Что такое директум и как в нем работать
Делопроизводство
В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.
«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.
Регистрация документов
Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.
РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).
Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.
Рассмотрение и исполнение входящих документов
После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.
Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.
В процессе исполнения поручений обеспечивается:
Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.
Отправка писем корреспондентам
Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.
Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами
Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:
Управление электронными документами
Документы — ключевой носитель информации в компании. С ростом объемов корпоративного контента растут и требования к обеспечению документооборота: созданию, хранению, доступности и поддержанию его в актуальном состоянии.
Решение «Управление документами» позволяет:
Электронный документ
Одно из основных понятий, используемых в системе Directum, — электронный документ.
Каждый электронный документ системы состоит из содержимого (текст, графика, аудио или видео) и реквизитов — карточки с набором атрибутов, описывающих его (автор, тип, дата создания, корреспондент и т.д.). Реквизиты используются для поиска и группировки информации, а также формирования наименований документов в соответствии с принятыми правилами.
Система позволяет организовать упорядоченное хранение документов, разместив ссылки на документы по папкам. Структура папок может задаваться исходя из организационной структуры и процессов организации или личных потребностей конкретного сотрудника. Таким образом, каждый сотрудник сможет быстро найти весь набор документов по определенной тематике. При этом лишние персональные копии документов создавать не нужно.
Для оперативной работы с большим списком документов в папках и в результатах поиска предусмотрены специальные возможности. Пользователь может отобразить в списке видимые колонки, соответствующие реквизитам документа (автор, тип, наименование, №, дата, контрагент, корреспондент и т.д.). С использованием фильтров и сортировки по этим колонкам подходящая информация отбирается и обрабатывается быстрее:
В папках с однотипными документами, которые требуют обязательной обработки, предусмотрена возможность выполнения одного действия сразу над всеми документами.
Например, чтобы пользователю было удобно массово обрабатывать первичные учетные документы, лежащие в одной папке, на ленте проводника предусмотрены кнопки Подписано и На доработку.
Создание электронного документа
Система Directum позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)
Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.
Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.
С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями. Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.
Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).
При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.
Пользователь может занести в Directum уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник Directum(drag&drop).
Ввод и обработка документов
Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты. Далее захваченные документы автоматически импортируются в Directum или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.
Поддержание жизненного цикла и версионности
У документа может быть несколько версий. Благодаря этому на каждом этапе согласования сохраняйте изменения документа в его новых версиях, не создавая дубли.
Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и отсканированную) загрузить в формате PDF.
Каждый вид документа (договор, счет и пр.) имеет свой жизненный цикл. В жизненном цикле задаются стадии и правила перехода между ними. Стадии некоторых документов можно изменять вручную, например, исходящих писем. Как правило, стадии документа изменяются автоматически в процессе его согласования.
Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.
Надежное хранение электронных документов
Directum позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:
Службы файловых хранилищ Directum позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д. Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя дает возможность повысить масштабируемость системы.
Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы Directum позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.
Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:
Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему Directum, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.
Работа с электронной подписью (ЭП)
ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.
В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов Directum, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.
Система Directum поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:
Также для повышения надежности работы с ЭП система Directum может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.
Поиск электронных документов
Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).
Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:
Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.
Документы
Directum RX обеспечивает полный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.
Электронные документы
В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.
Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.
Создание документов
Электронные документы в системе можно создать несколькими способами.
Создание из файла используется, когда документ предварительно разработан локально на компьютере сотрудника или получен по электронной почте. Его можно легко занести в систему, нажав кнопку в карточке, или перетащив локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook в проводник Directum RX с помощью механизма Drag-and-Drop. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.
Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop
Для создания однотипных документов, например, приказов, заявлений, служебных записок, в системе предусмотрены шаблоны, в которых предварительно заполняется часть текста и настраивается оформление. При этом если в шаблон добавлены автоматически заполняемые поля, то при создании документа система подставит в них данные из его карточки. Использование шаблонов позволяет придерживаться единого стиля оформления документации и экономить время при создании однотипных документов.
При создании документа сотруднику доступны шаблоны, которые подбираются исходя из данных в карточке документа. Например, при создании договора в окне для выбора отображаются шаблоны договоров. При выборе шаблона сотрудник может быстро ознакомиться с его содержимым в области предпросмотра.
Создание со сканера позволяет заносить в систему отсканированные копии бумажных документов. Это удобно, например, при обработке входящих писем, которые поступили почтой или с курьером. Отсканировать документ и занести его в систему можно, нажав кнопку в карточке документа или на панели «Версии». Образы страниц отображаются в области предпросмотра, где их можно повернуть и изменить порядок следования, удалить неудачные и сделать новые.
Содержимое документа хранится в его версиях. В системе можно создать неограниченное количество версий в разных форматах, что позволяет избежать появления дублей документов. Например, первая версия формируется при создании документа, а последующие — для внесения в текст изменений при согласовании. Подписанный документ, как правило, сканируется и хранится в формате PDF.
Чтобы посмотреть список всех версий документа, достаточно вызвать контекстное меню в списке:
Для каждой версии также доступно контекстное меню с действиями. Например, выбранную версию можно экспортировать, подписать, отправить вложением в письмо, распечатать и т.д.
Редактирование и просмотр документов
Предварительно ознакомиться с содержимым документа можно с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.
Отправка документов в работу
Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.
Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.
Ознакомиться с документом можно прямо в карточке задачи, задания или уведомления на панели предпросмотра. Возможность позволяет одновременно читать документ и оставлять комментарии в тексте задания.
Бизнес-процессы в Directum 5
Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций. В Directum можно организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ.
Решение Directum «Управление процессами»:
Постановка задач
Сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий. Задачу можно поставить одному или нескольким исполнителям. Также в нее можно добавить любое количество вложений (документов, папок, записей справочников, других задач и заданий), указать срок и сопроводительный текст.
При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в саму задачу, благодаря чему информация по всему семейству задач доступна в удобном структурированном виде.
Задания, по которым были отправлены подзадачи, отмечаются в списке значком стрелки. Он скрывается после выполнения или прекращения всех подзадач. Таким образом, в списке входящих легко видеть задания, к которым подключены другие исполнители.
Права доступа и шифрование задач
В системе Directum пользователь может просматривать только те задачи, на которые у него есть права доступа. По умолчанию они выдаются автоматически только участникам задачи. Также права можно настроить вручную, указав, кто из пользователей, помимо участников, может иметь доступ к задаче.
Для дополнительной защиты задач (в т.ч. всей иерархии переписки) используется шифрование на основе сертификата или паролем. Чтобы открыть зашифрованную задачу, пользователю необходим личный сертификат электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в системе, и/или требуется знать пароль.
Контроль исполнения
Каждое задание имеет свой контрольный срок — дату и время, до которого оно должно быть выполнено. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи.
Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).
Проконтролировать ход процесса также можно с помощью схемы маршрута, в которой наглядно изображены этапы.
Управление бизнес-процессами
Directum предоставляет инструменты моделирования и исполнения бизнес-процессов согласно концепции BPM.
Механизм типовой маршрутизации (ТМ) является мощным инструментом для настройки процессов в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. Удобный графический редактор и отладчик ТМ позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, быстро и легко скорректировать при необходимости.
Настройка ТМ становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной. Действия участников процесса становятся предсказуемыми: с помощью ТМ автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов.
Скорректированный процесс сразу доступен пользователям — все новые экземпляры процесса будут стартовать по-новому. Предприятие получает гибкий инструмент управления изменениями. В дальнейшем, используя статистику по процессам, аналитик может выявить узкие места и дополнительно скорректировать типовой маршрут.
При необходимости задания сложной логики процесса бизнес-аналитик обращается к программисту, который с помощью инструмента разработки IS-Builder легко разрабатывает новые прикладные блоки типовых маршрутов. Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией Directum, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.
Удобство работы со входящими заданиями
В системе предусмотрены различные методы оптимизации работы с большим количеством заданий.
Сортировка и фильтрация используются для упорядочивания задач и заданий по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).
Предпросмотр заданий и документов позволяет быстро ознакомиться с их содержанием. Простые задания можно выполнить прямо в предпросмотре без открытия. Это ускоряет работу, сокращает количество действий в системе.
Цветовые статусы к объектам системы помогают визуально выделить задачи и задания в списке и выполнить поиск одинаково отмеченных объектов. Статусы к объектам устанавливаются сотрудником, и они видны только ему. Это позволяет сотруднику создавать собственный вариант работы с объектами в списке.
Потоки заданий. Для удобства работы с большим количеством заданий можно настроить автоматическое перемещение части заданий в управляемые папки. Это отдельные подпапки, в которые попадают однотипные задания в рамках одного процесса (рассмотрение заявок, согласование договоров). Разделение потоков заданий по управляемым папкам позволяет быстрее погружаться в работу и выполнять задания в срок.
Можно централизованно настроить управляемые папки для отдельных категорий пользователей. Например, папки согласования и рассмотрения документов — для руководителей и их помощников, или регистрации — для делопроизводителей. Кроме того, пользователи могут настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и методов работы. Как видно, система предоставляет гибкие настройки для каждого сотрудника.
Правила для задач и заданий также позволяют упростить работу с ними. С их помощью можно автоматически переадресовывать, прекращать, выполнять или распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, используйте правило, чтобы при создании задач с определенной темой они автоматически помечались признаком высокой важности. Такие задания исполнители выполнят в первую очередь.
Механизм замещения отсутствующих сотрудников обеспечивает непрерывность ключевых бизнес-процессов. На заданный период замещающий принимает все входящие задания отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.
Таким образом удается избежать простоев в работе и добиться привязки процессов к ролям, а не только к конкретным исполнителям.
Упрощение работы со сложными и рутинными процессами
В любой компании сотрудникам приходится иметь дело со сложными многоэтапными процессами, запомнить ход которых и не допустить ошибок при их выполнении практически невозможно.
Мастер действий (МД) — еще один инструмент системы, который позволяет автоматизировать сложные, рутинные или, напротив, редко выполняемые процедуры, требующие соблюдения обязательных условий и этапов. МД пошагово запрашивает у пользователя необходимые начальные параметры, сам формирует задачу и стартует ее по соответствующему маршруту. Если процесс связан с созданием документа (заявление, договор), в работу включается еще один инструмент автоматизации — конструктор документов. Он позволяет создавать типовые документы на основе готовых макетов.