Что такое глн предприятия
Что такое GS1, GLN и GTIN, где их взять?
В сфере сертификации есть понятие GS1, GLN и GTIN. Необходимо разобраться, что они собой представляют, а также где всё это взять.
Таким образом, если вы хотите получить все возможности международного товарооборота, вам необходимо разобраться с данными понятиями. А если это по каким-то причинам сделать сложно, лучше всего делегировать данный вопрос профессионалам.
GS1, GTIN и GLN
GS1, как и уже и говорилось, является международной некоммерческой организацией, чья деятельность направлена на стандартизацию учёта. Причём в первую очередь речь идёт о регионе ЕС, поскольку сама компания располагается именно там. GS1 ведёт разные классификаторы. Так, GLN — тоже её классификатор. Поэтому если от вас требуют код GS1, необходимо уточнить, о чём идёт речь. А дальше уже — действовать в зависимости от специфики классификатора.
GTIN — это сокращение от Global Trade Item Number. То есть речь идёт о глобальном номере штрих-кода товара, общем обозначении позиции. Если вы когда-нибудь брали в руки импортный товар, то могли увидеть на нём соответствующий код. Периодически поверх него набит или наклеен другой, например, когда в определённой стране должны использоваться национальные коды, или когда у отдельно взятой организации есть такое правило. Однако в любом случае изначальный код, то есть GTIN, должен быть. Без него товар не может быть запущен в гражданский оборот.
Где и как получить GTIN и GLN?
Для получения кодов организации GS1 в неё нужно сначала вступить. Это касается всех классификаторов. GTIN — не исключение. Вступление проводится через уполномоченного представителя. По правилам самой организации, в каждой стране должен действовать только один. В России это некоммерческая организация ГС1 РУС.
Порядок вступления будет следующим:
Собственно, схема получения GLN и GTIN практически одинаковая. Разница только в том, что в заявлении вы будете указывать разные кода.
23.08.2021 Прочтёте за 7 минут. 2069
Загадочные буквы GLN являют собой аббревиатуру названия международного кода. Она, в свою очередь, расшифровывается как Global Location Number. На территории нашей страны ГЛН имеет три названия:
Чаще всего используется последний вариант, под аббревиатурой УНП.
GLN имеет вид 13-разрядного цифрового кода. Начинается с двух, а иногда и с трёх цифр: они полностью зависят от страны. В России, например, используются комбинации чисел с 460 по 469 (включительно).
Преимущества кода GLN
Какие изменения ожидаются в регистрации декларации ТР ТС с 1 сентября 2021 года?
19 июня 2021 г. было принято Постановление Правительства Российской Федерации от N 936 «О порядке регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными и порядке приостановления, возобновления и прекращения действия сертификатов соответствия, признания их недействительными».
Постановление вступает в силу с 1 сентября 2021 года.
Возможность использовать других индивидуальных идентификаторов.
В Постановлении было установлено, что в случае декларирования соответствия продукции, произведенной за пределами территории Российской Федерации и государств, являющихся участниками Евразийского экономического союза (ЕЭС), наименование и местонахождение изготовителя продукции, адреса места осуществления деятельности по изготовлению продукции указывается в заявлении о регистрации деклараций, в том числе с указанием GLN.
В заявлении также в обязательном порядке требуется указать следующую информацию:
Если сведения о GLN или другом индивидуальном идентификаторе отсутствуют, то в таком случае в заявлении обозначаются определяемые по сигналам Глобальной навигационной спутниковой системы (ГЛОНАСС) географические координаты места осуществления деятельности по изготовлению продукции. Координатами выступают широта и долгота.
Изменения в постановлении не коснулись GTIN: он указывается в заявлении о регистрации декларации только при наличии и по выбору заявителя в информации об объекте декларирования, позволяющей ее идентифицировать.
Документы для проб продукции
подтверждающие количество и объем проб (образцов) продукции, которые используются для подтверждения соответствия продукции. Изменение вступит в силу с 01.09.2021
Порядок регистрации декларации ТР ТС:
GLN: что это такое и где его взять: этапы получения глобально-уникального номера
В этой статье мы разберем, что это – GLN номер поставщика, как он переводится и для чего нужен. Он серьезно облегчает взаимодействие между ERP и информационными системами, гарантирует уникальность каждой компании, которой присвоена эта комбинация. Если в современном цифровом формате фирма пропускает через себя документы только в бумажном виде, то это плохо. С таким подходом сильно ограничивается потенциал развития предприятия, теряются важные бумаги, совершаются ошибки в реквизитах, адресах и других строчках. Чтобы этого не допустить, стоит развиваться и менять технологии, а не оставаться на месте. Давайте разбираться, как это сделать.
