Что такое деловое совещание
Правила делового совещания
Вы будете перенаправлены на Автор24
Понятие делового совещания
Совещание коллег и работников – является одной из общепринятых норм деловой коммуникации. При помощи совещания руководитель может наладить канал коммуникации и получить обратную связь о качестве работы организации, тенденциях, возникающих на предприятии. Совещания могут стать как положительным, так и отрицательным мотиватором для сотрудников. Эффективность совещания может снизиться в случае, когда сотрудники начинают проявлять эмоциональную составляющую межличностного общения.
Плохо подготовленный, демотивированный сотрудник начинает проявлять непонимание, невнимание к процессу совещания и предоставляемое информации, что может привести к неверному восприятию целей и задач и отрицательному результату.
Участники делового совещания
Проведение делового совещания применяется руководителем для установления эффективной связи между различными элементами организации и участниками производственного процесса, поставщиками, покупателями, требующие коллективной резолюции по интересующему вопросу. В качестве участников делового совещания выступают:
Процесс проведения делового совещания
Деловое совещание проводится в строгом регламенте и порядке. Оно назначается на определенное время и длится от 15 до 45 минут, потому что если это время превышено, деловое совещание переходит в форму деловых переговоров. Участники делового совещания слушают цель совещания и начинают обмен информацией. Если совещание проводится с подчиненными, руководитель озвучивает цели и задачи для каждого сотрудника. Реже проводятся совещания с клиентами и кредиторами. Как правило, этим коммуникативным единицам руководитель посвящает больше внимания, а формат совещания этого не позволяет. Существуют принятые правила проведения совещания. Озвучим их.
Готовые работы на аналогичную тему
Правила делового совещания
В настоящий момент в бизнес – сообществе существует негласная форма проведения совещаний, в нее входят следующие пункты:
Подводя итоги теме о совещании, следует сказать, что деловое совещание является сложным коммуникативным процессом, затрагивающим психологические и мотивирующие элементы производственного процесса и ежедневной работы предприятия. Проведение совещания становится эффективным инструментом коммуникации между руководителем и подчиненными в двустороннем порядке, таким образом, что возникает дискуссия.
Эффективный руководитель стремится услышать мнение сотрудников по интересующему вопросу и проводит совещания для достижения своих целей эффективного менеджмента. Иногда совещания могут приобретать негативный оттенок. Это происходит в том случае, если коммуникативный процесс не установлен полноценно и одна из сторон не готова к коммуникации. При соблюдении правил делового совещания, коммуникация всегда возникает и приводит к положительным достижениям.
Раскрытие понятия «деловое совещание»
Деловое совещание — это форма коллегиального обсуждения вопросов, целью которого является информирование и принятие решений по ним.
Подобные совещания/собрания могут занимать довольно много времени, которое не всегда расходуется рационально. Часто совещания с плохой организацией не приносят результатов из-за этого, а также из-за ошибок технического и психологического характера, которые были допущены в процессе их поведения. Чтобы повысить продуктивность подобных собраний, и сократить их длительность стоит совершенствовать порядок их проведения.
Основы правильной подготовки делового совещания
Наиболее важным в подготовке делового совещания является четкое определение его цели (ожидаемого результата), а также нужного типа решения и желательного итога проделанной работы. Получению необходимого результата существенно поможет точная формулировка предмета обсуждения.
Тема совещания — собственно, предмет обсуждения. Она должна иметь конкретную формулировку и быть интересной всем участникам совещания. Также целесообразно выдвигать в качестве темы обсуждения только те вопросы, которые не получается решить в рабочем порядке.
Не менее важным в подготовительном этапе является разработка повестки дня.
Повестка дня подобной встречи представляет собой документ в письменной форме, который заранее рассылается участникам совещания.
Правильно разработанная повестка дня должна содержать следующие пункты:
Таким образом правильная повестка дня позволяет провести собрание по намеченному курсу и направить мысли участников в нужном направлении.
Деловые совещания желательно проводить в конкретный день недели (кроме экстренных случаев), лучше всего во второй половине или в конце рабочего дня.
Длиться такое совещание не должно более 1,2-2 часов — иначе после длительной непрерывной работы многие участники станут безразлично относиться к решаемым проблемам чисто по физиологическим причинам. Отсюда следует, что самое продуктивное деловое совещание — непродолжительное.
Число участников также должно находиться в разумных пределах и они все должны иметь отношение к рассматриваемым вопросам.
Согласно мнению П. Берда, которое он излагает в своей книге «Тайм-менеджмент », можно определять стоимость такого совещания в денежном эквиваленте в пересчете на зарплату участников.
Например, на собрании, которое длится 1 час, присутствуют 10 участников. Суммарно они тратят на этой действо 10 часов рабочего времени. Чтобы определить стоимость совещания нужно сложить стоимость рабочего часа каждого из участников. Итогом будет довольно внушительная сумма, особенно если среди них были сотрудники высокого ранга.
Оптимальным количеством совещающихся считается численность в 6-7 человек. Если имеется веская необходимость, то это количество можно увеличить, но опять же в разумных пределах — общее число участников не должно превышать 15 человек. Увеличение количества присутствующих приводит к резкому снижению среднего коэффициента отдачи (иначе — участия), а также удлиняет совещание. Желательно на совещания приглашать исключительно тех руководителей среднего звена и специалистов, которые напрямую относятся к обсуждаемым проблемам (в чьей компетенции эти темы находятся).
В зарубежном менеджменте широко распространен опыт делегирования полномочий по участию в таких собраниях специалистам, имеющим наибольшую компетенцию в вопросах, требующих обсуждения. За счет этого руководитель может эффективно экономить время.
Делегировать полномочия можно не только для участия, но и для ведения совещания. Вести его также поручают специалистам с наибольшей компетенцией в затрагиваемой теме. Благодаря такому ходу отмечается рост ответственности за принимаемые решения и повышение активности участников в генерировании идей и конструктивных предложений.
Однако стоит принимать во внимание, что существует разница между собраниями, которые проводит первый руководитель и теми, что ведет компетентный специалист. В первом случае на главное место в подсознании участников встает самосохранение, поэтому часто они не думают о том, как правильно и эффективно решить проблему, а сразу принимают версию, продвигаемую руководителем. Это не говорит о том, что такие руководители не должны проводить совещания, а о том, что всегда необходимо учитывать такие психологические эффекты и стараться отходить от стереотипов хотя бы время от времени.
Организация пространственной среды — порядок размещения участников, который также играет немаловажную роль в подготовке совещания.
Желательно, чтобы совещание проходило в просторном помещении за большим столом — иначе велик риск нарастания конфликтных ситуаций, так как скученность часто провоцирует агрессию. Доказано, что нахождение в маленьком помещении непроизвольно приводит к учащению пульса и повышению артериального давления.
Размещение приглашенных должно проводиться таким образом, чтобы они могли видеть друг друга (выражение лица, взгляда, мимику, жесты) — это улучшает восприятие информации. Поэтому лучше всего использовать стол в форме круга или овала и избегать длинных и узких столов. Лучше в таком случае сформировать из нескольких узких столов один большой, предпочтительнее квадратной формы. Обязательно нужно придерживаться следующего железного правила: руководитель совещания должен смотреть в глаза как можно большему числу участников собрания. Поэтому наиболее неудачным местом расположения руководителя является торец стола длинной и узкой формы. Такое размещение приводит к потере контроля над участниками, размещенными в противоположном конце.
Эффективности подобных заседаний также способствует знание участниками своих задач и правил поведения.
Что входит в задачи и правила поведения руководителя совещания
Чтобы совещание прошло успешно, его руководителю необходимо решить не только общие, но и специальные задачи.
К общим задачам можно отнести следующие:
К правилам контроля за ходом совещания, которых должен придерживаться руководитель, относятся следующие пункты:
Авторитет руководителя совещания в большой степени зависит от степени его компетентности и последовательности проведения мероприятия, а также от того, насколько он следит за соблюдением регламента. Если он позволяет кому-то опоздать, пререкаться между собой в процессе совещания или приходить на него неподготовленным, то он сильно рискует полной утратой авторитета.
