Что такое должностная папка
Что такое должностная папка
Evolution Management запись закреплена
Что такое система должностных папок, и для чего она нужна?
Система должностных папок – это, в некоторой степени, аналог должностных инструкций. Должностная инструкция – это документ, содержащий в себе перечень функций, обязанностей и ответственности сотрудника. Практически любой опытный бизнесмен знает, как важно определить функционал, зону ответственности, описать работу сотрудника.
Для чего нужна данная система?
1. Сделать так, чтобы сотрудник максимально быстро начал качественно выполнять работу на новой должности и задавал минимальное количество вопросов своему руководителю.
2. Описать успешный опыт, чтобы передать преемникам и в дальнейшем с максимальной скоростью и без потери качества масштабировать свою деятельность.
Из чего состоит должностностная папка сотрудника?
1. Название должности.
2. Цель должности.
3. Относительное положение на оргсхеме.
4. Описание должности (обычно составляет тот, кто её занимал раньше).
5. Контрольный лист для изучения всех материалов, относящихся к должности.
6. Полная подборка письменных материалов (инструкций, политик, статей, руководств, письменных рекомендаций, бланков), указанных в контрольном листе, плюс любые
руководства по использованию оборудования или книги.
9. Копия оргсхемы части организации, к которой относится должность.
10. Схема потоков, показывающая, какие частицы приходят к этой должности, какие изменения она должна с ними произвести и куда их потом направить.
11. Продукт должности.
12. Статистика должности, статистика секции, отдела и отделения, к которым относится должность.
Ставьте + в комментариях, и в одном из следующих постов мы расскажем о содержании “папки штатного сотрудника”. В неё входят те документы, которые обязательны для изучения каждым сотрудником компании.
Повышение эффективности новых сотрудников путем использования должностных папок
Рубрика: Информационные технологии
Дата публикации: 02.06.2018 2018-06-02
Статья просмотрена: 1000 раз
Библиографическое описание:
Корзан, В. А. Повышение эффективности новых сотрудников путем использования должностных папок / В. А. Корзан. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 22 (208). — С. 50-52. — URL: https://moluch.ru/archive/208/50951/ (дата обращения: 29.12.2021).
В данной статье будет рассмотрено применение конструктора должностных папок как инструмента по оптимизации времени требуемого для «внедрения» нового сотрудника в компанию. Поэтапно разобран процесс создание должностной папки сотрудника. Приведены решения для увеличения скорости получения первых результатов новым сотрудником компании.
Должностная папка — это документ, в котором указаны основные функции (обязанности), и последовательность их выполнения (алгоритм работы) сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. [1]
Важно уточнить, что должностная папка не является учебным пособием или каким-либо курсом обучения данной профессии, кандидат на пост должен иметь необходимый уровень знаний и образование соответствующее занимаемой должности.
Основным критерием для определения хорошей должностной папки является способность нового сотрудника произвести ожидаемый от данного поста продукт (результат) используя материалы из должностной папки.
Для создания должностной папки воспользуемся конструктором [2]. Интерфейс добавления новой папки визуально разделен на 3 части (шага):
Рассмотрим подробно, вкладку «Содержание» (рис. 1). Она содержит определенный список полей обязательных для заполнения.
Рис. 1. Содержание должностной папки
Поля вкладки «Содержание»:
На вкладке «Обязанности» находится подробное описание обязанностей поста. Первое раздел — «Общее» может содержать в себе вводную информацию по посту или общие положения по занимаемой должности. Далее, в порядке сформированном на первом шаге, идут описания обязанностей поста. В начале дается краткое описание обязанности, затем описывается результат, ожидаемый от выполнения данной обязанности, и в завершении, дается последовательность действий для выполнения данной обязанности.
Вкладка «Контрольный лист» состоит из заданий, необходимых для выполнения новым сотрудником. Например можно создать задание о прочтении должностной папки и написания эссе, для того чтобы понять что сотрудник может объяснить цели и порядок своей работы своими словами, а следовательно, понимает предъявляемые к нему требования компании.
После завершения создания должностной папки в интерфейсе конструктора будет доступна функция печати как всей папки целиком так и печати контрольного листа отдельно.
Важной особенностью конструктора должностных папок является возможность приглашать сотрудников фирмы и давать им доступ к просмотру информации. Для этого в меню «Пользователи» (рис. 2) нужно нажать на кнопку «добавить сотрудника», после чего указать данные сотрудника и нажать на «сохранить». Новый сотрудник получит уведомление на электронную почту с логином и паролем для доступа.