Что такое GLN — личный неповторимый номер и что с ним делают
Это уникальное сочетание цифр, которое помогает определить компанию среди других и создает возможность подключения к электронному документообороту и сервису EDI. Именно поэтому требуется получить идентификационный код. Это не просто очередная формальность, которой обязывают пользоваться всех предприятия в стране. Это инструмент, который открывает интересные возможности, но о них мы поговорим ниже.
Применяется в различных системах для того, чтобы кратко и полно описать юридическое лицо в документах. Он не повторяется, уникален для каждой фирмы. Он создан таким образом, что с его помощью можно легко определить не только конкретное юридическое лицо, но также его физические объекты – о каком подразделении, филиале или складе идет речь.
Обычно состоит из 13 цифр. В начале ставится префикс страны – для России это комбинации 460-469. В конце – контрольное число. Главное требование, которое всегда должно выполняться – неповторимость. Если одному предприятию он был присвоен, то ни для какого другого уже не может быть использован.
Кроме того, EDI работает исключительно в соответствии со своими жесткими стандартами, поэтому без этого номера недоступен обмен данными. Это важная опция, ведь в Финляндии, России и Бразилии все организации идентифицируются только по GLN. Частичным аналогом в РФ допустимо назвать БИК, ИНН и подобные. Каждый из этих видов призван, чтобы выделять организацию среди тысяч таких же. Но в любой стране свои стандарты кодирования, поэтому в случае, когда взаимодействуют две компании из разных государств, нужно использовать международные комбинации цифр, это поможет решить проблему подготовки коммерческих документов.
Сейчас список ГЛН контролируется специально созданной ассоциацией под названием GS1. Она занимается вопросами, связанными со стандартизацией учета и использования ШК на разных логистических единицах. У фирмы есть представительство во всех странах, в том числе и в РФ.
В каких целях пригодится
Когда предприятие использует только бумажный документооборот, то в каждой сделке и договоре придется прописывать все имена, адреса, реквизиты. Нужно вписать информацию для перевозчика, продавца и покупателя. Все эти строчки занимают много места. Часто встречаются ошибки, которые делают документ юридически недействительным. Из-за этих помарок и описок приходится много раз переделывать бумаги, это занимает массу времени. Кроме того, постоянно следует поддерживать рабочую документацию в актуальном состоянии и под рукой.
Если пользоваться электронным документооборотом, то для взаимодействия между разными станциями, ERP или информационными системами потребуется только использовать ГЛН. Если его задействовать, то все нужное легко достать автоматически, не заглядывая в архивы.
Есть глобальный реестр, доступ в который открывается по коду, эта информация хранится партнерами также во внутренних сетях. Регулярно и централизованно проходит обновление.
С помощью идентификатора получается определить компанию или ее подразделение как внутри фирмы, так и за ее пределами. Можно узнать, какой это тип объекта – офис, склад, производственный или распределительный центр, место торговли, уточнить его регион, контактные данные. Становятся видимыми банковские реквизиты, требования к доставке товаров и ограничениям.
Для чего используется:
При помощи ГЛН можно:
Давайте все же уточним, Global location number, что же это такое – код, который используется, чтобы определить:
Для каждого подразделения внутри одной организации создается свой отдельный ГЛН, чтобы можно было их различать, например, отличить один распределительный центр от другого. При желании можно даже отделить какой-то этаж или кабинет, причал в порту или двор.
Можно не формировать каждый раз новый номер, например, для стеллажей. Реально просто задействовать тот же идентификатор, только в виде формулы. Особенно это актуально, если фирме требуется решение для отслеживания товарных запасов. Подобная система помогает организовывать понятное и наглядное управление.
Если же у компании много филиалов или сложная структура, то предпочтительнее все же формировать для каждого случая отдельные комбинации.
Получение номера GLN
GLN (Global Location Number) — номер, который используется во всем мире для идентификации компаний, их подразделений и различных объектов: производств, складов, магазинов, транспортных средств.
В электронном обмене данными (EDI) номер необходим, чтобы подключиться к ЭДО. GLN используется для обозначения отправителя и получателя документов. Он позволяет не вносить каждый раз в документы реквизиты и контактные данные организации.
Из чего состоит номер
Уникальный идентификационный номер cостоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трехзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом.
Кто и как должен получить GLN
Производители, импортеры или оптовые продавцы, которые агрегируют лекарства в транспортные упаковки с новыми SSCC-кодами, должны получить GLN. Для этого обратитесь к менеджеру.
