Что такое досье клиента в банке
Что такое досье клиента в банке
Глава 10. Юридическое дело
10.1. Юридическое дело формируется банком по каждому счету клиента.
Одно юридическое дело может формироваться по нескольким счетам клиента. Случаи и порядок формирования одного юридического дела по нескольким счетам клиента определяются банком в банковских правилах.
Юридическому делу клиента присваивается порядковый номер в соответствии с банковскими правилами.
В случае если лицо, обратившееся в банк для открытия счета, является представителем нескольких клиентов, банк вправе поместить копии документов (либо сведения об их реквизитах), удостоверяющих личность представителя, а также документы, подтверждающие наличие у него соответствующих полномочий, в юридическое дело одного из клиентов, в чьих интересах действует представитель. При этом юридические дела иных клиентов должны содержать информацию, указывающую на юридическое дело, в которое помещены указанные документы представителя этих клиентов. Случаи и порядок формирования юридических дел клиентов, по поручению и от имени которых действует один представитель, определяются банком в банковских правилах.
10.2. В юридическое дело помещаются:
документы и сведения, представляемые клиентом (его представителем) при открытии счета, а также документы, представляемые в случае изменения указанных сведений;
договор (договоры) банковского счета, вклада (депозита), депозитного счета, изменения и дополнения к указанному договору (указанным договорам), другие договоры, определяющие отношения между банком и клиентом по открытию, ведению и закрытию счета;
документы, касающиеся направления банком сообщений налоговому органу об открытии (закрытии) счета;
переписка банка с клиентом по вопросам открытия, ведения и закрытия счета;
утратившие силу карточки;
иные документы, касающиеся отношений между клиентом и банком по вопросам открытия, ведения и закрытия счета.
Представленные и используемые при обслуживании клиентов карточки подлежат хранению в месте, определяемом банком самостоятельно.
10.3. При изъятии (выемке) документа (его копии) в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, на основании решения (постановления) государственного органа в юридическое дело помещаются документы, полученные банком при изъятии (выемке) документа (его копии).
При составлении одного документа при изъятии (выемке) документов из нескольких юридических дел в одно из юридических дел помещается документ (его копия), полученный банком при изъятии (выемке) документов, в другие юридические дела помещаются заверенные банком копии указанного документа.
При изъятии (выемке) из юридического дела документа (его копии) банк обязан принять все необходимые и возможные в сложившихся обстоятельствах меры для помещения в юридическое дело копии изымаемого документа, заверенной в порядке, установленном пунктом 1.11 настоящей Инструкции.
10.4. Банк обязан исключить несанкционированный доступ к юридическим делам клиентов при их хранении.
10.5. В случае прекращения обслуживания клиента в одном подразделении банка и перевода его на обслуживание в другое подразделение банка юридическое дело может быть передано из одного подразделения банка в другое в порядке, установленном банковскими правилами.
Сроки хранения документов (их копий) в электронном виде, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия счета, должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента.
Юридическое дело клиента банка
Досье клиента по открытому счёту в банке
Знаете ли вы, уважаемые клиенты банков, что в соответствии с Инструкцией ЦБ РФ от 30 мая 2014 г. N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов», при каждом открытии вами любых банковских счетов, счетов по вкладу (депозиту), банки обязаны завести юридическое дело клиента.
Юридическое дело клиента, это формируемый в установленном банком порядке перечень документов по открытию и ведению счета/счетов клиента в соответствии с требованиями Банка России.
Для иностранных гражданин или лиц без гражданства дополнительно делается копия миграционной карты и (или) копия документа, подтверждающих его право на пребывание (проживание) в Российской Федерации.
В соответствии с банковскими правилами, каждому сформированному юридическому делу банк присваивает порядковый номер. Кроме того, Банк обязан принять все необходимые меры по исключению несанкционированного доступа посторонних лиц к делам клиентов при их хранении. И такое требование к хранению дел обосновано, так как в них находится информация, составляющая банковскую тайну.
Если на основании решения (постановления) какого либо государственного органа происходит изъятие (выемке) из юридического дела документа(-ов), то в него помещаются документы об изъятии (Постановление об изъятии, акт изъятия и копии изъятых документов).
После прекращения отношений с клиентом, т.е. после закрытия счёта или счетов, дело клиента хранится в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации.
Комментарии и отзывы отсутствуют. Комментировать!
Финансовая сфера
Формирование электронных досье по клиентам и продуктам банка
Банки вынуждены вести консолидированный учет разнообразных сведений: по продуктам, клиентам, продажам, новым заявкам и процессам скоринга, минимизировать риски, связанные с качеством и своевременностью принятия решений
Региональный директор SER Software Rus в России и странах СНГ
Подобный набор данных позволяет контролировать бизнес-процессы и иметь всю полноту актуальной информации, способствуя принятию взвешенных стратегических и оперативных решений. Для сопровождения ключевой деятельности существуют автоматизированные банковские системы, в банках уже давно налажены бизнес-процессы по отработке заявок, скорингу, оформлению документов. Между тем поток информации настолько велик, что банки прибегают к дополнительным технологиям автоматизации для решения главной задачи — повышение скорости принятия решений и качества документационного сопровождения сделок. Очевидно, что учетной системы для этого недостаточно, поэтому компания Ser Group разработала специализированное решение для финансовых организаций на основе собственной ECM-платформы Doxis4, которое называется «Управление электронными досье».
Решение призвано обеспечить решение нескольких задач:
• автоматизацию рутинных операций: обработку поступающих документов, регистрацию новых заявок, автоматическое внесение сведений по клиентам и продуктам;
• формирование единого электронного источника информации по всем банковским продуктам и текущим клиентам с возможностью обращения к копиям документов по каждому этапу сделки;
• создание взаимосвязанного реестра информации с возможностью подборок документов и сведений в различных разрезах: все продукты одного клиента, все клиенты определенного банковского продукта;
• автоматизацию бизнес-процессов согласования заявок на выдачу продуктов, в том.
Как вести досье клиента
ФПА РФ обращает внимание, что новый приказ Росфинмониторинга требует в течение месяца обновить правила внутреннего контроля
Новые правила идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма установлены Приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 22 ноября 2018 г. № 366, который вступил в силу 23 февраля. Вице-президент ФПА РФ Геннадий Шаров подчеркнул, что адвокаты, которые ведут личные кабинеты на сайте Росфинмониторинга, обязаны руководствоваться нормами Закона об адвокатуре, не позволяющими адвокату разглашать без согласия доверителя сведения, сообщенные ему последним в связи с оказанием юридической помощи, поскольку все они относятся к адвокатской тайне.
Приказ обязывает всех субъектов Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», в том числе и адвокатов, обновить свои правила внутреннего контроля не позднее 25 марта 2019 г. и разместить обновленные правила в своих личных кабинетах на сайте Росфинмониторинга.
Напомним, что на сайте ФПА РФ размещены Рекомендации по исполнению адвокатами требований законодательства о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.
Новые требования, предусмотренные Приказом № 366, обязывают организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, а также – в ряде случаев – ИП, адвокатов, нотариусов и лиц, осуществляющие предпринимательскую деятельность в сфере оказания юридических или бухгалтерских услуг, с 23 февраля 2019 г. документально фиксировать в анкетах клиента сведения, полученные в результате идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев. Более того, эти сведения нужно будет обновлять не реже одного раза в год. При обновлении такой информации теперь необходимо будет формировать новую анкету и приобщать ее к досье клиента.
В случае возникновения сомнений в достоверности и точности ранее полученной информации обновление сведений должно осуществляться в течение семи рабочих дней, следующих за днем возникновения подобных сомнений.
Обновление сведений, полученных в результате идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя и бенефициарного владельца, может не проводиться при одновременном наличии следующих условий:
а) организация и индивидуальный предприниматель предприняли обоснованные и доступные в сложившихся обстоятельствах меры по обновлению сведений, в результате которых обновление сведений не было завершено;
б) со дня принятия мер по обновлению сведений не проводились операции клиентом или в отношении клиента.
Сведения, подлежащие установлению при идентификации клиентов – физических лиц, включают такие персональные данные, как: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность (серия (при наличии) и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, код подразделения (при наличии)), данные миграционной карты (для иностранцев и лиц без гражданства), адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при наличии), СНИЛС (при наличии) и контактная информация.
Вышеперечисленные сведения самому адвокату могут потребоваться разве что в исключительных случаях, например, для оформления доверенности. При этом доверителю пока не предлагается дать согласие на обработку его персональных данных адвокатом.
