Что такое гибридная почта
Финансовая сфера
Гибридная почта — находка для банка
«Гибридная почта» — новая услуга Почты России. С помощью нее коммерческие организации, в том числе банки, смогут доверить рутинную работу по осуществлению массовых рассылок в руки профессионалов. Как работает «гибридная почта», в интервью «БО» рассказал директор филиала ФГУП «Почта России» — Центры гибридной почты Андрей Буданов
— Андрей, в чем основные отличия и преимущества использования «гибридной почты» в сравнении с классической почтой?
— В классической почте отправитель сам становится изготовителем писем, в больших объемах этим занимаются, как правило, канцелярия или служба доставки. Для банка массовая рассылка — непрофильный вид деятельности. Банки сталкиваются с увеличением документооборота, с ростом количества обращений клиентов. Возникает вопрос, решать проблему самим, закупать оборудование, увеличивать штат сотрудников или передать эту часть работ на аутсорсинг. Наши наработки в этом бизнесе позволяют значительно удешевлять и ускорять этот процесс.
«Гибридная почта» предполагает, что отправитель предоставляет право распечатать, запаковать письма компании, занимающейся этим профессионально. То есть работа с почтовыми отправлениями передается на аутсорсинг. При этом «гибридная почта» подразумевает массовые рассылки с возможностью подготовки персонифицированной корреспонденции.
— «Гибридная почта» — это особый филиал Почты России?
— Да, первый Центр гибридной почты (ЦГП) открылся в Москве в конце 2009 года, второй — в Санкт-Петербурге в июне 2011 года. Стратегия развития Центров гибридной почты привязана к модернизации Почтой России сети обработки почты. Прежде всего это связано со строительством крупнейших в Восточной Европе Автоматизированных сортировочных центров (АСЦ) в Подольске и Санкт-Петербурге. Письма, напечатанные в ЦГП, в течение часа попадают в АСЦ и тут же уходят на доставку.
Основная задача почты, как любой компании, занимающейся перемещением грузов на расстояния, — сокращение сроков доставки. Наша стратегия — приближение места распечатки писем к получателю, региональная экспансия. В «гибридной почте» теряется такой емкий по времени момент, как магистральная перевозка. Размещение ЦГП в регионах позволяет первый этап пересылки писем превратить из перевозки по земле или по воздуху в виде бумаги в процесс пересылки по электронной почте. В случае с российской почтой это позволяет экономить от 2 до 5 дней.
— Какие технологические этапы включает в себя процесс обработки «гибридной почты»?
— Первый этап — формирование отправителем базы адресатов, шаблонов писем и вложений. Мы утверждаем дизайн-макет письма, проверяем адресную базу на адекватность, уточняем почтовые индексы. После этого сортируем исходные данные в электронном виде и передаем их в региональный центр печати в виде персонифицированного документа. Письма печатаются, конвертуются, при необходимости в них осуществляются дополнительные вложения, тут же письма франкируются и уходят в доставку. Мы также осуществляем подготовку и отправку мейлеров (безконвертные почтовые отправления), позволяющих экономить средства на конвертах.
За сутки в наших центрах можно обработать 1,5 млн листов А4 благодаря ролевым и листовым принтерам, высокоскоростным конвертовальным машинам с онлайн-франкированием, установкам для формирования мейлеров.
— Для банков крайне важна конфиденциальность информации. За счет чего она обеспечивается при использовании «гибридной почты»?
— Конфиденциальность информации обеспечивается в два этапа. Первый — передача данных от банка в ЦГП по электронному каналу. Канал защищен, производится шифрование информации с помощью различных программных средств криптозащиты. Наша компания обладает лицензией ФСТЭК России по технической защите, у нас работают специалисты, прошедшие специальное обучение и получившие соответствующие сертификаты. В Центре гибридной печати используются системы видеонаблюдения, контроля и управления доступом в производственные помещения для обеспечения безопасности работы с персональными данными.
Второй этап — информация запечатана и запакована в конверты. Здесь вступает в силу закон о тайне переписки, Почта России несет полную ответственность за целостность писем и их доставку.
— Сможет ли гибридная почта стать помощником для связи банков с филиалами?
— Уже сегодня «гибридная почта» становится непосредственным участником этого процесса. Несмотря на концентрацию основных наших сил в Москве и Санкт-Петербурге, почтовая сеть существует и работает по всей России. Уже сейчас мы предлагаем свои услуги банкам и сотрудничаем со многими из них. Для банков наиболее интересно отдать на аутсорсинг переписку с клиентами. Большинство банков активно развивают розницу, поэтому общение с клиентами с помощью писем, рекламные рассылки для них очень актуальны.
Поскольку крупные банки имеют широкую филиальную сеть, встает вопрос о документообороте между головным офисом и филиалами. ЦГП могут взять на себя функцию по изготовлению и доставке выписок со счетов, инструкций, уведомлений о кредитной задолженности, информационно-циркулярных писем.
Почта России становится неотъемлемой частью процесса создания и рассылки директ-маркетинговой и биллинговой корреспонденции.
— Планируется ли расширение географии Центров гибридной почты, если да, то как скоро?
— В конце 2011 – начале 2012 года мы вводим три новых центра — в Новосибирске, Краснодаре и Екатеринбурге. В 2012–2013 годах — в Воронеже, Владивостоке, Иркутске, Калининграде, Тюмени, Хабаровске, далее — в Ярославле, Минеральных водах, Красноярске, Мурманске, Нижнем Новгороде, Якутске. ЦГП привязаны к Автоматическим сортировочным центрам, хотя Центры гибридной почты мы планируем открывать несколько быстрее, чем АСЦ. Наше основное преимущество — наличие наших центров в регионах России. Чем ближе мы к конечному получателю, тем мы интереснее для отправителя и тем эффективнее наша работа. Исключение этапа перевозки писем по земле на большие расстояния дает скорость доставки корреспонденции отправителю и экономию для Почты России.
— Каким образом гибридная почта поможет банкам сэкономить?
— Печать и доставка корреспонденции одной специализированной компанией позволяет снизить издержки банка, а их клиентов избавит от неприятностей с задержкой и потерей важных документов.
Наше предложение экономичнее любого другого на рынке, так как мы — филиал Почты России, а остальные конкуренты на рынке — посредники между отправителем и Почтой России. Наши суммарные затраты меньше, поэтому мы можем предложить более низкие цены для клиента.
«Устраняется сама возможность ошибки»: суды Москвы подключат к гибридной почте
CNews 02.03.2018 г.
Цифровизация правосудия в Москве набирает обороты: уже в этом году суды общей юрисдикции столицы перестанут самостоятельно печатать и отправлять повестки. Этот процесс перейдет в электронную форму. Технология гибридной почты позволит переложить работу по распечатке на специальные подразделения «Почты России», что позволит судебной системе не только экономить время и деньги, но и свести к нулю возможные ошибки.
Гибридную почту протестировали на судебных участках мировых судей Москвы
Судопроизводство – это не только сам процесс свершения правосудия, но и огромная бумажная работа, которая ложится на плечи сотрудников аппаратов судов. Внедренная в Москве «Комплексная информационная система судов общей юрисдикции» (КИС СОЮ) оптимизировала большинство бумажно-бюрократических моментов с помощью технического прогресса. Но предела совершенству действительно нет, зато есть простор для дальнейшей оптимизации: в столичных судах внедряется принцип гибридной почты, который ранее был внедрен компанией «Крок» на московских участках мировых судей. Результаты превзошли все ожидания: участки мировых судей – а их в столице 438 – начали экономить и деньги, и время, поэтому успешную практику сейчас «переносят» и в суды федерального значения.
Сейчас процесс работы с почтовой корреспонденцией в судах федерального значения происходит следующим образом:
«Сначала необходимо запросить у Почты России диапазон номеров ШПИ (штриховой почтовый идентификатор). После этого можно формировать сами повестки, это делается автоматически. Дальше идет упаковка писем в конверты, которые формируются на специальном шаблоне, за актуальностью которого нужно следить, – рассказывает Татьяна Толстова, заместитель генерального директора компании «Крок». – После повестки передаются в экспедицию, там всю корреспонденцию собирают со всех отделов, взвешивают и автоматически формируют специальный реестр отправлений (Форма 103), который, вместе с самими письмами, направляют в почтовые отделения с курьером. На выходе получается процесс, который может растягиваться на дни, еще и потому, что ошибки в реестре или номерах ШПИ приводят к возврату всей пачки корреспонденции, а не отдельного письма. Но даже это – уже оптимизированный процесс, ведь все шаблоны, данные о получателях и прочее подтягивается автоматически, а до КИС СОЮ все делалось вручную!».
Что будет после перехода на технологию гибридной почты
Гибридная почта не просто разгрузит сотрудников судов общей юрисдикции – она превратит отправку корреспонденции в процесс, отнимающий считанные минуты. Пока речь идет только о повестках, но как раз эти документы составляют превалирующую долю всех исходящих писем.
После внедрения гибридной почты сотруднику аппарата суда нужно будет только найти конкретное дело в подсистеме судебного делопроизводства, после чего в появившейся форме выбрать тех участников, которым надо отправить повестки. Все необходимые данные, такие как ФИО, адреса получателя или отправителя, уже есть в базе. Затем пользователю необходимо лишь нажать кнопку «Отправить», при этом сообщение будет сформировано автоматически, после чего также автоматически – передано через шину данных на Почту России. Сервис гибридной почты на стороне Почты России обрабатывает информацию и передает ее в центр гибридной печати. И уже там повестка так же автоматически печатается, упаковывается, и дальше отправляется адресату.
«Центров гибридной печати сейчас только три, – уточняет Татьяна Толстова, – в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. Но «Почта России» собирается открывать еще несколько с тем, чтобы покрыть всю территорию страны. Получается, что время доставки сократится. Во-первых, за счет того, что на стороне судов обработка исходящей корреспонденции практически сведется к нулю, а во-вторых, сократится число перемещений корреспонденции по сортировочным центрам. Гибридная почта позволит доставлять письмо из того центра гибридной печати, который находится ближе всего к почтовому отделению получателя».
Доставку корреспонденции уже сейчас помогает отследить трекинг-сервис «Почты России», в котором можно узнать судьбу отправления по номеру ШПИ. Для этого пользователям со стороны судов даже не приходится покидать подсистему судебного делопроизводства, так как сервис уже с ней интегрирован.
Судебное извещение – электронной почтой
Каждый из 35 районных судов Москвы и сам Мосгорсуд отправляют ежемесячно от нескольких сотен до нескольких тысяч повесток. Но итоговая экономия на времени, а также бумаге и распечатке (за которые после внедрения подсистемы будет отвечать «Почта России») – лишь одна из целей этой части реформы. Другая – максимально возможная цифровизация взаимоотношений суда с участниками процессов. А потому сейчас активно обсуждается вопрос о направлении повесток в электронном виде: это будет возможным для тех пользователей, которые зарегистрируются в личном кабинете на сайте «Почты России». В таком случае никакой распечатки и конвертирования и вовсе не понадобится.
«Этот вопрос пока не регламентирован, в том числе – и на законодательном уровне. Потому что не понятно, что будет считаться подтверждением получения электронной повестки», – объясняет Татьяна Толстова. – Возможно, за основу будет взят отчет «Почты России» о доставке и прочтении, заверенный квалифицированной подписью».
Другой нерегламентированный вопрос связан с отправкой всей остальной корреспонденции: постановлений, извещений, актов и других документов. Пока в существующей версии модуля гибридной почты эта опция вовсе не предусмотрена, однако в «Кроке» говорят, что доработать сервис и расширить его функции будет возможно.
