснованную налоговую выгоду, то уменьшение налоговой базы (налогов, сборов, взносов) будет признано неправомерным (ст. 54.1 НК РФ), что повлечет доплату налогов, пеней и штрафов в бюджет.
В целях проявления должной осмотрительности при выборе контрагентов налогоплательщики могут использовать общедоступные критерии оценки рисков (см., например, письма ФНС России от 18.05.2018 № ЕД-4-2/9521@, от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10588).
Оценить надежность контрагентов можно напрямую из «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), используя:
Расчеты с контрагентами
При работе в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 пользователям следует уделить внимание настройкам функциональности, а также другим настройкам, которые влияют на порядок отражения расчетов в бухгалтерском учете, в том числе на аналитический учет расчетов с контрагентами.
Счета учета расчетов с контрагентами
Для автоматической подстановки счетов в документы используется регистр сведений Счета учета расчетов с контрагентами. Регистр доступен по гиперссылке Счета расчетов с контрагентами из формы списка справочника Контрагенты, а также из Плана счетов (раздел Главное). Счета учета в регистре заполнены значениями по умолчанию для расчетов в валюте регламентированного учета (то есть в рублях), для расчетов в иностранной валюте и для расчетов в условных единицах.
На рисунке 3 представлена запись регистра Счета учета расчетов с контрагентами для вида расчетов Расчеты в валюте регламентированного учета. Счета учета, указанные в регистре, будут по умолчанию применяться в документах расчетов в рублях для всех организаций, для всех контрагентов и для всех договоров с контрагентами.
Рис. 3. Счета учета расчетов с контрагентами в рублях
Для каждой организации, контрагента (группы контрагентов), договора и валюты расчетов пользователь может отдельно установить свои счета учета. Такие настройки будут иметь приоритет перед общими настройками счетов учета расчетов с контрагентами, предложенными программой по умолчанию. Быстро перейти к настройкам счетов учета, заданных для конкретного контрагента, можно из его карточки по гиперссылке Счета расчетов с контрагентами.
Аналитический учет расчетов с контрагентами
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 расчеты с контрагентами организованы с использованием нескольких уровней аналитического учета (субконто счетов бухгалтерского учета). Например, для счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» могут применяться три уровня аналитики:
А, например, для счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» аналитический учет ведется с использованием только двух уровней:
Обратите внимание, что договор с контрагентом может использоваться как объект аналитического учета, только если включена соответствующая функциональность программы. Если в настройках функциональности (раздел Главное) на закладке Расчеты установлен флаг Учет по договорам, то пользователь сможет выбирать конкретные договоры в документах расчетов с контрагентами и вести аналитический учет по договорам контрагентов.
Договоры контрагентов
Согласно Гражданскому кодексу договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Для совершения сделки наличие договора не всегда обязательно. В отсутствие договора контрагентам следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса и общепринятыми обычаями делового оборота.
При создании нового элемента справочника Договоры (команда Создать) следует заполнить общие реквизиты и реквизиты, которые зависят от вида договора. В полной функциональности программы доступны следующие виды договоров:
Независимо от вида договора в форме элемента справочника (в карточке договора) для заполнения доступны общие реквизиты (рис. 4):
Рис. 4. Карточка договора
Вид расчетов используется для дополнительной аналитики взаиморасчетов и выбирается из одноименного справочника. С помощью видов расчетов можно классифицировать однотипные договоры, например:
Вид расчетов можно использовать для анализа данных в стандартных отчетах. Например, если в настройках Оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 на закладке Группировка установить дополнительный вид группировки по реквизиту Вид расчетов, то отчет будет выведен с детализацией по видам расчетов (рис. 5).
Рис. 5. Отчет с детализацией по видам расчетов
Документы расчетов с контрагентами
Документами расчетов с контрагентами, использующимися в программе как объекты аналитического учета, является множество разнообразных документов учетной системы, например: Списание с расчетного счета, Передача ОС, Списание товаров, Авансовый отчет, Поступление на расчетный счет, Выдача наличных, Корректировка долга, Поступление (акт, накладная), Оказание услуг, Передача НМА, Отчет о розничных продажах, Поступление наличных, Реализация (акт, накладная), Реализация отгруженных товаров, Поступление доп. расходов и т. д.
При этом в качестве значений субконто Документы расчетов с контрагентами не могут использоваться документы:
Счет покупателю
Если одна из сторон направляет другой стороне счет, который содержит все существенные условия договора, то такой счет может признаваться договором-офертой (то есть предложением заключить договор). Если другая сторона оплачивает счет в установленном порядке, то такое действие признается акцептом, то есть принятием предложения. В этом случае договор считается заключенным в простой письменной форме (п.п. 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 документ Счет покупателю (раздел Продажи) предназначен для подготовки и печати счетов покупателям. При этом Счет покупателю:
Рассмотрим подробнее особенности данного документа и его реквизиты (рис. 6).
Рис. 6. Счет покупателю
В шапке документа Счет покупателю указывается дата счета, наименование контрагента-покупателя (выбирается из справочника), при необходимости указывается договор с контрагентом. Если договор в информационной базе еще не зарегистрирован, то его можно автоматически создать непосредственно из формы счета. В форме Цены в документе указывается тип цен и вариант расчета НДС (Документ без НДС, НДС в сумме или НДС сверху).
В Счете покупателю можно указать вариант применения скидки:
В табличной части документа на закладке Товары и услуги следует заполнить наименование номенклатуры (как товары, так и услуги в одном списке), ее количество, цену и ставку НДС. Если в функциональность программы включен учет возвратной тары, то на закладке Возвратная тара при необходимости указывается номенклатура, количество и залоговая цена тары.
Счет покупателю можно автоматически заполнить на основании документов: Оказание производственных услуг, Реализация (акт, накладная) и Отчет комитенту о продажах. По гиперссылке Реквизиты продавца и покупателя открывается одноименная форма, где можно указать дополнительные сведения:
Для вывода дополнительных условий в печатную форму документа Счет покупателю предназначен справочник Дополнительные условия. В программе предусмотрено несколько стандартных вариантов дополнительных условий (Оказание услуг, Продажа и доставка товара, Продажа товара на условиях самовывоза, Типовые условия). Текст дополнительных условий можно отредактировать или создать свой вариант дополнительных условий. По умолчанию дополнительные условия устанавливаются в карточке Организации (группа Логотип и печать). Здесь же можно загрузить изображения печати организации и подписей руководителя и главного бухгалтера. По гиперссылке Предварительный просмотр печатной формы «Счет покупателю» можно просмотреть печатную форму счета.
В документе Счет покупателю по команде Печать доступны следующие печатные формы:
Счет на оплату и Приложение к договору можно отобразить с факсимиле и печатью организации. Для этого в открывшейся форме печати документов следует установить флаг Подпись и печать. Готовую печатную форму можно вывести на печать, отправить контрагенту по электронной почте, сохранить в папку на компьютер или присоединить к счету в виде приложенного файла.
Для контроля взаиморасчетов с покупателями в документе Счет покупателю используется реквизит Статус оплаты, который может принимать значения:
При первоначальной выписке документа Счет покупателю статусу документа присваивается состояние Не оплачен. Затем статус оплаты счета может быть изменен:
Просмотреть подробную информацию о неоплаченных счетах на текущую дату можно с помощью отчета Счета, не оплаченные покупателями (раздел Руководителю). В отчете раскрывается полная сумма счета, его оплаченная и неоплаченная части. На основании данных отчета можно отправлять контрагентам по электронной почте напоминания о необходимости оплаты счетов.
В форме списка документов Счета покупателям также доступен реквизит Статус отгрузки, который может принимать значения:
Статус отгрузки по счету может быть изменен следующими способами:
С помощью настроек списка можно использовать статусы Счетов покупателям в отборах и сортировках для принятия управленческих решений.
В документе Счет покупателю предусмотрена возможность настроить напоминание по тем счетам, которые выставляются регулярно (например, постоянным покупателям). По ссылке Повторять? можно указать периодичность, с которой программа будет напоминать о необходимости выставить счет покупателю.
К списку регулярных счетов можно перейти из списка счетов по ссылке Периодические счета, расположенной в нижней части экрана. Для работы со счетами предусмотрены кнопки:
Счета от поставщиков
Документ программы Счет от поставщика (раздел Покупки) предназначен для регистрации факта выставления счета поставщиком, позволяет контролировать взаиморасчеты и может использоваться в управленческих целях. В шапке документа Счет от поставщика вводится номер и дата счета, наименование контрагента-поставщика (выбирается из справочника), при необходимости указывается договор с контрагентом. В форме Цены в документе указывается тип цен и вариант расчета НДС.
В табличной части документа на закладке Товары и услуги следует заполнить наименование номенклатуры, ее количество, цену и ставку НДС. Если в функциональность программы включен учет возвратной тары, то на закладке Возвратная тара при необходимости указывается номенклатура, количество и залоговая цена тары.
Для контроля взаиморасчетов с поставщиками в Счете от поставщика используется реквизит Статус оплаты. При первоначальной регистрации документа Счет от поставщика статусу документа присваивается состояние Не оплачен. Впоследствии статус оплаты счета может быть изменен автоматически (при выборе данного счета в качестве основания оплаты) или вручную. Информация о неоплаченных счетах на текущую дату выводится в отчете Счета, не оплаченные поставщикам (раздел Руководителю).
