Что такое встроенная функция почтового клиента

Что такое почтовый клиент

Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.

Отправить рассылку

Почтовый клиент — это программа, с помощью которой можно контролировать множество электронных ящиков и работать с ними из одного места. ПО служит для написания, отправки, получения и хранения сообщений электронной почты, а также их редактирования, обмена, синхронизации и рассылки. Работать с почтовым клиентом может пользователь с одной и более учетными записями.

Основные функции почтового клиента

Почтовый клиент представляет собой многофункциональную платформу, которая обеспечивает возможность проведения таких видов работ:

Преимущества использования почтовых клиентов

Почтовые клиенты являются удобными агрегаторами корреспонденции, которая хранится в виртуальных папках и привязывается к учетным данным, а благодаря древовидной структуре повышается комфорт в работе. Почтовые клиенты очень удобны для синхронизации и обмена данными как между собой, так и между программами. Это позволяет избежать ошибок в системе и сделать рабочий процесс более быстрым и надежным.

Кроме того, они служат для хранения учетных записей электронной почты. Разновидности учетных записей обусловлены типом загрузки корреспонденции с сервера электронной почты. Данный процесс может происходить по таким протоколам:

Почтовый клиент также незаменим для рассылки почты, поскольку позволяет быстро выбрать необходимых адресатов и произвести отправку подготовленных сообщений на несколько адресов одновременно, а также создавать шаблонные рассылки.

Как работает почтовый клиент?

Принцип его работы несколько отличается от почтового сервера. При необходимости отправки сообщения программа отсылает его на сервер-релей, а не напрямую на сервер получателя. Для отправки сообщений чаще всего применяется SMPT-протокол, а получение корреспонденции обычно происходит с помощью IMAP или POP. Наиболее популярными и универсальными почтовыми клиентами для Windows являются:

Среди почтовых клиентов для Mac OS стоит выделить:

Главное достоинство любого почтового клиента — обеспечение оптимизированного рабочего процесса и повышенное удобство в работе с корреспонденцией и учетными записями. Это возможно благодаря продуманному интерфейсу, разнообразию функций и легкости в освоении программы.

Источник

Что такое почтовый клиент и когда он необходим

Почтовый клиент — это программа, которая собирает все почтовые ящики на одной платформе и выполняет функции обычной почты: принимает и отправляет письма, сортирует входящие, настраивает уведомления.

Разберёмся, когда вместо обычной почты нужен почтовый клиент.

Зачем нужны почтовые клиенты

Почту можно завести в почтовом сервисе Google, «Яндекс» или Mail.ru. Как только понадобится проверить ящик, нужно открыть браузер на компьютере и залогиниться. Если ящиков несколько и на каждый приходят важные письма, то действия придётся повторять несколько раз.

Ещё на почтовых сервисах часто мелькают баннеры. Они отвлекают от работы и мешают сосредоточиться на чтении писем.

Чтобы не открывать каждый почтовый ящик в отдельном окне браузера и не вводить несколько раз логин и пароль, можно использовать почтовый клиент. Он объединит на одной платформе все ящики, и письма будут приходить в одно место. Также в клиентах нет отвлекающей рекламы.

Что умеет и какие преимущества есть у почтового клиента

Уведомляет о новых письмах

Почтовый клиент не нужно открывать раз за разом, чтобы проверить папку с входящими. Установите время, согласно которому клиент будет проверять, пришли ли новые письма, и если да, то загружать их на компьютер.

В итоге вся почта будет храниться не в интернете, а на компьютере и будет доступна, даже если связь перестанет работать.

Объединяет сколько угодно почтовых сервисов

В почтовом клиенте можно подключить любое количество почтовых сервисов. Входящие могут попадать в одну папку или разные. Папок с входящими письмами можно создать столько, сколько нужно: например, отдельную папку для личных переписок, папку для общения с коллегами и папку для рассылок.

Лёгкий поиск и быстрое открытие писем

Письма можно быстро находить через поиск по отправителю, дате получения, ключевому слову.

Так как письма хранятся на жёстком диске компьютера, то открываться они будут за одну—две, даже если в них вложены тяжёлые файлы.

Не блокирует работу почтовых сервисов

Даже если клиенту подключён почтовый сервис, то его можно открыть напрямую из браузера в любой момент.

Как работает почтовый клиент

После того как письмо написано и отправлено, оно не сразу приходит в почту получателя. Сначала оно попадает на промежуточный сервер — сервер-релей.

Отправка письма на сервер-релей происходит по специальному протоколу — SMTP. А получать письма можно по каналу POP3 или IMAP.

Для работы POP3 не нужен стабильный интернет, а IMAP будет плохо работать при периодических разрывах связи. Это стоит учитывать при настройке.

Как выбрать почтовый клиент

Обратить внимание на цену

Чтобы начать пользоваться почтовым клиентом, необязательно покупать платные программы. Можно выбрать бесплатный почтовый клиент, который будет содержать все базовые функции: сортировку писем, отправку, поиск по почте и другие.

Обратить внимание на мобильную версию

Если вы часто бываете в командировках или в дороге, то просматривать входящие приходится на смартфоне. Через почтовый клиент это удобно делать, если у него есть мобильная версия.

Обратить внимание на совместимость с почтовиками

Почтовые клиенты обычно без проблем работают с популярными почтовыми сервисами — Google или Yahoo. Но если у вас есть ящик на каком-то редком сервисе, лучше заранее убедиться, что клиент сможет работать с ним.

Обратить внимание на интерфейс

Строгих правил по выбору интерфейса нет. Главное, чтобы интерфейс был интуитивно понятен и устраивал визуально.

Обзор почтовых клиентов

The Bat!

Достоинства. Платный почтовый клиент, который можно протестировать бесплатно в течение 30 дней прежде, чем купить.

Помимо стандартных функций по отправке писем, в The Bat! можно установить антивирус и проверять входящие на спам и угрозы.

А ещё подключать автономные адресные книги, которые будут доступны, даже если интернет не работает. Также можно устанавливать плагины, проверять орфографию и использовать шаблоны для ответов.

Недостатки. Можно подключить не так много дополнительных расширений. Платная подписка начинается от тысячи рублей.

Microsoft Outlook

Достоинства. Клиент можно использовать не только как почту, но и органайзер: планировать встречи, переговоры и звонки.

В Microsoft Outlook можно настраивать звуковые оповещения по шаблонам, разделять входящие на личные и деловые, настроить правила фильтрации писем.

Ещё одно преимущество — это поддержка VBA макросов. Макросы позволяют расширить функционал клиента через программный код.

Недостатки. Клиент платный. Цена единоразовой покупки в среднем начинается от 10 000 рублей.

EM Client

Достоинства. Имеет бесплатную версию, на которой можно подключить два почтовых ящика. Если нужно больше, придётся купить лицензию.

В EM Client есть встроенный русификатор, проверка текста на ошибки. А ещё пользователи могут общаться через встроенный чат, в котором сохраняется история переписки.

Недостатки. Клиент не проверяет вложения в письмах на вредные программы и угрозы.

SeaMonkey

Достоинства. Клиент распространяется бесплатно, а значит не нужно тратить деньги на покупки подписок или лицензий.

SeaMonkey имеет проверку на спам, поэтому во входящие не попадут подозрительные письма. Также настроить клиент можно через множество дополнений. Например, добавить статус загрузки файлов, менять меню и отображение рабочего пространства.

Недостатки. Нестандартный интерфейс, к которому нужно привыкнуть. Например, в рабочем пространстве нет кнопки поиска.

Подведём итог

Почтовый клиент пригодится тем, у кого несколько почтовых ящиков и нужно отслеживать письма в каждом.

Клиент помогает управлять всеми почтовыми ящиками с одной платформы. При этом доступны стандартные функции: отправка и получение писем, сортировка, создание адресной книги, фильтрация писем на спам.

Почтовый клиент можно подключить бесплатно или купить лицензию. Чтобы выбрать подходящий вариант, лучше сравнить функционал нескольких клиентов и на основе этого выбрать программу.

Узнавайте об обновлениях блога Email Soldiers первым

Спасибо!

Осталось подтвердить подписку — кликнуть по кнопке в письме, которое мы вам отправили.

Следите за обновлениями в соцсетях или получайте их от нашего телеграм-бота

Источник

Узнайте, как работают почтовые клиенты и какие функции выполняют

Почтовый клиент (англ. email client) — это программное обеспечение, которое позволяет работать с разными почтовыми ящиками на одной платформе.

Содержание

Преимущества почтового клиента

Функции почтового клиента

Как работают почтовые клиенты?