Вице-президент ФПА РФ Геннадий Шаров отметил, что Росфинмониторинг вправе издавать приказы и иные правовые акты, регламентирующие положения, установленные Федеральным законом № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
В то же время, по его мнению, нормативные правовые акты ведомства должны приниматься с учетом нормы п. 5 ст. 7.1 действующего Федерального закона № 115-ФЗ, где сказано, что положения, обязывающие адвоката уведомить уполномоченный орган о сделках или финансовых операциях, которые могут быть осуществлены в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, «не относятся к сведениям, на которые распространяются требования законодательства Российской Федерации о соблюдении адвокатской тайны».
Следует также помнить, что Федеральныйзакон№ 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» является специальным законом. Таким образом, адвокаты, которые открыли и ведут свои личные кабинеты на сайте Росфинмониторинга, обязаны руководствоваться нормами п. 5 ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 8 Закона об адвокатуре. Эти нормы не позволяют адвокату разглашать без согласия доверителя сведения, сообщенные ему последним в связи с оказанием юридической помощи, поскольку все они относятся к адвокатской тайне.
Создаем электронный архив кредитных досье
Е сли вы начинали работу в архиве с «нуля», то вам приходилось переносить, передвигать и расставлять по местам горы документов, при этом глотать и глотать тонны пыли. Что говорить, систематизация архивных дел требует не только логического мышления, но и физической подготовки.
Как хорошо после таких трудов мечтать: работаешь в архивохранилище, в котором нет ни пыли, ни куч неразобраных бумаг, только ровные «ряды», «коробки» и «папки» систематизированных документов. Протянул руку и сразу взял нужный документ. Бывают ли такие архивы? Конечно! Таким архивом можно считать электронное хранилище данных.
Термин «хранение документов» чаще всего применяется на двух основных этапах жизненного цикла документов: на стадии делопроизводства и на стадии архивного хранения. Если мы говорим об архивном хранении, то всегда подразумеваем именно хранение документов, завершенных в делопроизводстве, при котором в архив сдаются дела, завершенные в делопроизводстве, оформленные в соответствии с правилами работы архивов. И, что особенно важно, внутреннее содержание таких дел является постоянной величиной, переменной величиной в этом случае будет состав дел архивного фонда.
Сегодня термин «архив» применяют и к электронному хранилищу данных, и к хранению документов на бумажном носителе в текущем делопроизводстве, особенно если количество хранимых документов зашкаливает за тысячи и хранятся они в отдельном специально оборудованном помещении – хранилище.
В настоящей статье термин «архив» мы будем использовать именно в этом значении, применяя его к текущему архиву розничных досье. Мы подробно рассмотрим вопрос трансформации комплекса документов на бумажном носителе (текущего архива розничных досье) в электронный архив.
Понятие кредитного досье и состав входящих в него документов
Текущий архив розничных досье формируется из досье (скажем, личных дел) клиентов, заключивших с кредитной организацией договор кредитования.
Основное назначение такого архива – организация учета, хранения и использования документов, входящих в состав кредитных досье клиентов. При этом нужно учитывать одну важную особенность: досье клиентов не являются завершенными в делопроизводстве делами, каждое пополняется документами в соответствии с историческим развитием кредита (в него периодически будут подшиваться документы, сопровождающие банковские операции кредитования, оформляемые на протяжении всей истории данного кредита – от момента подачи клиентом заявления о выдаче кредита и заканчивая документами, фиксирующими полное погашение ссудной задолженности).
Процесс организации хранения кредитных досье неразрывно связан с другими бизнес-процессами, отражающими взаимоотношения заемщика и кредитной организации, поэтому его условно можно разделить на три основных этапа:
Преддоговорная работа по подготовке сделки начинается с обращения клиента в кредитную организацию с просьбой о предоставлении кредита.
Обращение клиента в банк может оформляться в виде заявления, анкеты, заявления-анкеты. Кроме того, банк просит предъявить документы, с помощью которых можно идентифицировать личность лица, обратившегося в банк, и подтверждающие его платежеспособность:
Некоторые документы клиент предоставляет в виде заверенных копий. Таким документом, например, является трудовая книжка.
Справки о доходах предоставляются в виде оригиналов.
Далее банк рассматривает заявление гражданина и принимает по нему положительное либо отрицательное решение. Обращаю ваше внимание: банки оставляют за собой право отказать в предоставлении кредита без объяснения причин.