Как добавить номер в СБИС
В разделе «Документы/Маркировка» откройте блок «Настройки», найдите организацию и укажите идентификационный номер в поле «GLN».
Что делать, если изменился номер GLN
Сообщите об изменении номера GLN оператору связи: обратитесь к менеджеру, позвоните на бесплатный федеральный номер 8-800-100-33-06 (доб. 2000) или отправьте сведения на email по адресу «edi@tensor.ru».
Получив информацию о новом номере GLN, оператор проинформирует о нем ваших контрагентов, а также изменит реквизит в вашем аккаунте.
Самостоятельно менять номер GLN в СБИС нельзя. Это приведет к нарушению транспортировки документов и может повлечь за собой штрафные санкции со стороны сети.
GS1 GLN Allocation Rules Standard
Global Location Number allocation and management rules
1 Introduction
The Global Location Number (GLN) provides a global supply chain solution by uniquely identifying parties and locations that are involved in business transactions.
The GLN Allocation Rules Standard and contained GLN Management Rules is designed to help industry make consistent decisions about the unique identification of parties and locations in open supply chains. This standard has been developed in accordance with the GS1 Global Standards Management Process (GSMP) and is considered part of the GS1 system of standards. Overall, costs are minimised when all partners in the supply chain adhere to the GLN Allocation Rules Standard.
Unique identification is critical to maintaining operational efficiencies that business partners rely on to exchange information in consistent ways, as well as, ensuring the smooth operations of global supply and value chains. More specifically, the unique identification of parties and locations is critical for efficient logistic operations, traceability programs, recall readiness, and more. It is essential that accurate and up-to-date information on parties and locations is able to be readily shared between business partners to allow the “who” and “where” of business to be reliably answered no matter the use case.
For further standards and guidance relating to GLN, please refer to the following:
■ GS1 General Specifications provides details on which party allocates GLNs, GLN non-reuse, GS1 Application Identifiers, how GLN may be encoded in GS1 barcodes, and application standards
■ GS1 Digital Link Standards provides technical standards for enabling consistent representation of GLN within web addresses to link to online information and services
■ EPC Tag Data Standard defines how GLN is used with Electronic Product Code™ and RFID tags
■ Core Business Vocabulary Standard specifies the structure of vocabularies and specific values for GLN to be utilised in conjunction with the GS1 EPCIS standard
■ GS1 Web Vocabulary is designed to extend the work done by schema.org and makes use of similar concepts (i.e., Location, Organization), extending them with many more detailed properties
■ Healthcare GLN Implementation Guideline provides implementation guidance for those considering the use of GLN in healthcare
1.1 Guiding principles
The GLN Management Rules provide an industry standard to create practical business value, specifically, when there is a need to identify a party or location for the first time or when pre-defined information changes that is associated to an existing party or location. The following guiding principles should be considered when developing a GLN allocation strategy or when introducing changes to an existing party or location:
■ Does a stakeholder (e.g., care providers, consumers, patients, regulatory authorities and/or trading partners) need to distinguish the changed or new party/location from previous/current party/location?
■ Is there a regulatory/liability disclosure requirement by the stakeholder?
■ Is there a substantial impact to the supply chain (e.g., where (or to/from whom) the product is shipped, stored, and/or received)?
At least one of the guiding principles must apply to require a new GLN to be allocated.
1.2 Defining a new party/location compared to a change
When making decisions about party and location identification, it is important to understand the differences between what is new and what is a change to a party or location being identified by an existing GLN.
■ New: A new party or location is considered an addition to what already exists and has been allocated a GLN. The GLN Management Rules state that if a new party or location is required, it SHALL be allocated a new GLN to accurately distinguish it from any existing party or location. (e.g., a new legal entity is formed)
■ Change: A change is considered an update to information associated to a pre-existing party or location that is already identified by a GLN. The GLN Management Rules define when a change to certain attributes of an existing party or location are such that a new GLN is required. (e.g., an existing store relocates to a new town)
Note: Not all changes will require a new GLN per the GLN Management Rules.
■ Discontinue use: When a party or location no longer needs to be actively used, the associated GLN will be discontinued. The GLN Management Rules define when a change to a party or location will result in the discontinued use of a GLN. (e.g., a distribution centre permanently closes)
□ Updates to GS1 Company Prefix or individual GS1 identification key licensing status are separate from the GLN Management Rules and SHALL be assessed based on GS1 General Specifications section 1.6 Allocation.