Рис. 2. Процедура добавления нового сотрудника
Наличие у конструктора должностных папок большого количества незаменимых на сегодняшний день функций и возможностей во многом является результатом применения программных разработок Юрия Бушева, чьи идеи и их реализации легли в основу функционирования данного сервиса. В итоге был создан новый, не имеющий аналогов и востребованный на рынке продукт, повышающий эффективность работы новых сотрудников компаний в России.
Что такое должностная папка и для чего она нужна HR-специалисту
Должностная папка работника — не обязательный, но очень нужный документ в работе кадрового отдела и всего предприятия в целом. Она помогает постоянно улучшать эффективность работы действующего сотрудника, незаменима при приеме на должность нового человека. В отличие от должностной инструкции, дающей только общие понятия о функциях, папка позволяет вникнуть во все тонкости работы в кратчайшие сроки.
Должностная папка — что это?
Многие путают данное понятие с должностной инструкцией. Однако последний вариант предполагает сухой список обязанностей. Должностная папка — это набор документов, подробно описывающих, как и когда работнику выполнять определенную функцию. Именно в ней содержатся пошаговые инструкции для каждого действия.
В стандартный набор для должностной папки входят:
политики и приказы, регулирующие деятельность сотрудника на определенной должности;
чек-листы для каждой функции;
календарь регулярных действий;
список контрагентов, с которыми приходится контактировать при выполнении обязанностей;
шаблоны документов, необходимых в процессе работы;
цели должности (результаты, ожидаемые руководителем от данного сотрудника);
описания успешных действий (определенные алгоритмы, делающие работу более продуктивной, собираемые опытным путем);
список подчиненных, их контакты;
к кому обращаться в случае форс-мажорных ситуаций или стихийных бедствий (например, что делать при отключении электроэнергии или прорыве водопровода).
Определенный набор документов может быть одинаковым для любого сотрудника компании. Поэтому, если должностная папка получается слишком объемной, лучше вынести в отдельный сборник приказы и политики, касающиеся всех без исключения. Такой набор документов называют «папка сотрудника». Такие папки не отличаются друг от друга и могут быть переданы любому работнику.
Справка! Должностная папка составляется непосредственно для определенного набора функций и применима только для одной должности.
Для чего нужна должностная папка
Нередко один специалист выполняет функции нескольких должностей. Особенно часто так происходит в небольших компаниях. В такой ситуации работник часто концентрируется только на одной функции, которую посчитал основной, и забывает обо всех остальных.
Кроме того, сотрудник может даже не предполагать, что он должен выполнять дополнительные действия, так как на предыдущем месте работы такой обязанности не было. Также возможна ситуация, в которой по аналогии с предыдущей должностью работник начинает заниматься совершенно другими делами, не входящими в его компетенцию. Все это вносит сумятицу, нарушает должностные связи, замедляет процесс работы, делая ее менее продуктивной.
Например, начальник отдела продаж занимается руководством и переговорами с важными клиентами. Кроме того, в его обязанности входит и работа с недовольными заказчиками для снятия негатива. Но если не разработана должностная папка, последняя функция чаще всего забывается. В результате появляется огромное количество плохих отзывов, влияющих на репутацию компании. Владельцу приходится создавать отдел для борьбы с ними или пользоваться услугами сторонних фирм, что влечет дополнительные затраты.
Более того, если начальник отдела продаж не осознает, по каким критериям выбирают важных клиентов, он может начать заниматься обычными. Тем самым сотрудник берется за выполнение чужих обязанностей, забывает о своих, вносит неразбериху в работу отдела.
Наличие должностной папки позволяет полностью осознавать все обязанности работника и методы их выполнения. Опираясь на нее, любой сотрудник в состоянии самостоятельно организовать свою работу, не замедляя деятельность других, не отвлекая руководителя и коллег вопросами и уточнениями. В масштабах даже небольшой компании повышение продуктивности работы после внедрения должностных папок заметно уже спустя 1-2 месяца.
Должностная папка является отличным инструментом и при приеме на работу сотрудника. Каждому HR-специалисту известно, насколько хлопотно введение в должность нового работника. Это занимает время и требует определенных усилий.
