Что такое глобальный список адресов в outlook
Адресные книги
Помимо папки Контакты Outlook предоставляет еще три дополнительных сервиса для работы с контактной информацией: Глобальная адресная книга (Global Address List), Личная адресная книга (Personal Address Book) и Служба каталогов Интернета (LDAP).
Работа с адресными книгами
Outlook может использовать несколько источников информации об адресах для создания сообщений электронной почты и других возможных действий. Обычно подобная информация сосредоточена в папках типа Контакты, на основе которых создаются адресные книги Outlook (Outlook Address Book).
Как правило, во всех ситуациях, требующих выбора корреспондента, появляется модификация диалогового окна Адресная книга (рис. 4.24). Например, при задании адресата сообщения появляется диалоговое окно Выбор имен (Select Names).
Пример 4.17. Открытие адресной книги
> Сервис > Адресная книга.
В Microsoft Outlook могут использоваться адресные книги (Address Book) разных типов, в том числе Глобальный список адресов, Личная адресная книга или Адресная книга Outlook. В диалоговом окне Адресная книга можно указать, какие адреса необходимо отображать в данный момент. Для этого необходимо выбрать соответствующую адресную книгу в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Name From the).
Каждая из вышеперечисленных книг содержит информацию, которая может быть использована при отправке сообщений, создании писем, звонков и т. д. Обычно эти адресные книги используются для следующих целей (суть разделение физического пространства хранения информации).
Рис. 4.24. Диалоговое окно Адресная книга
Личная адресная книга
Выше мы уже рассматривали работу с папкой Контакты, но коль скоро уж Outlook обладает возможностью работы с личными адресными книгами, стоит рассмотреть их создание и работу с их элементами. Не умаляя общности, можно сказать, что работа с личной адресной книгой аналогична работе с адресными книгами других типов.
Создание личной адресной книги
Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе «Электронная почта».)
Пример 4.18. Создание личной адресной книги
> Сервис > Учетные записи электронной почты..
Добавить новый каталог или адресную книгу
Дополнительные адресные книги
Тип адресной книги Личная адресная книга
Личная адресная книга
Имя := Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Сортировать записи по Фамилиям
На вкладке Личная адресная книга (Personal Address Book) пользователь может изменить место расположения файла, в котором будет храниться информация о контактах, а на вкладке Заметки (Notes) — ввести примечания к книге. После того как добавлена новая книга, необходимо перезапустить Outlook для того, чтобы новая учетная запись начала функционировать в рамках приложения.
Пользователь не может создать более одной учетной записи типа Личная адресная книга или Адресная книга Outlook.
Рис. 4.25. Диалоговое окно Личная адресная книга
Создание контакта адресной книги
Теперь перейдем к рассмотрению основных аспектов при работе с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.
Пример 4.19. Создание контакта
> Сервис > Адресная книга.
Источник адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
> Файл > Создать адрес. (рис. 4.26)
В список Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Тип адреса Адрес другого типа
Краткое имя := Усаров Георгий (рис. 4.27)
Адрес электронной почты := usarov@mail.ru
Тип электронной почты := SMTP
Заполнение остальных вкладок при создании нового контакта в личной адресной книге почти полностью аналогично созданию нового элемента в папке Контакты. После того как контакт создан, его можно увидеть в информационном поле адресной книги.
Рис. 4.26. Диалоговое окно Создание адреса
Рис. 4.27. Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа
Кстати, одним из нововведений Outlook является возможность скрыть информацию ненужных полей контакта. Для этого подведите указатель мыши к стыку между заголовками полей на полосе вверху информационной панели и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 изображено диалоговое окно Адресная книга, отображающее только два поля: Имя и Адрес эл. почты.
Рис. 4.28. Адресная книга с двумя отображаемыми полями
Параметры адресной книги
Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).
Пример 4.20. Обработка адреса
> Сервис > Параметры., (рис. 4.29)
Отображать первым список адресов Контакты
Хранить личные адреса в книге Контакты
Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)
Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.
Рис. 4.29. Диалоговое окно Обработка адреса
Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).
Что такое глобальный список адресов в outlook
Мы можем легко применить Импорт и экспорт и следуйте инструкциям мастера, чтобы экспортировать папку контактов в файл CSV в Outlook. Но как экспортировать виртуальную папку глобального списка адресов в файл CSV Outlook? Ниже метод может вам помочь.
