Что такое голосовое сообщение
Что такое голосовые сообщения и как ими пользоваться?
Голосовые сообщения позволяют вам оперативно общаться в индивидуальном или групповом чате. С помощью голосовых сообщений вы сможете общаться быстрее, что особенно важно при доставке важных и срочных сообщений. Поэтому все голосовые сообщения загружаются автоматически.
Отправка голосового сообщения:
Чтобы использовать голосовое сообщение, просто нажмите и удерживайте иконку микрофона, расположенную рядом с полем для ввода текста.
Во время записи голосового сообщения вы можете провести вправо, чтобы мгновенно отменить его.
Действительно замечательной и инновационной особенностью обмена голосовыми сообщениями является то, что значок микрофона становится синим, когда сообщение проигрывается на телефоне получателя.
Получение голосового сообщения:
После получения вами голосового сообщения нажмите на 
кнопку воспроизведения, чтобы прослушать его.
Приложите телефон к уху, чтобы прослушать сообщение через динамики, или просто держите телефон подальше от головы, чтобы прослушать сообщение по громкой связи.
Микрофон рядом с сообщениями, которые не прослушаны, будет зеленый:
Микрофон рядом с прослушаными сообщениями будет синий:
Удачи,
Служба поддержки WhatsApp
Голосовые сообщения
Сегодня ВКонтакте появились голосовые сообщения в личной переписке. Новый способ общения будет удобен тем, кто предпочитает живой разговор, хочет сэкономить время переписки или не имеет возможности набрать текст.
Когда Вы спешите на встречу, ведёте машину или заняты домашними делами, при этом хотите поддержать интересный разговор с другом или ответить на срочный вопрос, можно больше не тратить время на поиск нужных букв на клавиатуре, а использовать голосовые сообщения ВКонтакте. Они сэкономят время и помогут не отвлекаться от основных дел. И, скорее всего, собеседнику будет приятно услышать Ваш голос.
Как это работает?
Для записи аудиосообщения нажмите и удерживайте иконку микрофона в окне диалога. Если Вы решили отменить запись, смахните влево — и она удалится.
В веб-версии сайта можно прослушать голосовое сообщение перед отправкой — полностью или перемотав его на нужный фрагмент.
В мобильном приложении Вы можете не касаться экрана всё время — достаточно смахнуть пальцем вверх после начала записи. По окончании своего сообщения нажмите «Отправить». Это удобно, если Вы хотите поделиться чем-то важным и не держать телефон в руках.
Сделать запись и отправить её друзьям можно на любом устройстве: как через веб-версию сайта, так и с помощью новых версий мобильных приложений VK App для Android, Windows Phone и в ближайшее время для iOS.
Не пропустите ещё одно важное нововведение в личных сообщениях — отправка денежных переводов.
Голосовая почта: что это, и как с ней работать бизнесу
Голосовая почта — сервис, который обеспечивает запись голосовых сообщений от абонентов и их хранение. В большинстве случаев она входит в стандартный набор услуг, предоставляемых пользователям при подключении к IP-АТС или при покупке виртуального номера: платить за эту услугу дополнительно не придется.
Как работает голосовая почта и какие опции доступны ее пользователям
Голосовую почту можно разделить на 3 компонента:
Автоответчик
Этот компонент «встречает» звонящего абонента, если вызываемый номер занят или не отвечает в течение определенного периода времени. Он может работать по нескольким схемам и сценариям. Например:
Озвучивание информации о том, что вызываемый абонент занят, и предложение оставить для него голосовое сообщение.
Предложение перевода звонка на другого менеджера или реализация иных сценариев. Здесь уже может задействоваться IVR-меню. Если ни один из менеджеров не может ответить, автоответчик предлагает звонящему оставить сообщение.
Информирование звонящих о времени ожидания ответа, альтернативных способах связи с менеджерами, рекламных акциях, индивидуальных предложениях и т.д.
Автоответчик настраивается пользователями системы. При настройке можно выбирать время, через которое активируется этот модуль, и ряд других параметров. Сообщения можно синтезировать из текста при помощи text-to-speech систем (отдельных или входящих в состав IP АТС). Также у большинства провайдеров есть возможность записи своих голосовых сообщений для автоответчика. Например, пользователи АТС «Телфин.Офис» могут записывать сообщения или загружать файлы размером до 10 Мб в форматах mp3 или wav.
