Что такое документационное обеспечение управления
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
Документационное обеспечение управления
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции
Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :
Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
Что такое документационное обеспечение управления
хРТБЧМЕОЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЕК ПУОПЧБОП ОБ УМЕДХАЭЙИ РТПГЕУУБИ:
йОЖПТНБГЙПООПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ХРТБЧМЕОЙС УПУФПЙФ Ч УВПТЕ Й РЕТЕТБВПФЛЕ ЙОЖПТНБГЙЙ, ОЕПВИПДЙНПК ДМС ПВЕУРЕЮЕОЙС ХЛБЪБООЩИ РТПГЕУУПЧ Й РТЙОСФЙС ПВПУОПЧБООЩИ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ТЕЫЕОЙК. йОЖПТНБГЙПООП-ДПЛХНЕОФБГЙПООПЕ ПВУМХЦЙЧБОЙЕ СЧМСЕФУС ПУОПЧОПК ПВЕУРЕЮЙЧБАЭЕК ЖХОЛГЙЕК ХРТБЧМЕОЙС.
лБЮЕУФЧП РТЙОЙНБЕНЩИ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ТЕЫЕОЙК ЪБЧЙУЙФ ПФ ЛБЮЕУФЧБ ЙОЖПТНБГЙЙ, ОБ ПУОПЧЕ ЛПФПТПК ПОЙ РТЙОЙНБАФУС. лБЮЕУФЧП ЙОЖПТНБГЙЙ ПРТЕДЕМСЕФУС ФЕН, ОБУЛПМШЛП ПОБ УППФЧЕФУФЧХЕФ ЛТЙФЕТЙСН ЕЕ ПГЕОЛЙ. уХЭЕУФЧХЕФ РСФШ ХОЙЧЕТУБМШОЩИ ЛТЙФЕТЙЕЧ ПГЕОЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ: РПМОПФБ, ПРЕТБФЙЧОПУФШ, ДПУФПЧЕТОПУФШ, БДТЕУОПУФШ Й ДПУФХРОПУФШ ДМС ЧПУРТЙСФЙС.
пРЕТБФЙЧОПУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ РТЕДРПМБЗБЕФ, ЮФП ЪБ ЧТЕНС УВПТБ Й ПВТБВПФЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ УПУФПСОЙЕ ПВЯЕЛФБ ОЕ ЙЪНЕОЙМПУШ, Ф.Е. ЙОЖПТНБГЙС СЧМСЕФУС БЛФХБМШОПК. ьФП ОЕ ПЪОБЮБЕФ, ЮФП ЙОЖПТНБГЙС ЧУЕЗДБ ДПМЦОБ ВЩФШ ДБФЙТПЧБОБ УЕЗПДОСЫОЙН ДОЕН.
бДТЕУОПУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ УПУФПЙФ Ч ФПН, ЮФП ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ РПФПЛЙ (ЙОЖПТНБГЙС) ДПМЦОЩ ВЩФШ ОБРТБЧМЕОЩ МЙГХ, РТЙОЙНБАЭЕНХ ТЕЫЕОЙС, Ф.Е. ЙОЖПТНБГЙС ДПМЦОЩ ВЩФШ Х ФПЗП, ЛПНХ ПОБ ОЕПВИПДЙНБ.
дПУФХРОПУФШ ЙОЖПТНБГЙЙ ДМС ЧПУРТЙСФЙС ЪБЛМАЮБЕФУС Ч РТЕДУФБЧМЕОЙЙ ЕЕ Ч ХДПВОПК ДМС ПВТБВПФЛЙ Й БОБМЙЪБ ЖПТНЕ.
мАВБС ДЕСФЕМШОПУФШ ЮЕМПЧЕЛБ ЧУЕЗДБ ЧЛМАЮБЕФ ДЧБ ЛПНРПОЕОФБ:
оЕЪБЧЙУЙНП ПФ УЖЕТЩ ДЕСФЕМШОПУФЙ ЮЕМПЧЕЛБ ЧЩРПМОЕОЙЕ МАВПК ТБВПФЩ Й ТЕЫЕОЙЕ МАВПК РТПВМЕНЩ ЧУЕЗДБ УЧСЪБОП У ЙУРПМШЪПЧБОЙЕН ХЦЕ УХЭЕУФЧХАЭЕК Й УПЪДБОЙЕН ОПЧПК ЙОЖПТНБГЙЙ. чБЦОХА ТПМШ РТЙ ЬФПН ЙЗТБАФ ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ РТПГЕУУЩ. лБЦДЩК ЙОЖПТНБГЙПООЩК РТПГЕУУ ЙНЕЕФ ЛПОЛТЕФОХА ГЕМШ ЧПЪДЕКУФЧЙС ОБ ЙОЖПТНБГЙА Й НПЦЕФ ВЩФШ ТЕБМЙЪПЧБО ПРТЕДЕМЕООЩН НЕФПДПН (ЙМЙ ОБВПТПН НЕФПДПЧ) У РТЙНЕОЕОЙЕН ФЕИОЙЮЕУЛЙИ УТЕДУФЧ.
йОЖПТНБГЙПООБС ФЕИОПМПЗЙС РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК УЙУФЕНХ НЕФПДПЧ Й УТЕДУФЧ ТЕБМЙЪБГЙЙ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ РТПГЕУУПЧ, Б ФБЛЦЕ УРПУПВПЧ ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЬФЙИ УТЕДУФЧ. йОЖПТНБГЙПООБС ФЕИОПМПЗЙС ДПМЦОБ ВЩФШ ПТЙЕОФЙТПЧБОБ ОБ УОЙЦЕОЙЕ ФТХДПЕНЛПУФЙ РТПГЕУУПЧ ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙОЖПТНБГЙПООПЗП ТЕУХТУБ, Б ФБЛЦЕ РПЧЩЫЕОЙЕ ЙИ ОБДЕЦОПУФЙ Й ПРЕТБФЙЧОПУФЙ.
йОЖПТНБГЙПООЩЕ ФЕИОПМПЗЙЙ НОПЗПЮЙУМЕООЩ Й НОПЗППВТБЪОЩ: РП ПВУМХЦЙЧБЕНЩН РТЕДНЕФОЩН ПВМБУФСН (ВХИЗБМФЕТУЛЙК ХЮЕФ, ОБМПЗПЧБС, УФТБИПЧБС ДЕСФЕМШОПУФШ Й ДТ.), РП УФЕРЕОЙ ПИЧБФБ ЪБДБЮ ХРТБЧМЕОЙС (ЬЛУРЕТФОБС РПДДЕТЦЛБ, ЬМЕЛФТПООБС ПВТБВПФЛБ ДБООЩИ Й ДТ.), РП ПТЙЕОФБГЙЙ ОБ ЧЙД ПВТБВБФЩЧБЕНПК ЙОЖПТНБГЙЙ (ФЕЛУФПЧБС, ЗТБЖЙЮЕУЛБС, НХМШФЙНЕДЙКОБС Й ДТ.) Й Ф.Д. оБЙВПМЕЕ ТБУРТПУФТБОЕООПК СЧМСЕФУС ФЙРПМПЗЙС ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ФЕИОПМПЗЙК Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ТБЪМЙЮЙЕН ЙОЖПТНБГЙПООЩИ РТПГЕУУПЧ. рТЙ ЬФПН ТБЪМЙЮБАФ УМЕДХАЭЙЕ ФЙРЩ ФЕИОПМПЗЙК: УВПТБ ЙОЖПТНБГЙЙ; РЕТЕДБЮЙ ЙОЖПТНБГЙЙ; ОБЛПРМЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ; ПВТБВПФЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ; ИТБОЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ; РТЕДУФБЧМЕОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ; ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ.
хРТБЧМЕОЮЕУЛБС ДЕСФЕМШОПУФШ ПУОПЧБОБ ОБ ТЕБМЙЪБГЙЙ ЧУЕИ РЕТЕЮЙУМЕООЩИ ЧЙДПЧ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ФЕИОПМПЗЙК Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФША Й УПДЕТЦБОЙЕН ПФДЕМШОЩИ ЬФБРПЧ РТПГЕУУБ РТЙОСФЙС ТЕЫЕОЙК. рПЬФПНХ УПЧТЕНЕООЩЕ ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ ФЕИОПМПЗЙЙ ПВЕУРЕЮЕОЙС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ ПУОПЧБОЩ ОБ ЛПНРМЕЛУОПН ЙУРПМШЪПЧБОЙЙ ТБЪМЙЮОЩИ ЧЙДПЧ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ РТПГЕУУПЧ ОБ ВБЪЕ ЕДЙОПЗП ФЕИОЙЮЕУЛПЗП ЛПНРМЕЛУБ, ПУОПЧПК ЛПФПТПЗП СЧМСАФУС УТЕДУФЧБ ЛПНРШАФЕТОПК ФЕИОЙЛЙ.
йУФПЮОЙЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ (ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ ТЕУХТУЩ) РП ПВМБУФЙ ЖПТНЙТПЧБОЙС НПЦОП ТБЪДЕМЙФШ ОБ ЧОХФТЕООЙЕ Й ЧОЕЫОЙЕ. уФТХЛФХТБ ЙУФПЮОЙЛПЧ ЙОЖПТНБГЙЙ РТЕДУФБЧМЕОБ ОБ ТЙУХОЛЕ 2.
л ЧОХФТЕООЙН ЙУФПЮОЙЛБН ЙОЖПТНБГЙЙ НПЦОП ПФОЕУФЙ ДЧБ ЛПНРМЕЛУБ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ТЕУХТУПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ: ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧХА УЙУФЕНХ ПТЗБОЙЪБГЙЙ (йру) Й УРТБЧПЮОП-ЙОЖПТНБГЙПООХА УЙУФЕНХ (уйу).
йру ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЧЛМАЮБЕФ Ч УЕВС ДПЛХНЕОФБМШОЩК ЖПОД (УПЧПЛХРОПУФШ ДПЛХНЕОФПЧ ОБ ВХНБЦОЩИ Й ЬМЕЛФТПООЩИ ОПУЙФЕМСИ, ПВТБЪХАЭЙИУС Ч ТЕЪХМШФБФЕ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ), УХЭЕУФЧХАЭЙЕ ТЕЗЙУФТБГЙПООП-ЛПОФТПМШОЩЕ ЖПТНЩ Й ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЩ (ЛМБУУЙЖЙЛБГЙПООЩЕ УРТБЧПЮОЙЛЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ), ФБЛЙЕ ЛБЛ ОПНЕОЛМБФХТБ ДЕМ, ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ЧПРТПУПЧ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й Ф.Р. уйу ЖПТНЙТХЕФУС У ХЮЕФПН ГЕМЕК, ЪБДБЮ, ПВМБУФЙ, ОБРТБЧМЕОЙС Й УРЕГЙЖЙЛЙ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ. уйу НПЦЕФ УПДЕТЦБФШ: РЕТЕЮЕОШ РПФЕОГЙБМШОЩИ РБТФОЕТПЧ (ПВЯЕЛФПЧ ДЕМПЧПЗП УПФТХДОЙЮЕУФЧБ); РЕТЕЮЕОШ ПЖЙГЙБМШОЩИ (ПВСЪБФЕМШОЩИ ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС) ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ; УРТБЧПЮОЩЕ ДБООЩЕ ПТЗБОЙЪБГЙК-РБТФОЕТПЧ; УФБФЙУФЙЮЕУЛЙЕ Й ПФЮЕФОЩЕ ДБООЩЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й Ф.Д. рТЙ ЖПТНЙТПЧБОЙЙ уйу ОЕПВИПДЙНП ХУФБОПЧЙФШ ТЕБМШОХА РПФТЕВОПУФШ Й РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ ЖПТНЙТПЧБОЙС ПФДЕМШОЩИ ЮБУФЕК (ЬМЕНЕОФПЧ) УРТБЧПЮОП-РПЙУЛПЧПЗП БРРБТБФБ. ьЖЖЕЛФЙЧОПУФШ уйу ПРТЕДЕМСЕФУС ПВПУОПЧБООПУФША ЧЧПДЙНПК ЙОЖПТНБГЙЙ.