В форме списка документов Счета от поставщиков доступен реквизит Статус поступления, который может принимать значения:
Статус поступления счета может быть изменен автоматически и вручную.
Организация документооборота с контрагентами
Все хозяйственные операции, подтвержденные первичными документами, должны быть своевременно отражены в учетной системе. При этом регулярный учет должен быть эффективным.
Способы обмена документами
Самым прогрессивным и актуальным способом документооборота с контрагентами в настоящее время является электронный документооборот (ЭДО):
1С:ИТС
Если по какой-либо причине сервис 1С-ЭДО недоступен для пользователя, то для ускорения документооборота с контрагентами можно воспользоваться сервисом ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть. С помощью данного сервиса полученные от контрагента электронные документы автоматически заносятся в базу, что сокращает время ввода документов и уменьшает количество ошибок и опечаток. При этом, в отличие от полноценного ЭДО, электронные документы без электронной подписи не имеют юридической силы и требуют наличия бумажных оригиналов.
Если же контрагенты не являются участниками 1С-ЭДО и 1С:Бизнес-сеть, то упростить процесс регистрации первичного учетного документа в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте. Также приходные документы от поставщика можно загружать из сохраненных файлов.
При загрузке документов ТОРГ-12, Акт приемки-сдачи работ (услуг) или УПД создается документ учетной системы Поступление (акт, накладная), в котором автоматически заполняются необходимые реквизиты. К документам поступления дополнительно может быть создан документ Счет-фактура полученный.
Если товар или услуга поступает к получателю от поставщика впервые и номенклатуры покупателя и поставщика не синхронизированы, то в открывшейся форме Сопоставление данных по номенклатуре необходимо заполнить поле Номенклатура, выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура, и нажать на кнопку Записать и закрыть.
Загруженные из электронной почты (из файла) документы не являются юридически значимыми, поэтому и у покупателя, и у продавца должны быть надлежаще оформленные документы в бумажном виде.
Статусы оформления первичных документов
Если в организации не используется обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, то бухгалтерская служба должна контролировать оформление как входящих, так и исходящих документов с обеих сторон. Согласно статье 9 Закона о бухгалтерском учете подписи лиц наряду с наименованиями должностей лиц, совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), являются обязательными реквизитами первичного документа.
Флаг Документ подписан, установленный в форме документа Реализация (акт, накладная), позволяет контролировать подписание покупателями (заказчиками) документов реализации. Если в учетной системе продавца (исполнителя) регистрируется документ реализации, надлежаще оформленный с обеих сторон, то флаг Документ подписан должен быть включен. Если же документ реализации регистрируется продавцом (исполнителем), не будучи при этом оформлен со стороны покупателя (заказчика), то флаг Документ подписан должен быть выключен (рис. 7).
Рис. 7. Контроль подписания документа реализации
До тех пор, пока вторая сторона не оформит накладную на отпуск товаров (акт на оказание услуг, выполнение работ или передачу прав), такой документ не будет считаться юридически значимым документом. Как только бухгалтерская служба получит оригинал документа, подписанного контрагентом, для данного документа реализации необходимо установить флаг Документ подписан.
Флаг Оригинал получен, установленный в форме документа Поступление (акт, накладная), позволяет контролировать наличие надлежаще оформленных оригиналов документов, полученных от поставщиков.
Если в учетной системе покупателя (заказчика) регистрируется документ поступления, полученный по электронной почте или из файла, то такой документ не считается юридически значимым документом, поэтому флаг Оригинал получен должен быть выключен (рис. 8).
Рис. 8. Контроль получения оригиналов документов
Как только бухгалтерская служба получит оригинал документа, подписанного контрагентом, для данного документа поступления необходимо установить флаг Оригинал получен.
Используя настройки списков, можно устанавливать отбор и выводить списки не подписанных покупателями документов и не полученных от поставщиков оригиналов для принятия управленческих решений.
Сверка данных учета НДС
Сервис 1С:Сверка (Сверка данных учета НДС) позволяет запрашивать, получать и загружать счета-фактуры от контрагентов по электронной почте, не выходя из программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, а также сверять данные в автоматическом режиме. Для работы сервиса необходим доступ в интернет.
Переход к сервису осуществляется по гиперссылке Сверка данных учета НДС из раздела Продажи или из раздела Покупки. Также напоминание о сверке НДС отражается в Списке задач на последнее число квартала. Сервис позволяет провести сверку в пределах одного налогового периода и показать расхождения в суммах, датах и номерах счетов-фактур, а также ошибки в реквизитах контрагентов.