Что такое документ гост
Что такое документ гост
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Требования к оформлению документов
System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2018-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Что такое документ гост
Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.
Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.
1. Общие положения
— последовательности действий по организации его применения.
Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст.3953; 2016, N 15, ст.2066; N 27, ст.4229).
1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.
1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);
— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.
1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:
2. Термины и определения;
3. Общие требования к созданию документов;
4. Оформление реквизитов документов;
5. Подготовка текстов документов;
6. Бланки документов;
7. Особенности подготовки электронных документов.
2. Термины и определения
Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2011, N 27, ст.3880; 2012, N 29, ст.3988; 2013, NN 14, ст.1668, N 27, ст.3463, N 27, ст.3477; 2014, N 11, ст.1098, N 26 (ч.I), ст.3390; 2016, N 1 (ч.I), ст.65, N 26 (ч.I), ст.3889).
Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448; 2010, N 31, ст.4196; 2011, N 15, ст.2038, N 30, ст.4600; 2012, N 31, ст.4328; 2013, N 14, ст.1658, N 23, ст.2870, N 27, ст.3479, N 52, ст.6961, 6963; 2014, N 19, ст.2302, N 30, ст.4223, N 30, ст.4243, N 48, ст.6645; 2015, N 1, ст.84, N 27, ст.3979, N 29, ст.4389, N 29, ст.4390; 2016, N 26, ст.3877, N 28, ст.4558, N 52, ст.7491, N 52, ст.7491; 2017, N 18, ст.2664, N 24, ст.3478, N 25, ст.3596, N 27, ст.3953, N 31, ст.4825, 4827, N 48, ст.7051; 2018, N 1, ст.66; N 18, ст.2572; N 27, ст.3956; N 30, ст.4546).
3. Общие требования к созданию документов
3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.
3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
Что такое документ гост
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions
Дата введения 2014-03-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы
3 Термины и определения
3.1 Общие понятия
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2 Делопроизводство
3.2.1 Документирование
44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Что такое документ гост
Единая система конструкторской документации
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ
Unified system for design documentation. General requirements for textual documents
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ 2.105-95 с ГОСТ Р 2.105-2019 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
МКС 01.110
ОКСТУ 0002
Дата введения 1996-07-01
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России
ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 7 от 26 апреля 1995 г.)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)
За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МЭК (ИСО 3166) 004]
3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 8 августа 1995 г. N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.
4 ВЗАМЕН ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.906-71
5 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 2006 г. (ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)
ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2018 год
Поправки внесены изготовителем базы данных
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи
ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения
ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 6.38-90* Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
* На территории Российской Федерации отменен без замены.
ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин
ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы
ГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009.
ГОСТ 14236-81 Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).
Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).
Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).
Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.
3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
— машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);
— с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);
— на электронных носителях данных.
3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
— на электронных носителях данных.
3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).
3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.
Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).
Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.
3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.
Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.
После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.
3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.
Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.
3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.
3.10 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандарта ЕСКД.
Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.