Выполните следующие действия, чтобы экспортировать глобальный список адресов в файл CSV в Outlook.
1. Перейдите к представлению контактов и создайте новую папку контактов, щелкнув правой кнопкой мыши папку контактов по умолчанию и выбрав New Folder из контекстного меню. Смотрите скриншот: 
2. В открывшемся диалоговом окне Create New Folder введите имя новой папки в поле Имя и фамилия и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот выше:
Внимание: В нашем случае мы называем новую папку как Временная.
3. Повторите шаги 1 и 2 выше, чтобы создать еще одну новую папку контактов и назовите ее как GAL.
4. Перейдите в папку контактов по умолчанию, выберите в ней все контакты и перетащите в новую Временная папку.
Внимание: Чтобы выбрать все контакты в папке контактов, сначала выберите один контакт в папке, а затем нажмите кнопку Ctrl + A одновременно. 
И теперь папка контактов по умолчанию пуста.
5. Нажмите Главная > Адресная книга. 
6. В открывшейся адресной книге просим:
(1) Укажите Глобальный список адресов из Адресная книга раскрывающийся список;
(2) Удерживая Shift и щелкните первый контакт и последний, чтобы выбрать все контакты, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Добавить в контакты из контекстного меню. 
Теперь все контакты из глобального списка адресов добавляются в папку контактов по умолчанию. Закройте диалоговое окно адресной книги.
7. Перейдите в папку контактов по умолчанию, выберите в ней все контакты и перетащите в новый GAL папку.
8. Нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/Экспорт or Файл > Откройте > Импортировать.
9. В мастере импорта и экспорта нажмите, чтобы выбрать Экспорт в файл и нажмите Далее кнопку. 
10. В первом диалоговом окне «Экспорт в файл» нажмите, чтобы выбрать Значения, разделенные запятыми и нажмите Далее кнопку. 
11. Во втором диалоговом окне «Экспорт в файл» нажмите, чтобы выбрать GAL и нажмите Далее кнопку. 
12. В третьем диалоговом окне Экспорт в файл (см. Снимок экрана ниже): 
(1) Щелкните значок Приложения кнопка;
(2) В диалоговом окне Обзор укажите папку назначения для сохранения файла CSV, назовите файл CSV в Имя файла и нажмите OK кнопка;
(3) Щелкните значок Далее кнопку.
13. В последнем диалоговом окне «Экспорт в файл» щелкните значок Завершить кнопку. 
До сих пор мы уже экспортировали все контакты из глобального списка адресов в Outlook в отдельный файл CSV.
Ноты:
(1) Не забудьте восстановить исходные контакты в папке контактов по умолчанию: перейдите в Временная папку, выберите все контакты и перетащите в папку контактов по умолчанию.
(2) Удалить Временная папку как вам нужно.
Демонстрация: экспорт GAL (глобального списка адресов) в файл CSV в Outlook
Легко добавлять участников контактной группы из отправителей или получателей электронных писем в Outlook
Обычно мы можем скопировать отправителя или получателя из электронного письма, а затем добавить его в качестве члена контактной группы с помощью Добавить участников > Из адресной книги, и кажется, что нет способа добавить нескольких отправителей или получателей нескольких писем в группу контактов сразу. Но с отличным Добавить в группы Функция Kutools for Outlook, вы можете легко добавить нескольких отправителей или получателей писем в группы контактов в Outlook всего за несколько кликов. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений! 
Этот метод представит обходной способ экспорта глобального списка адресов в файл csv с новой группой контактов в Outlook.
1. В представлении «Люди» (или «Контакты») создайте новую группу контактов, нажав Главная > Новая контактная группа.
2. В новом окне контактной группы назовите новую контактную группу как Глобальный список адресов в Имя и фамилия и нажмите Контактная группа > Добавить участников > Из адресной книги. Смотрите скриншот: 
3. В открывшемся диалоговом окне «Выбор участников», пожалуйста:
(1) Выберите Глобальный список адресов из Адресная книга раскрывающийся список;
(2) Удерживая Shift клавиша и выберите все контакты, щелкнув первый и последний контакт;
(3) Щелкните значок Участников олимпиады и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот: 
И теперь все контакты в глобальном списке адресов были добавлены в качестве членов новой контактной группы.
4. Вернитесь в окно контактной группы и нажмите Файл > Сохранить как.
