Что такое графа документа
Что такое Графа
Значение слова Графа по Ефремовой:
Графа — 1. Столбец (обычно ограниченный двумя вертикальными линиями) в таблице.
2. Раздел, пункт текста, документа, анкеты и т.п.. рубрика.
Значение слова Графа по Ожегову:
Графа — Полоса или столбец на бумажном листе, ограниченные двумя вертикальными линиями
Графа Раздел текста, рубрика
Значение слова Графа по словарю Ушакова:
ГРАФА
графы, ж. (греч. graphe — черта) (книжн.). Полоса или столбец на листе бумаги, ограниченный двумя линиями. || Раздел текста. то же, что рубрика. В первой вертикальной графе найдена ошибка.
Значение слова Графа по словарю Даля:
Графа
ж. черта на бумаге, разделяющая ее на столбцы, полосы или клетки. более употреб. о чертах отвесных. | Пространство между двух черт, столбец или полоса. Закромы пусты, а мышеяд в графе, на бумаге. Графить, графливать что, расчерчивать, отбивать по линейке графы. | живоп. чертить иглой по отпечатку, перенося его на доску. Графиться, быть графиму, расчерчиваться. Графленье длит. действ. по знач. глаг. Графка ж. об. то же. Графной, графленый. Графейный, относящийся к графе. Графильный, служащий для графленья. Графленка, транспаран, подкладка, подложка, для означенья строк. Графический, чертежный. начертательный. Графический способ решения задач, в математ. решение посредством черчения, а не выкладкою, не вычисленьем. Графья ж. в типографиях доска, на которую накладывается лист, для печатанья.
Значение слова «графа»
1. Полоса или столбец между двумя вертикальными линиями в таблицах, в конторских и подобных им книгах.
2. Раздел текста, рубрика.
[От греч. γραφή — черта]
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
ГРАФА’, ы́, ж. [греч. graphē — черта] (книжн.). Полоса или столбец на листе бумаги, ограниченный двумя линиями. || Раздел текста; то же, что рубрика. В первой вертикальной графе найдена ошибка.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
графа́
1. ячейка таблицы в текущей строке, принадлежащая указанному столбцу; сам столбец ◆ В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приёма на работу.
Фразеологизмы и устойчивые сочетания
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова чванливый (прилагательное):
Ассоциации к слову «графа»
Синонимы к слову «графа»
Предложения со словом «графа»
Цитаты из русской классики со словом «графа»
Сочетаемость слова «графа»
Какой бывает «графа»
Понятия со словом «графа»
В теории графов рёберным графом L(G) неориентированного графа G называется граф L(G), представляющий соседство рёбер графа G.
Отправить комментарий
Дополнительно
Предложения со словом «графа»
– Трудно поверить в то, что вы здесь и при этом занимаете такую должность у графа де л’Аталайя, когда он питает неумолимую ненависть к флибустьерам!
Молодой граф стал полностью отдавать себя службе, но долгожданный генеральский чин получил только в 1755 г.
Господин граф сказал при мне вчера, что надо посмотреть в окрестностях, какие там есть лошади и коляски.
Синонимы к слову «графа»
Ассоциации к слову «графа»
Сочетаемость слова «графа»
Какой бывает «графа»
Морфология
Правописание
Карта слов и выражений русского языка
Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.
Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.
Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.
Что такое графа документа
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Универсальные передаточные документы
Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.
ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.
Соответствие УПД и счета-фактуры
С 01.07.2021 форма счета-фактуры изменилась и действует в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:
Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».
Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
Порядок и образец заполнения УПД
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
Строка
Значение
Особенности заполнения
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:
· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;
· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права
Заполняется всегда, независимо от статуса документа
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.
Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?
Автор: Екатерина Водолазова
Наверняка задаетесь вопросами: зачем нужен УПД? Как его заполнять и применять?
Проблема в том, что очень сложно определиться, ведь много первичной документации.
А еще не совершить ошибку в любом первичном документе.
Зачем нужен УПД
На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС.
Если организация решила использовать УПД в своей деятельности, это нужно утвердить в установленном порядке в учетной политике.
Форма универсального передаточного документа, которая была предложена ФНС России в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@, носит рекомендательный характер. За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Возможность объединения нескольких документов в одном объясняется тем, что дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в вычете налога на добавленную стоимость.
А вот формы первичных учетных документов организации могут выбирать сами. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов.
Счет-фактура или универсальный передаточный документ
С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?
Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:
1. Использовать в бухгалтерском учете;
2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;
3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.
Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@. УПД можно использовать в двух рекомендованных службой вариантах:
он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1);
он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).
Заявить вычет можно по УПД со статусом 1. Но использовать универсальный передаточный документ только в качестве счет-фактуры нельзя. Налоговики напомнили, что для этого не предусмотрено отдельного статуса. Поэтому ФНС рекомендует всегда составлять счет-фактуру по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
В каких случаях можно использовать УПД
Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:
накладная или иной передаточный документ,
Его можно применять:
при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
при различных видах отгрузки товаров;
при проведении сделок посредством комиссионеров,
принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.
Что включает в себя УПД
Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ.
Обязательные реквизиты документа:
название и дата составления первичного документа;
выходные данные компании или ИП;
наименование хозяйственной операции, которую вы подтверждаете данным документом; денежный или натуральный эквивалент, совершенной операции;
данные лица, ответственного за совершение операции;
подпись руководителя и ответственного лица с расшифровкой.
Стоит отметить, что особое внимание нужно уделить реквизиту «Статус», расположенному в верхней правой части УПД. Именно от него зависит, как вы будете использовать УПД.
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.
Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
«Налоговая ставка» (графа 7);
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
«Номер таможенной декларации» (графа 11).
По выбору в этих полях можно ставить прочерки. Заметим, что если хозяйство не является плательщиком налога на добавленную стоимость и применяет универсальный передаточный документ только в качестве «первички», это не влечет обязанности по исчислению и уплате НДС в бюджет (у таких организаций не указываются значения в графах 7 и 8).
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса. Налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
Законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».
Наименование экономического субъекта и печать
В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.
Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.
Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.
Как исправить ошибку в УПД
Ошибки в УПД нужно исправить по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, и по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. А если УПД только первичный документ, руководствуйтесь Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
УПД со статусом 1
Если ошиблись в показателях, которые относятся и к первичному документу, и к счету-фактуре, составьте новый УПД. Его заполните в зависимости от вида ошибки. Первый вид: ошибка помешает принять НДС к вычету. В этом случае составьте новый УПД. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. В новом УПД проставьте статус 1, а документ составьте по правилам пункта 7 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ № 1137. Второй вид: ошибка позволит принять к вычету НДС. Чтобы исправить ошибку, составьте новый УПД и присвойте ему статус 2 независимо от статуса первоначального. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. Исправляйте УПД по правилам статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такой документ не регистрируйте в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж. Если ошиблись в показателях, которые относятся только к первичному документу и не затрагивают показатели счета-фактуры, ошибку исправьте по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ: либо составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД.
УПД со статусом 2
Когда УПД используете только как первичный документ, ошибку исправляйте по Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Есть два способа: составьте новый УПД с верными данными; исправьте первичный УПД.
Корректировка реализации и УПД
Вывод
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота.