Что такое выходное интервью
Выходное интервью: как и зачем его проводить
Увольнение сотрудника из компании — дело, конечно, вполне обычное (хотя порой и сопровождается сожалением). Когда все напутственные слова и добрые пожелания уже озвучены, а прощальный торт съеден, остается последняя процедура перед окончательным расставанием — выходное интервью.
Отношение к бывшему сотруднику, которое определяется формулировкой «С глаз долой — из сердца вон», безусловно, имеет право на существование и в каких-то случаях, возможно, даже оправдывает себя. Но если сотрудник хорошо зарекомендовал себя, внес весомый вклад в развитие дела и расставание проходит тепло, имеет смысл с ним встретиться и обсудить некоторые моменты, до которых «не доходили руки» во время его пребывания в компании. Естественно, случаи увольнения из-за нарушения профессиональной этики, недопустимого поведения сотрудника и прочих неприятных обстоятельств не рассматриваются.
Плюсы выходного собеседования
Выходное интервью — прекрасная возможность поговорить начистоту (теперь уже попросту нет смысла что-то скрывать и недоговаривать), выяснить настоящие причины ухода, а также получить информацию о положении дел внутри компании и оценить работу управляющего состава. Если что-то не устраивало одного человека, вполне возможно, что ситуация может повториться и с другими сотрудниками. Все это помогает более грамотно выстраивать внутренние коммуникации с сотрудниками в дальнейшем, своевременно реагировать на возможную текучесть кадров.
А уж если компания столкнулась с проблемой текучести кадров, то выходные интервью проводить буквально необходимо. Кроме того, сохранив с ценным специалистом неплохие отношения «на выходе», можно рассчитывать на дальнейшее продолжение сотрудничества (пусть и в несколько иной форме). К тому же, сотрудник будет понимать, что двери в эту компанию для него не закрыты, и она в его глазах останется лояльным работодателем.
Довольно много случаев, когда именно выходное интервью помогло переоценить перспективы и успешные сотрудники остались в компании. Более того, ни для кого не секрет, что в большинстве коллективов есть свои внутренние взаимоотношения, порой дружеские, и увольнение одного может повести за собой целую череду потери эффективных работников.
Репутация компании, в числе прочего, складывается из высказываний специалистов, работающих (или когда-то работавших) в ней. Выходное интервью может также предотвратить формирование негативного имиджа. Если сотрудник по каким-то причинам на компанию обижен, беседа с ним перед увольнением — дополнительный шанс разрешить все недопонимания и разногласия.
Интервью перед увольнением — показатель заботы компании о сотрудниках
Выходное интервью — это беседа HR-менеджера либо сотрудника отдела кадров с увольняющимся сотрудником. Как правило, выходное интервью проводят в форме личной беседы, либо заполняется специальный опросник, в котором сотрудник перед уходом может оставить своим комментарии и пожелания.
Проводить выходное собеседование может не только HR-специалист, но и непосредственный руководитель увольняющегося сотрудника. В этом случае разговор получится более информативным и конкретным.
Есть некоторые споры по поводу того, кто именно должен проводить выходное интервью. Кто-то говорит, что непосредственный руководитель, так как именно он хорошо знает все о своих подчиненных, другие утверждают, что HR-менеджер, так как это позволит выяснить моменты, связанные с управлением в компании. Преимущества есть в обоих этих вариантах, поэтому лучше проводить две беседы. Одно собеседование неформальное, которое позволит более свободно поговорить, а второе — более официальное, направленное на поддержание положительного имиджа, проявление заботы о сотруднике, возможно, с предложением рекомендаций и так далее. В этом случае, роли между руководителем и HR-специалистом можно разделить, а также это, несомненно, повысит достоверность полученной информации. Обе встречи стоит проводить в два этапа, первую — как только узнали о намерениях сотрудника, а вторую — незадолго до его непосредственного увольнения.
Сложно оценить распространенность выходного интервью в компаниях — к ней могут прибегать как в крупных холдингах, так и в практически семейных небольших организациях практически любой сферы деятельности. Уверенно можно сказать лишь то, что руководство этих компаний заботится о коллективе и стремится увеличить собственную эффективность, ведь ключевой капитал любой организации — это люди.
