Что такое выписка сзв м при увольнении
Как сделать выписку из СЗВ-М
Для чего нужна форма СЗВ-М
Все работодатели начиная с апреля 2016 года обязаны сдавать отчет СЗВ-М в Пенсионный фонд.
Отчет представляет собой реестр сведений о работниках (Ф.И.О., ИНН и СНИЛС), трудившихся в течение отчетного месяца в организации или у предпринимателя. Основанием для попадания работника в СЗВ-М является заключенный трудовой договор или гражданско-правовой договор.
Введен он был с целью получения своевременных данных о пенсионерах, которым в случае прекращения трудовой деятельности следовало проиндексировать пенсию. Ранее пенсионеры самостоятельно писали заявление на индексацию пенсии при возникновении такого права, теперь же Пенсионный фонд самостоятельно отслеживает указанный момент.
Форма очета обновлена:
Построчный алгоритм заполнения СЗВ-М можно посмотреть в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
При каких обстоятельствах требуется выписка из формы СЗВ-М
Согласно ст. 11 и 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. » от 01.04.1996 № 27-ФЗ выписка для каждого сотрудника должна выдаваться ежемесячно не позднее последнего срока, установленного для отправки отчета в ПФР. Однако на практике мало кто из работодателей исполняет данное требование. И дело не только в отсутствии серьезных штрафов, но и в назначении самого отчета. Ведь он призван уведомлять контролеров о том, что человек трудился у данного работодателя. А сам работник и так об этом знает, поэтому уведомлять его об этом нет необходимости.
Кроме того, форма выдается сотрудникам:
Для подтверждения того, что сотрудник действительно получил выписку, работодателю следует заручиться его подписью либо на втором идентичном экземпляре документа, либо в специальном регистре учета выдачи выписок из формы СЗВ-М.
О том, как сделать выписку из СЗВ-М, расскажем в следующем разделе.
Выписка из отчета СЗВ-М при увольнении составляется по тем же правилам, что и сам отчет:
Посмотрите, как выглядит выписка из СЗВ-М при увольнении сотрудника:
Итоги
Выписка из отчета СЗВ-М выдается сотрудникам ежемесячно при составлении отчета и сдаче его страхователем в органы ПФР, при подаче работником документов на пенсию и при увольнении. В ней приводятся сведения не по всему штату, а только по тому лицу, которому она предоставляется. В остальном же правила формирования выписки не отличаются от применяемых для создания самого отчета.
Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника
Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился
Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ. По мнению властей, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.
Начиная с отчета за май 2021 действует новая форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п). Скачать ее можно у нас на сайте, а прочитать об изменениях в ней подробнее можно здесь.
Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.
ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.
При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.
Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных
В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.
В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «Исходная», а в графе 4 — информацию по работнику.
Смотрите пример заполнения СЗВ-М при увольнении в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.
Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье «Как в 1С сделать отчет СЗВ-М».
Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.
Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Как сделать выписку из СЗВ-М».
Что касается установленных сроков передачи документа на руки сотруднику, то они следующие:
Нужно ли при увольнении выдать на руки работнику форму СЗВ-М, которая в ПФР еще не направлена? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный полный доступ к системе.
Если в день увольнения сотрудник отсутствовал, рекомендуем, отправить ему уведомление о необходимости получения СЗВ-М на руки. Также можно направить запрос о согласии сотрудника в отправке СЗВ-М почтой. Таким образом будет возможность доказать, что использованы все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из формы СЗВ-М увольняемому работнику.
С нюансами оформления и представления СЗВ-М вас познакомят материалы:
Итоги
Выдача на руки копий СЗВ-М работникам при увольнении — это обязанность работодателя. Передать СЗВ-М уволенному сотруднику необходимо в день увольнения. При этом необходимо получить от него письменное подтверждение о получении отчета на руки.
Документы при увольнении. Где это найти в 1С
Независимо от причины увольнения работодатель должен выдать сотруднику пакет документов. Список немного изменился в 2020 г., поэтому разберем, что именно нужно отдать и где это найти в 1С.
Какие документы нужно отдать при увольнении?
Документы делятся на две категории — обязательные и по требованию. Если работодатель откажется от выдачи справок из обязательного перечня, то ему грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Отвечать за документы по требованию придется руководителю. Его штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Сумма может вырасти, если ситуация повторится в течение года (до 70 000 для работодателя и до 20 000 для руководителя). С выдачей документов лучше не затягивать и подготовить их к последнему рабочему дню. Если сотрудника в последний день нет на месте, то нужно отправить уведомление с просьбой прийти за документами или выслать разрешение на отправку их по почте. Отправлять уведомление лучше и на адрес прописки, и на адрес фактического проживания, если они различаются.
Теперь разберемся с типом документов. К обязательным относятся:
Документы по требованию:
Трудовая книжка или форма СТД-Р
В 2020 начался переход на электронные трудовые книжки, если сотрудник дал свое согласие на ведение электронной книжки, то ему выдается при увольнении форма СТД-Р, которая копирует информацию трудовой. Найти ее можно по пути: “Зарплата и кадры”, “Сотрудники”. Далее нажимаем кнопку “Создать” и выбираем СТД-Р.
Если вы до этого уже провели документ “Увольнение”, то вся информация автоматически добавится в форму. Заполните оставшиеся графы, проведите и нажмите кнопку “Печать”.
Выписка из СЗВ-СТАЖ
Документ отображает стаж и профессиональный рост сотрудника. Его расположение: “Зарплата и кадры”, “Документы персучета”.
После создания нам откроется табличка, где нужно указать организацию и сотрудника. При двойном нажатии на фамилию, вы можете отредактировать данные по стажу. После этого документ нужно провести и распечатать.
Выписка СЗВ-М
Сдается в пенсионный фонд. Заходим в меню: “Зарплата и кадры”, “Сведения о застрахованных лицах и СЗВ-М”.
Создаем новый документ, где указываем нужную справку. Выбираем сотрудника и проверяем данные.
Выписка 3 ЕРСВ
Здесь нам нужен третий раздел расчета по страховым взносам. Выбираем меню “Отчеты”, “Регламентированные отчеты”. Нажимаем кнопку “Создать”, ищем нужный расчет.
Перед нами откроется уже сформированный документ. Выбираем третий раздел и нажимаем “заполнить”. Выбираем нужного сотрудника, проверяем данные и распечатываем.
Справка о заработке за два года
Справка содержит всю информацию о полученных доходах в двухлетний период работы. Заходим в меню “Зарплата и кадры”, “Справки для расчета пособий (исх)”.
Выберите расчетный период, организацию и сотрудника. Затем нажмите “Заполнить данные справки”.
Расчетный листок
Из обязательных документов нам осталось выдать расчетный листок: “Зарплата и кадры”, “Отчеты по зарплате”, “Расчетный лист”.
Укажите в верхней части сотрудника, организацию и временной период. В настройках выберите пункты, которые нужно отразить в документе. В завершение нажмите “Сформировать”.
Если в листе все верно, то его можно распечатать. Осталось разобраться с дополнительными справками.
Справка 2-НДФЛ
Справка может понадобиться для предоставления в банк о финансовом положении сотрудника. Также она необходима при заполнении налоговой декларации. Форма находится в меню “Зарплата и кадры”, “2-НДФЛ для сотрудников”.
Снова указываем основные данные. В табличной части можно посмотреть НДФЛ по процентной части. Если все верно, то нажмите “провести”, а затем отправьте на печать.
Информация о среднем заработке
Справка понадобится подчиненному, если он собирается встать на учет по безработице. Сформировать ее можно из документа на увольнение. “Зарплата и кадры”, “Сотрудники”.
Нажмите на кнопку “Печать” и выберите “Справка для пособия по безработице”
Работодатель выдает подчиненному в последний рабочий день документы из обязательного списка и по требованию. В них содержится информация о трудовой деятельности, зарплате, оплаченных налогах и удержанных страховых взносах. Невыдача приведет к штрафу, который может вырасти при повторном нарушении за год. Сформировать необходимые справки можно в 1С по инструкции от компании “АСТЭК”. В других наших статьях вы можете узнать больше о фонде ФСС и страховых выплатах.
Памятка страхователю о ежемесячном представлении в ПФР сведений о работающих застрахованных лицах по форме СЗВ-М
1) Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
2) Фамилию, имя, отчество;
3) Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН работника).
Сведения представляются по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденной постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Указанным постановлением утвержден порядок заполнения формы СЗВ-М.
В электронном виде сведения по форме СЗВ-М принимаются органами ПФР в формате, утвержденным постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 07.12.2016 № 1077п.
В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» застрахованными лицами, признаются лица, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг.
Страхователь представляет сведения о каждом работающем у него в отчетном периоде застрахованном лице, в том числе и на работников в следующих случаях:
— работник в отчетном периоде хотя бы один день состоял в трудовых отношениях с работодателем;
— работник весь месяц находится в отпуске без сохранения заработной платы;
— работник весь месяц находится в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3-х лет);
— работник, с которым у страхователя в отчетном периоде действовал трудовой договор, по каким-либо причинам не выполнял трудовую функцию (периоды временной нетрудоспособности, прогул, время простоя по вине работодателя);
— договор гражданско-правового характера с работником заключен, но работа еще не завершена, акт приемки работ отсутствует, оплата не начислена.
— в отношении членов совета директоров и ревизионной комиссии общества в течение всего периода исполнения ими своих обязанностей вне зависимости от периодичности выплат им вознаграждений за выполнение возложенных на них обязанностей по управлению и контролю за деятельностью общества;
— при восстановлении лица на работе по решению суда по причине незаконного увольнения (работник считается продолжившим трудовые отношения и его стаж не прерывается, в этой связи страхователю необходимо представить в территориальные органы ПФР сведения по форме СЗВ-М в отношении этого работника за все предшествующие отчетные периоды с даты незаконного увольнения не позднее законодательно установленного срока для представления сведений за отчетный период, в котором указанное лицо восстановлено на работе).
Самозанятые граждане (в том числе индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы), не использующие труд наемных работников, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М не представляют. Также не представляется форма СЗВ-М на глав и членов крестьянских (фермерских) хозяйств.
«Нулевая» форма СЗВ-М (без указания работающих застрахованных лиц) страхователем не представляется.
Сведения по форме СЗВ-М в 2021 году страхователи представляют в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации в следующие сроки:
за январь 2021 года – не позднее 15 февраля 2021 года);
за февраль 2021 года – не позднее 15 марта 2021 года;
за март 2021 года – не позднее 15 апреля 2021 года;
за апрель 2021 года – не позднее 17 мая 2021 года (15 число выпадает на выходной день);
за май 2021 года – не позднее 15 июня 2021 года;
за июнь 2021 года – не позднее 15 июля 2021 года;
за июль 2021 года – не позднее 16 августа 2021 года (15 число выпадает на выходной день);
за август 2021 года – не позднее 15 сентября 2021 года;
за сентябрь 2021 года – не позднее 15 октября 2021 года;
за октябрь 2021 года – не позднее 15 ноября 2021 года;
за ноябрь 2021 года – не позднее 15 декабря 2021 года;
за декабрь 2021 года – не позднее 17 января 2022 года (15 число выпадает на выходной день).
Учитывая ограниченные сроки представления сведений по форме СЗВ-М, Отделение ПФР рекомендует всем страхователям представлять их по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью (далее – ТКС с ЭП), независимо от численности сотрудников. Перечень действующих операторов связи, оказывающих услуги по организации информационного обмена с территориальными органами ПФР Тверской области по ТКС с ЭП, размещен на странице Отделения ПФР по Тверской области официального сайта ПФ РФ в разделе «Информация для жителей → Информация для жителей региона → Страхователям → Электронный документооборот».
За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.
За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (в случае представления сведений на 25 и более работающих застрахованных лиц) к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
В случае неуплаты или неполной уплаты страхователем финансовых санкций по требованию взыскание указанной суммы с 1 января 2017 года производится органами Пенсионного фонда РФ в судебном порядке.
Версию программы «Документы ПУ-6», позволяющую формировать сведения СЗВ-М в соответствии с утвержденным форматом, и программное обеспечение проверки документов страхователей (ПО ПД) можно записать в территориальном органе ПФР по месту регистрации или скачать с главной страницы официального сайта ПФР из раздела «Работодателям – Программное обеспечение».
По всем возникающим вопросам страхователи могут обращаться в территориальный орган ПФР. Контакты территориальных органов ПФР находятся на странице Отделения официального сайта ПФР в разделе «Контакты Отделения и клиентских служб».
Порядок предоставления увольняемому работнику выписок из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
1. За какой период работодатель обязан выдать работнику эти выписки (за последний отчетный период или за весь период работы работника)?
2. Если работодатель предоставит работнику выписку с нарушением сроков или не за весь период, то какая ответственность установлена за данное нарушение?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по этому работнику.
Обе формы выдаются работнику не за весь период его работы в Вашей организации, а только за отчетный период:
2. Привлечение страхователя к административной ответственности возможно только в случае непредставления увольняющемуся работнику сведений индивидуального персонифицированного учета.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по этому работнику.
Обе формы выдаются работнику не за весь период его работы в Вашей организации, а только за отчетный период:
2. Привлечение страхователя к административной ответственности возможно только в случае непредставления увольняющемуся работнику сведений индивидуального персонифицированного учета.