1.3 GS1 standards and legal/regulatory compliance
1.4 GLN Management Rules and allocation discretion
2 General
There are a wide variety of parties and locations that can be identified by GLNs. A single GLN can be used to identify a single party or location or a combination of the two. A separate, unique GLN is required to be allocated whenever there is a need to distinguish one party and/or location from another.
■ GLN A identifies Dal Giardino as a legal entity and Dal Giardino’s corporate headquarters as a physical location; or
■ GLN A identifies Dal Giardino as a legal entity and GLN B identifies Dal Giardino’s corporate headquarters as a physical location
For details, see section 2.2.
2.1.1 Party identification
A party is defined as an entity that needs to be represented in a business-related transaction. A GLN identifying a party answers the question of “who” is involved within the use case leveraging GS1 standards. This may be a legal entity or function that defines who is transacting in a scenario.
A legal entity is any business, government body, department, charity, individual, or institution that has standing in the eyes of the law and has the capacity to enter into agreements or contracts.
A function is an organisational subdivision or department that is most commonly segmented based on the specific tasks being performed, as defined by the organisation.
2.1.2 Location identification
GLN identifying locations are used to answer the question of “where” something has been, is, or will be. A location can be either physical or digital in nature.
A physical location is a tangible place that may be represented by an address, coordinates, or other means. A physical location within another physical location can be allocated its own GLN.
A digital location is an electronic (non-physical) address that is used for communication between computer systems.
Figure 2‑2 Examples of a location
2.1.2.1 Sub-location identification
When internal to an organisation, sub-locations may be identified by GLN or by GLN with a GLN extension component.
GLN is the mandatory identifier of locations and sub-locations when used across open value chains. GLN with GLN extension component may be exchanged, by mutual agreement, between two or more parties when the standard being used supports GLN extension component. This means that companies must confirm that their internal systems and the external systems expected to interact with the GLN extension components are able to receive and process information related to the physical location identified by a GLN and the sub-location identified by a GLN extension component through interoperable means.
Migration to GLN for sub-location identification is mandatory for open value chain use or if a partial acquisition of sub-locations occurs in the future.
Important: A GLN extension component SHALL only be used in conjunction with a GLN identifying a physical location. While a single GLN may be used to identify a party and separately to identify a location, a GLN extension component SHALL only be associated with the physical location.
*EC is used to represent GLN extension component in Figure 2‑3
2.2 Using GLN to identify a single or combination of party/location
A single GLN can be used to identify a party, a location, or combination of these. What the GLN identifies will determine what information is associated to the GLN, how the GLN may be shared, and how the GLN Management Rules apply.
Important: When a single GLN is used to identify a combination of parties and/or locations, the GLN Management Rules applicable to all parties and locations identified SHALL apply.
Example: If a single GLN is used to identify and share information about a legal entity and physical location, rules specific to either the party or location could result in a change to the GLN.
2.2.1 Use of GLN to identify single party or single location
Party and location use cases can be complex and have overlapping elements. When a single GLN identifies a single party or location, multiple GLNs can be used in any combination required by specific use cases without overlap or duplication. As an organisation expands, additional parties and locations can be allocated new GLNs. If a party or location is discontinued, it can be removed from use with minimal impact to other GLNs as the information associated to the GLNs are designed to function independently.
Some companies may need to create more GLNs to meet use cases such as the following:
■ Identify individual departments (functions) for budgetary and administrative purposes
■ Identify multiple delivery locations within a facility
■ Identify production facilities to meet regulatory and consumer requirements
■ Identify and barcode storage, delivery, and processing locations
■ Identify individual rooms to track where and when patients are treated, products are moved, or other transactions occur
Use of a GLN to identify a single party or a single location can support more complex use cases than allocating a GLN to identify a combination of parties and locations.
When unique GLNs are used to identify each department and room separately, no GLN changes would be required if parties were to change locations or if a new GLN was added.
If an IT department (GLN A) is working in Room 1 (GLN C) but needs to operate in another location (GLN E), there is no need to change GLN A as it can be linked to a GLN identifying a physical location based on the use case. This would apply to any function that is identified by a GLN not identifying any other party or location. The GLNs identifying parties can be freely associated to the GLNs identifying locations as needed as they exist independently. This example could occur as the result of a relocation of the function or the function occupying multiple physical locations.
Figure 2‑4 GLN relationship example
2.2.2 Use of same GLN to identify a combination of party/location
Where separate identification of any legal entity, function, or location, is required, a separate GLN SHALL be allocated. A single GLN MAY be used to identify a combination of a legal entity, function, physical location, and/or digital location. This means that the GLN MAY be allocated to:
■ one legal entity, and/or
■ one function, and/or
■ one physical location, and/or
■ one digital location
When a single GLN is used to identify a combination of a legal entity, function, physical location, and/or digital location simultaneously, all standards and rules associated to the individual party or location identified by the GLN SHALL be applied. This includes but is not limited to allocation and management rules.
Companies with limited identification requirements can successfully utilise a single GLN to identify one legal entity, function, physical location, and/or digital location simultaneously. Companies using this method of GLN allocation may experience issues when scaling due to business needs or trying to meet more complex use case requirements.
Dal Giardino allocated GLN A to identify their organisation as a legal entity. GLN A also has the Risotto Drive address designated as a physical location. Dal Giardino only exists at this location. There are no further party or location identification needs. This allocation method will allow GLN A to be used to meet party and/or location use case needs involving Dal Giardino and/or the Risotto Drive location.
Figure 2‑5 GLN identifying party and location example
As a company expands and begins to identify additional parties and locations throughout their organisation, additional GLNs SHALL be required to avoid duplication and overlapping details. In Figure 2‑6, Dal Giardino has allocated GLN B to uniquely identify their IT department separate from their legal entity.
Figure 2‑6 GLN identification expansion example
2.3 Impact of a GLN change on other GLNs
Important: If a change occurs that may affect multiple GLNs, all impacted GLNs SHALL be assessed independently based on the GLN Management Rules. (e.g., merger or split) Other changes to GS1 Company Prefix or individual GS1 identification key licensing status SHALL be assessed based on GS1 General Specifications section 1.6 Allocation. GS1 Company Prefix or GS1 identification key licensees SHOULD refer to GS1 Member Organisations for details specific to their licences.
GS1 Garden Company dissolved their legal entity and then formed a new legal entity under a different framework. As a result, their legal entity GLN must change. A new GLN is allocated to the newly formed legal entity. All pre-existing GLNs that GS1 Garden Company had in use are reassociated to the new GLN identifying Dal Giardino as a legal entity. The pre-existing GLNs do not need to be discontinued or changed.
Figure 2‑7 Update to GLN example 1
A company has three GLNs allocated: GLN A identifies a legal entity, GLN B identifies a warehouse, and GLN C identifies an accounting department.
The company makes a change which requires them to change GLN B. No changes occurred to the GS1 Company Prefix licensing. GLNs A and C remain the same because the modifications only impact GLN B.
Figure 2‑8 Update to GLN example 2
2.3.1 Impact to GLN extension component
GLN extension components only have meaning when associated to a GLN identifying a physical location. A GLN extension component SHALL only be used internally by an organisation or through mutual agreement between partners to identify a sub-location on or within the location of the GLN identifying the physical location. See section 2.1.2.1 for details. Discontinuation of a GLN automatically discontinues the associated GLN extension component(s). When a sub-location associated to a discontinued GLN extension component needs to be identified within a new physical location, it would need to be allocated a new GLN or reassociated to a new GLN.
GLN H was discontinued as the result of a building remodel that modified the physical location. As a result, the GLN extension components that were associated to GLN H were also made inactive. The shelf slots remained relevant to the new space, so the GLN extension components were reassociated with GLN K.
Figure 2‑9 Update to GLN and GLN extension components
*EC is used to represent GLN extension component in Figure 2‑9
3 GLN Management Rules
This section details when a GLN must be allocated as the result of a new party/location being defined or a change to an existing party/location occurring.
All of the guiding principles and GLN Management Rules need to be taken into account when making the final decision of whether or not to change a GLN.
Note: The GLN Management Rules apply for changes occurring as a result of business continuity practices.
3.1 New party/location introduction
A new party or location is considered an addition to what already exists and has been allocated a GLN.
When a new party and/or location is added that will engage in business transactions, it must be allocated a new GLN.
■ Identification of a new legal entity
□ New GLN: When a new legal entity is added that will engage in business transactions, it must be allocated a new GLN.
■ Identification of a new function
□ New GLN: When a new function is added that will engage in business transactions, it must be allocated a new GLN if it needs to be distinguished from other functions in business transactions.
■ Identification of a new physical location
□ New GLN: When a new physical location is added that will engage in business transactions, it must be allocated a new GLN.
■ Identification of a new digital location
□ New GLN: When a new digital location is added that will be used in business transactions it should be allocated a new GLN.
Relevant guiding principles
Figure 3‑1 Relevant guiding principles for new party/location introduction
Does a stakeholder need to distinguish the changed or new party/location from previous/current party/location?
Is there a regulatory/liability disclosure requirement by the stakeholder?
Is there a substantial impact to the supply chain?