Письма отправляют по протоколу SMTP, а получают через POP3 или IMAP. Это протоколы для приема писем. POP3 подходит тем, кому нужно зайти в почту без интернета, и если только один человек использует этот ящик на одном компьютере. При этом все сообщения хранятся на компьютере и удаляются с сервера.

Для IMAP нужно подключение к интернету. Этот протокол используют, если доступ к ящику есть у нескольких пользователей. При этом все письма хранятся на сервере и каждый раз их нужно скачивать для прочтения.

Популярные почтовые клиенты

Несмотря на удобство использования почтовых клиентов, они не подходят для email маркетинга. Они позволяют вести бизнес-переписки с нескольких ящиков одновременно, но не предлагают функционала для email рассылок. Если вы хотите получать дополнительные продажи через email-маркетинг, попробуйте сервис рассылок SendPulse.

Отправляйте массовые email!

Мы не ограничиваем клиентов в количестве рассылок. А если в вашем списке рассылки менее 500 подписчиков, отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

О том, как отправлять рассылки бесплатно, читайте здесь.

Источник

Функции и свойства почтовых клиентов

· Microsoft Outlook (поставляется в составе пакета Microsoft Office);

· Microsoft Outlook Express (поставляется в составе операционных систем Microsoft Windows на правах стандартного приложения);

· Pegasus Mail (www.pegasus.usa.com);

· The Bat! (www.ritlabs.com).

При рассмотрении почтовых клиентов можно выделить:

· базовые функции (основные);

· дополнительные функции (расширенные);

Базовые функции почтовых клиентов

Базовые функции почтовых клиентов предназначены для исполнения простейших операций по отправке и приему сообщений электронной почты.

Прием сообщений и автономный просмотр. Это основная функция всех почто­вых клиентов. При подключении к серверу РОР3 производится автоматическое копирование всех поступивших сообщений в базу данных почтового клиента, после чего их можно читать в автономном режиме (то есть, отключившись от Сети).

Создание новых сообщений. Это вторая важнейшая функция почтового клиента. Для ее реализации программа может иметь встроенный текстовый редактор. Функ­циональность редактора зависит от свойств конкретной программы. Для почто­вых клиентов, работающих в операционных системах Windows, общепринятой считается поддержка операций с использованием буфера обмена (перенос фраг­ментов из других документов копированием и вставкой) и возможность выбора кодировки текста.

Упорядочение сообщений. Упорядочение входящих и исходящих сообщений про­изводится путем группировки и сортировки. Группировка выполняется распреде­лением сообщений по логическим папкам. Напомним, что физически все сообще­ния хранятся в одном файле общей базы данных. Их распределение по папкам — чисто логическая операция, эквивалентная фильтрации записей базы. Каждая папка — это фильтр. Так, например, в папке Входящие отображаются только при­нятые сообщения (остальные отфильтровываются и не визуализируются), в папке Отправленные — отправленные сообщения, а в папке Исходящие — сообщения, под­готовленные для отправки, но пока еще не отправленные по каким-либо причи­нам. Многие почтовые клиенты предоставляют специальную папку Черновики для хранения сообщений, не готовых для отправки.

Сортировка после фильтрации используется для упорядочения сообщений внутри папок. Обычный порядок сортировки — по дате, но его можно и изменить, если почтовый клиент имеет соответствующие функции.

Автоматизация подготовки ответных сообщений. При подготовке ответных сооб­щений почтовый клиент в состоянии использовать данные, взятые из полей заго­ловка исходного сообщения. Это позволяет упростить заполнение полей Кому, Тема и т. п. Отпадает также необходимость в ручном вводе адреса получателя.

Удобной является функция цитирования исходного сообщения. Она позволяет использовать при подготовке ответа избранные фрагменты исходного сообщения и выделить их особым образом, сделав отличающимися от текста ответа.

Такой механизм пересылки произвольных файлов получил название почтовых вложений. Подготовив сообщение электронной почты, отправитель указывает мес­тоположение файла, который должен быть присоединен. При этом почтовый кли­ент делает соответствующую запись в одном из полей заголовка сообщения, где указывает имя файла и использованный метод кодирования. Основными методами кодирования являются: MIME, BinHex и UUEncode. Большинство современных почтовых клиентов способны понимать все эти методы.

При приеме сообщения почтовый клиент позволяет извлечь почтовое вложение и сохранить его в заданном месте в виде автономного файла.

Дополнительные функции почтовых клиентов

Дополнительные функции клиентов электронной почты предназначены для авто­матизации основных операций или для повышения удобства работы со службой.

