Что такое гибридная электронная почта
«Устраняется сама возможность ошибки»: суды Москвы подключат к гибридной почте
CNews 02.03.2018 г.
Цифровизация правосудия в Москве набирает обороты: уже в этом году суды общей юрисдикции столицы перестанут самостоятельно печатать и отправлять повестки. Этот процесс перейдет в электронную форму. Технология гибридной почты позволит переложить работу по распечатке на специальные подразделения «Почты России», что позволит судебной системе не только экономить время и деньги, но и свести к нулю возможные ошибки.
Гибридную почту протестировали на судебных участках мировых судей Москвы
Судопроизводство – это не только сам процесс свершения правосудия, но и огромная бумажная работа, которая ложится на плечи сотрудников аппаратов судов. Внедренная в Москве «Комплексная информационная система судов общей юрисдикции» (КИС СОЮ) оптимизировала большинство бумажно-бюрократических моментов с помощью технического прогресса. Но предела совершенству действительно нет, зато есть простор для дальнейшей оптимизации: в столичных судах внедряется принцип гибридной почты, который ранее был внедрен компанией «Крок» на московских участках мировых судей. Результаты превзошли все ожидания: участки мировых судей – а их в столице 438 – начали экономить и деньги, и время, поэтому успешную практику сейчас «переносят» и в суды федерального значения.
Сейчас процесс работы с почтовой корреспонденцией в судах федерального значения происходит следующим образом:
«Сначала необходимо запросить у Почты России диапазон номеров ШПИ (штриховой почтовый идентификатор). После этого можно формировать сами повестки, это делается автоматически. Дальше идет упаковка писем в конверты, которые формируются на специальном шаблоне, за актуальностью которого нужно следить, – рассказывает Татьяна Толстова, заместитель генерального директора компании «Крок». – После повестки передаются в экспедицию, там всю корреспонденцию собирают со всех отделов, взвешивают и автоматически формируют специальный реестр отправлений (Форма 103), который, вместе с самими письмами, направляют в почтовые отделения с курьером. На выходе получается процесс, который может растягиваться на дни, еще и потому, что ошибки в реестре или номерах ШПИ приводят к возврату всей пачки корреспонденции, а не отдельного письма. Но даже это – уже оптимизированный процесс, ведь все шаблоны, данные о получателях и прочее подтягивается автоматически, а до КИС СОЮ все делалось вручную!».
Что будет после перехода на технологию гибридной почты
Гибридная почта не просто разгрузит сотрудников судов общей юрисдикции – она превратит отправку корреспонденции в процесс, отнимающий считанные минуты. Пока речь идет только о повестках, но как раз эти документы составляют превалирующую долю всех исходящих писем.
После внедрения гибридной почты сотруднику аппарата суда нужно будет только найти конкретное дело в подсистеме судебного делопроизводства, после чего в появившейся форме выбрать тех участников, которым надо отправить повестки. Все необходимые данные, такие как ФИО, адреса получателя или отправителя, уже есть в базе. Затем пользователю необходимо лишь нажать кнопку «Отправить», при этом сообщение будет сформировано автоматически, после чего также автоматически – передано через шину данных на Почту России. Сервис гибридной почты на стороне Почты России обрабатывает информацию и передает ее в центр гибридной печати. И уже там повестка так же автоматически печатается, упаковывается, и дальше отправляется адресату.
«Центров гибридной печати сейчас только три, – уточняет Татьяна Толстова, – в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. Но «Почта России» собирается открывать еще несколько с тем, чтобы покрыть всю территорию страны. Получается, что время доставки сократится. Во-первых, за счет того, что на стороне судов обработка исходящей корреспонденции практически сведется к нулю, а во-вторых, сократится число перемещений корреспонденции по сортировочным центрам. Гибридная почта позволит доставлять письмо из того центра гибридной печати, который находится ближе всего к почтовому отделению получателя».
Доставку корреспонденции уже сейчас помогает отследить трекинг-сервис «Почты России», в котором можно узнать судьбу отправления по номеру ШПИ. Для этого пользователям со стороны судов даже не приходится покидать подсистему судебного делопроизводства, так как сервис уже с ней интегрирован.
Судебное извещение – электронной почтой
Каждый из 35 районных судов Москвы и сам Мосгорсуд отправляют ежемесячно от нескольких сотен до нескольких тысяч повесток. Но итоговая экономия на времени, а также бумаге и распечатке (за которые после внедрения подсистемы будет отвечать «Почта России») – лишь одна из целей этой части реформы. Другая – максимально возможная цифровизация взаимоотношений суда с участниками процессов. А потому сейчас активно обсуждается вопрос о направлении повесток в электронном виде: это будет возможным для тех пользователей, которые зарегистрируются в личном кабинете на сайте «Почты России». В таком случае никакой распечатки и конвертирования и вовсе не понадобится.
«Этот вопрос пока не регламентирован, в том числе – и на законодательном уровне. Потому что не понятно, что будет считаться подтверждением получения электронной повестки», – объясняет Татьяна Толстова. – Возможно, за основу будет взят отчет «Почты России» о доставке и прочтении, заверенный квалифицированной подписью».
Другой нерегламентированный вопрос связан с отправкой всей остальной корреспонденции: постановлений, извещений, актов и других документов. Пока в существующей версии модуля гибридной почты эта опция вовсе не предусмотрена, однако в «Кроке» говорят, что доработать сервис и расширить его функции будет возможно.
Использование сервисов начнется в первом квартале 2018 года
На данный момент кроме гибридной почты московские суды общей юрисдикции подключат к сервису «Отправка», это еще один инструмент «Почты России», также прошедший апробацию на судебных участках мировых судей Москвы. Сервис реализован в виде API-приложения, которое также связывает КИС СОЮ с системами «Почты России».
«Решение позволяет передавать данные для формирования почтовых отправлений, но формировать их будут непосредственно на Почте, – детализирует системный аналитик Наталья Баулина. – Там же корреспонденции будет присваиваться ШПИ. Таким образом, устраняется сама возможность ошибки. То же самое касается шаблонов конвертов: у судов больше не будет необходимости поддерживать свои базы в актуальном состоянии. «Почта России» будет формировать и высылать уже готовые печатные формы конвертов по запросу для каждого конкретного отправления. Автоматизируется и составление реестра (форма Ф103), который, к слову, даже в случае непредвиденных ошибок можно будет отредактировать непосредственно в почтовом отделении».
Новые подсистемы уже разработаны и приняты Мосгорсудом. В компании «Крок» рассчитывают, что в полную силу сервисы заработают уже в первом квартале 2018 года. Какое-то время уйдет на обучение сотрудников и решение организационных моментов.
Гибридная почта: экономия времени и денег
С начала 2021 года «Казпочта» доставила около 1,6 млн писем гибридной электронной почты.
Гибридная почта – это симбиоз электронной и обычной почты. Отправителю достаточно направить текст электронного сообщения, не выходя из дома или офиса. Электронный файл поступает в ближайший к получателю пункт электронного печатания, который представляет собой автоматизированное рабочее место. Там письмо распечатывается, упаковывается в почтовый конверт и доставляется получателю.
Основные клиенты услуги – госорганы и бизнес, которому приходится ежедневно отправлять большой объем корреспонденции по адресам. Но пользуются сервисом и физические лица. Преимущества ГЭП позволяют круглосуточно онлайн отправлять и обрабатывать письма; исключать ошибки отправителей за счет установления IT-контролей, а также операторов, так как прием ГЭП автоматизирован и осуществляется без человеческого участия; проверять историю трекинга в личном кабинете отправителя; пользоваться выгодными тарифами.
Гибридная почта позволяет снизить затраты клиента на отправку большого количества писем, счетов или извещений, а Национальному почтовому оператору – предоставлять удобные и качественные услуги по доставке письменной корреспонденции. Доставка адресату осуществляется в течение 1-3 дней.
Такая корреспонденция «Казпочты» находит своего адресата в городах, районных центрах и сельской местности. Только за прошлый год в разные уголки Казахстана было доставлено свыше 2,3 млн гибридных писем.
Механизмы для качественного оказания этой услуги налажены: реализованы все основные сервисы получения, обработки, печати и доставки гибридной электронной почты.
Стоит отметить, АО «Казпочта» уделяет большое внимание качественным изменениям, повышению удобства и доступности услуг, сокращению сроков доставки почтовых отправлений за счет внедрения цифровых сервисов и IT – решений.
Центры гибридной печати: как мы материализуем миллионы писем каждый день
Вы задумывались, как печатают письма со штрафами от ГИБДД или счета от Ростелекома? Чтобы отправить письмо, нужно распечатать его, купить конверт и марки и потратить время на поход в почтовое отделение. А если таких писем сто тысяч? А миллион?
Для массового производства отправлений существует гибридная почта — здесь печатают, упаковывают и отправляют корреспонденцию, которую нельзя доставить электронно. Клиенту достаточно передать информацию о получателе и загрузить текст в цифровом виде, остальное сделаем мы.
Сейчас услугами гибридной почты пользуются государственные и частные компании, которые рассылают тысячи отправлений ежедневно. Среди них ГИБДД, Ростелеком, Сбербанк.
Большая часть работы в цехах автоматизирована — письма печатают с помощью промышленных принтеров огромными бобинами и автоматически упаковывают на специальных линиях. 
Стоимость услуги при этом осталась такой же, как и у самостоятельной отправки. Для обычных писем без отслеживания это 27 рублей 60 копеек, для заказных — 64 рубля 80 копеек.
Печатные производства есть во всех регионах России, поэтому многие письма не проходят стадию региональной перевозки и доставляются быстрее.
Как устроена гибридная печать
Работу гибридной почты обеспечивают 55 печатных цехов, из которых четыре — крупные производства в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Новосибирске. На этих производствах мы можем печатать до 4 миллионов писем в день.
Клиент — частное лицо или организация, — передаёт нам письмо в электронном виде. Юридические лица загружают архив с pdf-файлами в личный кабинет otpravka.pochta.ru или передают данные по API через интеграцию с информационной системой ЭПС (электронная почтовая система).
Физические лица загружают письма через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru. 
Отправленные файлы попадают в информационную систему ЭПС, обрабатываются и передаются дальше — в автоматизированную систему управления гибридной почты.
Полученные в PDF письма мы раскладываем в json — простой и понятный формат для обработки, автоматически преобразуем в текст и готовим к печати и упаковке в конверты: расставляем границы, проверяем шрифты и область запечатывания. Сверяем адрес и индекс получателя, чтобы письмо ушло куда нужно.
Машина может печатать письмо с одной или двух сторон бумаги, складывать в конверт разными способами — Z, П, домиком. Напечатать адресный блок на одной стороне листа, а саму информацию на другой. Сейчас данные о раскладке на машину выставляет человек, но мы планируем усовершенствовать и эту часть работы — данные будут попадать на оборудование через автоматизированную систему управления гибридной печатью.
Файл для печати, который отправляется на принтер после подготовки, представляет из себя большой pdf или afp, в котором «склеено» до 500 писем.
В небольших цехах используют листовые принтеры, на которых можно печатать до двух тысяч отправлений в день.
Листовой принтер
Печать в крупных цехах автоматизирована и происходит в три этапа
Первая машина принимает файл и печатает много писем в рулоне.
Человек снимает бобину c ролевого принтера и ставит её на резак, где ленту разделяют на листы А4.
На следующем этапе конвертовальная машина сворачивает листы определённым образом для упаковки и вкладывает в конверты. Это устройство умеет считывать специальный баркод (dataMatrix), по которому понимает, в какой конверт нужно положить определенный лист. Машина может упаковать в конверт не больше 5 печатных листов А4 — отсюда появилось ограничение на размер электронного заказного письма.
Готовые письма сотрудники цеха собирают в коробки, грузят на тележки и отправляют в отделение почтовой связи.
Как воспользоваться услугами гибридной почты для своих задач
Если вам нужно отправлять очень много писем, то вы можете передать Почте функции их подготовки, печати, упаковки и отправки. Для отправителя каждый лист стоит денег, и эти расходы легко оптимизировать.
Стоимость услуги складывается из двух частей — плата за печать и за пересылку. Цена печати зависит от объёма заказа, количества цветов, способа упаковки и других параметров. А расходы на пересылку не отличаются от обычных тарифов. Для каждого заказа согласован SLA — срок, когда письма должны попасть в отделение почтовой связи. Отслеживать время нам помогают уведомления на экране и письма о приближении срока сдачи.
Распределенная печать
Мы стремимся к тому, чтобы и дальше уменьшать время доставки и нагрузку на транспорт. Для этого работаем над созданием технологии распределённой печати, которая позволит автоматически отправлять задания на печать таким образом, чтобы письма появлялись на бумаге как можно ближе к получателю.
Например, человек нарушил правила дорожного движения в Москве, а прописан в Хабаровске. Штраф он получит от Московского отделения ГИБДД. Наша задача — доставить письмо в Хабаровск с минимальными передвижениями. Вместо того, чтобы печатать его в Москве и отправлять в другой город самолетом или поездом, мы материализуем отправление в ближайшем к адресату центре и доставим с минимальными расходами на логистику.
Гибридная почта. Печать и отправка писем и счетов
Для печати и отправки адресатам большого количества писем (например, регулярные выписки или счета за оказанные услуги) подходит гибридная почта.
Вам нужно только отправить в электронном виде текст писем, адреса и ФИО получателей в центр гибридной почты. В центре гибридной почты письма автоматически распечатают, упакуют в конверт или мейлируют (специальный способ складывания писем для пересылки без конверта) и отправят адресатам обычной почтой — в бумажном виде.
Информация в центры печати передается по каналам, защищенным сертифицированными по ГОСТу средствами. Конфиденциальность передаваемых сведений защищена статьей 63 о тайне связи Федерального закона 126-ФЗ.
Вам не придется упаковывать письма, оформлять сопроводительные документы и тратить время на отправку в почтовом отделении.
За счет электронной пересылки данных в центры печати письма не проходят стадию региональной перевозки и попадают к получателям гораздо быстрее, чем при пересылке обычным способом.
Вы сможете сэкономить на дорогостоящих печатных станках и обслуживающем персонале.
Стоимость услуги складывается из двух частей — плата за печать и плата за пересылку. Стоимость печати рассчитывается индивидуально в зависимости от объема заказа, цветности, способа упаковки и других параметров. Стоимость пересылки не отличается от обычных тарифов на пересылку писем.
Центры гибридной почты находятся в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. В этих центрах можно печатать до 4 миллионов писем в день.
Чтобы узнать подробнее об услуге и заключить договор, обращайтесь к специалисту в вашем регионе.
Если вы не нашли ответа на свой вопрос — обратитесь в службу поддержки Почты России:
Ст. 132 ГПК, электронное уведомление сторон. Заказные письма без посещения почты.
В результате октябрьской процессуальной революции на плечи сторон в СОЮ легла обязанность направлять копии исковых заявлений и других документов участвующим деле лицам, в том числе и при электронной подаче.
Неожиданно на помощь пришла Почта России, запустившая по адресу https://zakaznoe.pochta.ru/ сервис по отправке как простых, так и заказных писем без посещения почтового отделения.
Стало возможным отправлять электронные образы документов, загружая их на сайт почты и указывая данные адресата.
Письму присваивается почтовый идентификатор, при стоимости заказного отправления в 60 рублей мы получаем электронный чек и возможность отслеживания.
Доставка писем происходит двумя способами.
Первый – если у адресата есть личный кабинет на сайте почты с возможностью получать электронные письма и уведомления, то отправление без распечатки на бумажный носитель приходит напрямую в личный кабинет.
При отслеживании такое отправление имеет вид:
Второй – у адресата нет личного кабинета, тогда письмо распечатывается на почте и направляется традиционным способом на бумаге.
При отслеживании отправление имеет вид:
У сервиса есть и недостатки, например, размер отправляемого файла не должен превышать 1 Мb, а сам документ может содержать не более 5 страниц формата А4.
Конечно, можно отправлять файл уменьшенного размера и размещать на одном листе по несколько страниц, например, по три.
Проблему отправки объемных документов это, конечно, не решит, но при направлении сторонам копий апелляционных жалоб, небольших исков, особенно, при большом количестве участвующих в деле лиц, считаю сервис очень полезным.
Осталось «обкатать» в суде при подаче очередного иска.