Нужно подобрать сотрудника, который будет заниматься обучением, введет в курс дела, расскажет о нюансах работы компании. Для того чтобы новичок начал эффективно выполнять свои обязанности, зачастую требуется потратить от 2 недель до месяца. В это время компания теряет прибыль, так как и обучающий, и обучаемый не в состоянии полноценно работать. Кроме того, затрачиваются ресурсы на оплату труда специалиста, занимающегося обучением новичка. Ошибки и недоработки, неизбежные в начале деятельности нового работника, также лягут на фирму грузом финансовых потерь. Не менее важно, что большое количество новичков уходит на этапе обучения, не выдержав эмоциональной нагрузки, связанной с непониманием нюансов работы. А это накладывает дополнительные хлопоты на HR-отдел, затраты на новый поиск и обучение.
Наличие должностной папки позволяет существенно уменьшить период обучения, сократить расходы и снизить вероятность ухода новичка.
Как создать должностную папку
Необходимо понимать, что должностная папка создается непосредственно для определенной должности. К примеру, если начальник отдела продаж совмещает деятельность и руководителя, и менеджера по работе с важными клиентами, у него должны быть две отдельные папки.
Прежде всего создается список функций, за выполнение которых отвечает сотрудник. В этом поможет должностная инструкция. Далее в папку (подойдет обычный скоросшиватель) собираются описания каждого процесса.
Вам понадобится бланк передачи функции. В нем указывают:
как часто она выполняется (например, каждый понедельник с 8-00 до 10-00);
каждый шаг выполнения функции описывают подробно (кому позвонить, какой документ составить, куда его передать);
к каждому этапу делают список инструментов (что понадобится для его выполнения);
указывают, как найти инструменты (если это электронные документы — путь к папке, если это физические вещи — где они лежат);
к каждому шагу делают список контрагентов (если они участвуют в процессе);
в подробностях описывают действия, если процесс идет не по плану.
Созданные бланки для каждой функции помещают в папку, туда же вставляют приказы и политики, касающиеся должности. Для удобства составляют краткое содержание, чтобы сотрудник понимал, какая информация содержится в материале и как ее быстро найти.
Создание папки и описания функций следует поручить сотруднику, который выполняет их на данный момент. Руководитель не знает всех нюансов и не сможет сделать полноценное описание.
Хранится папка на рабочем месте сотрудника. Если на должность приходит новый работник, в его задачу входит ознакомление со всем этим материалом. Обязанность HR-специалиста — провести затем небольшой экзамен. Не стоит заставлять работника учить информацию наизусть. Достаточно, чтобы он знал, где найти описание нужного действия и как его использовать.
Также важно разместить в папке информацию о критериях оценки деятельности сотрудника. Следует описать, по каким стандартам и кем будет оцениваться результативность его работы.
На первый взгляд процесс создания должностных папок кажется громоздким. Но если его провести, в будущем работа компании станет значительно продуктивней. Кроме того, так как в процессе развития фирмы список функций любого сотрудника может меняться, их легко обозначить в уже существующей папке. А при передаче отдельных функций другому должностному лицу никаких проблем и временных затрат не будет.
Как применять «должностные папки» после того, как они разработаны?
Многие понимают, что ДП (должностные папки) это полезный инструмент и было бы здорово их разработать, но не все понимают, что делать с ними дальше.
Это понятно, но вот, например для чего они нужны существующим сотрудникам, которые уже «приработались» и хорошо выполняют свою работу? Нужны ли ДП им?
А если нужны то, что с ДП делать? Как использовать? Это знают не все.
Прежде чем я объясню, давайте разберём острую проблему, с которой приходится сталкиваться, во время разработки и внедрения ДП с существующими сотрудниками.
Почему подавляющее большинство существующих сотрудников относятся недоброжелательно к подобным нововведениям?
1. Некоторые нововведения, с которым им пришлось столкнуться раньше, имели негативные последствия, по отношению к ним.
Необязательно в Вашей компании, а вообще. Причём необязательно их было много, главное, что теперь есть страх и опасение, что очередные изменения не к добру.
2. Большинство, просто не любит изменений.
Даже положительные изменения, начинают восприниматься как положительные не сразу, а только после того, когда человек реально получит, какую-то пользу, превышающую затраченные силы на получение этой пользы.