Практика выходного интервью более распространена на международном рынке
Выходное интервью может проводиться сотрудниками HR-службы или непосредственным руководителем, в зависимости от цели данного интервью, а также уровня и статуса увольняющегося. Цель выходного интервью определяет руководитель, выступающий в роли заказчика. На таком интервью можно выявить реальные причины ухода и получить конструктивные комментарии по ситуации в компании или же мотивировать сотрудника на удержание в компании. В дальнейшем данная информация может использоваться для выявления и анализа проблемных зон в работе сотрудников, их мотивации, корпоративной культуре, помогая избежать увольнения других ценных сотрудников. Практика проведения таких интервью встречается далеко не во многих отечественных компаниях, такой метод анализа причин ухода сотрудника из компании в большей степени распространен среди международных игроков рынка.
Что нужно выяснить в ходе интервью?
Поскольку беседа перед увольнением предполагает откровенность, у сотрудника стоит выяснить, в какую компанию (хотя бы профиль и размер бизнеса) он уходит, ради каких перспектив. Если собеседование проводит HR-специалист, то имеет смысл спросить об отношениях с руководителем — возможно, если бы сотрудник работал с другим менеджером, то все сложилось бы иначе? Финансовый вопрос тоже нельзя обходить стороной — конечно, речь может не идти о точных суммах, но если у сотрудников есть недовольство уровнем зарплаты или системой премирования, это нельзя игнорировать.
Также выходное интервью — это повод сказать сотруднику несколько приятных слов (в случае, если действительно есть, что сказать) и отметить, что вы готовы посодействовать ему, например, с рекомендациями.
Важно не забывать о том, что выходное интервью тоже стоит частично регламентировать. Особое значение стоит уделить тому, что именно вы хотите узнать, какую цель преследуете, а также как потом будут применяться полученные сведения. Понимание этого поможет вам более грамотно сформулировать вопросы и выработать стратегию дальнейших действий. Вопросы должны задаваться в позитивном тоне, быть максимально открытыми. Но нельзя забывать о том, что каждый ответ стоит перепроверить несколько раз, для этого часто используют проективные вопросы.
Для того чтобы эту информацию можно было представлять руководству и работать с ней в дальнейшем, стоит сразу разработать форму, то есть чек-лист, в котором будут зафиксированы обязательные вопросы и ответы на них, дополнительную информацию можно будет добавить в примечаниях. Лучше всего создать комфортную и неформальную обстановку. Поэтому не стоит проводить интервью в период подписания и получения всех документов и выплат — хорошо сделать это заранее, до самого последнего дня работы.
Самое сложное, с чем придется столкнуться при проведении выходного интервью — это низкий уровень мотивации сотрудника принимать вовлеченное участие в этом процессе. Так как эта практика не очень распространена, многие сотрудники просто не понимают, зачем это нужно. Не стоит забывать, что это двусторонняя коммуникация и не надо стремиться «выжать» из человека как можно больше полезной для себя информации: необходимо проявить заботу о нем, объяснить, почему это важно для обеих сторон. Только правильное выстраивание внутренних коммуникаций с сотрудниками поможет выходному интервью стать незаменимым инструментом корпоративной культуры компании.
Выходное интервью
Вне зависимости от способа прекращения трудовых отношений, будь то увольнение по «собственному желанию», «соглашению сторон» или «сокращению штата», необходимо провести выходное (финальное) интервью с теперь уже бывшим работником.
Понятие «выходное интервью» (exit interview) пришло к нам из западных компаний и означает собеседование, сопровождающее увольнение работника. Каждый увольняющийся уносит с собой мнение о компании, и в ее интересах позаботиться о том, чтобы оно было положительным, предотвратить возможные конфликты, расстаться мирно, без взаимных обид и недомолвок.
