Что такое документопоток в делопроизводстве
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
В статье приведены объяснения таким понятиям, как входящая и исходящая документация, документооборот и его структура, документопоток, его режим и цикличность, внутренняя и внешняя документация. Приведены способы выделения нужной информации и ее хранения в текущих делах и архивах при делопроизводстве.
Виды документопотоков
В наш век информации невозможно себе представить работу любой структуры производства, потребления, регулирования или распределения без документации. Работа с документацией при сегодняшнем информационном бумажном и электронном буме становится все более сложной. Меняются носители информации, меняются люди, которые ее обрабатывают, меняется правовое поле использования информации. Понятие и структура документопотока также подвергаются изменению.
Документ как единица документопотока
Что такое документопоток
Вам будет интересно: Значение слова «порядок». Определение, происхождение и употребление
Документопотоки в организации (имеются в виду и предприятия тоже) по направлению делятся на входящие и исходящие. Каждый вид потока необходимо отделять друг от друга во избежание ошибок и путаницы в работе с документами.
Исходящий документопоток составляют документы, созданные и оформленные или обработанные в организации. Всем исходящим документам обязательно присваивается порядковый номер, они проверяются на наличие необходимых реквизитов и их правильность, они должны фиксироваться в журналах с указанием даты (как правило, это дата подписания документа), исходящего номера и кода подразделения, подготовившего документ.
При невозможности обработки документопотока сразу же (его резком увеличении) необходимо увеличивать штат обрабатывающих документы сотрудников во избежание ошибок и промедлений, обходящихся организации зачастую очень дорого.
Виды документопотоков могут быть самые разные, все зависит от вида деятельности организации и методов ее работы.
Для больших организаций и предприятий правильно выстроенный документопоток так же важен, как и поток материалов или выпущенной продукции. Для больших потоков документов разрабатываются и применяются даже документационные технологические процессы.
Понятие о внешних и внутренних потоках документов
Кроме входящей и исходящей информации в организации можно выделить внутреннюю, т.е. информацию, создаваемую и используемую только внутри самой организации. Эта информация может иметь определенную степень секретности и не быть общедоступной даже внутри одного подразделения. Обмен письмами между подразделениями одной организации обычно не принят. Для документального общения используются так называемые служебные записки (докладные, объяснительные, справки), подписываемые руководителями подразделений. Кроме служебных записок в организации функционируют приказы, указания, справки, техническая документация и другая документация.
Параметры документопотока
Содержание, или функциональность
Структура документопотока
Понятие и структуру документооборота можно описать теми признаками, с помощью которых дается классификация документов и их индексация, формируется вся система ориентирования в справочном аппарате документов организации. Обычно такая структура соответствует виду и целевому назначению потока документов.
Режим и цикличность
Эти параметры определяют изменения в нагрузке поступления информации во времени. Это, например, резкое увеличение объема работ с личными делами абитуриентов учебного заведения во время приемной кампании или с документами студентов в период сессий и окончания дипломирования.
Такие изменения связаны с внутренними ритмами работы организации и обычно вполне предсказуемы и планируемы.
Изменения направления документопотоков
Эти изменения связаны с содержанием работы подразделения обработки информации. Это отличия в способах регистрирования документов, способах контроля за сроками исполнения документов, способах ознакомления с ними, и, особенно, утверждения и согласования различных документов. На изменение направлений документопотоков будут влиять еще и внутренние изменения в структуре и направлении деятельности организаций.
Объем документопотока
Объем документооборота организации включает общее количество документов во всех потоках.
Совершенствование работы с документопотоками в организации
Для совершенствования этой работы необходимо исследование всего процесса делопроизводства, установление четких рекомендаций, делающих процесс технологически грамотным: убирать дублирование при работе с документами, исключать согласование документа подразделениями, не имеющими к нему отношения. Чем больше документооборот, тем более загружен управленческий аппарат организации, или хотя бы его большая часть.
Одним из главных моментов улучшения работы персонала с документами является уровень его профессиональной подготовки на всех этапах движения документопотока, оптимальная загруженность персонала работой, четкая регламентация работы с документом в каждом подразделении.
Регламентация и стандартизация при больших документопотоках дают возможность применения механизации и автоматизации делопроизводства, снижают численность сотрудников, работающих с документами, до оптимальной количества.
К сожалению, сведения об объемах документопотоков обычно занижены, что связано с несовершенными методиками учета.
Документооборот и виды документопотоков
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Февраля 2015 в 11:10, контрольная работа
Краткое описание
Содержание
Введение
3
1
Документооборот и виды документопотоков
3
1.1
Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю
6
1.2
Этапы обработки исходящих документов
7
1.3
Этапы обработки внутренних документов
7
2
Классификация деловых документов
8
3
Реквизиты
9
3.1
Состав реквизитов документов
10
4
Формуляр
12
5
Бланки документов
12
6
Правила оформления реквизитов
13
Список используемой литературы
Прикрепленные файлы: 1 файл
Основы делопроизводства.doc
Документооборот и виды документопотоков
Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю
Этапы обработки исходящих документов
Этапы обработки внутренних документов
Классификация деловых документов
Состав реквизитов документов
Правила оформления реквизитов
Список используемой литературы
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли, в основном, роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть:
«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
— оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов
— создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)
— создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел)
— создание условий для хранения документов.
1 Документооборот и виды документопотоков
Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие)
2. пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)
2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
1.1 Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю
1.2 Этапы обработки исходящих документов
1.3 Этапы обработки внутренних документов
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности.
1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.
3. Согласованные приказы подписываются руководителем.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.
2 Классификация деловых документов
Существует множество способов классификации управленческих документов:
2. По происхождению документы делятся на официальные и личные.
Официальные документы – создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительское удостоверение и т.д.).
Личные документы – создаются лицами вне сферы их служебной деятельности;
3. По месту составления документы делятся на:
внешние документы – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);
внутренние документы – составленные в данном учреждении и используемые внутри его;
Выполнение правил оформления документов обеспечивает:
Требования к деловым бумагам закреплены:
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68).
Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).
4. До настоящего времени не полностью устаревшими и в некоторых разделах до сих пор актуальными остаются нормативные документы, принятые несколько десятилетий назад. К ним относятся
4.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.
5. Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов.
Документопоток
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
· потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536.
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет