Что такое pms система
Хотите автоматизировать бизнес, избавится от ошибок персонала и получать больше прибыли? Тогда вам нужна облачная PMS-система.
PMS — система управления отелем или гостиницей, дающая возможность управлять номерным фондом, контролировать загрузки, бронировать номерной фонд.
В PMS содержится множество данных, которые зачастую нужно обработать быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.
Главный элемент системы — шахматка бронирований номеров. Она похожа на таблицу: столбцы — календарные дни, строки — номера, собранные по категориям.
Для удобства различные цвета ячеек означают статусы номеров. Например, что номер забронирован, заселен, свободен.
Чтобы удостоверится в важности PMS-системы для ускорения процессов и бесперебойной работы, сравним отель, без такого ПО и отель, который его использует.
При расширении бизнеса растет количество персонала, комнат, обязанностей. Часто наступает момент, когда администратор просто не успевает все сделать, начинаются проблемы с гостями, качеством обслуживания, доходом, распределением сил.
Ведение записей может быть организовано в электронном виде (Google Таблицы, Excel), или даже в бумажном виде, но вы будете ежедневно терять деньги, не сможете контролировать номерной фонд удаленно, не сможете прогнозировать доход и количество свободных отелей, а также не исключены варианты утери данных.
Перед покупкой PMS системы уточните у разработчика, руководства компании следующие вопросы:
Бывают ли сбои и зависания и как часто?
Что приходится делать после сбоя? Долго ли восстанавливается система?
Кроме основной системы управления гостиницей некоторые активно-развивающиеся PMS позволяют подключить:
Развитие современных технологий привело к популярности облачной системы управления отелем, гостиницей или хостелом. Сервис подходит для любого средства размещения гостей. Полное название системы – Property Management System. Это программное обеспечение, которое позволяет организовать управление гостиницей, а также контролировать загруженность отеля, автоматизировать процессы, бронировать номера.
С помощью PMS-системы владелец гостиницы имеет возможность:
· Подобрать посетителю номер, подходящий для его потребностей;
· Спланировать ценовую политику;
· Провести анализ работы гостиницы за указанный промежуток времени;
Использование системы позволяет сократить финансовые издержки и увеличить доход.
Плюсы использования PMS-системы можно увидеть на примере. Даже в небольшом по размерам и штату сотрудников отеле много времени уходит на прием телефонных звонков, ручное бронирование номеров и общение с клиентами. Это приводит к замедлению процесса развития гостиницы, профессиональному выгоранию работников и снижению прибыли. Часто сотрудники отеля для формирования заказов используют Excel или GoogleSheets. Отдельные владельцы отелей до сих пор используют бумажный журнал для оформления заказов. Такая организация работы не только занимает много времени, но и приводит к путанице в случае отмены бронирования или переезда клиента из одного номера в другой. В итоге все это негативно сказывается на степени удовлетворенности клиентов и работе бизнеса.
Использование PMS-системы дает владельцу отеля ряд преимуществ:
— Однотипные операции осуществляются в автоматическом режиме;
— Исключается возможность возникновения человеческих ошибок;
— Удобное управление номерным фондом отеля;
— Имеется возможность брони номера с помощью мобильного телефона или планшета.
Воспользовавшись системой, клиент сможет за короткий промежуток времени подобрать наиболее подходящий для себя номер с учетом своих потребностей и финансовых возможностей.
Внедрите в свой бизнес PMS-систему и просто отслеживайте повышение производительности. Система позволяет исключать ошибки человека и приумножать прибыль.
Система управления гостиницей и отелем с помощью PMS
PMS – Property Management System – программа для программного управления отелем, гостиницей или хостелом. Везде, где нужно управлять загруженностью номеров, ключами, графиком и уборкой, PMS-система облегчит работу, снизит ошибки персонала и ускорит обслуживание.
