Что такое внешний документ
Внешние документы
Для осуществления оперативных связей с организациями и гражданами в случае невозможности бездокументного обмена (личного или по телефону) составляются письма. При необходимости срочной передачи информации составляются телефонограммы или факсы, реже в настоящее время – телеграммы.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Внешние ссылки
Внешние ссылки Внешними называют ссылки на объекты, расположенные вне текущей страницы. Это могут быть картинки, другие страницы сайта, мультимедийные приложения.Основой внешних ссылок является URL-адрес объекта, на который вы собираетесь сослаться.Для создания
Внешние объекты
Внешние объекты В рабочем проекте XSLT 1.1 для поддержки функций расширения появился новый тип данных — внешний объект (external object). Переменной XSLT, о которой пойдет речь в главе 9, может быть присвоен внешний объект — так же, как и один из четырех типов данных XPath, поддерживаемых
Внешние ключи
Внешние ключи Следующим ограничением, которое часто используется в базах данных InterBase, является ограничение внешнего ключа. Это очень мощное средство для поддержания ссылочной целостности в базе данных, которое позволяет не только контролировать наличие правильных
Внешние тестировщики
Внешние тестировщики В Google работает много талантливых ребят, но мы отлично понимаем, что и наши возможности имеют пределы. Новые амбициозные проекты появляются без предупреждения, и им часто нужны узкоспециализированные профессионалы для тестирования. Мы не всегда
Внешние переменные
Внешние переменные Переменная, описанная вне функции, является внешней. Внешнюю переменную можно также описать в функции, которая использует ее, при помощи ключевого слова extern. Описания могут выглядеть примерно так:int errupt; /* Три переменные, описанные вне функции
Внешние соединения
Внешние соединения В отличие от внутреннего соединения оператор внешнего соединения выбирает строки участвующих таблиц, даже если в некоторых случаях не найдено соответствие. Когда полное соответствие строк не может быть сформировано соединением, тогда
14.4 Внешние определения
14.4 Внешние определения программа: внешнее_определение внешнее_определение программавнешнее_определение: определение_функции описаниеопределение_функции: спецификаторы_описания opt описатель_функции инициализатор_базового opt тело_функцииописатель_функции: описатель (
Внешние устройства
Внешние устройства Уверен, всем читателям пригодятся утилиты, работающие с приводами оптических дисков, flash-накопителями, принтерами и другими периферийными устройствами. В данном разделе представлены небольшие, но очень полезные программы.Nero
Внешние повреждения
Внешние повреждения Внешние повреждения – то, на что необходимо обратить внимание еще до того, как вы заплатите деньги. В первую очередь осмотрите корпус ноутбука на наличие трещин. По большому счету о подобных дефектах вам должны будут сказать сразу. Кроме того, если они
Внешние программы
Внешние программы ОО-системы состоят из классов, образованных компонентами (features), в частности, подпрограммами, содержащими инструкции. Что же является правильным уровнем модульности (granularity) для интегрирования внешнего программного продукта?Конструкция должна быть
У13.1 Внешние классы
У13.1 Внешние классы При обсуждении интеграции внешнего не объектного ПО с объектной системой отмечалось, что компоненты являются тем уровнем, на котором нужно осуществлять интеграцию. Когда же речь идет об интеграции с ПО, созданным на другом объектном языке, уровнем
Внешние ТВ-тюнеры
Внешние ТВ-тюнеры Внешние тюнеры характеризуются тем, что изготавливаются в отдельном корпусе, а не в виде платы, и выглядят более эстетично, чем набор микросхем, припаянных к плате. Тюнеры этого типа могут подключаться к компьютеру или напрямую к монитору.Все
Внешние DVB-тюнеры
Внешние DVB-тюнеры Внешние DVB-тюнеры представляют собой небольшое устройство для приема сигнала со спутниковой антенны и обработки его в цифровую форму. Обычно эти устройства подключаются к компьютеру посредством интерфейса USB2.0, но также существуют специальные модели
2.2. Внешние устройства
2.2. Внешние устройства Внешние компьютерные комплектующие завершают формирование того, что в итоге называется компьютером. Сегодня существует большое количество таких устройств, разнообразных по исполнению и назначению. Без некоторых из них работа компьютера
Внешний электронный документооборот
С помощью документов бизнес обменивается информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами, а также организует внутреннюю деятельность компании. Создание, движение и хранение документов — это три стадии делопроизводства организации.