Принятое решение, как правило, оформляется в виде распорядительного документа уполномоченного органа управления и обязательно поступает в досье заемщика в виде выписки из протокола заседания коллегии, распоряжения или иного документа.
К протоколу (выписке из протокола) прилагаются документы, на основании которых данное решение было принято. Это могут быть служебные записки, справки, заключения и другие документы. Необходимо отметить, что они чаще всего являются типовыми документами и оформляются по утвержденным формам.
Заключение кредитного договора совершается на основании заявления клиента и принятого по нему решения, оформляется в виде кредитного договора и других документов, которые могут являться его неотъемлемой частью, например, «График погашения кредита», «Уведомление о полной стоимости кредита», «Правила и условия кредитования» и т.д. Кредитный договор и приложения к нему являются оригинальными документами, которые подписываются всеми участниками сделки (представителем кредитной организации и заемщиком) и обязательно заверяются печатью банка.
Также в кредитное досье клиента поступают документы, подтверждающие факт выдачи денежных средств заемщику.
Погашение кредитного договора – это бизнес-процесс, который может растягиваться на годы в зависимости от вида кредитования. Например, договор ипотеки может быть заключен на срок до 30 лет.
Погашение кредита может проходить в «плановом» порядке, т.е. заемщик регулярно, в соответствии с заключенным кредитным договором и графиком погашения кредита, производит погашение ссудной задолженности. В этом случае кредитное досье живет «тихой» жизнью, т.е. лежит себе мирно на полке и ждет часа полного погашения заемщиком кредита.
Если заемщик нарушает условия кредитного договора (например, несвоевременно погашает ссудную задолженность, не исполняет другие установленные кредитным договором условия), банк обязан направить заемщику письменное требование об исполнении взятых обязательств. Копии требований также подшиваются в кредитное досье. А как мы знаем, любое направление документов вовне организации сопровождается специальными «почтовыми» бумажками: уведомлениями, конвертами и реестрами отправки, которые также будут помещены в кредитное досье клиента в виде оригиналов, чтобы в случае необходимости служить доказательной базой. Поэтому их тоже вкладываем в папку – кредитное досье клиента.
Хотелось бы сказать несколько слов о документах, сопровождающих такой вид кредитования, как автокредитование.
Данный вид кредитования напрямую связан с процессом приобретения, регистрацией и эксплуатацией транспортного средства, поэтому в кредитное досье обязательно формируются:
Данные документы формируются в состав документов кредитного досье еще на стадии заключения кредитного договора. Но такие документы, как «страховой полис», имеют установленный срок действия, поэтому требуют регулярной пролонгации. Вот почему кредитное досье заемщика- автолюбителя должно постоянно пополняться новыми копиями страховок.
Так как приобретенный на заемные средства автомобиль становится объектом залога, оригинал паспорта транспортного средства (ПТС) передается заемщиком на хранение в кредитную организацию, выдавшую автокредит. Кроме того, в досье подшиваются заявления клиентов о выдаче ПТС во временное пользование и соответствующие акты приема-передачи ПТС.
Задачи, которые нужно решить
Получается, что кредитное досье является живым организмом, который или тихо отлеживается на полке, или, что происходит чаще всего, находится в состоянии активного роста. Поэтому сотрудникам, работающим с досье, приходится постоянно разбирать вновь поступающие документы, определять их принадлежность и внимательно (!) расшивать в кредитные досье. Ведь сколько сил нужно будет потратить, чтобы найти нужный документ, если его отправить «не по адресу»! Это можно сравнить разве что с поиском иголки в стоге сена.
На текущий архив кредитных досье распространяются и обычные задачи работы с архивными документами:
Также важнейшей задачей, стоящей перед архивом розничных досье (как на бумажном, так и на электронном носителях), является обеспечение сохранности информации, в т.ч. защита персональных данных заемщиков.
Таким образом, если мы собираемся создавать электронное хранилище документов, входящих в состав кредитных досье заемщиков (физических лиц), то должны решить три основные задачи:
Основные элементы электронного архива кредитных досье
Рассмотрим такие основные понятия изучаемого бизнес-процесса, как «Кредитное досье», «Кредитный договор» и «Заемщик».
Кредитное досье – совокупность документов, отражающих историю взаимодействия банка и заемщика. В состав кредитного досье входят: копии персональных документов всех участников сделки (заемщика, созаемщика, поручителя, залогодателя); банковские экземпляры договорных документов, отражающих условия сделки; документы по предмету залога (при его наличии) и т.д.
Заемщик – физическое лицо, заключившее с банком кредитный договор.
Кредитный договор – договор, заключаемый в письменной форме, по которому банк обязуется предоставить заемщику денежные средства (кредит) на условиях, указанных в данном договоре, а заемщик обязуется возвратить сумму полученного кредита и уплатить проценты за пользование кредитом.
Давайте рассмотрим, как эти три основных элемента процесса взаимосвязаны. Мы видим, что заемщик заключает с банком кредитный договор, на основании которого будет формироваться кредитное досье. При этом хотелось бы отметить, что один заемщик может заключить с банком несколько кредитных договоров (и каждый договор будет жить своей отдельной от предыдущего договора жизнью, см. Схему 1). И наоборот: несколько заемщиков могут заключить с банком один кредитный договор и, став созаемщиками, распределить ответственность займа между собой (Схема 2).
Схема 1. Вариант группировки документов по кредитным досье, когда одно лицо заключает несколько кредитных договоров
Схема 2. Вариант группировки документов в кредитное досье при нескольких заемщиках по одному кредиту
Исходя из определения кредитного досье мы можем сделать вывод, что создавая кредитное досье в любой форме (на бумажном или электронном носителе), в нем в первую очередь нужно отражать взаимоотношения клиента с банком в рамках одного кредитного договора. Тем более что эти взаимоотношения и определяются только кредитным договором: срок, сумма, валюта, условия кредитования и прочие «индивидуальные» для каждого кредитного договора элементы. Смотрите: в Схеме 1 для одного физического лица в рамках каждого кредитного договора эти параметры будут совершенно разными, а по Схеме 2 одинаковые параметры кредитного договора будут применимы к различным физическим лицам. Это еще раз подтверждает, что основным учетным элементом создаваемой нами системы является кредитное досье, у которого будет своя собственная история.
Вторым учетным элементом системы может стать физическое лицо (заемщик, созаемщик, поручитель, залогодатель). Обязательная регистрация всех физических лиц (участников сделки) позволит идентифицировать каждого гражданина путем присвоения ему идентификационного номера. Таким образом, в дальнейшем можно будет одно лицо связать с несколькими кредитными договорами или с разными ролями в кредитной сделке. Например, гражданин Сидоров Петр Петрович в одном кредитном договоре является заемщиком, в другом – поручителем, а в третьем – супругом заемщика.
Третьим учетным элементом будет документ – тот информационный ресурс, ради которого и создается система. Так как в состав кредитного досье входит множество документов, удобнее разделить их по различным признакам на группы.
Не секрет, что для создания любого информационного массива используются различные таблицы, которые в нашем случае мы будем называть справочниками. Создавая архив розничных досье, мы создали несколько взаимосвязанных справочников:
Схема 3. Взаимосвязь элементов электронного архива розничных досье
Основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье
Итак, мы установили, что основным учетным элементом нашей системы будет кредитное досье. Безусловно, каждый элемент системы должен содержать какие-либо метаданные (в нашем случае – поля), с помощью которых можно будет реализовывать основные функции системы.
Давайте проанализируем, какую информацию мы хотели бы получать по кредитным досье. Ну, во-первых, необходимо знать номера и даты действующих кредитных договоров, являющихся основанием для заведения кредитного досье. Во-вторых, необходимо знать фамилию заемщика, заключившего с банком данный кредитный договор.
Другие метаданные, вносимые в систему, обязательно должны помочь в процессе осуществления следующего функционала:
С целью фиксации метаданных была разработана регистрационная форма – карточка кредитного досье со следующими полями:
Информация в поля «№ договора» и «Дата заключения договора» переносится из кредитного договора, они обязательны для заполнения.
Поле «Клиент» заполняется из справочника «Физические лица», в который вносятся Ф.И.О. и идентификационный номер, а также информация о присвоенном клиенту «статусе». Чтобы минимизировать персональную информацию о клиенте, данный справочник ограничили этим количеством полей.
Поле «Статус» клиента входит в состав справочника «Физические лица» и является полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию клиентов по различным признакам, тем самым разграничивая доступ пользователям к документам клиентов различных «статусных групп». Сейчас во многих банках применяется политика «привилегий», когда для обслуживания так называемых «vip», «платиновых», «золотых» клиентов создаются обособленные подразделения или выделяются персональные менеджеры. Данное поле вынесено в основную форму регистрационной карточки «Кредитное досье». Это позволяет сотруднику, выдающему досье во временное пользование или предоставляющему другим пользователям (читателям) доступ к документам досье, определить, имеет ли пользователь, запрашивающий досье или документ, право на его просмотр.
Поле «Полное наименование кредитного досье» формируется в автоматическом режиме путем сложения сведений из следующих полей: «№ договора» и «Дата заключения договора», «Клиент». Например: «Договор № КД-1254/11 от 11.06.2012 (Образцов Иван Петрович)».
Поле «Дата закрытия договора» содержит дату полного погашения заемщиком кредитной (ссудной) задолженности. Она проставляется после закрытия кредитного договора.
Поле «Статус досье» заполняется из справочника, элементами которого являются такие стадии жизненного цикла кредитного досье, как:
Поле «Продукт» заполняется из пополняемого справочника, по нему можно фильтровать кредитные досье. Для начала его содержимое может ограничиваться следующими элементами: АвтоКредит, ПотребКредит, Ипотека. При необходимости его содержимое можно расширить, подстраивая под изменения продуктовой линейки вашей кредитной организации.
Важно контролировать полноту формирования кредитных досье. Состав документов кредитного досье утверждается внутренними нормативными документами кредитной организации. Отсутствие даже одного документа может привести к возникновению рисков. Поэтому в регистрационную карточку кредитного досье мы внесли поле «Комплектность», которое заполняется только одним из двух возможных вариантов: «да» или «нет». К сожалению, у нас этот показатель пока определяется «вручную» сотрудником, формирующим документы электронного досье. Хотелось бы в дальнейшем сделать этот реквизит вычисляемым.
Поле «Рубрика» является «свободным» полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию записей справочника «Кредитные досье», создавая временные «рабочие» рубрики, которые будут удалены после их использования.
Пример 1. Использование свободно заполняемого поля «Рубрика»
Допустим, мы готовим закрытые досье к отправке в Архив банка. Сначала мы фильтруем кредитные досье по полю «Статус», выбирая досье с параметром «закрыто», и в поле «Рубрика» вписываем номер коробки, в которую кладем досье, например, «Короб 1». Полностью заполнив коробку, нам останется только отфильтровать справочник по этим полям, выгрузить полученные данные в Excel и распечатать внутреннюю опись Короба 1.
Еще мы решили проблему выделения из общей массы кредитных досье тех, что выданы во временное пользование. Для этого в регистрационной карточке кредитного досье предусмотрен флажок «Выдано во временное пользование», который активируется, если в соответствующие разделы карточки будут внесены соответствующие данные.
Поле «Наша организация» предназначено для указания наименования структурного подразделения кредитной организации, в котором в данный момент находится кредитное досье. С помощью этого поля легко можно отследить движение досье между подразделениями. Первоначально указывается наименование структурного подразделения, в котором кредитное досье было сформировано.
Итак, с помощью предусмотренных нами полей регистрационной карточки кредитного досье мы уже решили несколько поставленных задач:
Прием-передачу кредитных досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье мы осуществляем с помощью двух полей: «Статус досье» и «Наша организация».
Пример 2. Передача кредитных досье в архив розничных досье
Сотрудник фронтофиса, формируя кредитное досье клиента, заполняет поля «№ договора», «Дата заключения договора» и «Клиент», в поле «Наша организация» указывает наименование «своего» офиса, в поле «Статус досье» выбирает статус «оформлено».
Этот же сотрудник может отфильтровать кредитные досье по этим заполненным параметрам, при необходимости выгрузить их в Excel (с целью оформления акта приема-передачи кредитных досье) или, что еще проще, отправить выбранные досье сотруднику архива кредитных досье в виде вложения в соответствующую задачу, например, «Передача досье на хранение в архив кредитных досье».
Сотрудник архива кредитных досье, получив задачу, контролирует факт поступления досье на хранение. Получив досье, он вносит изменения в его регистрационную карточку, меняя показатель поля «Статус досье» на «Принято на хранение», а в поле «Место хранения» выбирает «Архив розничных досье».
Рисунок 1. Регистрационная карточка кредитного досье
Продолжение статьи читайте в ближайших номерах журнала.