Поддержка множественных идентификационных записей. Идентификационной записью называется совокупность настроек программы на конкретного пользова­теля. Если с программой работают несколько человек, то некоторые почтовые кли­енты позволяют каждому из них создать собственную идентификационную запись и, тем самым, получить собственный комплект логических папок. Предполагается, что при подключении к почтовому серверу происходит загрузка только тех сооб­щений электронной почты, которые адресованы владельцу текущей идентифика­ционной записи. При смене пользователя происходит смена идентификационной записи, и тогда возможно копирование других поступивших сообщений. Из сооб­ражений безопасности операция смены идентификационной записи может сопро­вождаться запросом пароля.

Поддержка множественных учетных записей. Учетной записью называется сово­купность настроек на конкретного поставщика услуг электронной почты. Если пользователь имеет несколько «почтовых ящиков», открытых на разных серверах, то некоторые почтовые клиенты позволяют выбрать текущую учетную запись и легко переключаться между ними.

Поддержка учетных записей WWW. Если почтовый клиент поддерживает работу с учетными записями Web-Mail, то его можно использовать одновременно и для работы с «обычной» электронной почтой, и для обращения к «почтовым ящикам» служб электронной почты, основанной на Web. Эта функция характерна для поч­товых клиентов, обладающих функциями Web-броузеров или интегрирующихся с Web-броузерами.

Поддержка формата HTML. Если почтовый клиент поддерживает формат HTML, то это дает возможность готовить, отправлять, получать и просматривать сообще­ния, в которых имеются элементы форматирования, используется шрифтовое и цветовое оформление, имеются встроенные мультимедийные объекты.

Поддержка адресной книги. Адресная книга — это удобное средство для работы с адресами электронной почты. Это средство управления базой данных, обычно встроенное в почтовую программу, которое позволяет вести учет контактов. Кон­тактами называются записи адресной книги, соответствующие регулярным кор­респондентам и содержащие данные о людях и их адресах электронной почты. Стандартными функциями работы с адресной книгой являются:

· автоматизированное создание контакта на основании данных, взятых из полей заголовка поступившего сообщения;

· автоматизированное создание шаблона нового сообщения после выбора нуж­ного контакта;

· упорядочение списка контактов путем группировки и сортировки.

Расширенные функции встроенного текстового редактора. Наиболее желатель­ным расширением свойств текстового редактора является наличие средств про­верки правописания, особенно многоязычных. Дополнительными функциями могут быть макрокоманды для ввода обращений и подписей, а также средства гене­рации подписей, в том числе и путем случайного выбора из заранее заготовленного внешнего текстового файла. Этим приемом пользуются для «оживления» почто­вых сообщений включением в них завершающих цитат, афоризмов, поговорок.

Функции оповещения. Эти функции обычно реализуются встроенной дополни­тельной системой, предназначенной для контроля состояния учетных записей на серверах РОР3 и Web-Mail. Различают сетевые и автономные средства оповеще­ния. Сетевые средства работают во время сеансов связи с Интернетом и занима­ются периодическим опросом учетных записей. Автономные средства оповеще­ния работают по заданному расписанию, при этом они могут самостоятельно устанавливать соединение удаленного доступа и после проверки учетных записей разрывать его. Наиболее развитые средства оповещения могут анализировать заго­ловки поступивших сообщений и переадресовывать сообщения на другой адрес электронной почты (тот, где в данный момент находится владелец учетной записи) или на иные средства связи (обычный или сотовый телефон, пейджер, факс-машину). Некоторые программы при этом способны воспроизвести принятый текст голосом.

В качестве сигнала оповещения может использоваться звуковой или визуальный сигнал (диалоговое окно). Большинство средств оповещения могут сигнализиро­вать о поступлении новой почты запуском заданной программы, а некоторые и весьма экзотическими средствами, например миганием светодиодов клавиатуры.

Средства управления «почтовым ящиком». Характерное отличие данных, содер­жащихся в полях заголовка, от данных «тела» сообщения заключается в их неболь­шом размере. В тех случаях, когда ежедневный объем поступающих сообщений значителен, целесообразно использовать почтового клиента, обладающего функ­циями предварительного просмотра полей заголовков до загрузки сообщений с сервера. Это позволяет отказаться от загрузки незатребованной корреспонденции, избежать приема нежелательных файлов почтовых вложений, удалить сообщения, имеющие незаполненные поля. Все операции отбора и удаления выполняются непосредственно на сервере, что снижает нагрузку на каналы связи и уменьшает расходы на их эксплуатацию.