Голосовой ящик: что это
При подключении услуги для каждого номера создается голосовой ящик. Это своего рода хранилище сообщений, которые будут оставлять звонящие. Возможны варианты, когда для нескольких телефонных номеров создается общий ящик. В частности, такая опция доступна для пользователей корпоративной АТС «Телфин.Офис»: вы сможете настроить хранение сообщений для абонентов всей компании в едином корпоративном ящике.
Хранение записей можно организовать двумя способами. Выбор подходящего зависит от способа развертывания АТС. Если она развернута на физических серверах пользователя услуги, записи могут храниться там же. При использовании облачной АТС хранение сообщений, оставленных через голосовую почту, организуется провайдером в облаке. Однозначно сказать, какой из них удобнее и надежнее, сложно. Все зависит от специфики компании.
Как правило, продолжительность сообщений, которые могут записываться в голосовой ящик, ограничивается. Провайдеры придерживаются среднего значения длительности записи на уровне 10 минут.
Система оповещения
Информирует владельца (пользователя) голосового ящика о новых сообщениях в нем. Делать это она может разными способами. При этом абонент может выбрать один из них или несколько, чтобы точно не пропустить новые сообщения. Для оповещения абонентов о новых сообщениях в голосовой почте могут использоваться следующие каналы:
Email. В зависимости от провайдера используются разные сценарии. Например, отправка звукового файла с новым сообщением в электронном письме. Еще один вариант — добавление в тело email ссылки, по которой пользователь может перейти в личный кабинет виртуальной АТС и прослушать сообщение.
SMS. Здесь тоже возможны разные сценарии. Первый — просто СМС с уведомлением о том, что в голосовом ящике появилось новое сообщение. Второй — SMS со ссылкой на прослушивание новой записи в личном кабинете пользователя виртуальной АТС.
Личный кабинет виртуальной АТС. В зависимости от типа интерфейса и модели использования для оповещений могут использоваться всплывающие сообщения, звуки и т.д.
Система оповещения пользователей голосовой почты используется не только для информирования о новых сообщениях. Например, в АТС «Телфин.Офис» она также информирует абонентов о текущем объеме занятого записями пространства голосового почтового ящика, а также об оставшемся размере. Такие сообщения отправляются на email с периодичностью раз в сутки.
Какие телефоны могут подключаться к голосовой почте
Ограничений практически нет. Завести голосовой ящик можно для любого телефонного аппарата, подключенного к IP АТС. Например, при подключении к «Телфин.Офис» такая опция доступна для абонентов со следующими типами аппаратов:
IP-телефоны. Подключаются к системе напрямую, без каких-либо «посредников».
«Традиционные» телефонные аппараты. Для подключения к IP АТС, использования голосовой почты и других возможностей виртуальной телефонии применяется подключение через SIP-адаптеры.
Мобильные телефоны. Их интеграция с виртуальной АТС и доступ к голосовой почте в рамках нее осуществляется с помощью технологии FMC.
Более того, пользоваться услугой голосовой почты в рамках виртуальной АТС можно даже без телефонного аппарата. Голосовые ящики могут заводиться и для абонентов, использующих программные телефоны (софтофоны). Такие программы могут устанавливаться на компьютеры, мобильные телефоны, планшеты.
Как настроить голосовую почту
При подключении к виртуальной АТС и активации голосового ящика, как правило, автоматически активируются базовые настройки — трансляция для звонящего предложения записать сообщение по истечении определенного количества времени. Но вы можете также использовать и другие настройки, чтобы использовать эту технологию эффективно. Среди них синхронизация автоответчика с календарем или другими источниками данных. Если пользователь укажет, например, в календаре, что он отсутствует на рабочем месте, при попытке дозвона будет сразу же активироваться автоответчик с предложением оставить сообщение. Также можно настроить работу голосовой почты с учетом рабочего времени. Можно установить автоматическую активацию автоответчика в нерабочие часы. При попытке дозвона звонящему сразу же будет предлагаться записать сообщение на голосовую почту.
При настройке следует уделить внимание и такому параметру, как продолжительность молчания, прежде чем закончится запись (часто этот параметр именуется как Max Message Silence). Правильно настроив его, вы обеспечите рациональное расходование пространства голосового ящика, что особенно актуально при большом количестве входящих звонков. Также не лишним для экономии емкости ящика будет и настройка минимальной длины сообщений, которые будут записываться (Min Message Length). Это позволит «отсечь» неинформативные записи и не забивать хранилище бесполезными файлами.