Поэтому, когда новичок приходит в компанию, он всё воспринимает как существующую норму и готов работать на данных условиях, а существующие сотрудники, для того, чтобы приняли нововведения, с ними нужно уладить эти моменты, т.е.:
А – они должны получить пользу от этого нововведения.
Осознать то, что благодаря именно этому нововведению они получили конкретную пользу.
Б – убедиться в том, что от этого нововведения, для компании и них самих, больше пользы, чем вреда.
В – осознать, что теперь им придётся руководствоваться ДП в процессе работы, потому что как раньше уже не получается (об этом ниже).
Поэтому, в большинстве компаний, только после того, как будут улажены эти моменты, недовольства, протесты и прочее перестанут существовать.
В одной компании, на заре деятельности все сделки и заявки с клиентами оформляли в Эксель.
Шло время, увеличился штат сотрудников, увеличилось общее количество сделок и работать в Эксель стало трудоёмко.
Руководство решило перейти на программу (для их вида деятельности), в которой удобней и быстрей выполнять большинство необходимых функций.
Чтобы сгладить переход, утвердили переходный период на 2 недели, в течение которого сотрудники имели право первоначально оформлять все заявки и прочие документы в Эксель, но после того, как сделка будет оформлена, переносить все данные в программу.
Тем самым, они должны были постепенно обучиться тому, как это делать в программе, чтобы через 2 недели полностью на неё перейти, НО буквально на второй день начались протесты и чуть ли не сбор подписей против внедрения этой программы.
Общая идея сотрудников была такова: «Мы уже привыкли и делаем всё быстро! Мы не хотим переобучаться. »
Руководство, конечно, не поддалось на эти протесты, и продолжили переход.
Двух недель не потребовалось, освоение программы прошло меньше чем за неделю, и они полностью перешли на неё.
Через месяц руководитель предложил вернуться к старой схеме – работа в Эксель 🙂 На что все сотрудники, в один голос заявили: «Мы уже не хотим работать в Эксель, в программе действительно удобней работать» 🙂
Это небольшой пример того, что если довести до результата, который можно «пощупать», т.е. ощутить пользу от нововведения на себе, то появляется согласие с его целесообразностью.
То же самое и с ДП, если существующие сотрудники поймут, каким образом эти ДП могут им быть полезными, смогут получать для себя пользу, при выполнении своих обязанностей, то у них появится согласие с их наличием и использованием.
Идеальная картина, к которой нужно прийти – сотрудники, руководствуясь в работе ДП и обнаружив в них упущенные функции, неполное описание, ошибки и т.п., сообщают об этом Ответственному за ДП, с целью привидения их в оптимальное состояние.
ТАК ВСЁ-ТАКИ, КАК ЭТО УЛАДИТЬ?
1. Нужно чётко представлять, КАК вы будете использовать ДП с существующими сотрудниками. (См. на рисунке ниже)
2. После разработки ДП, использовать их в работе компании, по этой схеме.
3. Не смотря ни на что, продолжать использовать ДП по данной схеме.
В ней всего ТРИ основных действия, которые нужно отработать, чтобы они применялись безупречно.
СХЕМА РАБОТЫ С ДОЛЖНОСТНЫМИ ПАПКАМИ
Описание работы с готовой ДП, по данной схеме.
Готовая ДП – папка с контрольным листом, в которой достаточное описание работы для того, чтобы сотрудник мог выполнять свою работу руководствуясь теми данными, которые находятся в ДП.
а) Введение в должность новых сотрудников.
б) Обучение существующих сотрудников на новый пост, например при переходе с одной должности на другую.
в) Ознакомление и обучение произведённым изменениям в ДП.
а) Проводить инспекции на знание того, в какой последовательности нужно выполнять те функции, которые закреплены за данным постом.
а) Обнаруживать то, что нужно улучшить в работе компании и/или ДП.
Это действие производиться совместно с руководителями тех отделов, в которых предполагается это осуществить, как правило, для повышения эффективности работы и/или для повышения качества производимых продуктов.
б) Определить необходимые изменения, которые нужно произвести.
в)Внести изменения в ДП соответствующих постов.
Это создаёт возможность производить большое количество ПРАВИЛЬНЫХ изменений в компании, с уверенностью в том, что ВСЕ эти изменения будут выполняться нужными постами.
Здорово звучит?! 🙂 Я бы сам в это не поверил, если бы не был свидетелем того, как это происходило в знакомой мне компании.