Фильтрация сообщений. Описанный выше анализ полей заголовков может выпол­няться автоматически с помощью программных фильтров. Так, например, почто­вые клиенты, обладающие средствами фильтрации, позволяют выполнять автома­тическое удаление нежелательных сообщений — в этом случае адресат их даже никогда не увидит, а отправитель не получит уведомления о том, что его сообще­ние получено и прочитано.

Фильтрацию используют для борьбы с негативным явлением, которое называется спамом. Спам — это рассылка незатребованной корреспонденции. Существуют разные подходы к квалификации спама. В частности, первое обращение, как правило, спамом не считается — это нередко используют рекламные службы элект­ронной торговли, но немотивированные повторные обращения уже являются нару­шением правил пользования электронной почты и могут быть обжалованы.

Еще одна полезная функция фильтрации состоит в том, что поступающие сообще­ния можно автоматически группировать в заданных тематических или персональ­ных папках. Так, например, анализируя содержимое поля Кому, программа может распределять поступающую почту в различные папки, соответствующие разным пользователям. Эту функцию используют в малых предприятиях, если несколько сотрудников используют одну общую учетную запись электронной почты.

Поддержка «черного» и «белого» списков. Средства фильтрации могут работать с заранее заготовленными списками почтовых адресов. «Черным» называется спи­сок адресов электронной почты, сообщения от которых автоматически блокиру­ются и уничтожаются непосредственно на сервере без загрузки на локальный ком­пьютер. «Белый список» используют, чтобы пропускать избранные сообщения в тех случаях, когда почтовый клиент настроен на блокирование всех поступающих сообщений.

Следует отметить, что «черный» список может быть распределенным. Так, напри­мер, сегодня в Интернете есть службы, ведущие учет известных спаммеров и рек­ламных служб, нарушающих этикет электронной почты. Почтовый клиент может автоматически сличать адреса отправителей входящих сообщений с данными этих сетевых служб и блокировать поступающую корреспонденцию на основании их рекомендаций.

Функции слежения и контроля за исполнением работ. Для организаций, получа­ющих по электронной почте большой поток обращений от граждан или других организаций, важным фактором является эффективный контроль за движением и исполнением входящих документов. В очень крупных организациях, обрабатыва­ющих тысячи обращений в год, для этой цели используют специальные системы управления делопроизводством. В малых и средних организациях во многих слу­чаях удается ограничиться почтовым клиентом, имеющим расширенные функции для контроля за движением входящих сообщений по рабочим местам исполни­телей.

Функции резервирования и архивации. В тех случаях, когда характер электрон­ной почты, проходящей через организацию, отличается особо важной документаль­ной ценностью, используют средства для работы с электронной почтой, облада­ющие функциями автоматического резервирования и архивации. Это достигается встраиванием в почтовый клиент программного средства резервирования данных в сжатом формате, а также системой работы по расписанию.

Наличие этих функций значительно повышает надежность и устойчивость почто­вой программы. Так, например, в случае ее выхода из строя открывается возмож­ность полного восстановления всей переписки, включая данные адресной книги.

Функции автоматической генерации ответа и переадресации. Автоматическая генерация ответа на поступившее почтовое сообщение позволяет соблюсти этикет электронной почты и оперативно ответить на поступившее сообщение, даже нахо­дясь в длительном отсутствии. Обычно на все поступающие сообщения генериру­ется стандартный ответ с изложением причин временного отсутствия связи. Если при этом использовать описанные выше функции фильтрации, то можно класси­фицировать входящие сообщения по имени отправителя или теме сообщения и генерировать разные автоответы на разные обращения.

Те, кто много времени проводят в разъездах, наряду с функцией автоответа пользу­ются также функцией автоматической переадресации. Общепринятая практика состоит в создании временного «почтового ящика» на сервере одной из служб Web-Mail и переадресации на него корреспонденции, поступающей на учетные записи серверов РОР3. Поскольку для работы с электронной почтой, основанной на Web, не требуется ни наличия почтового клиента, ни его настройки, работа с времен­ным «почтовым ящиком» производится с помощью обычного броузера из любого места связи. Где бы ни находился пользователь, он всегда имеет возможность про­смотреть всю поступающую электронную почту на одном легкодоступном Web-узле.