Видно, что голосовая почта — это не просто запись всех без разбора звонков. Это гибкий инструмент, который способен приносить бизнесу серьезную пользу. Нужно только грамотно его настроить и использовать.
«Господа, послушайте!» Правила этикета голосовых сообщений
Всего за несколько лет соцсети и мессенджеры изменили нашу жизнь до неузнаваемости. Их популярность росла так стремительно, что мы и не заметили, как онлайн-общение вытеснило ту же телефонию, которая еще недавно была одним из основных средств коммуникации. Но практика показала, что полностью отказаться от голосового общения люди пока не готовы. Подтверждением этого является тот факт, что в подавляющем большинстве мессенджеров и соцсетей существует функция отправки аудиосообщений. Возможность отправить голосовую запись собеседнику в 2013 году появилась в мессенджерах Facebook и WhatsApp, в 2014 – в Telegram, в 2016 – во ВКонтакте, а в 2018 году в Instagram.
Голосовые сообщения, или «войсы» быстро набрали популярность, особенно у молодежи. Так, в 2018 году пользователи Viber стали отправлять в два раза больше аудиосообщений, чем в предыдущие три-четыре года. На первый взгляд, тенденция может показаться странной, ведь она словно возвращает нас в прошлое – к тем временам, когда мы подолгу что-то объясняли человеку вместо того, чтобы набрать несколько строк текста. С другой стороны, экономия времени налицо: большинство людей печатают медленнее, чем говорят; к тому же, голосовое сообщение «развязывает» вам руки – можно говорить и при этом вести машину, заниматься уборкой и т.д. Особенно удобен такой формат общения в холодное время года, когда так не хочется снимать перчатки, чтобы набирать текст на сенсорном экране, а останавливаться ради этого на морозе – тем более.
Впрочем, невзирая на все их плюсы, голосовые сообщения многих раздражают. Так, опрос, проведенный CMS Magazine & «Рейтинг Рунета», показал, что 68,8% пользователей мессенджеров ненавидят войсы, нейтрально к ним относятся 27,1% человек и только 4,1% респондентов признались, что любят и регулярно отправляют голосовые сообщения. Основная проблема в том, что аудиопослания удобны прежде всего отправителю: ему не нужно редактировать сообщение, он сам выбирает его длительность и время отправки. Получателю же приходится лезть за наушниками или искать подходящее место, где будет достаточно тихо и он сможет спокойно включить динамик. Кроме того, из словесного потока собеседника порой очень сложно вычленить основную мысль, которую тот пытается донести – текст в этом смысле гораздо удобнее.
«МИР 24» решил узнать, что эксперты по этикету думают о голосовых сообщениях, стоит ли отправлять их своим деловым партнерам и как войсы нарушают наши личные границы.
Думайте о комфорте собеседника
Главное правило этикета в случае с голосовыми сообщениями – предоставить собеседнику выбор, считает преподаватель EMBA в школе бизнеса «Синергия», собственник компании In-Eo HR-Solutions Ирина Сазонова. Чтобы избежать недовольств и недопониманий, нужно сразу четко определить, приемлем ли для вас обоих такой формат общения, и прийти к компромиссу, говорит она.
«Единых правил нет, но здравый смысл диктует такие принципы. Не следует отправлять голосовое сообщение незнакомому человеку, особенно если вы общаетесь впервые. Чаще всего люди такие сообщения не слушают, а то и вообще посылают отправителя в спам. Прежде чем наговорить сообщение, необходимо спросить, удобно ли это получателю. Если вы отправляете голосовое сообщение, желательно написать отметку о его срочности. Например: «Можно послушать, когда будет время», – советует Ирина Сазонова.
Если вам неудобно получать голосовые, не бойтесь прямо написать об этом отправителю. «К примеру, так: «Смогу прослушать сообщения поздно вечером, если что-то срочное – пишите текстом». Или: «Будет удобнее, если вы пришлете мне сообщения в текстовом виде», – рекомендует эксперт.
Голосовые сообщения могут многих раздражать, однако они завоевывают все больше популярности, люди к ним привыкают. Поэтому то, что раньше раздражало, вскоре может показаться нормой, отмечает Сазонова.