Давайте рассмотрим пример из их практики, для того, чтобы увидеть, как это работает в реальной жизни, а не на бумаге:
Транспортная компания, занимаются организацией автогрузоперевозок.
МРК (Менеджер по работе с клиентами) продают услугу, а затем осуществляют поиск необходимого транспорта для того, чтобы предоставить саму услугу по организации грузоперевозки.
В некоторых случаях, когда у одного МРК несколько заявок, и он не успевает выполнить их все, он может передать часть заявок на поиск транспорта другому МРК, у которого есть на это время. До определённого момента, это делалось устно, но возникало несколько проблем:
· Не была распределена ответственность между этими МРК, т.е. кто, за что отвечает в рамках таких сделок.
· Трудоёмко было рассчитывать з/п, т.к. не был настроен сам механизм расчета по таким заявкам. В итоге бухгалтер делала это вручную.
1. Разделить должность МРК на МРК и Логиста.
МРК – оставить функции по работе с клиентами.
Логист – функции по организации грузоперевозки.
Таким образом, один сотрудник будет работать в двух должностях, но осознавая, когда он является МРК, а когда Логистом.
2. Произвести эти изменения в ДП (должностных папках).
3. Настроить механизм письменной передачи заявок.
Чтобы МРК передавали Логистам не устно, а через бланк, в котором указаны все необходимые данные для организации перевозки.
4. Применить этот бланк, для расчёта з/п, чтобы упростить процесс начисления з/п по таким сделкам.
Для того, чтобы довести ДП МРК, Логиста и Бухгалтера, до отличного состояния, т.е дописать все упущения, устранить косяки, пришлось ещё несколько раз прогнать всё по данной схеме 3 – 1 – 2 – 3 – 1 – 2 …
Если я что-либо упустил или не совсем понятно описал какой-то момент, напишите мне Ваш вопрос, и я обязательно Вам отвечу – info@thm.su для Вячеслава.
Миф №3 – на разработку «Должностных папок» нужно ооочень много времени!
«Он вернулся домой, купив по дороге твердую жёлтую папку с ботиночными тесёмками.
— Ну? – спросили в один голос истомлённые желанием Балаганов и Паниковский.
Остап молча прошёл к бамбуковому столику, положил перед собой папку и крупными буквами вывел надпись: «Дело Александра Ивановича Корейко. Начато 25 июня 1930 года. Окончено …..……. го дня 193… г.».
— Что там внутри? – спросил любопытный Паниковский.
— О! – сказал Остап. – Там внутри есть всё: пальмы, девушки, голубые экспрессы, синее море, белый пароход, мало поношенный смокинг, лакей-японец, жена-графиня , собственный биллиард , платиновые зубы, целые носки, обеды на чистом животном масле и, главное, мои маленькие друзья, слава и власть, которую дают деньги.
И он раскрыл папку перед изумлёнными антилоповцами.
«Золотой телёнок» И.Ильф, Е.Петров
Да, полноценная «должностная папка» содержит подробное описание работы поста, а описание работы состоит из множества различных элементов и, чтобы это сделать понадобится время и понадобится его много. Сколько? Это зависит от набора функций, которые необходимо выполнять сотруднику, находящемуся на данном посту и количества элементов, которые используются при выполнении этих функций.
Если посмотреть на конечную цель и представить, что даже года не хватит, чтобы разработать все папки и описать всё так, как нам хочется, то… руки, не то, что опустятся, но они даже и не поднимутся 🙂
Думаю, вы меня понимаете.
Начнём с того, с чего начал, многими любимый персонаж Остап Бендер:
И когда вы это сделаете, это будет означать, что «Лёд тронулся!»
Шаг 2 – Вписываем название должности.
Например: Менеджер по продажам «Рогов и копыт»
Например: Мелкооптовые продажи «Рогов и копыт», юридическим и частным лицам.
Шаг 4 – Составляем список обязанностей
В итоге мы получаем такую милую папочку:
Всё! Это минимальная начинка для «должностной папки», которую УЖЕ можно использовать и которая является ОСНОВОЙ для улучшения и «допиливания».
Поэтому не откладывайте в долгий ящик, разработку «должностных папок» для своих сотрудников!
Знайте, что результат можно получить #прямосейчас 🙂
Корзан Вячеслав
Учебный центр «Основа»
«Обучаем тому, как накапливать успешный опыт работы
и передавать его молодым сотрудникам»