Экспортно-импортные функции. Форматы, в которых разные почтовые клиенты сохраняют сообщения электронной почты, могут различаться. Различаются и струк­туры логических папок, и форматы данных внутренних адресных книг. Наиболее мощные программы для работы с электронной почтой позволяют экспортировать данные в форматы других программ или, наоборот, импортировать их.

Специальные функции средств электронной почты

Эти функции используются прежде всего в бизнесе. Они позволяют автоматизиро­вать операции, связанные с обслуживанием больших информационных потоков.

Функции массовой рассылки. Обычные средства электронной почты позволяют отправить одно сообщение в несколько адресов путем указания дополнительных адресатов в поле Копия. Этого недостаточно, если речь идет об отправке тысяч поч­товых отправлений, к тому же не всегда желательно, чтобы клиенты могли опреде­лить адреса других получателей по записям этого поля. В таких случаях почтовая программа интегрируется со средствами обслуживания списка рассылки. Список рассылки — это текстовый файл, представляющий простейшую базу данных, в кото­рой отдельные записи разделены стандартным разделителем, например точкой или символом табуляции. Рассылка сообщения производится по всем адресам, приве­денным в списке. Дополнительные средства программы позволяют также:

§ автоматически вносить адреса в список рассылки на основе анализа поступаю­щих сообщений (например, по просьбе клиента о подписке на информацион­ный бюллетень, электронный каталог и т. п.);

§ автоматически удалять адреса из списка рассылки (например по просьбе кли­ента о прекращении рассылки рекламы в его адрес);

§ группировать записи в списках рассылки; многие фирмы отправляют новым клиентам письма одного содержания (с благодарностью за внимание), а посто­янным клиентам — другого (с новыми предложениями);

§ разыскивать и устранять дубликаты записей в списке рассылки;

§ устанавливать и удалять записи, утратившие актуальность (например, при изменении адреса электронной почты клиента).

Следует различать массовую рассылку и «почтовую бомбардировку». Почтовая бомбардировка — это целенаправленная злонамеренная акция по переполнению «почтового ящика» жертвы путем массовой отправки незатребованной корреспон­денции. Это грубое нарушение правил пользования Интернетом, административ­ные меры по которому может принять сервис-провайдер. В некоторых случаях намеренное нарушение функционирования систем связи может квалифициро­ваться и как уголовное преступление. К такой квалификации прибегают, если есть возможность доказать наличие прямого ущерба.

Массовая рассылка отличается тем, что сообщения отправляются в разные адреса. Она не является правонарушением, хотя и не всегда соответствует договору с сервис-провайдером. Обычная практика состоит в том, что для проведения массо­вых рассылок следует предусмотреть соответствующий пункт в договоре и огово­рить финансовую сторону мероприятия.

Функции локального SMTP-сервера. Проведение массовой отправки корреспон­денции через SMTP-сервер поставщика услуг сопряжено с большими затратами времени, поскольку на сервере образуется очередь сообщений, полученных от раз­ных клиентов. В специальных случаях используют почтовые системы, совмещаю­щие функции почтового клиента и SMTP-сервера. Они позволяют отправлять кор­респонденцию в обход SMTP-сервера поставщика услуг и обеспечивают высокую производительность (до нескольких тысяч отправлений в час).

Функции персонализации. Персонализация отдельных сообщений имеет важное значение при проведении массовых рассылок. Ее смысл состоит в том, что каждое сообщение имеет индивидуальные элементы, например обращение (господин, гос­пожа, господа и т. п.), имя адресата и какие-то персональные сведения о нем. Пер­сонализация выполняется путем взаимодействия почтовой программы с базой дан­ных и со списком рассылки. Сообщение готовится в виде шаблона, имеющего поля слияния. Данные в эти поля подставляются из базы данных в соответствии с пара­метрами, указанными в списке рассылки. Благодаря технологии персонализации удается резко повысить отклик в рекламно-маркетинговых кампаниях, при прове­дении анкетирования клиентов, в установлении доверительных отношений с заказ­чиками. В примере, приведенном на рис. 8.3, поля слияния заключены в угловые скобки. При подготовке сообщения данные для них извлекаются из базы данных.

Уважаем !

Вы заказывали в нашем магазине книгу . Мы надеемся, что Вы получили ее своевременно и сочтете возможным пользоваться нашими услугами и в дальнейшем.

