Что такое взаимоисключающие реквизиты
Лекции по «Документационное обеспечение управления и документоведение»
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Января 2012 в 20:34, курс лекций
Описание
1. Охарактеризуйте функции документа: информационная, коммуникативная, историческая, управленческая, правовая, учетная, функция документа как исторического источника.
2. Дайте характеристику классификации документов: по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию, месту составления, подлинности, количеству отраженных вопросов, по срочности, степени гласности, назначению, юридической силе, срокам хранения.
Работа состоит из 1 файл
Ответы по ДОУ к контрольному сразу (конспект).doc
Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.
Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКОГУ и ОКЮЛП.
Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.
Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:
Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),
коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),
код орг-ции по ОКОГУ и ОКЮЛП,
При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.
Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.
Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитма отоносятся:
почтовый адрес отправителя и название вида документа;
адресат и гриф утверждения;
ссылка на дату и № входящего документа и место состваления или издания документа.
Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:
заголовок к тексту;
Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
5. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе коллегиальности и совместных распорядительных документов.
Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
К распорядительным документам относятся:
Все данные документы являются правовыми актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.
В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.
В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.
Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:
изучение существа вопроса;
подготовка проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.
Подготовку проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению или должностному лицу. Главное условие – компетентность тех, кто готови проект.
Основанием для разработки распорядительного документа может быть издание нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – это определение круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.
Сначала следует сформулировать основные положения документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.
Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.
Оформляется распорядительный документ на общем бланке формата А4. Такой вид распорядительного документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.
В состав обязательных реквизитов распорядительного документа входят:
— Государственный герб (эмблема или товарный знак);
— наименование вышестоящей организации;
— название вида документа;
— место составления или издания документа;
Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).
Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа
Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.
Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
Состав и порядок применения реквизитов деловых документов
При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:
Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
Другие статьи по данной теме:
Список использованных источников
Документационное обеспечение управление. Ответы
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Января 2011 в 16:16, шпаргалка
Описание
Работа состоит из 1 файл
ДОУ ответы к экзамену.doc
16. Состав и требования к оформлению реквизитов.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы обладающих юридической силой.
Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют основную функцию ( сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов системы организационно- распорядительной документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. ГОСТом на систему организационно- распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные (дата, отметка об исполнителе) наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы. 1) реквизиты бланка и ограничительные отметки: Гос-ый герб, герб субъекта, эмблема организации, код организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, ограничительная отметка для даты документа и др. 2) Реквизиты, определяющие юридическую силу: автор документа (наименование организации), дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа, текст документа, подпись, гриф согласования документа, оттиск печати. 3) Делопроизводственные отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации: адресат, ссылка на регистрационный номер и дату документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о наличии приложения, визы согласования документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.
Документ можно разделить на три части: 1)заголовочную часть (реквизиты до текста).2) основную часть (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения» ).3) оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
17.Виды бланков. Особенности создания.
ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно- распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.
18. Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов;2.наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;3.уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;4.уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства. Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).
К качественным характеристикам документооборота относятся:1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);3.периодичность (стадии документооборота);4. направленность движения.
Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:1. максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих черех подразделение за единицу времени. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;5.рассчитать численность службы делопроизводства
20.Анализ структуры документооборота.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению: горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например центральный офис предприятия и дочерние предприятия). Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.Входящий документопоток любой организации складывается из:1. документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты(указы, законы, распоряжения и т.д). 2. документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности (докладные записки, акты).3. документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации (оферты, различные письма и т.д).4. обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации положения, уставы, учредительные договоры, и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
Оформление отдельных реквизитов документов.
1. Успех в работе с документами зависит от многих факторов и основной из них — умение правильно составлять и оформлять документы. Кроме того, приходится заниматься регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, формированием документов в дела, определением срока их хранения или уничтожения и др. Все это входит в понятие «делопроизводство», без правильной постановки которого в организации невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность документов.
Избежать неприятностей, связанных с несоблюдением требований, предъявляемых к порядку работы с документами, можно лишь тогда, когда все учреждения, организации и предприятия любых форм собственности будут руководствоваться требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.
Основной нормативный документ, которым секретарь должен пользоваться в работе, — это Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Минск 2004). Он устанавливает общие правила составления документов и их машинописного оформления. Требования стандарта распространяются на организации всех форм собственности на территории Республики Беларусь.
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Таким образом, реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:
1 —Государственный герб РБ;
2 —эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 —код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
4 —код докумета;
5 —наименование вышестоящей организации;
6 —наименование организации;
7 —наименование структурного подразделения;
8 —почтовый адрес отправителя;
9 —коммуникационные и коммерческие данные;
10 —название вида документа;
11 —дата;
12 — индекс документа;
13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложения;
23 — подпись;
24 — гриф приложения;
25 — гриф согласования;
26 — визы;
27 — печать;
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 — отметка о заверении копии;
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.
Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.
Так, реквизит «наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «индекс» — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой группе реквизитов следует отнести графически оформленные реквизиты — Государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.
Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.
Реквизиты «вид документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.
Реквизиты «отметка о заверении копии» и «подпись» удостоверяют подлинность документа.
Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).
Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Реквизиты, которые не встречаются в одном и том же документе, называют взаимоисключающими. Из каждой пары реквизитов «адресат» и «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке» и «вид документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.
Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.
Часть реквизитов наносится при изготовлении бланков типографским способом, другая часть печатается при составлении документа. Проще говоря, документ — лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами. Однако все документы должны иметь размеры, установленные стандартом. Для оформления документов используют следующие форматы бумаги:
| Формат бумаги | Размеры в мм |
| А3 | 297 X 420 |
| А4 | 210 X 297 |
| А5 | 148 X 210 |
| А6 | 105 X 148 |
Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять —семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.) Формат А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф; формат А6 — для регистрационных карточек.
Писчая бумага, на которой оформляются документы, различается по сортам: № 0, № 1, № 2. Бумага сорта № 0 — это бумага высшего сорта и предназначена для первых экземпляров документов (постоянного хранения). Бумага сорта № 1 — чуть похуже, на ней печатаются документы долговременного хранения. Бумага сорта № 2 имеет желтоватый оттенок и используется для изготовления копий.
Необходимо знать еще одно правило: любой документ, оформленный на бумаге формата А4, А5 должен иметь поля (это касается и рукописных документов: заявление, автобиография).
Стандарт СТБ 6.38.– 2004 устанавливает следующие размеры полей в мм:
● левое поле — 30 мм (для подшивки документов в дело);
● правое поле — не менее 8 мм (резерв бумаги для износа);
● верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм.
В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.