«Думаю, те, кто общается с детьми, заметили, что большая их часть обменивается голосовыми – даже в чатах! – говорит она. – Кроме того, есть так называемые аудиалы – люди, хорошо воспринимающие информацию на слух. Они тоже на ура восприняли прогрессивный способ общения. Однако их меньшинство. Больше всего от голосовых сообщений страдают визуалы, ведь их система восприятия требует текста или картинки».
Эксперт по стратегическим коммуникациям Мария Шахова признается: она часто использует голосовые сообщения, так как это позволяет сэкономить время и быстро донести до собеседника ту или иную информацию.
«Скажу честно, я прибегаю к этой опции, так как за рулем в дороге или на встречах это единственный быстрый и безопасный способ обратной связи. Голос транслирует характер человека, а живая речь формирует представление о собеседнике, его эмоциях. Поэтому аудиосообщения помогают правильно выстроить коммуникацию. Войс, например, становится ценным в личных отношениях, когда записываются поздравления и приятные напутствия, когда можно прослушать голос тех, кого уже нет рядом», – отмечает Шахова.
Но она также признает, что частые аудиосообщения могут раздражать собеседника. Чтобы этого избежать, Шахова предлагает придерживаться нескольких простых правил:
Что «личке» хорошо, работе – во вред
Закономерным стало то, что голосовые сообщения стали использоваться не только в личной, но и в деловой переписке. Маркетолог, эксперт по личностному развитию Эдуард Чечерин считает, что деловая этика в любом случае продолжит видоизменяться, подстраиваясь под современные цифровые реалии. Однако обсуждение рабочих вопросов посредством аудиосообщений пока что считается плохим тоном, отмечает он.
«Текст – самый популярный источник передачи информации за всю историю человечества, самый надежный и понятный. Отправлять голосовые в чатах, да и при личном общении – это моветон, за исключением ситуаций, когда собеседник сам предлагает вам такую форму общения. Но априори текст в приоритете, так как его удобно воспринимать и в офисе, и дома, и не нужно тратить усилия на прослушивание, да и мысли формулируются зачастую более четко», – подчеркивает Эдуард Чечерин.
Иногда допускается, что более высокий по рангу сотрудник может обращаться к подчиненному в удобной ему манере –например, с помощью голосовых сообщений, добавляет эксперт. «Подчиненный, в свою очередь, должен поинтересоваться, в какой форме будет удобно воспринимать ответы. Обычно сходятся на тексте. То же самое касается и звонков, которые уже просто не принято совершать без предварительной договоренности, не говоря уже о видеозвонках и Zoom-конференциях. Правильным будет сначала списаться, поинтересоваться об удобном времени созвона и осуществить связь в указанное время», – говорит Чечерин.
Тем временем генеральный директор компании TheSales, эксперт по кросс-культурной коммуникации и клиентоориентированности Федор Васильев к голосовым сообщениям настроен крайне недружелюбно. На вопрос о том, могут ли они быть уместны, он отвечает жестко и однозначно: «Нет и не под каким предлогом!»
«Здесь есть две простые и интуитивно понятные причины, – объясняет он. – Первая: в аудиосообщениях ничего невозможно потом найти. Если в переписке по ключевому слову в общем поиске что-то вы еще отыщете, то для того чтобы что-то найти в аудиосообщении, вам нужно будет прослушать их все. А теперь представьте, что вы с клиентом переписываетесь одновременно по трем-четырем проектам и вся ваша переписка состоит из аудиосообщений. Сможете хоть что-то там найти?»
Вторым аргументом против аудиозаписей Васильев считает разрушение структуры сообщения при переходе с текста на голос. «Когда мы пишем сообщение, мы тратим больше энергии, но мы и лучше формулируем, больше проверяем то, что мы написали. Когда мы говорим, мы в любом случае даем себе определенные послабления, отпускаем себя. Тут зачастую начинается каша, подмена понятий, куча слов и в итоге ничего непонятно», – подводит итог эксперт.
Уничтожение личных границ
Cпециалист по этике, психолог Олег Долгицкий считает, что страх перед голосовыми сообщениями у многих людей вполне оправдан, ведь они действительно нарушают наши личные границы.