6. Теперь откройте новый файл Txt, скопируйте из него все данные о членах контактной группы и вставьте в новую книгу.
7. Сохраните новую книгу как файл CSV, нажав Файл > Сохранить как.
Пока что вы уже сохранили глобальный список адресов в виде файла CSV.
Демонстрация: экспорт GAL (глобального списка адресов) в файл CSV с помощью контактной группы в Outlook
Что такое глобальный список адресов в outlook
Выполните следующие действия, чтобы экспортировать глобальный список адресов или адресную книгу из Outlook в Excel.
1. Создайте новое письмо, нажав Главная > Новый E-mail.
2. Перейдите в новое окно сообщения и щелкните значок к в заголовке сообщения. Смотрите скриншот: 
4. Теперь вы вернетесь к окну сообщений. Пожалуйста, выберите всех получателей в к подано, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать из контекстного меню. Смотрите скриншот: 
5. Создайте новую книгу, щелкните правой кнопкой мыши пустую ячейку и выберите Сохранять только текст в контекстном меню. 
Теперь все контакты из глобального списка адресов вставляются в выбранную ячейку Excel.
6. Продолжайте выбирать ячейку и щелкните Данные > Текст в столбцы. 
9. Выделите и скопируйте ячейку с контактами, щелкните правой кнопкой мыши пустую ячейку и выберите Транспонировать (T) из контекстного меню. 
И теперь все контакты из глобального списка адресов вставлены в столбец (см. Снимок экрана выше). И вы можете удалить строку контактов по мере необходимости.
10. Нажмите Файл > Сохраните, а затем в диалоговом окне Сохранить как: (1) Укажите папку назначения, в которую вы сохраните книгу; (2) Назовите новую книгу в поле Имя файла; (3) Нажмите Сохраните кнопку. 
Пока мы уже экспортировали контакты глобального списка адресов из Outlook в Excel.
Этот метод поможет вам сначала сохранить глобальный список адресов как отдельные контакты в новой папке контактов, а затем экспортировать эти контакты в Excel.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Перейдите в представление Люди (или Контакт), создайте новую папку контактов, а затем в новой папке контактов щелкните Главная > Новая папка контактов.
2. В окне Контактная группа введите имя новой папки контактов в Имя и фамилия и нажмите Контактная группа > Добавить участников > Из адресной книги. Смотрите скриншот: 
3. Теперь в диалоговом окне «Выбор участников»: (1) Выберите глобальный список адресов из раскрывающегося списка адресной книги; (2) Удержание Shiftвыберите все контакты, щелкнув первый и последний контакт; (3) Нажмите Участников олимпиады кнопка; (4) Нажмите OK кнопку. 
4. Теперь вы вернетесь в окно контактной группы. Пожалуйста, нажмите на Сохранить и закрыть кнопку.
5. Теперь выберите новую группу контактов и нажмите Kutools > Контактная группа. 
6. В диалоговом окне «Разрыв» щелкните значок Все кнопку, чтобы выбрать всех участников, нажмите кнопку Ok кнопку и, наконец, нажмите кнопку Да в новом диалоговом окне Kutools for Outlook. Смотрите скриншот:
7. Измените вид папки контактов, нажав Вид > Сменить вид > Телефон для связи.
8. Выберите и скопируйте все контакты в папке контактов, вставьте в новую книгу и, наконец, сохраните новую книгу.
Ноты:
(1) Вы можете выбрать все контакты в папке контактов, выбрав любой контакт в нем и нажав кнопку Ctrl + A ключи одновременно;
(2) Пресс Ctrl + C одновременно клавиши, чтобы скопировать выбранные контакты, и нажмите Ctrl + V клавиши одновременно вставить.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
Один щелчок, чтобы сохранить / экспортировать несколько электронных писем в текстовые / PDF / HTML / CSV-файлы в Outlook
Обычно мы можем экспортировать / сохранить сообщение электронной почты в виде текстового файла с помощью функции «Сохранить как» в Outlook. Но для пакетного сохранения / экспорта нескольких писем в отдельные текстовые файлы вам нужно вручную обрабатывать каждое сообщение одно за другим. Кропотливый! Утомительно! Теперь Kutools для Outlook Сохранить как файл Функция может помочь вам быстро сохранить несколько сообщений электронной почты в отдельные текстовые файлы, файлы PDF, файлы HTML и т. д. одним щелчком мыши! Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