Финальное интервью имеет большое значение в формировании как внешнего, так и внутреннего бренда работодателя. Обиженный сотрудник в процессе трудоустройства может создать негативный имидж компании, рассказать много плохого о предыдущем месте работы, «слить» конфиденциальную информацию (например, кадровую, маркетинговую или финансовую). Он непременно захочет обсудить с прежними коллегами то, как несправедливо с ним обошлись, и что, возможно, скоро с ними поступят точно так же. Это может привести к тому, что какая-то часть персонала задумается об уходе, снизится трудовая мотивация и лояльность к руководству.
От того, с какими мыслями и эмоциями люди покидают компанию, зависит не только общий корпоративный настрой, но и впечатления внешних кандидатов. Таким образом, заключительное интервью призвано сгладить возникшие в ходе работы противоречия, продемонстрировать уважительное отношение к сотруднику и подчеркнуть важность выполненной им работы. Нередки случаи, когда в ходе финального собеседования удается удержать ценного специалиста, найдя пути решения возникшей у него проблемы или просто сняв эмоциональную напряженность.
«Разговор на прощание» позволяет получить много полезной информации, которой сложно добиться другими способами.
Увольнение по своей сути — это стресс. Даже если сотрудник уже предполагает, что подобная неприятность может его коснуться, все равно быть готовым к ней, а тем более спокойно реагировать на такие перемены не каждый способен.
Подготовка к выходному интервью
К проведению финального интервью необходимо как следует подготовиться.
Можно выделить несколько ключевых моментов такого собеседования.
Перечень примерных вопросов для выходного интервью.
Необязательно пользоваться всеми приведенными вопросами; выбирайте те, которые кажутся наиболее уместными.
Каждой компании так или иначе приходится увольнять людей — это одна из неприятных, но неизбежных функций бизнеса. Сейчас на рынке существуют организации, предоставляющие услугу по аутплейсменту. Они имеют ряд разработанных программ по процедуре увольнения и специально подготовленных менеджеров, которые облегчат переговоры с персоналом на стадии реструктуризации, сокращения или увольнения по соглашению сторон, подготовят людей к выходу на рынок труда без негативного багажа, к новым возможностям и максимально быстрому трудоустройству.
В программах аутплейсмента предусмотрено также обучение и для самих компаний. Правильное поведение в этот сложный для всех период является значимым элементом процесса. Подобную услугу для увольняющегося работника могут позволить себе крупные компании; небольшие же часто ограничиваются написанием хорошего рекомендательного письма, с которым человек пойдет к будущему работодателю.
Рекомендаций достоин каждый сотрудник. Если кто-то не смог работать на руководящем посту в вашей организации, это еще не значит, что он не будет хорошим исполнителем в другой фирме. В случаях если увольнение происходит в силу внешних обстоятельств, например при сокращении штата, тем более стоит всячески постараться обеспечить дальнейшее трудоустройство человека.
Сегодня любой компании, заботящейся о своем HR-бренде, стоит всерьез задуматься о введении традиции выходного собеседования.
Екатерина Худобко, старший консультант, AVICONN
Как провести Exit Interview + подборка вопросов
Что нужно сделать при увольнении сотрудника? Расчитать? Передать его обязанности другому специалисту? Закрыть доступы к корпоративной почте и другим рабочим системам? Конечно, – это все этапы оффбординга. Но сегодня мы поговорим о таком важном процессе в увольнении как проведение Exit-интервью.
Мы обсудим, что такое Exit-интервью, какие цели его проведения, причины, почему нельзя его игнорировать, а также поделимся с вами гайдом для организации прощального собеседования, анти-чек-листом и подборкой вопросов. Будет интересно 😉
Цели и понятия. Что такое Exit-интервью и для чего вообще его проводить
Exit Interview или выходное интервью, оно же прощальное – это беседа HR-менеджера, руководителя или тимлида с сотрудником, который увольняется.
Цель проведения Exit-интервью – не просто попить чай и поговорить с сотрудником. Его цель – получить как можно больше информации о том, что сотруднику нравилось в компании, с чем были трудности, возможно, у него возникали конфликты в команде или были не выстроены процессы.
Выходное интервью помогает получить необходимую информацию не только о сильных сторонах компании, но и её зонах развития. Именно Exit-интервью дает HR-отделу и руководству возможность получить самую честную обратную связь, поскольку, в большинстве случаев, когда сотрудники уходят, они откровенно говорят обо всем, что им нравилось, а что не очень.