Документооборотом называется движение документов внутри организации, а также обмен ими с другими организациями и контролирующими органами. Раньше все документы оформлялись на бумаге, но сейчас на смену почтовым отправлениям и бумажным архивам приходит электронный документооборот — ЭДО.
Электронный документооборот может быть:
Что такое внешний ЭДО
Внешний ЭДО — это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.
В зависимости от участников документооборота, ЭДО делится на две группы: «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».
К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках. Ко второй группе — электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.
Зачем нужен внешний ЭДО
Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей. По сравнению с бумажным документооборотом ЭДО имеет ряд преимуществ:
Также ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном виде. Для остальных видов отчётности действуют ограничения по количеству сотрудников и годовому доходу предприятия. Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.
Как организовать внешний ЭДО в компании
Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:
Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.
Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:
Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов.
Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.
Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.
Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой. Она подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.
Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:
Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.
Полностью организовать электронный документооборот можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота в компании. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы ЭДО адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы
Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте
В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.
Пользователями внутренних документов являются:
Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).
Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.
Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.
К пользователям внешних документов относятся:
Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.
Способы организации
В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:
Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.
Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.
Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.
Системы ведения ЭДО
Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:
CRM- системы
Основные этапы работы:
Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.
При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.
График документооборота
Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.
Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.
Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).
Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).
Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.
В чем поможет график:
Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.
Типы служебных документов: внутренние и внешние.
Типы служебных документов: внутренние и внешние; распорядительные, отчетные, плановые; научные, и.др.
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).
3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ‘,
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
33. Юридические и финансовые документы. Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.
Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.
(contract) Имеющее юридическую силу соглашение между двумя и более сторонами, в котором определяются действия и взаимные платежи сторон. В контракте может также предусматриваться порядок разрешения споров по поводу интерпретации договора, например арбитражный или судебный. Контракт о работе по найму (трудовой договор) заключается между работодателем и рабочим и конкретизирует, с одной стороны, работу, которую должен выполнить работник, а, с другой – заработную плату и условия работы, которые обязан обеспечить работодатель. Контракты могут быть условными, т. е., содержать положение о том, что те или иные действия предпринимаются лишь при определенном стечении обстоятельств; примерами таких контрактов являются страховые полисы. Условия, которые разрешается включать в имеющий юридическую силу договор, определяются законодательством. Во многих случаях, возможные стечения обстоятельств настолько многообразны или с таким трудом поддаются объективной проверке, что включение в контракт всех деталей невозможно или делает его слишком сложным. В таких случаях действует подразумеваемый, или скрытый, договор (implicit contract), под которым понимается устное или лишь частично письменное соглашение сторон о том, как должна вести себя каждая из них при изменении обстоятельств.
Юридические документы делятся на четыре вида:
Нормативные документы. Их особенность состоит в том, что они содержат нормы права. На современном этапе нормативные акты являются ведущей формой права. Понятно, что среди юридических документов они занимают главенствующее положение: содержат своего рода программу поведения субъектов права (см. схему 1);
Интерпретационные акты (или акты толкования). Не всегда опосредуют принятие юридических действий. Их необходимость становится очевидной в сложных правовых ситуациях, хотя мысленно толкование (уяснение норм права) производится практически всегда;
Документы, фиксирующие юридические факты. Их особенность состоит в том, что они регистрируют различные фактические обстоятельства независимо от их использования в конкретных правонарушениях (фиксация стажа, возраста и т. п.). Они очень многочисленны и, в свою очередь, могут быть разделены на группы:
§ фиксирующие правовой статус субъектов (паспорт, свидетельство о браке, усыновлении, военный билет, документы об образовании, различного рода удостоверения и др.);
§ фиксирующие акты-события (свидетельство о рождении) или акты-действия (акт о нахождении на работе в нетрезвом состоянии);
Заявление— форма обращения от имени физического лица или организации, в котором это лицо просит соответствующее лицо совершить определенное юридически значимое действие. Таким образом, заявление может быть адресовано как в государственные учреждения так и в коммерческие структуры. Обычно заявление подается в письменной форме. В некоторых случаях закон допускает подачу заявления в устной форме.