Сообщаем Вам, что начиная с в продажу поступает новая книга аналогичной тематики процентов. Заказы принимаются

С глубоким уважением.

Администрация службы «Полезная книга».

Сообщения информационной службы отправляются только клиентам, выразившим желание регулярного уведомления о новых книгах, поступающих в продажу. Если Вы желаете отказаться от получения регулярных сообщений, просим Вас отправить внашадрес любое сообщение с темой Unsubscribe.

Если вы желаете изменить свой почтовый адрес, отправьте два сообщения: одно с темой Unsubscribe и указанием старого адреса в «теле» сообщения и другое с темой Subscribe и указанием нового адреса в «теле» сообщения.

Рис. 8.3. Персонализация сообщения с использованием полей слияния

Функции удаленного администрирования. Некоторые почтовые клиенты спо­собны не только отправлять сигналы оповещения на удаленные средства связи, но и принимать от них управляющие сигналы. Удаленное управление почтовыми сис­темами производится с помощью телефонных аппаратов, имеющих тональный набор номера. После установления соединения система воспринимает сигналы цифрового набора как команды. Подобные системы позволяют переадресовывать поступившие сообщения или автоматически отправлять один из заранее заготов­ленных вариантов ответа. Возможна также отправка голосового сообщения, про­диктованного с удаленного телефонного аппарата.

8.4. Этикет электронной почты

По требованиям этикета электронная почта занимает промежуточное положение между обычной почтой и телефонной связью. Эти требования более строги, чем при обычной переписке, но не столь строги, как при телефонном общении. Элект­ронную почту можно рассматривать как «отложенный телефонный звонок», и потому, в частности, нет необходимости учитывать время суток при обращении.

При рассмотрении этикета электронной почты следует отдельно рассматривать переписку служебную и личную. Под служебной понимается переписка между организациями и между организациями и частными лицами. Личная переписка — это переписка между частными лицами.

Этикет служебной переписки

1. При подготовке сообщений обязательно заполнение всех полей заголовка. На сообщения с незаполненными полями ответ может не поступить, поскольку средства автоматической фильтрации могут не довести поступившее сообще­ние до адресата.

2. «Тело» сообщения должно быть кратким. В нем должно содержаться описа­ние причины обращения и четко выражаться конкретная просьба (запрос). Именно просьба (запрос) являются основанием для принятия решения и испол­нения ответного сообщения. При отсутствии четкой формулировки запроса ответ не гарантируется.

3. Просьба или запрос, выраженные в сообщении электронной почты, не должны требовать от адресата использования средств связи, отличных от электронной почты. Как правило, безответными остаются обращения с просьбами посетить некий Web-узел, отправить факс или выполнить телефонный звонок по ука­занному номеру.

4. Срок ответа на сообщение электронной почты — 24 часа. Содержание ответа должно соответствовать содержанию запроса. Если дать полноценный ответ за это время не представляется возможным, следует дать формальный ответ с указанием ожидаемого срока принятия решения.

5. При неполучении ответа на запрос следует проверить, правильно ли были соблюдены формальные требования (заполнение полей, четкое указание ожи­даемой реакции, подпись автора сообщения). В служебной переписке повтор­ные обращения допустимы, но только через определенный интервал времени, который никогда не бывает менее одной недели (если обстоятельства позво­ляют, лучше выдержать двухнедельный интервал между обращениями). Более частые обращения могут рассматриваться как спам, после чего источник сооб­щений может быть блокирован средствами фильтрации адресата.

6. В служебной переписке использование механизма почтовых вложений допус­тимо для пересылки файлов только по прямой просьбе партнера. Не следует отправлять никаких почтовых вложений по собственной инициативе.

7. При получении по электронной почте незатребованного сообщения с вложен­ным файлом почтовое вложение следует удалять, не открывая и не читая. Многие почтовые клиенты имеют уязвимости, связанные с некорректной обра­боткой почтовых вложений. Эти уязвимости часто используются злонамерен­ными лицами для нарушения функционирования компьютерных систем.

► Существуют автоматические средства, эксплуатирующие уязвимости почтовых про­грамм. Поэтому удалению подлежат незатребованные файлы почтовых вложений, даже если они получены от постоянных партнеров по связи. Наличие знакомого адреса отправителя письма еще не означает, что это письмо действительно отправил он. Вполне возможно, что оно было отправлено его почтовой программой автоматически под управлением вредоносного программного кода, случайно попавшего на его ком­пьютер.