Еще одна цель проведения Exit-интервью – сохранение лояльности специалиста к компании. Все говорят о важности первого впечатления, но не стоит забывать о последнем. Именно от последнего впечатления и того, как вы расстанетесь с сотрудником, зависит, захочет ли он когда-то вернуться в компанию работу или же стать её клиентом. Расставаться в любом случае нужно как взрослые люди без взаимных оскорблений и обид.
Удачное Exit-интервью: пошаговый алгоритм
Чтобы Exit-интервью не стало просто беседой обо всем да ни о чем и у вас получился структурный, содержательный диалог, из которого вы получите нужную информациию, важно системно подходить к этому процессу. Мы подготовили для вас небольшую поэтапную шпаргалку.
Шаг №1. Определитесь с интервьюером
Проводить выходное интервью может как HR, так и руководитель, но последний вариант встречается реже. Несмотря на то, что руководитель и подчиненный часто общаются, доверительной беседы у них скорее всего не получится. Ведь часто сотрудники уходят даже не с компании, а от своего руководителя.
Гармоничное Exit-интервью, которое проводит руководитель, может получиться в небольших стартапах, когда CEO знает задачи и процессы чуть ли не каждого специалиста. В таком случае он может провести выходное собеседование, а сотрудники почувствует свою ценность.
В любом случае лучше, чтобы Exit-интервью проводил HR. С ним у сотрудника не было отношений «руководитель-подчиненный» поэтому информацию скрывать не будет никакого смысла.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Шаг №2. Выберите место, назначьте время и дату
Exit-интервью должно быть последним этапом в оффбординге. В таком случае компания и бывший сотрудник уже не зависят друг от друга. Теперь насчет места, даты и время.
Место. Там, где вас никто не услышит, где спокойно и можно расслабиться. Оптимальный вариант – митинг рум, где вам никто не помешает.
Время и дата. Exit-интервью лучше не проводить в спешке и заранее запланировать минимум час времени на беседу и назначить встречу. Оптимально, когда интервью проводится за день или два до ухода специалиста. Удобно это можно сделать в системе HURMA. Вы сможете выбрать дату и время проведения, после чего и вы, и сотрудник получите уведомление о назначении встречи.
Шаг №3. Подготовка вопросов
Заранее подготовленные вопросы помогут вам систематизировать процесс и во время беседы придерживаться четкого плана. Команда Hurma проанализировала подборку вопросов к Exit-интервью AIHR и адаптировала её под нашу аудиторию.
Для большего удобства, мы разделили подборку на пять категорий.
Перечисленные ниже вопросы могут соответствовать сразу нескольким категориям или же не подходить под процессы в вашей компании. Например, если вы работаете удаленно, вам точно будет ни к чему блок вопросов об офисе и его удобстве. Поэтому вопросы из нашей подборки следует выбирать исходя из потребностей компании.
Вопросы о сотруднике
1. Почему вы начали искать новую работу?
Ответы на этот вопрос будут сильно отличаться, но со временем и накоплением вы сможете выделить наиболее частые причины. Это поможет вам предотвращать уход специалистов. Предупрежден, значит вооружен.
2. Что сподвигнуло вас уйти?
Сначала может показаться, что этот вопрос аналогичен первом, но это не так. Причина, по которой человек хочет сменить работу не всегда является причиной его ухода.
Например, пассивные кандидаты. Сами они работу не ищут, но если рекрутер сможет их заинтересовать и предложит крутые условия – они могут уйти.
3. Какие у вас были отношения с менеджером?
Как мы уже упоминали выше, сотрудники уходят от руководителей, а не из компании. Этот вопрос поможет вам выявить закономерность, если, например, несколько сотрудников в короткое время ушли от одного менеджера.
4. Как проходила ваша адаптации, когда вы к нам присоединились?
Адаптация – период, когда закладываются основы в отношениях сотрудника и работодателя. Exit-интервью – отличный способ узнать о сильных и слабых сторонах процесса онбординга в компании.
