Что такое движение информации

Движение информации в организациях

Горизонтальные потоки информации в организации имеют место чаще, чем вертикальные, потому что, во-первых, люди более расположены говорить свободно и открыто с равными себе, чем с превосходящими по статусу. Горизонтальный обмен информацией в этом случае менее подвержен искажениям. Содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер. Другая причина доминирования горизонтальных потоков состоит в том, что они чаще бывают неформальными, чем формальными. Неформальные же каналы более оперативны и доступны, поскольку не содержат механизмов проверки сообщений, что, однако, увеличивает вероятность искажения информации. Организационная структура, как правило, препятствует горизонтальным потокам информации между сотрудниками различных подразделений. Предполагается, что сообщения движутся по ступеням иерархии до общего начальника, а затем направляются вниз (почему и возникает необходимость в «мостике Файоля»).

Вертикальное направление подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникационный поток, движущийся от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах и т. п. Потоки сообщений сверху вниз имеют место в организациях чаще, чем снизу вверх. Информация в организации подобно воде стремится течь вниз.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях движется от более низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел. Также восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, при подготовке отчетов).

Источник

Что такое информационные потоки? Схема информационных потоков. Классификация информационных потоков

Все большее количество российских бизнесов начинает изучать проблематику, связанную с информационными потоками. Что это за явление? Какое значение информационные потоки имеют для развития организаций? Каковы особенности применения методологии их изучения для предприятий разных отраслей?

Практическая значимость информационных потоков

Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.

Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.

Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.

Применение информационных потоков на производстве

Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).

Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:

Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.

Виды информационных потоков

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

Задействование потоков как конкурентного инструмента

Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?

Прежде всего в управлении технологическими процессами. Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства. Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.

Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.

Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.

Практика информационного менеджмента

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

Сетевые технологии

Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?

Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.

Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство. Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.

Критерии качества информации

Рассмотрев, как формируются внешние и внутренние информационные потоки, мы можем изучить критерии, определяющие качество сведений, поступающих во внутрикорпоративный оборот. К таковым эксперты причисляют:

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин «контроллинг» дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина «контролллинг» только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

Ценность управления информационными потоками

Попробуем определить, в каких аспектах выражается набольшая ценность управления информационными потоками. Условимся при этом, что контроллинг занимает в этом процессе одну из центральных функций (а не только в части сбора данных и их структурирования).

Работа с информационными потоками, равно как и контроллинг (при условии достаточной глубины его использования) позволяет обнаружить в бизнесе слабые места. Совершенствуются отдельные производственные связки, продукция фирмы становится лучше и конкурентоспособнее.

Работа с информационными потоками предполагает концентрацию ресурсов компании (не только материальных, но и кадровых), выявления наиболее сильных сторон в бизнес-модели, нахождения новых источников повышения конкурентоспособности, внедрения инновационных, ранее не опробованных в компании механизмов организации производства.

Использование информационных потоков в логистике

В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?

Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.

Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.

Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.

Источник

Восприятие информации

Движение информации

Процесс сбора информации

1. Понятие и классификация управленческой информации

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ею помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.

Владение информацией означает обладание реальной властью, ведь нехватка информации, как, впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

— по месту возникновения она бывает внешней и внутренней;

— по направлению движения — входящей и исходящей;

— по содержанию — экономической, правовой, технической и т.д.;

— по возможностям применения выделяют одноцелевую инфор­мацию, позволяющую решить только одну проблему, и много­целевую, пригодную для нескольких различных;

— по назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчет­ной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;

— по возможности закрепления и хранения выделяют нефиксируемую информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем забивается, и фиксируемую на носите­лях, хранящуюся практически бесконечно.

— по роли в управлении информация подразделяется на основ­ную, необходимую для разработки важных решений, и вспомо­гательную, самостоятельного значения не имеющую;

— по степени готовности для использования информация бывает первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника и содер­жащих много лишнего, ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленче­ские решения;

— по степени значимости информация подразделяется на важную и желательную, без которой можно обойтись (об итогах рабо­ты, внутренней жизни и т. п.);

— по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и ком­плексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что по­зволяет принимать любые решения;

— по степени надежности различают достоверную и вероятност­ную информацию.

— по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной.

2. Процесс сбора информации

Сначала информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анке­ты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и т.д.). Лишь в результате об­работки, группировки, анализа эти сведения превращаются в инфор­мацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

— внешние источ­ники. Внешние источники более многочисленны и разнообразны:

А) представители организации (руко­водители и специалисты различных подразделений, участники разного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискус­сий они имеют возможность между делом осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений.

Б) посредники и партнеры — покупате­ли, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учре­ждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предприни­мательских объединений.

В) публика­ции в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и т.д.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться и пе­репроверяться при помощи различных источников, для чего в круп­ных организациях создаются специальные подразделения. Они зани­маются планированием потребности в информации, ее сбором, обра­боткой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных.

База стратегических данных — совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве организации, проводимой ею политике, внеш­нем окружении, препятствиях для функционирования и развития.

3. Движение информации

Движение любой информации от отправителя к получателю со­стоит из нескольких этапов.

1. Отбор. На первом происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным сверху или проводимым по собственной инициативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.

2. Кодировка. На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облека­ется в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, на­пример, письменную, табличную, графическую, звуковую. Соответст­венно подбирается подходящий способ ее передачи: устный, письмен­ный, с помощью разного рода сигналов или условных знаков.

3. Передача. На третьем этапе происходит передача информации. Если послед­няя важна, считается, что лучше делать это одновременно несколь­кими способами, например, позвонить по телефону, а затем послать подробное письмо. Кроме того, такая информация может переда­ваться с некоторым избытком или повторами.

4. Прием, расшифровка и осмысление. На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и ос­мысливает информацию. Отправитель последней всегда ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию; иными словами, установил бы обратную связь.

Такой сигнал должен соответствовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить на­дежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее по­терь, различных помех, искажающих смысл. Такие искажения и по­тери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, отключения ее от источника.

Причины искажения и потери информации:

— излишнее количество сведений их ненужность,

— несоответствие реальным потребностям, содержащиеся в них негативные моменты,

— пси­хологические особенности восприятия людей,

— физи­ческие или психологические моменты: усталость, слабая память, рас­сеянность (или, наоборот, импульсивность), излишняя эмоциональ­ность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться.

Информационный обмен облегчает краткость, ясность, недву­смысленность сообщений, какую бы форму они ни имели; постоян­ный контроль за их содержанием, процессами передачи и приема; использование параллельных и перекрестных коммуникационных каналов, дублирование устной информации письменной.

4. Восприятие информации

Под восприятием информации понимается активная полусознательная деятельность человека по приему и переработке значимых для него сведений об окружающих людях и событиях.

На восприятие оказывают влияние следующие основные обстоятельства:

5) восприятие людей часто осложняется непредсказуемо­стью их поведения, сознательными действиями, направленными на свою защиту, сокрытием или искажением сведений о себе, неспособ­ностью себя правильно преподнести и т. п.

Тема 10. Разработка и принятие управленческих решений

Источник

Полностью система движения информации.

Алгоритм применим к любому виду деятельности без исключения. Повторюсь, Алгоритм. Для конкретного вида деятельности проводим нюансировку. Когда есть процесс, тогда есть этапы и взаимосвязь. Понимая это, получаешь возможность оценивать параметры процесса и корректировать в случае необходимости и для профилактики. Дадим полное описание на примере игрока в хоккей.

Игрок должен уметь, ОДНОВРЕМЕННО, организовывать взаимодействие минимум трех полей внимания, для создания информационной композиции из динамического, неоднородного по своим параметрам информационного потока. Созданная информационная композиция динамична и не стабильна. И на основании её тренированный человек(игрок) принимает решение, и реализует его на соответствующем стратегическом, тактическом, техническом уровне. Индивидуально, в группе.

1 поток- Контроль за технической составляющей процесса. Приём, обработка, обводка, действия с шайбой(пас, бросок, щелчок), силовое взаимодействие. 2 поток- Сбор информации в ближней, средней, дальней зоне о положении игроков и их перемещении. 3 поток- Оценка перспективы развития ситуации, действия к её реализации по развитию, блокировки.

Для деятельности в таком режиме, необходимо активировать Интуитивные способности Человека которые он использует в стрессовых ситуациях. Это общение с информационным потоком, основанным на принципе Одновременности. Он позволяет принимать решение, быстро, на соответствующем тактическом, техническом уровне реализовывать их в стрессовых ситуация. При этом, на эффективность деятельности создаваемой на базе динамических, неоднородных информационных потоков, информационной композиции не влияют существующие физиологические ограничения организма, психики человека, состояние получаемой и используемой для принятия решения информации, число и статус сбивающих факторов, сформированная педагогической программой технология взаимодействия с информацией.

Увеличение кровообращения в железах мозга.

Гипофиз, Гипоталамус, Эпифиз железы, влияющие на качество протекания биохимических процессов в нашем организме. Можно предполагать, что упражнения Гимнастики, увеличивая кровоток в коре, влияют на состояние желез( увеличение притока крови) и возможно улучшают их деятельность. Придёт время, и дойдём до экспериментов. Пока задекларируем это предположение как имеющее право существовать.

Степень влияния.

Количество выполняемых движений.

Для градации количества одновременно выполняемых движений различными частями тела и умственной деятельности применяется система троек. Описание представлено в таблице.

Характеристики выполняемых движений.

Применяя не только комбинацию одновременно выполняемых движений, но и устанавливая их параметры, мы акцентируем процесс развития этапа в движении информации или качества, способности. Применяем следующие характеристики движений для выполняемого задания.

— Разно скоростные движения – Все движения выполняются с различной видимой скоростью.

— Синхронные движения – Все движения в одном двигательном акте.

— Разно траекторные движения – Выполняемые движения имеют различные, не повторяемые траектории.

— Разно темповые движения – Все движения выполняются с различным количеством раз в единицу времени или только одно, два движения.

— Разно ритмовые движения – Выполнение с установленным не равномерным чередованием рабочих фаз движения и отдыха.

— Движения с рекомендуемым усилием – применение отягощений.

— Движения с рекомендуемым напряжением – изометрические упражнения с заданным временем и напряжением.

— Дополнительно даются параметры задание для выполнения эвристических упражнений, идеомоторных и изометрических.

Источник

Информационные потоки – понятие, типы, примеры

Тема изучения информационных потоков на сегодняшний день очень актуальна. Большое практическое применение информационные потоки нашли в сфере менеджмента предприятий. Само понятие включает в себя варианты передачи информации, которые способствуют улучшению жизнедеятельности любой системы.

Руководители предприятий с целью расширения производства и повышения качества выпускаемой продукции и эффективности работы внедряют различного рода научные и прикладные способы.

Для осуществления успешного управления во всех областях деятельности предприятия роль информационных потоков очень велика. Их изучение дает возможность решать задача, связанные с использованием производственных ресурсов.

Можно выделить два основных типа потока информации

Горизонтальные

— Горизонтальные — которые ведутся между сотрудниками, имеющими равнозначное служебное положение (к примеру, между начальниками отделов). Как правило, горизонтальные информационные потоки носят неформальный характер и считаются наиболее эффективными. Искажение информации, передаваемой таким образом, минимально. Это можно объяснить тем, что люди, находящиеся на одной ступени служебной лестницы, быстрее и проще понимают друг друга, так как по роду деятельности выполняют похожие функции и решают одинаковые проблемы.

Вертикальные

— Вертикальные — которые осуществляются между различными группами работников либо отдельными сотрудниками, занимающими должности разного уровня согласно иерархии (к примеру, между начальником и рядовым сотрудником). При этом, вертикальные информационные потоки делятся на нисходящие (которые двигаются от начальства к рядовым сотрудникам по иерархии) и восходящие (их движение направлено от рядовых сотрудников к руководящему составу). У каждого данного типа есть свои психологические тонкости.

Нисходящие информационные потоки бывают двух видов: формальные и неформальные. Если говорить об их эффективности, следует понимать, что чем больше передаточных пунктов приходится проходить информации, тем быстрее она меняется, при этом теряет определенный процент достоверности. Происходит процесс искажения данных. На практике менеджер должен понимать, что каждый передаточный пункт искажает половину поступающей информации.

Подробности

Эффект испорченного телефона

Интересен факт, что ни на каком этапе не происходит утаивание данных намеренно, полноте предоставления достоверной информации мешают коммуникативные барьеры. Это процесс можно сравнить с эффектом «испорченного телефона».

Некачественно налаженные информационные потоки приводят к следующим психологическим последствиям:

— вызывают у сотрудников чувство своей «незначительности» и неудовлетворенности,

— порождает домыслы (ими компенсируется нехватка информации),

— вызывает чувство неуверенности в будущем,

— приводит к снижению мотивации своей деятельности.

И, напротив, своевременная и четкая информация (то есть отлаженный информационный поток) способствует повышению производительности труда. Не стоит недооценивать такой резерв.

Неформальный характер данных

Восходящие потоки информации как правило, редко имеют неформальный характер. В данном потоке искажение информации может достигать 90 %. Надо сказать, что присутствующая в них информация редко анализируется. Если в компании не налажен приток предложений снизу, то возможности для нововведений и развития минимальны. И, напротив, если налажена схема получения идей от подчиненного персонала, то эффективность работы значительно повышается. Для того, чтобы заинтересовать и наладить приток предложений снизу есть несколько вариантов, но все же основное направление должно формироваться в обеспечении конфиденциальности. Конфиденциальная информация неформального вида искажается меньше всего.

Для того, чтобы улучшить восходящие информационные потоки можно применить следующее:

Условия

То есть, для успешного управления нужно применять следующие условия:

Внешние потоки

Существует понятие «внешние» информационные потоки. В данном случае речь идет об информации, которая поступает на предприятие откуда-либо и уходит из нее вовне. Ни одна социальная система не может функционировать без взаимообмена информацией с внешним миром. Информационные потоки такого рода имеют некоторые особенности. Во-первых, невозможность осуществления контроля над ними, то есть нельзя знать какого рода информация уходит из вашей компании. Во-вторых, внешним потоком информации нет возможности управлять и регулировать.

Однако, применять его можно для создания имиджа компании при формировании общественного мнения. Для этого нужно следить за тем, чтобы СМИ регулярно делали публикации о вашей компании с освещением событий, показывающих фирму в выгодном свете. На крупных предприятиях существуют отделы по связям с общественностью, в небольших — обязанности по информированию общественности о делах компании могут выполнять сотрудники управления.

Итоги

В ведении предпринимательской деятельности в области производства и продаж продукции широко применяются как информационные потоки, так и разные материальные (имеется в виду движение продукции от изготовителя к потребителю как внутри государства, так и за его пределы). Данной деятельностью занимается логистика.

Ее особенность в том, что в ней могут одновременно изучаться как информационные, так и материальные потоки. По мнению экспертов, качественное управление материальными потоками напрямую зависит от эффективности работы с информацией, с которой работают логистические системы. Этот процесс зависит от грамотности менеджеров и специалистов, занимающихся проведением анализа.

Для России логистика относительно новое направление, однако, надо сказать, что на сегодня она успешно развивается. В бизнесе и управлении информационными потоками особая роль принадлежит информационной логистике. Логистические компании активно взаимодействуют с различными участниками рынка в том числе и в вопросах обмена информацией.

Источник