Что такое дубликат документа по закону
Содержание
Порой так сложно разобраться в юридической подоплеке, понять, чем отличается дубликат от копии. И то, и другое не является оригинальным документом. Он существует в единственном экземпляре.
Тогда что такое дубликат документа и в чем его отличие от копии? Чтобы прояснить это, следует обратиться в первую очередь к словарю.
Понятия «дубликат» и «копия»
Юридический словарь говорит, что слово «дубликат» означает документ, выдаваемый взамен утраченного, утерянного, испорченного и т.д.
Возникает резонный вопрос: в чем разница дубликата и оригинала? Оригинал будет первичен. Один заменяет другой, если изначальный документ по любой причине использовать невозможно. Подлинник в этом случае теряет юридическую силу.
Финансовый словарь дает следующее определение: Дубликат или дубликаты – это второй и следующие экземпляры документа, имеющие с ним одинаковую юридическую силу. В этом случае оригинал и дубликат имеют равные права и возможности, являясь полноценными клонами друг друга и сосуществуя одновременно.
Таким образом, понятие «дубликата документа» определяется как единственный документ, заменяющий безвозвратно утраченный или один из экземпляров какого-то документа, который подразумевает существование равнозначных по силе и функциональности документов.
Термин «копия» обозначает «точное воспроизведение документа или его части, выполненное с помощью светокопии, ксерокопирования либо ручного копирования». Копия бывает как частичной, так и полной.
Главное отличие копии от дубликата
Уже из самих определений понятно, чем отличается копия от дубликата. Дубликат – значит документ! Копия – лишь воспроизведение официальной бумаги.
В чем разница между дубликатом и документом, можно пояснить на конкретных примерах:
Важно! Любую копию нужно заверять, чтобы она приобрела свойства юридического документа.
При утере либо порче ПТС владелец автомобиля обращается в МРЭО ГИБДД, где зарегистрирована машина. Выдача дубликата ПТС производится после оплаты государственной пошлины и осмотра автомобиля.
Важно! Дубликат документа будет иметь собственный номер, отличный от оригинального.
Из примеров понятно, что дубликат документа – это повторный документ. Он полноценно выступает в роли оригинала и имеет ту же юридическую силу.
Копия же обязательно требует дополнительных действий, чтобы замещать подлинник. Она изготавливается для строго определенных целей и в других вопросах не может служить заменой документа.
Чем еще отличается дубликат от копии документа?
Отличительные черты дубликата:
Отличительные черты копии:
Подробно рассмотрев, что такое дубликат документа и его копия, а также в чем конкретно заключается разница между ними, можно понять, насколько важно уметь их отличать.
Реплика о том, что дубликат – это та же копия, в корне неверна. Разобравшись в вопросе «Дубликат: что это такое?», можно смело утверждать, что принципиальное различие между ними состоит в их функциональности в правовом поле. У копии она будет ограничена определенными рамками в зависимости от способа и цели ее изготовления.
Статья 87. Выдача дубликата документа и нового документа
Статья 87. Выдача дубликата документа и нового документа
1. При утрате документа, приведении в негодность и иных случаях невозможности его использования выдавший документ орган выдает по заявлению заинтересованного лица дубликат, если нормативными правовыми актами не предусмотрена выдача нового документа.
2. Заявление о выдаче дубликата может быть подано до истечения срока действия документа. Оно рассматривается соответствующим должностным лицом единолично в десятидневный срок по материалам рассмотренного ранее административного дела с уведомлением заявителя.
По результатам рассмотрения заявления выносится административный акт.
3. Выдача дубликата документа оплачивается в случаях, размере и порядке, предусмотренных федеральными законами.
4. Выдача нового документа взамен ранее выданного производится в случаях и в порядке, предусмотренных нормативными правовыми актами. При этом заявитель не обязан повторно сдавать соответствующий квалификационный экзамен, представлять какие-либо справки и совершать другие действия, предусмотренные в качестве условий первичной выдачи данного документа.
5. В случаях, когда замена ранее выданных документов, имеющих юридическое значение, проводится по решению государственного органа или органа местного самоуправления, административные расходы, связанные с выдачей новых документов, не могут возлагаться на заинтересованных лиц.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Оформление дубликатов документов
Документы такая вещь, что могут запросто потеряться или испортиться. При переезде многие теряют бумаги из-за сложности соблюдения порядка, и потом нуждаются в их восстановлении. Но если документы были нотариально оформлены, у нотариуса можно запросить оформление дубликатов документов. Но нотариус может выдать дубликат документа не всегда и не всем. Именно потому прежде чем идти к специалисту стоит выяснить, если ли в этом смысл конкретно в вашем случае.
Когда возможно оформление дубликата у нотариуса
Если документ изначально был заверен нотариусом, он может оформить дубликат. Чтобы получить копию документа, нужно соблюсти некоторые условия:
Дубликат – это не совсем копия документа, а его замена. Она оформляется только в одном экземпляре и выступает заменой окончательно утерянного подлинника. Если нужно получить несколько копий, их делают уже из дубликата и также заверяют у нотариуса (по необходимости). После того как заявителю выдадут дубликат, сведения об этом вносят в специальный реестр, где фиксируются все нотариальные действия.
Какие дубликаты можно получить у нотариуса
Получение дубликата может понадобиться не только физическим, но и юридическим лицам. Учитывая разницу между ними, в качестве дубликатов могут использоваться разные документы. Юридические лица чаще всего запрашивают дубликаты таких бумаг:
Отсутствие порядка в документах может помешать, когда компания принимает участие в тендерах или конкурсах, бумаги нужно предъявить в суд, а оказалось, что подлинники затерялись при переезде или просто по неосторожности персонала. Нотариус их хранит, и может выдать по запросу. Даже если у организации есть копия, в некоторых сделках она не может её использовать взамен оригинала. А дубликат является равноценной заменой.
Физические лица заказывают дубликаты таких документов:
Если утерянный документ не был заверен нотариально, нотариус не может выдать его документ, поскольку у него его нет.
Особенности соблюдения порядка в оформлении дубликата документа (на примере компании)
Основанием для выдачи дубликата является специальный акт, который подтверждает, что дублируемый документ был утерян или получил повреждения, мешавшие его полноценному использованию. Составление акта ложится на плечи специальной комиссии. В акте указывается:
В самом конце должны стоять подписи всех участников комиссии. Акт подписывает председатель комиссии, все ее члены и генеральный директор компании. Дальше можно начинать процедуру восстановления документа, путем получения дубликата.
Дальше пишется письменное обращение к нотариусу, где выдвигается просьба предоставить дубликат документа, нотариальным оформлением которого специалист занимался. Если оригинал испорчен, его нужно приложить к заявлению. Также прилагается акт, составленный комиссией. Практика показывает, что лучше сразу заверить два экземпляра заявления, чтобы на втором оставить отметку о получении, и тем самым избежать споров о том, когда должен быть выдан дубликат.
Согласно закону, дубликат нельзя править, и он готовится не дольше двух недель. На странице должна быть отметка, что это дубликат. Такая отметка ставится на всех документах. В остальном данные полностью копируются. Если данные менялись (как в случае с трудовой книжкой), изменения нужно подтвердить документально. Только так их можно внести в дубликат.
Порядок выдачи дубликата (для физического лица)
Чтобы заверить утерянный документ, нужно выполнить оформление правильно, соблюдая порядок. Процедура состоит из нескольких этапов, что должен пройти человек, который хочет получить дубликат. Нотариус, выдающий дублированную копию бумаги, проходит свои этапы производства. Схема обычная как для физических, так и для юридических лиц, но имеет отличия:
Останется подождать, пока специалист подтвердит оформление и выдаст заверенный дубликат в соответствии с правилами.
Подлинник, копия, дубликат
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Выдача копий и их заверение
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.
Нотариальное заверение копий документов
В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).
Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.
Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:
— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;
— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.
При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.
Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.
Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.
При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.
Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.
Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».
Что такое дубликат документа по закону
VI. Заполнение, подписание, заверение и выдача дубликатов
33. Дубликат выдается на основании личного заявления обладателя диплома в месячный срок после получения организацией указанного заявления:
в случае утраты или порчи диплома и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата;
в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа;
в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома.
34. В случае утраты или порчи только диплома (дубликата диплома), а также в случае обнаружения ошибок только в дипломе (дубликате диплома) выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.
В случае утраты или порчи только приложения к диплому (дубликата приложения к диплому), а также в случае обнаружения ошибок только в приложении к диплому (дубликате приложения к диплому) выдается дубликат приложения к диплому.
35. В случае порчи диплома и (или) приложения к нему либо порчи дубликата, в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа, а также в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома у обладателя диплома при выдаче дубликата изымаются сохранившийся диплом и (или) приложение к диплому (дубликат диплома и (или) дубликат приложения к диплому). Указанные документы подлежат уничтожению в порядке, установленном организацией, выдавшей дубликат.
36. В случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома к заявлению о выдаче дубликата должны быть приложены копии документов, подтверждающих соответствующие изменения.
37. Дубликат выдается на руки обладателю диплома лично или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу обладателем диплома, или по заявлению обладателя диплома направляется в его адрес через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
38. При заполнении дубликата на бланке указывается слово «ДУБЛИКАТ» в отдельной строке с выравниванием по центру:
39. В случае выдачи дубликата диплома и дубликата приложения к диплому на указанных дубликатах указываются регистрационный номер и дата выдачи дубликата диплома, в случае выдачи только дубликата приложения к диплому на нем указывается регистрационный номер и дата выдачи дубликата приложения к диплому.
40. В дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. При невозможности заполнения дубликата приложения к диплому дубликат диплома выдается без приложения к нему.
Трудоемкость дисциплин, объем практик, объем государственной итоговой аттестации, срок освоения образовательной программы указываются в дубликате по решению организации в зачетных единицах (со словами «з.е.») либо в академических часах (со словом «час.») и (или) в неделях (со словом «недель», или «недели», или «неделя»).
41. Если при заполнении дубликата какие-либо сведения не могут быть указаны в связи с отсутствием информации, на месте таких сведений ставится символ «х» или «-«.
42. Дубликат выдается организацией, выдавшей диплом (в том числе в случае утраты государственной аккредитации или прекращения образовательной деятельности по образовательной программе, по которой выдан диплом), или ее правопреемником, за исключением случая, указанного в абзаце втором настоящего пункта.
В случае ликвидации организации, выдавшей диплом (ее правопреемника), дубликат выдается учредителем организации.
При отсутствии учредителя организации государственным органом, или органом местного самоуправления, в ведении которого находится (структурным подразделением которых является) государственный или муниципальный архив, в который переданы на хранение документы выпускников организации, или иной организацией, в которую передан архив организации, выдавшей диплом, обладателю диплома выдается дубликат или архивная копия диплома, и (или) архивная справка, и (или) архивная выписка, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.
43. В случае если организация, выдающая дубликат, является организацией, осуществляющей образовательную деятельность:
1) на дубликате указывается полное официальное наименование указанной организации;
3) в случае если в период с даты выдачи диплома до даты выдачи дубликата изменилось полное официальное наименование организации (в том числе в связи с реорганизацией), в разделе 4 бланка приложения и в разделе 5 бланка приложения указываются сведения об изменении наименования организации:
При неоднократном изменении наименования организации за период с даты выдачи диплома до даты выдачи дубликата сведения об изменении наименования организации указываются необходимое число раз в хронологическом порядке.
44. В случае ликвидации организации, выдавшей диплом (ее правопреемника), в случае если организация, выдающая дубликат, не является организацией, осуществляющей образовательную деятельность:
1) на дубликате указывается полное официальное наименование организации, выдавшей диплом (ее правопреемника), на дату прекращения статуса организации, осуществляющей образовательную деятельность, или на дату ее ликвидации;
2) дубликат подписывается:
3) в строке (строках) перед надписью «Руководитель организации» указывается наименование должности лица, подписавшего дубликат, и наименование организации (государственного органа, органа местного самоуправления), выдавшей дубликат (наименование учредителя);
4) в случае если в период с даты выдачи диплома до даты выдачи дубликата изменилось полное официальное наименование организации (в том числе в связи с реорганизацией), в разделе 4 бланка приложения и в разделе 5 бланка приложения указываются сведения об изменении наименования организации в соответствии с подпунктом 3 пункта 43 настоящего Порядка;
5) в случае если организация, выдавшая диплом (ее правопреемник), ликвидирована, в разделе 4 бланка приложения и в разделе 5 бланка приложения на отдельной строке (при необходимости в несколько строк) указываются сведения о ликвидации организации: слова «_________ ликвидирован__ в ____ году.» с указанием полного официального наименования организации на дату ликвидации и года (четырехзначное число цифрами).
45. Дубликат диплома без приложения к нему действителен.
Дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.
46. Копия выданного дубликата, доверенность (при наличии), заявление о выдаче дубликата, заявление о направлении дубликата через операторов почтовой связи общего пользования (при наличии) хранятся в личном деле выпускника организации, выдавшей дубликат.