5. Кто из сотрудников компании работает с наибольшей отдачей и вовлеченностью?
Ответы на этот вопрос дадут возможность понять, на кого из сотрудников следует обратить внимание и развивать их лидерские качества.
6. Вы бы порекомендовали компанию своим друзьям, которые находятся в поиске работы?
Бывшие сотрудники могут как улучшить, так и ухудшить репутацию компании. Соискатели всегда смотрят на отзывы бывших сотрудников о компании и считают их самым надежным источником информации. Прислушивайтесь к ответам и делайте выводы. Если сотрудники всегда утверждают, что не хотели бы советовать компанию знакомым – пора задуматься и найти причины этому.
7. Рассматриваете ли вы возможность снова работать с нами через некоторое время?
При увольнении люди не всегда хотят уходить из компании. Возможно, они переезжают или хотят больше возможностей для роста, но это не значит, что в будущем они не задумаются о возращении. Задайте этот вопрос и дополнительно узнайте, какие факторы нужно изменить, чтобы сотрудник вернулся.
Вопросы о рабочих процессах
8. Оправдала ли работа ваши ожидания? Если нет, то почему?
Очень важный вопрос, особенно, для компаний с высокой текучестью сотрудников, которые увольняются в первый год работы. Возможно, вам нужно проработать описание вакансии и писать в нем только то, что действительно будет делать человек. Или же во время интервью многие моменты сглаживались, из-за чего и возникло ощущение «ожидание-реальность».
9. Сходятся ли обязанности, которые у вас были с обязанностями, которые были указаны в вакансии?
Ответ на этот вопрос даст возможность понять, как сильно ваш реальный рабочий процесс отличается от того, что вы указываете в вакансии. Отличаться могут не только обязанности, могут добавляться новые навыки, компетенции, задачи.
10. Какими качествами точно должен обладать человек, который придет на ваше место?
С помощью этого вопроса вы сможете оптимизировать свой процесс найма и указать в требованиях качества, необходимые для работы.
11. Что больше всего вам нравилось в работе и наоборот?
По мере сбора данных вы сможете выделить на конкретных позициях факторы, которые нравятся сотрудникам и наоборот.
12. Были ли у вас в работе четкие цели и задачи?
Ответ может многое сказать об управлении командами. Если сотрудник действительно понимал цели, которые перед ним стояли, задачи – вы можете похвалить его руководителя. Если же специалист просто плыл по течению и на интуитивном уровне все понимал, тогда стоит подумать о разговоре с его менеджером.
Вопросы о корпоративной культуре компании
13. Как бы вы описали корпоративную культуру компании?
Ответы на этот вопрос и характеристика корпоративной культуры компании от сотрудников поможет вам улучшить бренд работодателя.
14. Что мы делаем и не делаем для улучшения компании?
Ответы будут отличаться, но главные повторяющиеся факторы стоит запомнить и использовать в работе.
15. Чувствовали ли вы свою ценность в компании?
Все хотят, чтобы их усилия отмечали, хвалили. Хотят получать признание и чувствовать себя важной составляющей команды. Отсутствие признания заслуг сотрудника может подтолкнуть его к смене места работы.
16. Что вам не нравится в корпоративной культуре компании?
Внимательно слушайте ответы на эти вопросы. Если несколько сотрудников отметят, что у вас токсичная корпоративная культура, стоит пересмотреть процессы.
Вопросы об офисе и его удобстве
17. Что вам больше всего нравится и не нравится в офисе?
Отличная возможность услышать правдивую информацию о том, что нравится и не нравится сотрудникам и улучшить свой офис. К тому же, положительные моменты вы можете занести в EVP и использовать для привлечения новых талантов.
18. Что по вашему мнению нужно обязательно или добавить?
Конечно, что возможно, а что нет зависит от бюджета компании. Но собирать отзывы людей очень полезно, особенно, учитывая, что ожидания от обустройства офиса все больше и чаще меняются.