Никогда руководитель совещания не должен терпеть ситуацию, когда несколько невоспитанных коллег накаляют атмосферу, которая складывается в процессе обсуждения. Если человек занимает руководящую должность, то от него ожидают основательной подготовки к совещанию, дисциплинированности на всем его протяжении и попыток сделать все возможное для его успешного завершения.
По окончании совещания руководителю необходимо подвести его итоги с четкой проработкой решения и наметкой пути его реализации. Также нужно не упускать возможность поблагодарить за активное сотрудничество тех, кто оказался в меньшинстве в ходе дискуссий, так как именно совместные усилия всех присутствующих помогли достичь требуемого результата.
Благодарность, которая высказывается в адрес потерпевших поражение, является стимулом к их дальнейшим выступлениям на подобных мероприятиях.
Правила поведения участников совещания
Не менее важно для продуктивности совещания и поведение принимающих в нем участие. Участник совещания должен:
Ход совещания и полученные результаты вносятся в протокол — его необходимо вести кратко. Очень важно ознакомление с таким протоколом лиц, которые будут ответственны за выполнение принятых решений.
В деловом общении для руководителей среднего звена нужно разрабатывать модели результативных деловых совещаний.
Совещания, которые проходят на высшем иерархическом уровне, выглядят совершенно иначе. Здесь учитывается не только фактор полезности принятия решения для организации, но и фактор распределения власти и положения менеджеров, которые заняты в выработке решения — это играет значительную роль. Фактически, решения оказываются приняты еще до начала совещания — в ходе закулисных переговоров или борьбы.
Занятие 5. Деловые совещания
Занятие 5. Деловые совещания
Секрет удачного выбора сотрудников прост – надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы нам хотелось от них.
Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.
Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.
Подготовка совещания
Цели. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.
Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:
· перечень обсуждаемых вопросов;
· время начала и окончания совещания;
· место, где оно будет проходить;
· фамилии и должности докладчиков;
· время, отведенное на каждый вопрос;
· место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.
Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.
Число участников. Оптимальное число участников 6–7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.
Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.
Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.
Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.
Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.
Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.
Кто есть кто на ваших совещаниях?
Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.
«Говорящие начистоту»
Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.
«Мученики»
Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.
«Каменные лица»
Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.
«Заводилы»
Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.
«Ораторы»
Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.
«Адвокаты дьявола»
Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.
«Разрушители»
Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.
«Любители расслабиться»
Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.
«Государственные мужи»
Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.
Как контролировать дискуссию
а) для сохранения единства участников совещания:
· не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;
· не высказывать первым свою точку зрения;
· поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;
б) для активизации участников совещания:
· иметь оптимальную стратегию принятия решения;
· создать условия для творческой работы;
· не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;
· не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;
· не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;
в) для активизации обсуждения предложений:
· высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;
· побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
· не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;
· чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;
· оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;
· будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;
· не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.
1. Требуется ли вообще проводить совещание?
2. Какая есть возможность заменить совещание?
3. Должен ли я лично принимать в нем участие?
4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?
5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?
6. Удобно ли выбрано время?
7. Закрыто ли для посторонних помещение?
8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?
9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
10. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?
1. Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?
2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?
3. Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?
4. Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?
5. Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?
6. Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?
7. Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?
8. Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?
Вопросы для самоконтроля
1. Какие типы совещаний вы знаете?
2. Что включает в себя подготовка деловых совещаний?
3. Каковы профессиональные цели деловых совещаний?
4. Что необходимо предусмотреть организатору совещания?
5. Что нужно знать, чтобы контролировать дискуссию?
6. Какие можно выделить типы участников совещания?
7. Какие требования предъявляются к ведущему деловое совещание?
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Деловые совещания и заседания
Деловые совещания и заседания Деловые совещания – это групповая форма производственных коммуникаций с целью координации совместной деятельности. Совещания составляют значительную часть деятельности менеджера. Умение готовить и проводить совещания во многом
Занятие 1. Невербальные средства коммуникации
Занятие 1. Невербальные средства коммуникации В коммуникации человек использует пять разных знаковых систем:· слова,· интонация,· тембр голоса,· жесты, пластика,· энергетический импульс.Первые три традиционно относятся к компетенции лингвистики, четвертая – к
Занятие 2. Организация пространственной среды
Занятие 2. Организация пространственной среды Человек всегда пытается подчинить себе окружающее его небольшое пространство и воспринимает все находящееся в этом пространстве как часть себя или свою собственность.В речевой коммуникации существует четыре зоны
Занятие 1. Комплименты в деловой коммуникации
Занятие 1. Комплименты в деловой коммуникации Виляя хвостом, собака добывает себе пропитание, а лая, получает лишь побои. Восточная мудрость Для успеха в деловой коммуникации следует помнить о том, что чем приятнее будет людям общаться, тем выше будет шанс удачно решить
Занятие 2. Критика в деловой коммуникации
Занятие 2. Критика в деловой коммуникации Если бы мы не имели собственных недостатков, нам не доставляло столько радости подмечать промахи окружающих. Ларошфуко Прежде чем высказать кому-нибудь горькую правду, помажь кончик своего языка медом. Арабская пословица В
Занятие 1. Формирование вербального имиджа
Занятие 1. Формирование вербального имиджа Как утверждают специалисты, в настоящее время борьба на рынке в основном ведется не между фирмами, а между их имиджами. При общении с представителями фирмы, знакомстве с ее товарами, услугами в восприятии партнеров, хотим мы
Занятие 2. Самопрезентация
Занятие 2. Самопрезентация Взять обычного человека, Дать немного Воспитания, Добавить необходимое Образование, Наделить умением соответствующего Одевания, Обучить правилам делового Общения. Четыре добродетели, Объединенные хорошими манерами И необходимым набором
Занятие 1. Правила убеждения
Занятие 1. Правила убеждения Нет ничего важнее, чем склонить слушателя на сторону оратора. Ведь люди судят гораздо чаще под влиянием душевного движения, чем сообразно с истиной. Цицерон Для создания благожелательной атмосферы общения важно, чтобы все сказанное звучало
Занятие 2. Деловая беседа по телефону
Занятие 2. Деловая беседа по телефону Хочешь быть умным, научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать. Лафатер Тест«Культура телефонного общения»В тесте даются формулировки наиболее
Занятие 3. Дискуссия
Занятие 3. Дискуссия Кто слишком усердно убеждает, тот никого не убедит. Никола Шамфор, французский писатель-моралист Каждый деловой человек, каким бы родом деятельности он ни занимался, должен уметь компетентно и эффективно обсуждать жизненно важные проблемы,
Занятие 4. Деловые переговоры
Занятие 4. Деловые переговоры Не получить того, что ты хочешь, – почти то же самое, что не получить совсем ничего. Аристотель Переговоры – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению
Занятие 6. Торги
Занятие 6. Торги Нетерпеливые часто платят дорого за то, что терпеливым достается бесплатно. Французская пословица Торги – это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и
Занятие 7. Презентация
Занятие 7. Презентация Не выставляй напоказ все, что имеешь, – назавтра уже никого не удивишь. Бальтасар Грасиан Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции,
Практическое занятие
Практическое занятие Кэтрин сразу перешла к главному.— Отлично, я вижу, у вас хорошее настроение. Прежде чем мы разъедемся по домам, необходимо сформулировать то, что я назвала бы ключевой целью года. Не вижу, почему бы нам не сделать это прямо здесь и сейчас. Кто хочет
ПЕРВОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ ПО МЕТОДУ ПМТ
ПЕРВОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ ПО МЕТОДУ ПМТ Первое практическое занятие ПМТ. Для удобства обучения все мышцы тела разделены на пять групп: мышцы рук, ног, туловища, шеи и лица. Представьте, что вы находитесь в помещении, где висят пять больших ламп, а в углу слабо светится