Обоснование позиции:
1. Определение периода, за который работнику должны быть выданы выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
В день увольнения работника или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения персонифицированного учета, в частности СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ (абз. 2 п. 4, пп. 2-2.3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).
При этом Закон N 27-ФЗ не содержит ответа на вопрос о том, за какой период работодатель должен выдать увольняемому работнику указанные формы.
Представлять работнику выписки из указанных форм за весь период его работы в организации (при условии, что этот период работы не равен отчетному) не нужно.
Аналогичные разъяснения по этому вопросу представлены и на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ».
Однако специалисты Минтруда РФ расходятся во мнении, что считать отчетным периодом: период, в котором работник увольняется, или период, предшествующий увольнению работника.
Так, например, в одном из разъяснений за ноябрь 2017 г. указано, что форма СЗВ-М выдается за месяц, в котором увольняется работник. И в этом же месяце дано совершенно противоположное разъяснение, из которого следует, что форма СЗВ-М представляется за месяц, предшествующий месяцу, в котором увольняется работник.
В мае 2018 года специалисты Минтруда РФ в своем очередном разъяснении снова рекомендовали выдавать выписку из формы СЗВ-М за месяц, в котором работник увольняется.
По нашему мнению, сведения предусмотренные пп. 2-2.3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, представляются увольняемому работнику за тот период, в котором он увольняется.
Это следует из прямого прочтения п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, которым установлена обязанность страхователя выдавать сведения при увольнении работника.
Так, в первом абзаце указанной нормы речь идет именно о копии сведений, предусмотренных пп. 2-2.3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, которая должна быть выдана застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения. Напомним, что до 01.01.2017 года работодатель обязан был выдавать сотруднику такие сведения в те же сроки, что и в ПФР (т.е., к примеру, сведения по форме СЗВ-М, исходя из указанной нормы в редакции Закона N 27-ФЗ, действовавшей до 01.01.2017, должны были выдаваться работнику ежемесячно).
При этом во втором абзаце п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ речь идет только о передаче предусмотренных Законом N 27-ФЗ сведений. При э\том из данной нормы следует, что выдача таких сведений не увязывается со сроками их сдачи в ПФР.
Таким образом, исходя из того, что до момента увольнения у работника, у него уже могут быть в наличии копии сведений, представленные страхователем в ПФР за прошедшие отчетные периоды, логично сделать вывод о том, что в абзаце втором п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ речь идет о передаче увольняющемуся работнику сведений только за тот период, по которому страхователь еще не представлял отчетность в ПФР, т.е. за отчетный период, в котором работник увольняется.
2. Привлечение страхователя к административной ответственности
Ни Законом N 27-ФЗ, ни иными нормативными актами пенсионного законодательства не установлена ответственность страхователя за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязанности по предоставлению сведений индивидуального персонифицированного учета работникам организации (в т.ч. в случае их увольнения).
Исходя из примеров судебной практики, невыдача увольняемому работнику сведений персонифицированного учета в нарушение п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ является нарушением трудовых прав работника и охватывается нормами ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Привлекая страхователей к указанной ответственности, судьи исходят из положений ст. 1 Закона N 27-ФЗ, в силу которых под застрахованными лицами понимаются непосредственно работники, осуществляющие свою деятельность по трудовому договору, а страхователями являются работодатели.
Исходя из этого, положения Закона N 27-ФЗ, в части выдачи работнику при увольнении сведений персонифицированного учета, содержат нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ).
Поэтому за не предоставление увольняемому работнику указанных сведений работодатель несет ответственность в соответствии с требованиями ст.ст. 419, 362 ТК РФ, которыми предусмотрено, что лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (см., например, решение Тымовского районного суда Сахалинской области от 11 ноября 2016 г. по делу N 2-437/2016, решение Мотовилихинского районного суда г. Перми Пермского края от 14 сентября 2015 г. по делу N 12-442/2015).
О возможности привлечения работодателей к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ указывают в своих разъяснениях, представленных на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ», и специалисты Минтруда РФ.
Исходя из изложенного, полагаем, что работодатель может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ, но только в случае, если при увольнении работника он не осуществит ему передачу сведений персонифицированного учета, предусмотренных Законом N 27-ФЗ.
Привлечь работодателя к ответственности на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в случае, если работнику своевременно будут выданы сведения по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, но, допустим, не за период, в котором он уволился, а за период, предшествующий увольнению, на наш взгляд, будет весьма проблематично, исходя из того, что единого мнения по этому вопросу не существует даже среди специалистов Минтруда РФ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.