19. Устраивал ли вас гибкий график и возможность выбора где работать: дом, офис
Во время пандемии COVID-19 многие компании вовсе работали дистанционно, а некоторые предоставляли возможность сотрудникам самим выбирать, где им работать. Именно это и стало для многих людей важнейшим фактором. Поэтому на Exit-интервью не лишним будет спросить у специалиста, все ли устраивало его в графике работы.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вопросы о технологиях и оборудовании в работе
20. Достаточно ли у вас было инструментов и техники для эффективного выполнения задач?
Полученные ответы используйте для оптимизации внедрения новых технологий и обновления оборудования. Если многие специалисты укажут на необходимость замены техники, возможно, стоит к ним прислушаться.
21. В начале сотрудничества с нами, вам было легко ориентироваться в системах и приложениях, которые мы используем в работе?
Вопрос на определения UX (пользовательского опыта). Именно он играет решающую роль в скорости и качестве адаптации новых сотрудников, а также в удобстве работы.
22. Насколько вы были удовлетворены инструментами, которые вы использовали для общения с коллегами дистанционно: мессенджеры, видеозвонки, документы и т.д.?
Во времена, когда удаленная работа – больше норма, чем поездки в офис, отличная работа софта считается очень важным фактором. Узнайте, сталкивались ли специалисты с трудностями во время коммуникации и подумайте, как их исправить (если они есть).
23. Довольны ли вы техникой, которую вам предоставила компания: ноутбук, телефон и т.д.?
Важно помнить, что сотрудники взаимодействуют с техникой каждый день и от того, как быстро она работает, зависит и их продуктивность. Поэтому спрашивайте и узнавайте, какой бы техникой хотели пользоваться сотрудника. Ну и отталкивайтесь от бюджета, конечно.
Подборка взята из материалов AIHR. Перевела и адаптировала команда HURMA.
Шаг №4. Обработка результатов
Мало просто собрать информацию, важно уметь её анализировать и на этой основе делать выводы. Главная задача HR-специалиста после проведения Exit-интервью и увольнения сотрудника – обсуждение результатов с руководителем отдела или тимлидом. На этом этапе нужно предоставить ему обратную связь, рассказать о причинах, из-за которых уходят сотрудники, отметить сильные стороны в управлении командой.
С помощью этой беседы руководитель поймет, какие управленческие качества ему нужно развить или доработать, чтобы люди из команды уходили как можно реже.
Почему нельзя игнорировать Exit Inerview: 4 причины
Exit-интервью – это важно. И вот почему:
1. Выявление проблем. Сотрудники, которые уходят из компании, честно расскажут о проблемах в рабочих процессах, различных мешающих факторах, поскольку они не будут бояться, что критика навредит их карьере. Эта информация помогает глубже взглянуть на корпоративную культуру компании и построение процессов.
2. Улучшение и поддержание бренда работодателя. Exit-интервью – отличная возможность оставить у бывшего сотрудника хорошее впечатление о компании. Открытый диалог покажет, что компания может принимать критику, умеет признавать ошибки и демонстрирует готовность к совершенствованию. Если HR внимательно выслушает сотрудника, выразит признательность за работу, у человека останутся только хорошие воспоминания о сотрудничестве.
3. Определение возможностей для развития сотрудников. Если в компании проблемы с карьерным ростом и профессиональным развитием сотрудников, Exit-интервью может осветить эти проблемные зоны.
4. Понимание проблем в компенсациях и льготах. Недостаточная компенсация – частая причина ухода специалистов из компании. На выходном собеседовании вы сможете узнать, скольких сотрудников не устраивает финансовая сторона и для кого это стало решающим фактором, чтобы уйти на новое место работы.
Вуаля! Всего 5 простых шагов и Exit-интервью будет провалено, а человек вряд ли когда-нибудь захочет вернуться в компанию.
Не прощаемся, а говорим «до свидания»
Именно в таком ключе должно проходить Exit-интервью, вне зависимости от того, уходит ли сотрудник по собственному желанию или же увольнение происходит из-за недостаточной квалификации человека. Главная задача, которая стоит перед HR-специалистом – построить доверительную беседу, чтобы сотрудник честно рассказал о своем впечатлении от работы и дать понять специалисту, что он всегда сможет вернуться в компанию.