«Голосовые сообщения являются фактически вторжением в личное пространство человека, которое, кроме всего прочего, отнимает кучу времени у субъекта в тот момент, когда он может быть занят важным делом. Если переписку человек может вести не отрываясь от работы, так как сообщения можно быстро и бесшумно прочитать, то для запуска голосового сообщения необходимо фактически освободить физическое пространство вокруг себя, убрав посторонние звуки, мешающие прослушиванию, или чужие «уши», которые могут узнать то, что им не нужно. Это не просто нарушение личных границ, это их уничтожение. Человеку для прослушивания голосовых сообщений необходимо оказать физическое воздействие на окружающую среду, чтобы их прослушать», – говорит Олег Долгицкий.
Если ваш собеседник злоупотребляет голосовыми сообщениями, просто вежливо скажите ему об этом. «Достаточно сказать, что у вас нет возможности прослушать войс сейчас, и попросить описать то, что человек хочет передать в сообщении. Чаще всего, если там ничего важного, люди просто перестают писать», – отмечает Долгицкий.
Проклятие WhatsApp. Этика и вред голосовых сообщений
Голосовые сообщения — это краеугольный камень современной коммуникации. Одни от коротких аудиозаписей в восторге, поскольку можно отвечать на ходу, другие — в бешенстве, потому что нужно вслушиваться, переслушивать и не только. В общем, войсы — момент спорный. Поэтому Лайф вместе со специалистами по этикету решил разобраться, когда и кому голосовые сообщения отправлять уместно, а когда от их отправки лучше воздержаться.
Голосовые сообщения — явление не новое. Трудно сказать, кто именно их изобрёл, однако точно известно, что первыми популярными мессенджерами, которые вооружились аудиосообщениями, стали «Вотсап» и «Фейсбук мессенджер». Случилось это ещё в 2013 году. Пользователям инновация понравилась, и теперь от голосовых практически нигде нет спасения. Сегодня эта опция есть в «Телеграме», «ВКонтакте», «Вайбере», «Инстаграме», «Скайпе» и ряде других популярных сервисов. Потому что есть спрос.
Искренность и удобство — вот за что любят голосовые сообщения
А спрос образовался отнюдь не на ровном месте: голосовые сообщения есть за что любить. Например, как мы отметили выше, с их помощью можно оперативно делиться информацией, не отвлекаясь на экран. Также в аудиосообщения удобнее упаковывать объёмные истории. Как ни крути, 20-минутный рассказ всегда легче наговорить, нежели напечатать. Ещё неоспоримым достоинством войсов является, скажем так, эмоциональность. Никто не станет спорить, что по тексту трудно определить интонацию адресанта. Даже смайликов и стикеров порой недостаточно, чтобы передать нужное настроение. А вот по голосу почти всегда можно понять, в каком расположении духа пребывает человек.
Но причин ненавидеть голосовые сообщения гораздо больше
Однако на этом достоинства аудиосообщений, собственно, и заканчиваются. То есть плюсов у них негусто, чего не скажешь о недостатках. Во-первых, войсы — это почти всегда некстати. Отправляя голосовое сообщение, особенно без предварительной переписки, невозможно быть уверенным, что человеку удобно его слушать. Ситуаций, когда слушать сообщения не с руки, гораздо больше, чем наоборот. Собеседник может быть в офисе, в метро, на свидании, может слушать музыку или делать ещё что-нибудь, от чего ему не захочется отвлекаться на чей-то монолог. Во-вторых, прослушивание записи практически всегда занимает больше времени, чем чтение. Так происходит, потому что за годы потребления текстового контента человек привыкает быстро анализировать именно визуальную информацию. В-третьих, в текстовой переписке всегда можно найти нужное сообщение. С аудио такое не прокатит. В-четвёртых, часто отправитель голосового сообщения может разойтись и рассказать о нескольких событиях сразу. Ответить на такой доклад односложным сообщением нереально. Приходится либо объяснять, почему нет возможности ответить сразу, либо записывать войс в ответ, что тоже не всегда удобно. В-пятых, у текстовых сообщений есть превью и по ним зачастую можно определить срочность ответа.
По мотивам казусных историй с голосовыми сообщениями сочиняются анекдоты
Многим может показаться, что мы перебарщиваем с критикой коротких аудиозаписей. Не стоит обманываться: войсы — на самом деле зло. Стоит только чуть-чуть копнуть соцсети, как обнаружится, что этот формат ненавидит очень много людей. Большинство просто изливает гнев на своих страницах, а некоторые изящно подшучивают над редкими фанатами голосовых сообщений. В «Твиттере», можно сказать, родился целый жанр шуток на эту тему.