Чем большим спросом пользуется заведение, тем выше нагрузка на персонал. До определенного периода администратор способен справиться с управлением, занося данные в электронные таблицы, например, Excel. Но с увеличением потока посетителей потребуется добор персонала, потому что здесь одному администратору уже не справиться с контролем всех задач.
Использование PMS предоставляет владельцу отеля ряд преимуществ:
· возможность брони номера с разных устройств;
· автоматизация однотипных операций;
· исключение человеческого фактора;
· быстрое управление номерным фондом.
Повышается и клиентский сервис – за короткий период времени можно подобрать номер по критериям клиента, выдать электронный ключ. А владельцу остается только наблюдать, как повышается прибыль.
Главная функция программы – наглядная интерактивная шахматка с номерами в реальном времени. Она похожа на таблицу, в которой можно поменять статус номера в конкретный день: бронь, заселен, свободен. Статус подсвечивается отдельным цветом – так легко визуально оценить загруженность отеля.
· Система управления – комбинация шахматки с перечнями дел. Отслеживайте статус номеров, подбирайте по критериям клиента, не забывая о текущих делах – все в одной программе
· Менеджер каналов (Channel Manager) – возможность работы с разными популярными каналами продаж: Google Hotel Ads, Booking и другие.
· Модуль бронирования – размещение формы для бронирования номера на сайте.
Для каждого сотрудника настраивается персональный доступ с разными правами. В одном окне программы удобно управлять и номерным фондом, и тарифами, и текущими задачами.
Для быстрого решения операционных задач подключаются дополнительные модули:
· Яндекс.Путешествия – больше бронирования в онлайн-сервисе;
· Google Hotel Ads – бронирование из сервиса Google;
· регистрация – экономия времени на оформление гостя;
· шлюз оплат – прием онлайн-платежей;
· уборка – удобный контроль горничных;
· интеграция с CRM – управление лояльностью гостей и эффективностью продаж;
· электронные замки в гостинице – управление ключами (выдача, замена, блокировка);
· блок отчетов – доступ к отчетности (статистика, аналитика, финансы);
· создание сайта – полноценный сайт вашего отеля в интернете;
· IP-телефония – контроль всех звонков, узнавание клиента.
Вы контролируете любой процесс, связанный с работой отеля, управляете репутацией заведения в интернете, отвечаете на комментарии и отслеживаете звонки. Любой процесс, связанный с деятельностью отеля, отслеживается в одной программе с понятным функционалом и интерфейсом.
Обратите внимание на преимущества:
· Многофункциональность. Больше не нужно 2 и больше программ на одном устройстве, все данные теперь хранятся в облачном сервисе и доступны одним кликом.
· Ускорение обслуживания. Заезды групп гостей или ночью будут проходить быстрее, повышая лояльность клиентов, которые не могут долго ждать.
· Техническая поддержка. Вы не остаетесь наедине с программой – специалисты поддержки готовы помочь в освоении функционала и решении текущих вопросов.
— Мобильная версия. Следите за состоянием отеля гонда и где угодно!
Автоматизируйте бизнес эффективно, управляйте всеми аспектами функционирования гостиницы и зарабатывайте больше, предоставляя качественный сервис с PMS-системой.
Облачные системы управления отелем: обзор конкурентного рынка
Необходимость оставаться конкурентными на рынке гостеприимства все чаще приводит гостиницы к решению об автоматизации внутренних процессов. Сегодня система управления отелем PMS (Property Management System) — это не просто «шахматка», где фиксируются заявки на бронирование, а комплекс инструментов для увеличения доходов от продажи номерного фонда.
Чтобы предложить отелям больше возможностей, разработчики часто интегрируют системы управления сразу с несколькими модулями, такими как Менеджер каналов бронирования, Модуль онлайн-бронирования, Модуль регистрации гостей в МВД. И преимущество здесь будет за решениями, которые предлагают все инструменты «в рамках одного окна».
