Что такое документальная информация

Документированная информация

Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. EdwART. Словарь терминов МЧС, 2010 … Словарь черезвычайных ситуаций

документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика

Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права

Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология

Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Источник

Документированная информация

Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика

Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В трех федеральных… … Большой юридический словарь

Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология

Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Источник

Понятие документированной информации

Международная организация по стандартизации

Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.

Признаки документированной информации

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

Какой бывает?

Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

По возможности распространения бывает:

Свойства документированной информации

К ее свойствам относятся:

Защита документированной информации в российском законодательстве

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Примеры документированных данных

Источник

Документная информация

В профессиональной деятельности, объектом которой яв­ляется документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».

Информация может быть недокументной— не зафикси­рованной на материальном носителе — и документной— закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с доку­ментнойинформацией.

Всю информацию, которую можно получить от докумен­та, допустимо называть информацией документа.Условно она может быть разделена на три составные части: а) инфор­мация документная, б) на документе и в) о носителе и спосо­бе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная инфор­мация, т. е. информация, содержащаяся в документе.Для е е хранения и передачи и был создан данный документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. — это информация о документе как физическом объекте,физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

_Глава 2. Документ как система

лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производи­телей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.

Наконец, информация на документе— это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетель­ствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе име­ет особое значение для изучения истории его создания ифункционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.

Значит, информация документа и документная информа­ция соотносятся как целое и часть.

Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная— это информация, содержащаяся в документе. Документальная— это инфор­мация, основанная на документе (-ах), подтвержденная доку­ментом (-ами). Документная информация может быть доку­ментальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документнаяи документальнаяинформация — это пересекающиеся понятия.

Документная информация является социальной: докумен­ты создают люди для людей. Природная информация, под­вергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социаль­ной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фото­графию, человек получает, запоминает, накапливает и исполь­зует информацию (знания). Специалисты в области инфор­мации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих про­фессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, пе­рерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользо­вание.

1. Каково значение информационной составляющей до­кумента?

2. В чем суть современных концепций информации?

3. Что такое социальная информация?

4. Каковы основные виды социальной информации?

5. Каковы отличительные черты массовой и специаль­ной информации?

6. Как соотносятся понятия «документная информа­ция» и «информация документа»?

2.6. Материальная (физическая) составляющая документа

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без ко­торого он существовать не может.

Материальная составляющая документа— это его ве­щественная (физическая) сущность, форма документа, обес­печивающая его способность хранить и передавать информа­цию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет но­ситель информации— материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дис­кет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает вы­полнение документами их главной функции, давая возмож­ность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, при­способленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

Информация, содержащаяся в документе, обязательно за­креплена на каком-то специальном материале(папирус, пер­гамент, бумага, кино-, фотопленка и т. п.), имеющем опреде­ленную форму носителя(лента, лист, карточка, барабан, диск, нитка и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т. п.) и ин­струментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.). Таким образом, под материальной составляющей до­кумента имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирова­ния или записи информации.

Источник

Связь информации и документа. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Понятия «информация» и «документ»

Информация имеет большое значение, так как на ее основе при­нимаются решения, зависящие от полноты информации, ее досто­верности и своевременности предоставления.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широ­кое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Междуна­родном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные из­дания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, во­площенный в материальной форме.

Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в не­скольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Признаки документа

С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам

1)По способу изготовления документы

· Фоно, аудио, акустические документы

2)По ценности содержания

3)По назначению

· Документы для фиксации событий (протокол)

· Документы для передачи информации (письма)

· Документы для выполнения основных задач

4)По стадиям создания

5)По срокам хранения

· Документы постоянного бессрочного срока хранения

· Документы длительного срока хранения

· Документы временного срока хранения до 10 лет

6)По степени гласности

7)По юридической силе

· Документы подлинные (действующие и недействующие)

8)По способу изложения материала

9)По роду деятельности

· УС банковской документации

· УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации

· УС отчетно-статистической документации

· УС документации по труду

· УС внешнеторговой документации

· УС пенсионного фонда РФ

10)По форме

11)По происхождению

12)По срокам изготовления

13)По месту составления

Функции документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

б.Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.

в.Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

а.В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

б.Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)

а.Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.

б.Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

ПОНЯТИЯ «СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СРЕДСТВО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ». ТРАДИЦИОННЫЕ СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. РАЗВИТИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документирование— это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Древнейшим способом фиксации информации является руко­писное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей маши­ны возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин раз­личного назначения.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы при­меняемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информа­ции, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фо­тографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Таким образом, современное документирование включает ис­пользование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявле­ния, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств до­кументирования, которые подразделяют:

ü на простые (карандаш, ручка);

ü механические (пишущие машины);

ü электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

ü электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств документирования раз­личают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

Источник