Пишется заявление на отпуск на листе бумаги формата А4 либо набирается на компьютере. Данный документ имеет такую же форму и структуру, как обычное заявление:
1. Шапка документа.
Размещается в верхнем правом углу листа. В ней указывается должность, наименование организации, фамилия и инициалы руководителя, которому адресовано заявление – в дательном падеже, а также должность и ФИО составителя – в родительном падеже.
2. Заголовок документа.
Посередине листа, под шапкой, пишется наименование документа – Заявление.
3. Текст заявления.
Затем следует непосредственно текст заявления, который составляется в произвольной форме. Он должен содержать просьбу о предоставлении отпуска, период и причину (в случае необходимости).
4. Дата и подпись.
В нижнем левом углу листа ставится дата составления документа и рядом подпись составителя.
5. Доверенность– это письменный документ, который выдается одним лицом другому и позволяет совершать определенные действия от имени первого.
Доверенность всегда имеет письменную форму.
В некоторых случаях, прямо предусмотренных законом, доверенность должна быть удостоверена нотариусом.Доверенность на право совершения определенных действий от имени организации (юридического лица) выдается этим юридическим лицом и заверяется его печатью.Финансовые документы предприятия – документы, из которых можно узнавать финансовое состояние организации за конкретную дату или итоги его работы за конкретный период. Из этих документов можно узнать о возможностях организации в плане финансов, прибыли или убытках, возможностях для дальнейшего ведения деятельности. Главные финансовые документы: балансовый отчёт, отчёт о прибыли или убытках, отчёт о направлениях расхода денег.
Управление внешней документацией
Организация документооборота — ключевой элемент эффективной работы компании. Однако на практике мало что сравнится с ним по сложности. Количество внешних и внутренних документов, которые компания вынуждена обрабатывать ежедневно, зачастую превышает пределы разумного. К тому же остро стоит вопрос их согласованности. Чем четче сотрудники понимают поступающие к ним инструкции, внешние распоряжения и договоры, тем выше вероятность, что работа будет выполнена полноценно.
Внешние документы и управление ими
К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Они состоят из:
Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. При организации работы по повышению их эффективности следует придерживаться положений стандартов качества — ISO 10013:2001, 9001:2008 и так далее. Подобный подход даст возможность организации разработать оптимальный порядок управления документацией, которая поступает в организацию из внешних источников в бумажном и электронном виде.
Ее условно можно разделить на две группы:
Процесс и задачи управления внешней документацией
Грамотно организованная документация — эффективный управленческий инструмент, выполняющий контрольную, координационную и другие функции. Это в полной мере относится к внешней ее форме. Все документы должны быть правильно включены в систему поступления/создания, согласования, утверждения, передачи и ликвидации — чтобы было как можно меньше «лишних» процедур. Иначе компания будет терять время и средства, а у руководства не будет рычагов для контроля ситуации.
Поэтому перед руководством стоят следующие задачи:
Использование Docsvision для управления внешней документацией
Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.
Управление внешней документацией на платформе решений компании «ДоксВижн» — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:
Docsvision — широкие возможности и удобные продукты
Программная платформа Docsvision разработана в соответствии с передовыми стандартами и моделями. Совместно с обширной сетью партнеров по внедрению и центров отраслевой и технологической компетенции мы постоянно совершенствуем инструментарий — управление внешней документацией становится более прозрачным, повышается его результативность. Помимо платформы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов корпоративного уровня «ДоксВижн» предлагает множество дополнительных решений – отраслевых и специализированных. А для эффективной реализации бизнес-задачи заказчика партнеры компании «ДоксВижн» и непосредственно сервисное подразделение вендора готовы оказать широкий перечень услуг по автоматизации уникальных бизнес-потребностей заказчиков, а также поддержке заказчика на протяжении всего срока использования наших решений. Мы обеспечиваем заказчика консультационной и технической поддержкой до, во время и после внедрения решений электронного документооборота на платформе Docsvision. Также мы помогаем обучать персонал, осуществляет обслуживание, актуализацию и масштабирование системы.