Использование сервисов начнется в первом квартале 2018 года
На данный момент кроме гибридной почты московские суды общей юрисдикции подключат к сервису «Отправка», это еще один инструмент «Почты России», также прошедший апробацию на судебных участках мировых судей Москвы. Сервис реализован в виде API-приложения, которое также связывает КИС СОЮ с системами «Почты России».
«Решение позволяет передавать данные для формирования почтовых отправлений, но формировать их будут непосредственно на Почте, – детализирует системный аналитик Наталья Баулина. – Там же корреспонденции будет присваиваться ШПИ. Таким образом, устраняется сама возможность ошибки. То же самое касается шаблонов конвертов: у судов больше не будет необходимости поддерживать свои базы в актуальном состоянии. «Почта России» будет формировать и высылать уже готовые печатные формы конвертов по запросу для каждого конкретного отправления. Автоматизируется и составление реестра (форма Ф103), который, к слову, даже в случае непредвиденных ошибок можно будет отредактировать непосредственно в почтовом отделении».
Новые подсистемы уже разработаны и приняты Мосгорсудом. В компании «Крок» рассчитывают, что в полную силу сервисы заработают уже в первом квартале 2018 года. Какое-то время уйдет на обучение сотрудников и решение организационных моментов.
Гибридная почта: экономия времени и денег
© Фото: АО «Казпочта»
С начала 2021 года «Казпочта» доставила около 1,6 млн писем гибридной электронной почты.
Гибридная почта – это симбиоз электронной и обычной почты. Отправителю достаточно направить текст электронного сообщения, не выходя из дома или офиса. Электронный файл поступает в ближайший к получателю пункт электронного печатания, который представляет собой автоматизированное рабочее место. Там письмо распечатывается, упаковывается в почтовый конверт и доставляется получателю.
Основные клиенты услуги – госорганы и бизнес, которому приходится ежедневно отправлять большой объем корреспонденции по адресам. Но пользуются сервисом и физические лица. Преимущества ГЭП позволяют круглосуточно онлайн отправлять и обрабатывать письма; исключать ошибки отправителей за счет установления IT-контролей, а также операторов, так как прием ГЭП автоматизирован и осуществляется без человеческого участия; проверять историю трекинга в личном кабинете отправителя; пользоваться выгодными тарифами.
Гибридная почта позволяет снизить затраты клиента на отправку большого количества писем, счетов или извещений, а Национальному почтовому оператору – предоставлять удобные и качественные услуги по доставке письменной корреспонденции. Доставка адресату осуществляется в течение 1-3 дней.
Такая корреспонденция «Казпочты» находит своего адресата в городах, районных центрах и сельской местности. Только за прошлый год в разные уголки Казахстана было доставлено свыше 2,3 млн гибридных писем.
Механизмы для качественного оказания этой услуги налажены: реализованы все основные сервисы получения, обработки, печати и доставки гибридной электронной почты.
Стоит отметить, АО «Казпочта» уделяет большое внимание качественным изменениям, повышению удобства и доступности услуг, сокращению сроков доставки почтовых отправлений за счет внедрения цифровых сервисов и IT – решений.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Будьте в курсе всех событий!
Мы работаем для Вас!
Читайте также:
Пожизненный срок грозит владельцу онлайн-магазина по продаже наркотиков
Экс-замакима Нур-Султана Малика Бектурова возглавила компанию «Green Mine»
Какой будет погода 21 декабря в Казахстане
Токаев подписал закон, повышающий ответственность судей
Гибридная почта: экономия времени и денег
С начала 2021 года «Казпочта» доставила около 1,6 млн писем гибридной электронной почты.
Гибридная почта – это симбиоз электронной и обычной почты. Отправителю достаточно направить текст электронного сообщения, не выходя из дома или офиса. Электронный файл поступает в ближайший к получателю пункт электронного печатания, который представляет собой автоматизированное рабочее место. Там письмо распечатывается, упаковывается в почтовый конверт и доставляется получателю.
Основные клиенты услуги – госорганы и бизнес, которому приходится ежедневно отправлять большой объем корреспонденции по адресам. Но пользуются сервисом и физические лица. Преимущества ГЭП позволяют круглосуточно онлайн отправлять и обрабатывать письма; исключать ошибки отправителей за счет установления IT-контролей, а также операторов, так как прием ГЭП автоматизирован и осуществляется без человеческого участия; проверять историю трекинга в личном кабинете отправителя; пользоваться выгодными тарифами.
Гибридная почта позволяет снизить затраты клиента на отправку большого количества писем, счетов или извещений, а Национальному почтовому оператору – предоставлять удобные и качественные услуги по доставке письменной корреспонденции. Доставка адресату осуществляется в течение 1-3 дней.
Такая корреспонденция «Казпочты» находит своего адресата в городах, районных центрах и сельской местности. Только за прошлый год в разные уголки Казахстана было доставлено свыше 2,3 млн гибридных писем.
Механизмы для качественного оказания этой услуги налажены: реализованы все основные сервисы получения, обработки, печати и доставки гибридной электронной почты.
Стоит отметить, АО «Казпочта» уделяет большое внимание качественным изменениям, повышению удобства и доступности услуг, сокращению сроков доставки почтовых отправлений за счет внедрения цифровых сервисов и IT – решений.
Зачем нужна гибридная почта
В последнее время «Почта России» активно предлагает своим клиентам новые виды услуг. О том, как воспользоваться в реальной жизни новациями почтовиков, рассказывает заместитель генерального директора ФГУП «Почта России» Игорь Мандрыкин.
Игорь Анатольевич, что такое гибридная почта и зачем она вообще нужна?
Игорь Мандрыкин: Гибридная почта касается физических лиц только отчасти. В основном, это то предложение, которое делают все почты мира своим корпоративным клиентам. Когда мы говорим об обычной почте, то вы представляете, как она работает: кто-то пишет письмо, упаковывает в конверт, приклеивает марку и отправляет с одного пункта в другой. При этом письмо физически проходит по каналам почтовой связи, то есть доставляется до адресата поездами, машинами, самолетами из Москвы, например, во Владивосток. То есть это физическое перемещение бумажного носителя из пункта А в пункт Б. Но ни для кого не секрет, что вот эта дорога письма и определяет срок его прохождения. И почты всего мира, и отправители этих писем всегда заинтересованы в том, чтобы письмо пришло за значительно быстрее.
По скорости доставки это уже схоже с телеграммой?
Если раньше письмо из Владивостока в Хабаровск везли поездом, то сейчас оно идет буквально минуты, дальше его распечатывают, и остается только хабаровскому почтальону донести его до определенной улицы. То есть письмо идет, примерно, сутки-двое. Это очень короткий срок. И для больших расстояний это незаменимый вид связи.
Для потребителей понятна выгода, а вот в чем заинтересованность «Почты России» в этой услуге?
Сколько этот проект уже действует, и кто сегодня его основные клиенты?
Одновременно начали работать и с Пенсионным фондом РФ. Бабушка, получая пенсию, видит по отдельным квитанциям, которые мы ей даем, за что, какая пенсия, за какой период ей начислена. Она все это видит. Эта технология позволила нам по защищенным каналам связи от Пенсионного фонда получать информацию, распечатывать ее у себя и доносить клиентам, пенсионерам, вместе с деньгами. Сейчас эта технология работает примерно в 30 регионах, а до конца этого года вся Россия будет обеспечена новой доставкой. Все оборудование нами уже закуплено, сейчас оно расставляется в регионах.
Вы уже предложили такое?
Игорь Мандрыкин: Разумеется. Согласились. В этом интерес колоссальный.
Кого вы видите в числе ваших клиентов?
Почта даже может помочь подобрать этих адресатов?
Это в виде предложения еще существует, или вы уже работаете в этом направлении?
Игорь Мандрыкин: Счета мы печатаем, это внедрено, но не повсеместно. Например, в Москве счета за телефон МГТС печатаем мы.
А с такими коммерческими организациями, как, например, банки, у вас есть опыт работы в этом направлении?