чОЕЫОЙНЙ ЙУФПЮОЙЛБНЙ ЙОЖПТНБГЙЙ СЧМСАФУС ЙУФПЮОЙЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ, ЖПТНЙТХЕНЩЕ ЧП ЧОЕЫОЕК УТЕДЕ Й УПДЕТЦБЭЙЕ ЙОЖПТНБГЙА П ЧОЕЫОЕК УТЕДЕ. чОЕЫОЙЕ ЙУФПЮОЙЛЙ ЙОЖПТНБГЙЙ НПЦОП ХУМПЧОП УЗТХРРЙТПЧБФШ УМЕДХАЭЙН ПВТБЪПН:
3.1.2 рПОСФЙЕ «ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙК ДПЛХНЕОФ»
уПЪДБОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ПТЗБОЙЪБГЙСИ ПВХУМПЧМЕОП ДЧХНС ПУОПЧОЩНЙ ЖБЛФПТБНЙ:
дПЛХНЕОФЩ Ч ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ ОЕУХФ Ч УЕВЕ БТЗХНЕОФБГЙА РТЙОЙНБЕНЩИ ТЕЫЕОЙК, СЧМСАФУС РПДФЧЕТЦДЕОЙЕН РТЕДРТЙОСФЩИ ДЕКУФЧЙК. уМЕДХЕФ ПФНЕФЙФШ, ЮФП ФПМШЛП ЗТБНПФОП Й РТБЧЙМШОП УПУФБЧМЕООЩК ДПЛХНЕОФ СЧМСЕФУС ЗБТБОФПН ХУРЕЫОПК ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ. чЩРПМОЕОЙЕ ЕДЙОЩИ РТБЧЙМ ПЖПТНМЕОЙС ДПЛХНЕОФПЧ ПВЕУРЕЮЙЧБЕФ: АТЙДЙЮЕУЛХА УЙМХ ДПЛХНЕОФБ, ПРЕТБФЙЧОПЕ Й ЛБЮЕУФЧЕООПЕ УПУФБЧМЕОЙЕ Й ПЖПТНМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ПТЗБОЙЪБГЙА ВЩУФТПЗП РПЙУЛБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙОФЕОУЙЧОПЕ ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК Ч ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ Й Ф.Д.
фБЛЙН ПВТБЪПН, РПОСФЙЕ «ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙК ДПЛХНЕОФ» ЧЛМАЮБЕФ УТЕДУФЧП ЖЙЛУЙТПЧБОЙС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ЙОЖПТНБГЙЙ, ПФТБЦБАЭЕК ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙЕ ТЕЫЕОЙС, ОБ НБФЕТЙБМШОЩИ ОПУЙФЕМСИ РП ПРТЕДЕМЕООЩН ОПТНБН Й РТБЧЙМБН, ЛПФПТЩЕ РТЕДХУНБФТЙЧБЕФ РТПГЕУУ УПУФБЧМЕОЙС Й ПЖПТНМЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
уПЧПЛХРОПУФШ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ ОБЪЩЧБЕФУС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЕК. л ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ ПФОПУСФУС ЖХОЛГЙПОБМШОЩЕ ЛПНРМЕЛУЩ ДПЛХНЕОФПЧ ЙМЙ ЖХОЛГЙПОБМШОЩЕ РПФПЛЙ, НБУУЙЧЩ ЙМЙ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ.
зПУХДБТУФЧЕООПЕ ТЕЗХМЙТПЧБОЙЕ РТПГЕУУПЧ ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС ФТЕВХЕФ ПФ ЗТБЦДБО, ПТЗБОПЧ ЗПУХДБТУФЧЕООПК ЧМБУФЙ, ПТЗБОПЧ НЕУФОПЗП УБНПХРТБЧМЕОЙС, ПТЗБОЙЪБГЙС Й ПВЭЕУФЧЕООЩИ ПВЯЕДЙОЕОЙК Ч ПВСЪБФЕМШОПН РПТСДЛЕ РТЕДУФБЧМСФШ ДПЛХНЕОФЙТПЧБООХА ЙОЖПТНБГЙА ПТЗБОБН Й ПТЗБОЙЪБГЙСН, ПФЧЕФУФЧЕООЩН ЪБ ЖПТНЙТПЧБОЙЕ Й ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ТЕУХТУПЧ. рЕТЕЮОЙ РТЕДУФБЧМСЕНПК ДПЛХНЕОФЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙЙ Й РЕТЕЮОЙ ПТЗБОПЧ Й ПТЗБОЙЪБГЙК, ПФЧЕФУФЧЕООЩИ ЪБ УВПТ Й ПВТБВПФЛХ ЖЕДЕТБМШОЩИ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ ТЕУХТУПЧ, ХФЧЕТЦДБЕФ рТБЧЙФЕМШУФЧП тж.
В) РП УРПУПВХ ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС: РЙУШНЕООЩЕ; ЙЪПВТБЪЙФЕМШОЩЕ; ЗТБЖЙЮЕУЛЙЕ; ЖПФП-, ЖПОП-, ЛЙОПДПЛХНЕОФЩ; ДПЛХНЕОФЩ, УПЪДБООЩЕ У РПНПЭША ЛПНРШАФЕТОПК ФЕИОЙЛЙ;
Ч) РП УПДЕТЦБОЙА ЙМЙ РП ТПДХ ДЕСФЕМШОПУФЙ: ПТЗБОЙЪБГЙПООП-ТБУРПТСДЙФЕМШОЩЕ; РМБОПЧЩЕ; ВХИЗБМФЕТУЛЙЕ Й Ф.Д.;
Л) РП УТПЛБН ЙУРПМОЕОЙС: УТПЮОЩЕ; ОЕУТПЮОЩЕ;
М) РП УТПЛБН ИТБОЕОЙС: ДПЛХНЕОФЩ РПУФПСООПЗП ИТБОЕОЙС; ДПМЗПЧТЕНЕООПЗП ИТБОЕОЙС (УЧЩЫЕ 10 МЕФ); ЧТЕНЕООПЗП ИТБОЕОЙС (ДП 10 МЕФ);
Н) РП УФЕРЕОЙ РПДМЙООПУФЙ: РПДМЙООЙЛЙ; ПТЙЗЙОБМЩ; ЛПРЙЙ; ДХВМЙЛБФЩ.
3.1.3 аТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ДПЛХНЕОФБ
дМС ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ АТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ДПЛХНЕОФПЧ ЮТЕЪЧЩЮБКОП ЧБЦОБ, Ф.Л. ПОЙ УМХЦБФ УРПУПВПН ДПЛБЪБФЕМШУФЧБ ЪБЛМАЮЕООПК Ч ОЙИ ЙОЖПТНБГЙЙ Й РТЕДУФБЧМСАФ ПДОХ ЙЪ ЖПТН ЧЩТБЦЕОЙС РТБЧБ.
оБ РТЙПВТЕФЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПН АТЙДЙЮЕУЛПК УЙМЩ ЧМЙСЕФ НОПЦЕУФЧП ЖБЛФПТПЧ. пТЗБО ХРТБЧМЕОЙС ЙМЙ ДПМЦОПУФОПЕ МЙГП, ЧЩРХУЛБАЭЙЕ ДПЛХНЕОФ ПВСЪБОЩ:
уМЕДХЕФ ТБУУНПФТЕФШ АТЙДЙЮЕУЛХА УЙМХ ТБЪМЙЮОЩИ ЧЙДПЧ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ЙИ РПДМЙООПУФЙ.
оЕТЕДЛЙ «ХНОПЦЕООЩЕ ПТЙЗЙОБМЩ», Ф.Е. ПТЙЗЙОБМЩ, УПУФБЧМСЕНЩЕ Ч ОЕУЛПМШЛЙИ ЬЛЪЕНРМСТБИ. оБРТЙНЕТ, ДПЗПЧПТ НЕЦДХ ЗПУХДБТУФЧБНЙ У ДТЕЧОЕКЫЙИ ЧТЕНЕО УПУФБЧМСЕФУС Ч ЛПМЙЮЕУФЧЕ ЬЛЪЕНРМСТПЧ, УППФЧЕФУФЧХАЭЙИ ЮЙУМХ ДПЗПЧБТЙЧБАЭЙИУС УФПТПО, РТЙ ЬФПН ЛБЦДЩК ЬЛЪЕНРМСТ СЧМСЕФУС ПТЙЗЙОБМПН.
пТЙЗЙОБМЩ ДПЛХНЕОФПЧ РП УЧПЕНХ ЧОЕЫОЕНХ ЧЙДХ НПЗХФ ВЩФШ ВЕМПЧЙЛБНЙ Й ЮЕТОПЧЙЛБНЙ.