8. Если пересылка почтового вложения согласована обеими сторонами, следует оценить размер пересылаемого файла. Допустимым считается размер до 100 Кбайт. Если реальный размер больше, следует предварительно оповестить об этом партнера (используя любое средство связи). Необходимость в предва­рительном оповещении связана с тем, что почтовый клиент адресата может иметь внутреннюю настройку на блокирование сообщений с вложениями, име­ющими большой размер. Некоторые почтовые программы позволяют «наре­зать» длинные почтовые вложения на короткие фрагменты, рассылаемые в несколько приемов. В этом случае следует предварительно убедиться, что поч­товый клиент адресата в состоянии выполнить их правильную сборку.

Этикет личной переписки

1. При подготовке сообщений обязательно заполнение всех полей заголовка. На сообщения с незаполненными полями ответ может не поступить по причинам, изложенным выше.

2. Обращение к незнакомому лицу, которое не публиковало свой адрес в Сети или в средствах массовой информации, считается неприличным. В случае край­ней необходимости в первых строках сообщения следует представиться и объяс­нить, откуда был взят адрес для обращения.

3. Срок ответа на личное обращение не регламентируется. Он устанавливается сложившейся практикой общения между двумя партнерами. Если такой прак­тики нет (при первичном обращении), ответ следует направить в течение 24 часов.

4. При подготовке ответа следует использовать язык и кодировку символов ори­гинального сообщения.

5. В случае непоступления ответа на сообщение, направленное незнакомому лицу, повторные обращения недопустимы и рассматриваются как спам.

6. При поступлении незатребованного сообщения от неизвестного источника не рекомендуется отвечать на него, даже для того, чтобы выразить просьбу о пре­кращении обращений. В Интернете есть службы, занимающиеся сбором адре­сов электронной почты для продажи их рекламным компаниям в виде баз дан­ных. Факт получения любого ответа от клиента подтверждает действенность адреса, значительно повышает его коммерческую ценность для рекламных служб, способствует новым перепродажам адреса и, соответственно, только увеличивает объем нежелательных поступлений.

7. При получении незатребованных сообщений, имеющих вложенные файлы, их следует немедленно уничтожать, не открывая. Это требование категорическое — оно распространяется даже на файлы, полученные от близких людей, друзей и знакомых.

8. При необходимости переслать вложенный файл следует предварительно опо­вестить партнера отдельным сообщением, иначе этот файл будет удален. Если вложенный файл имеет большой размер (более 100 КБайт), следует не только предварительно оповестить адресата, но и получить его разрешение на пере­сылку.

Соглашения электронной почты

В служебной переписке используется тот язык и метод кодирования символов, которые утверждены в данной организации, независимо от того, на каком языке и с какой кодировкой поступают сообщения от корреспондента. В случае сомнений следует обратиться за консультацией к уполномоченному лицу, например к сис­темному администратору.

В личной переписке при подготовке ответных сообщений следует использовать тот же язык и тот же метод кодирования, который использован в исходном сооб­щении.

При подготовке сообщений электронной почты используют так называемые эмотиконы и аббревиатуры. Эмотиконы — это комбинации символов, служащие для передачи эмоций автора. Аббревиатуры — это устойчивые общепринятые сокра­щения слов, используемые для упрощения клавиатурного ввода. Как правило, использование эмотиконов и аббревиатур ограничено личной перепиской. В слу­жебной переписке их использование нежелательно.

Эмотиконы создают с использованием клавиатурных комбинаций символов. Рас­сматривать их следует, мысленно повернув изображение на 90° по часовой стрелке:

Количество возможных эмотиконов измеряется многими сотнями. Их использо­вание позволяет оживить неформальную переписку, но при этом необходимо соблюдать меру. Эмотиконы служат для передачи простых и понятных чувств, а не для того, чтобы ставить партнера перед загадками.

Из наиболее широко используемых аббревиатур отметим следующие:

BTW — by the way — кстати.

IMHO —in my humble opinion — по моему скромному разумению.

AFAIK — as far as I know — насколько мне известно.

FYEO—for Your eyes only — строго между нами.

FYI — for Your information — к Вашему сведению.

Аббревиатуры особенно широко используют в сообщениях электронной почты, направляемых в группы новостей (телеконференции). Обычно их применяют только тогда, когда практика электронного общения с партнером уже сложилась.

Источник