Дополнительные возможности систем позволяют гостиницам автоматизировать управление продажами и доступностью номерного фонда, а, следовательно, и доходами. Поэтому, когда руководитель решает купить систему управления отелем, чтобы увеличить прибыльность, то он с большей вероятностью остановится на продукте со следующими качествами:
Мы сравнили возможности сервисов, представленных на российском гостиничном рынке и выяснили, какую сумму необходимо вложить отелю до 30 номеров, чтобы автоматизировать свою работу.
1. Bnovo PMS – облачный сервис для автоматизации учета и обслуживания гостей и управления номерным фондом. Считается одним из самых функциональных в своем классе и насчитывает несколько тысяч пользователей.
Из очевидных преимуществ Bnovo PMS можно выделить:
Система позволяет вносить и удалять бронирования, переселять гостей, изменять даты и время заезда/выезда, видеть статус оплаты номера, добавлять метки и примечания к бронированиям и многое другое. Однако, данный функционал может быть не обязательно востребован для небольших объектов размещения.
Для анализа работы отеля есть отчет о движении денежных средств, отчет по загрузке отеля, ADR/RevPAR, доходность по номерам, эффективность каналов и другие показатели
Есть возможность интегрировать Bnovo PMS с сервисами регистрации гостей в МВД и управления бронированиями через менеджер каналов бронирования.
Модуль онлайн-бронирования предоставляет виджет бронирования — окно для создания бронирования, встроенное в сайт отеля. Пользователь имеет возможность управлять наличием и ценами в модуле прямо из Bnovo PMS. Стоимость покупки и обслуживания этого сервиса увеличивается в основном за счет привлечения сторонних продуктов. Для отеля до 30 номеров Bnovo PMS составит 16200 руб. (1350 руб. в месяц). Пакет Bnovo PMS + Channel Manager «OTA Gateway» + Модуль бронирования – 40 200 руб.
Шахматка Travelline многофункциональна, содержит большой объем информации: от наличия и статуса номеров на текущую дату до оплат и задолженностей гостей. В сервисе можно формировать различные отчеты, которые позволяют анализировать не только работу самого объекта размещения, но и конкурентную среду.
Также сервис Travelline интегрирован не только с каналами, но и сервисами, закрывающие основные бизнес процессы в отеле:
Возможно, для оперативной работы администратора не хватит наглядности описания номеров, быстроты изменения категории номера и добавления услуг и скидок в одном окне бронирования.
Сервис интегрирован со множеством площадок бронирования через собственный менеджер каналов. Есть возможность подключить модуль онлайн-бронирования для сайта отеля — он платный, комиссия составит 4%-6% с продаж, что может значительно увеличить расходы на обслуживание сервиса в год.
Также отметить, что Travelline имеет собственное мобильное приложение с удобной шахматкой, а также службу поддержки 24/7.
Цена составляет около 68 тыс. руб. за комплекс*. Также надо учитывать постоянные расходы на модуль онлайн-бронирования. Все это делает сервис дорогостоящим и не всегда доступным для небольшой гостиницы.
(*стоимость рассчитана на отель в 30 номеров).
3. HMS OtelMS – облачное комплексное решение для автоматизации управления отелем. Насчитывает более 1000 пользователей. Преимущество этого продукта для небольшого объекта — приемлемая стоимость покупки и обслуживания.
В комплексе продаются четыре модуля: сама система управления отелем, «Модуль онлайн бронирования» (виджет для бронирования), «Менеджер каналов бронирования» и «Модуль регистрации в МВД». Недостатки последнего — отсутствие подсказок при регистрации гостей и экспертной помощи в области миграционного учета, за нарушения которого предусмотрены колоссальные штрафы.
Сервис позволяет автоматизировать бронирование, управление номерным фондом, управление тарифами и отчетностью, формирование и хранение истории гостей. Однако оперативную работу администратора может снизить однообразное цветовое решение календаря и окон бронирований, отсутствие условных обозначений и наглядного описания категорий номеров для прямой продажи. Также нет возможности быстро изменить бронирование, если гость корректирует свое решение в процессе запроса: администратору нужно заполнять данные заново либо сделать немало кликов, чтобы перейти к редактированию брони.
Длительным и трудоемким процессом станет начальная настройка сервиса под отель. А без этого невозможна корректная работа по продаже номеров и обучение персонала. Много времени может занять внесение изменений в данные о номерах, услугах, а самое главное — в тарифы, которые в условиях конкуренции на гостиничном рынке часто меняются ежедневно.
4. Контур.Отель — облачный сервис для автоматизации основных процессов ежедневной работы гостиницы. Включает управление номерным фондом, получение бронирований онлайн и регистрацию гостей в МВД в рамках одного окна.
Все модули сервиса предоставляются одним разработчиком. Для пользователей работает единая экспертная и техническая поддержка, доступная 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Модуль регистрации в МВД широко используется в том числе как отдельный продукт. Сама система управления достаточно молода и набирает функциональность. Насчитывает около 600 пользователей в РФ.
Преимущества сервиса Контур.Отель:
5. 1C: БИТ. Отель — решение для комплексной автоматизации процессов в гостинице, которое выбрали более 400 отелей в разных регионах России. Сервис локальный, и каждое рабочее место оплачивается дополнительно, что увеличивает стоимость и не позволяет работать с любого мобильного устройства.
Система интегрирована с продуктами бухгалтерского учета компании 1С, поэтому здесь в полной мере реализована возможность учета оплат, расчетов с гостями, формирования бухгалтерской и статистической отчетности.
У продукта две версии — Лайт и Профи. Чтобы приобрести для гостиницы только систему фиксации бронирований и оплат, подойдет версия Лайт за 18 тыс. рублей в год. Версия Профи позволяет интегрировать систему управления отелем с модулями для управления продажами и бронированиями сторонних разработчиков.
В системе есть множество функций по управлению бронированиями, выгрузке документации: множество полей для занесения информации о госте, контрагенте, источнике бронирования, тарифах.
Стоимость составляет около 88 тыс. рублей за комплекс: 1С Отель Профи 40 тыс. рублей + Интеграция 1С Отель Профи с Менеджером каналов бронирования 15 тыс. рублей + Менеджер каналов бронирования стороннего разработчика 15-36 тыс. рублей + Модуль онлайн-бронирования 18 тыс. рублей. Кроме того, будут расходы на закупку дополнительных рабочих мест и оплату обновлений. Все это делает данный сервис доступным и более актуальным для крупных гостиниц и санаториев, чем для небольших объектов.
Резюме
Познакомившись с несколькими комплексами по управлению отелем, можно сделать вывод, что в каждом из них есть множество необходимых и полезных функций. Чтобы принять верное решение о покупке того или иного сервиса, рекомендуем отельеру соотнести затраты на приобретение сервиса с его наполнением и возможным увеличением дохода после внедрения сервиса в процесс управления отелем.
Для удобства предлагаем диаграмму со стоимостью сервисов, а также таблицу с перечислением возможностей каждого из них.
Property Management System – на какой остановиться? Практическое руководство без перехода наличности.
Личный опыт и решения
Вот уже 15 лет я работаю в гостиничном бизнесе. За это время был накоплен определенный опыт управления отелями различного типа. И сегодня я хочу поделиться с вами своими наработками в выборе системы управления отелем.
Так получилось, что за время работы в отелях мне удалось с разных сторон подойти к вопросу использования PMS. В одних отелях я был просто пользователем уже существующего продукта. В других мне выпала возможность изначального выбора системы. В третьих же приходилось заниматься переходом с одной системы на другую.
Именно полученный опыт дал возможность объективно оценить процесс выбора и владения PMS не только как пользователя у монитора, но и как владельца данной системы со всеми эксплутационно-содержательными характеристиками. Согласитесь, это разные подходы, в каждом из которых есть свои нюансы. Например, кто-то хочет быстроты и стабильности, а для кого-то важна экономия в обслуживании программы и сервера. И еще, когда последний раз Вы спрашивали своих работников об удобстве работы на имеющейся PMS?
Сеть, франшиза и свободное плавание
Сразу отмечу, что в статье ориентируюсь на российский рынок и на коллег, у которых есть возможность влиять на выбор. Вместе с тем данная информация также будет полезна другим представителям гостиничного бизнеса.
Вы знаете, что многие сетевые отели или отели, работающие по франшизе, не имеют права самостоятельно выбирать системы и полностью зависят от решения головного офиса. Это связано в первую очередь с правилами сетей и наличием уже утвержденных стандартов качества работы, как и процедур обслуживания.
Независимы отели сами решают этот вопрос и зачастую неоднократно за весь цикл работы отеля. Лично я знаю несколько случаев перехода с одной PMS на другую. Причины, повлекшие за собой подобные решения и полученные результаты, поясню далее.
Итак, что такое PMS, для чего она нужна, и как ее выбирать?
Хочется отметить, что ряд PMS не рекомендуется внедрять в работу сетевых отелей. Причиной тому является неудобство и отсутствие положенного для полноценной работы сети функционала. Как пример, причины могут быть следующие:
× Отсутствие общей базы данных с возможностью подгрузки гостей в любом из отелей.
× Отсутствие доступа к депозитам компании или физических лиц.
Принципы выбора PMS или 3 шага до выбора помощника
На данный момент из-за курса рубля и ряда других моментов большое преимущество получают российские продукты. Несомненно, некоторые из них являются конкурентоспособными и достойными выбора. Вместе с тем наша задача не просто влезть в бюджет и сэкономить, а приобрести лучшего помощника в бизнесе, как для работников, так и для собственников. Потому я призываю вас быть объективными и ориентироваться на функциональность, а не стоимость.
Как же выбрать одну-единственную PMS из такого огромного ассортимента, представленного на рынке? Я бы выделил следующие шаги:
ШАГ 1. Запишите моменты, которые вас могут не устраивать в системе, включая стоимостные показатели.
ШАГ 2. Сопоставьте все эти моменты и проведите сравнительный анализ предложений на рынке.
Как правило, на данном этапе ваш список сузится до 3-5 решений.
ШАГ 3. Здесь начинается самое интересное. Ниже мои рекомендации для этого этапа:
× Обязательно лично встретиться как с руководством компании, так и с техническим руководством, реализующим продукт. И здесь необходимо решить два нюанса:
1. Развитие и интеграция.
2. Разработка дополнительного интерфейса.
Как правило, продавцы систем не отказываются от разработок новых интерфейсов, но запрашивают для этого средства, сопоставимые со стоимостью самой PMS. Все это приводит к патовой ситуации, когда пользователь становится заложником между желанием автоматизировать бизнес с одной стороны, и невозможностью это реализовать по финансовой причине с другой.
Всего этого можно избежать благодаря одной только встрече с руководством компании. Тем более, делать это они любят и с радостью пообщаются с вами!
Важно: по результату встречи обязательно наличие протокола, где должны быть освещены все оговариваемые моменты и условия их реализации, пусть даже в виде обычного письма между обеими сторонами. На этой же встрече правильно будет и поинтересоваться предыдущими проектами. Обязательно уточните, какие из них оказались неудачными, в чем причина произошедшего.
× Желательно встретиться с настоящими пользователями данной системы и теми, кто сменил систему.
Обсудите опыт использования, плюсы и минусы работы. Если вы не из города‑миллионника, то имеет смысл отправить в командировку своего сотрудника для личного общения.
Чек-лист вопросов для личной встречи:
Эти и другие важные моменты необходимо отразить потом в договоре, обезопасив себя от ненужной траты времени в будущем.
Основные критерии выбора или переоценки системы.
За все время работы в гостиничном бизнесе я бы выделил следующие:
А как же закон о хранении данных?
Отдельный момент, на который хотелось бы обратить внимание, касается не только тех, кто стоит перед выбором системы, но и тех, кто давно уже использует PMS и всем доволен.
Наверняка, каждый из вас, так или иначе, слышал о законе о хранении данных граждан РФ на серверах в России. Это так называемый «закон Лугового», инициатором которого был заместитель председателя комитета ГД по безопасности и противодействию коррупции, член фракции ЛДПР Луговой Андрей Константинович. Другими словами, любая PMS попадает под мониторинг данного законодательства.
При этом хочу обратить внимание: принадлежность PMS к российскому продукту не означает, что он на 100 % не попадет под действие закона, вступающего в силу 1 сентября 2015 года. Ведь большинство сервисов в РФ используют иностранные серверы для хранения и обработки данных. Вы спросите, почему? Хорошая цена, стабильность, техническая поддержка и прочие причины. У нас это значительно дороже и менее стабильно. Если сегодня вопрос цены благодаря курсу решился сам собой, и иностранный сервер стал сопоставим с отечественным, то другие параметры остались неизменными.
Конечно же, закон могут еще далее отодвинуть в сроках реализации, но я стараюсь рассуждать по факту и в рамках законодательной ситуации, существующей на сегодняшний день в стране. Потому на данный пункт уже сегодня необходимо обратить свое пристальное внимание и попросить создателей PMS предоставить их видение решения данного вопроса.
Как правило, потенциальному покупателю предоставляют возможность ознакомиться с демо-версией. Хочу обратить внимание всех, что эти версии совсем «сырые», и у них отсутствует определенный функционал или же они имеют его в урезанной форме.
Конечно, бренд компании и его известность играют свою роль. Тем не менее, большинство людей, отвечающих за выбор системы, совершают ряд ошибок
Тут скорее нужно набраться терпения и ждать объективного понимания необходимости данного продукта для бизнеса.
Сопровождение: быть или не быть?
После выбора системы самым объемным становится вопрос сопровождения системы в процессе работы. Как правило, на рынке существуют следующие составляющие обслуживания:
· Служба поддержки по телефону.
· Служба поддержки через электронную почту.
· Свободное плавание и решение вопросов посредством системного администратора, который есть в штате.
Техническая поддержка может быть круглосуточная или почасовая. Производитель предоставляет выбор потребителю, какой вариант предпочтительней. Обычно за это берется ежемесячная плата.
Здесь мне хотелось бы обратить внимание на то, что хорошая программа не требует постоянных вмешательств извне и дает уже нужный и отработанный функционал не более, чем за 2‑4 месяца. По опыту, реальный процесс внедрения и «притирки» с персоналом и объектом происходит как раз за это время. Далее надежная система просто обязана работать без каких-либо существенных сбоев.
Важно: данные моменты также необходимо отразить в договоренностях. Например, оплата сопровождения начинается только с третьего или четвертого месяца использования, а не сразу после инсталляции или предустановочных настроек.
Есть программы, которые требуют лицензионного сопровождения или обновлений. В подобном случае следует добиваться бесплатного сопровождения и обновления, то есть без дополнительных расходов, и по мере выпуска разработчиком новых версий. Особенно, если вы ежемесячно платите за обслуживание.
Давайте поговорим о полной стоимости владения PMS. Мне бы очень хотелось, чтобы я помог увидеть вам максимальный листинг ценообразования продукта.
Итак, что же вы платите при внедрении PMS? Из чего складывается цена?
Попробуйте заполнить пустые строки, проставив напротив каждого пункта свою цену. Таким образом, вы получите итоговую цифру владения PMS.
Всегда старайтесь брать модульную систему, а не систему, полностью автоматизирующую все службы отеля за счет своей изначальной функциональности. Причины две:
1. Вы всегда имеете возможность заменить устаревшие модули, не трогая другие.
2. Вы не создаете почву для увеличения стоимости обслуживания в случае 100%-ной необходимости замены чего-либо в системе, например, вследствие изменения законодательства.