чУЕ ПЖЙГЙБМШОП ОЕЪБЧЕТЕООЩЕ ЧЙДЩ ЛПРЙК ОЕ ЙНЕАФ АТЙДЙЮЕУЛПК УЙМЩ. ъБЧЕТЕОЙЕ ЛПРЙК ДПМЦОП РТПЙЪЧПДЙФУС УБНПК ПТЗБОЙЪБГЙЕК ЙМЙ, РП ОЕПВИПДЙНПУФЙ, ОПФБТЙХУПН. оПФБТЙБМШОПЗП ЪБЧЕТЕОЙС ПВЩЮОП ФТЕВХАФ ДМС ЛПРЙК ХЮТЕДЙФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ЛПФПТЩЕ РТЕДУФБЧМСАФУС Ч ТБЪМЙЮОЩЕ ЗПУХДБТУФЧЕООЩЕ УФТХЛФХТЩ (УХДЕВОЩЕ, ОБМПЗПЧЩЕ Й МЙГЕОЪЙПООЩЕ ПТЗБОЩ, ЛПНЙФЕФЩ РП ХРТБЧМЕОЙА ЙНХЭЕУФЧПН Й Ф.Д.) оП Ч РТЙОГЙРЕ МАВБС ЛПРЙС ДПЛХНЕОФБ, ОЕ РТПФЙЧПТЕЮБЭЕЗП ЪБЛПОХ Й ЙНЕАЭЕЗП АТЙДЙЮЕУЛПЕ ЪОБЮЕОЙЕ, НПЦЕФ ВЩФШ ЪБЧЕТЕОБ ОПФБТЙБМШОП. оПФБТЙХУ УМЙЮБЕФ РПДМЙООЙЛ У ЛПРЙЕК Й ЪБЧЕТСЕФ ЕЕ. ъБРТЕЭБЕФУС ОПФБТЙБМШОПЕ УЧЙДЕФЕМШУФЧПЧБОЙЕ ЛПРЙК РБУРПТФПЧ, ЧПЕООЩИ ВЙМЕФПЧ, УМХЦЕВОЩИ ХДПУФПЧЕТЕОЙК.
уБНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙНЕАФ РТБЧП ЪБЧЕТЕОЙС ДПЛХНЕОФПЧ, УПЪДБАЭЙИУС Ч ЬФЙИ ПТЗБОЙЪБГЙСИ. фБЛЦЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ НПЗХФ ЪБЧЕТСФШ ДПЛХНЕОФЩ ЗТБЦДБО РТЙ РТЙЕНЕ ОБ ТБВПФХ (ДЙРМПН, БФФЕУФБФ, ХДПУФПЧЕТЕОЙЕ ОБ МШЗПФЩ Й Ф.Д.) лПРЙЙ ЪБЧЕТСАФУС ТХЛПЧПДЙФЕМЕН ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЙМЙ ХРПМОПНПЮЕООЩН ДПМЦОПУФОЩН МЙГПН (ОБРТЙНЕТ, ОБЮБМШОЙЛПН ПФДЕМБ ЛБДТПЧ ЙМЙ ЪБЧ. ЛБОГЕМСТЙЕК). ъБЧЕТЕООЩЕ ЛПРЙЙ, ОБРТБЧМСЕНЩЕ Ч ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ХДПУФПЧЕТСАФУС РЕЮБФША.
рПДМЙООПУФШ ДПЛХНЕОФБ, РПМХЮЕООПЗП ЙЪ БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙПООПК УЙУФЕНЩ, ХУФБОБЧМЙЧБЕФУС РПУМЕ ЕЗП РПДРЙУБОЙС ДПМЦОПУФОЩН МЙГПН Ч РПТСДЛЕ, ХУФБОПЧМЕООПН ЪБЛПОПДБФЕМШУФЧПН тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ. аТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ДПЛХНЕОФБ, ИТБОЙНПЗП, ПВТБВБФЩЧБЕНПЗП Й РЕТЕДБЧБЕНПЗП У РПНПЭША БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООЩИ ЙОЖПТНБГЙПООЩИ Й ФЕМЕЛПННХОЙЛБГЙПООЩИ УЙУФЕН, НПЦЕФ РПДФЧЕТЦДБФШУС ЬМЕЛФТПООПК ГЙЖТПЧПК РПДРЙУША. аТЙДЙЮЕУЛБС УЙМБ ЬМЕЛФТПООПК ГЙЖТПЧПК РПДРЙУЙ РТЙЪОБЕФУС РТЙ ОБМЙЮЙЙ Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПК ЙОЖПТНБГЙПООПК УЙУФЕНЕ РТПЗТБННОП-ФЕИОЙЮЕУЛЙИ УТЕДУФЧ, ПВЕУРЕЮЙЧБАЭЙИ ЙДЕОФЙЖЙЛБГЙА РПДРЙУЙ, Й УПВМАДЕОЙЙ ХУФБОПЧМЕООПЗП ТЕЦЙНБ ЙИ ЙУРПМШЪПЧБОЙС. рТБЧП ХДПУФПЧЕТСФШ ЙДЕОФЙЮОПУФШ ЬМЕЛФТПООПК ГЙЖТПЧПК РПДРЙУЙ ПУХЭЕУФЧМСЕФУС Ч тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ ОБ ПУОПЧЕ МЙГЕОЪЙЙ.
Что такое документационное обеспечение управления
Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.
Предмет, содержание и задачи ДОУ
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.