Что такое деловое совещание определение

Деловое совещание

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллек­тивного обсуждения тех или иных вопросов. Формы тако­го обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые со­бытия, как собрание, заседание, семинары и конферен­ции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реаль­ных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый за­ранее участникам и содержащий следующую информацию:

— перечень обсуждаемых вопросов;

— время начала и окончания совещания;

— место, где оно будет проходить;

— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготов­ку вопросов;

— время, отведенное на каждый вопрос;

— место, где можно ознакомиться с материалами по ка­ждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предвари­тельно ознакомиться с материалами, но и продумать конст­руктивные предложения по решению проблем.

В тех случаях, когда люди не информированы, на сове­щаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоци­рует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Целесообразно проводить деловые совещания в опреде­ленный день недели (за исключением внеплановых, экс­тренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полуто­ра-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

— начать его вовремя;

— сообщить о регламенте;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса (например, эмоциональные оценки людей и собы­тий, мнения вместо конструктивных предложений, сооб­щение по поводу. и т.п.).

Деловые совещания могут классифицироваться по те­матике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Совещания подразделяются на инст­руктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель проблемныхсовещаний — поиск наилучших реше­ний определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптималь­ное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготов­ки возможных решений на основе обсуждения всех предло­жений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или несколь­ких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до за­седания, посредством убеждения сомневающихся в его пра­вильности.

В качестве основной коммуникативной задачи следует определить необходимость принятия коллективного реше­ния на основе равного права каждого высказать и обосно­вать свое мнение. При условии, что решение вопроса затра­гивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, необходимо вос­пользоваться мнениями различных работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые сове­щания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Деловое совещание может предполагать свободную дис­куссию.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1) открытые вопросы для получения общей картины про­блемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания отношения к этим фактам;

2) поощрение, которое заключается в повторении клю­чевых слов, тем самым вы получаете более полную инфор­мацию;

3) обратная связь, которая может осуществляться в ви­де пересказа, чтобы выступающий понимал, что его пра­вильно услышали;

4) отражение и признание чувств, что дает понять собе­седнику, что вы заметили основные эмоции выступающего;

5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

Структура делового совещания включает :

1) установление контактов (содержит только приветствие);

2) уточнение содержания и целей делового совещания; краткое содержание сути проблемы без комментариев и до­полнительных объяснений;

3) обмен сообщениями и обмен мнениями;

4) объяснение сложившейся ситуации, необходимости проведения делового совещания;

5) обоснование мнения (обмен мнениями);

6) предложения (обмен предложениями);

7) речь в прениях (по необходимости);

8) принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному(ым) сообщению(ям).

Источник

Деловые совещания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Ещё интересные ссылки на статьи

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник

Раскрытие понятия «деловое совещание»

Деловое совещание — это форма коллегиального обсуждения вопросов, целью которого является информирование и принятие решений по ним.

Подобные совещания/собрания могут занимать довольно много времени, которое не всегда расходуется рационально. Часто совещания с плохой организацией не приносят результатов из-за этого, а также из-за ошибок технического и психологического характера, которые были допущены в процессе их поведения. Чтобы повысить продуктивность подобных собраний, и сократить их длительность стоит совершенствовать порядок их проведения.

Основы правильной подготовки делового совещания

Наиболее важным в подготовке делового совещания является четкое определение его цели (ожидаемого результата), а также нужного типа решения и желательного итога проделанной работы. Получению необходимого результата существенно поможет точная формулировка предмета обсуждения.

Тема совещания — собственно, предмет обсуждения. Она должна иметь конкретную формулировку и быть интересной всем участникам совещания. Также целесообразно выдвигать в качестве темы обсуждения только те вопросы, которые не получается решить в рабочем порядке.

Не менее важным в подготовительном этапе является разработка повестки дня.

Повестка дня подобной встречи представляет собой документ в письменной форме, который заранее рассылается участникам совещания.

Правильно разработанная повестка дня должна содержать следующие пункты:

Таким образом правильная повестка дня позволяет провести собрание по намеченному курсу и направить мысли участников в нужном направлении.

Деловые совещания желательно проводить в конкретный день недели (кроме экстренных случаев), лучше всего во второй половине или в конце рабочего дня.

Длиться такое совещание не должно более 1,2-2 часов — иначе после длительной непрерывной работы многие участники станут безразлично относиться к решаемым проблемам чисто по физиологическим причинам. Отсюда следует, что самое продуктивное деловое совещание — непродолжительное.

Число участников также должно находиться в разумных пределах и они все должны иметь отношение к рассматриваемым вопросам.

Согласно мнению П. Берда, которое он излагает в своей книге «Тайм-менеджмент », можно определять стоимость такого совещания в денежном эквиваленте в пересчете на зарплату участников.

Например, на собрании, которое длится 1 час, присутствуют 10 участников. Суммарно они тратят на этой действо 10 часов рабочего времени. Чтобы определить стоимость совещания нужно сложить стоимость рабочего часа каждого из участников. Итогом будет довольно внушительная сумма, особенно если среди них были сотрудники высокого ранга.

Оптимальным количеством совещающихся считается численность в 6-7 человек. Если имеется веская необходимость, то это количество можно увеличить, но опять же в разумных пределах — общее число участников не должно превышать 15 человек. Увеличение количества присутствующих приводит к резкому снижению среднего коэффициента отдачи (иначе — участия), а также удлиняет совещание. Желательно на совещания приглашать исключительно тех руководителей среднего звена и специалистов, которые напрямую относятся к обсуждаемым проблемам (в чьей компетенции эти темы находятся).

В зарубежном менеджменте широко распространен опыт делегирования полномочий по участию в таких собраниях специалистам, имеющим наибольшую компетенцию в вопросах, требующих обсуждения. За счет этого руководитель может эффективно экономить время.

Делегировать полномочия можно не только для участия, но и для ведения совещания. Вести его также поручают специалистам с наибольшей компетенцией в затрагиваемой теме. Благодаря такому ходу отмечается рост ответственности за принимаемые решения и повышение активности участников в генерировании идей и конструктивных предложений.

Однако стоит принимать во внимание, что существует разница между собраниями, которые проводит первый руководитель и теми, что ведет компетентный специалист. В первом случае на главное место в подсознании участников встает самосохранение, поэтому часто они не думают о том, как правильно и эффективно решить проблему, а сразу принимают версию, продвигаемую руководителем. Это не говорит о том, что такие руководители не должны проводить совещания, а о том, что всегда необходимо учитывать такие психологические эффекты и стараться отходить от стереотипов хотя бы время от времени.

Организация пространственной среды — порядок размещения участников, который также играет немаловажную роль в подготовке совещания.

Желательно, чтобы совещание проходило в просторном помещении за большим столом — иначе велик риск нарастания конфликтных ситуаций, так как скученность часто провоцирует агрессию. Доказано, что нахождение в маленьком помещении непроизвольно приводит к учащению пульса и повышению артериального давления.

Размещение приглашенных должно проводиться таким образом, чтобы они могли видеть друг друга (выражение лица, взгляда, мимику, жесты) — это улучшает восприятие информации. Поэтому лучше всего использовать стол в форме круга или овала и избегать длинных и узких столов. Лучше в таком случае сформировать из нескольких узких столов один большой, предпочтительнее квадратной формы. Обязательно нужно придерживаться следующего железного правила: руководитель совещания должен смотреть в глаза как можно большему числу участников собрания. Поэтому наиболее неудачным местом расположения руководителя является торец стола длинной и узкой формы. Такое размещение приводит к потере контроля над участниками, размещенными в противоположном конце.

Эффективности подобных заседаний также способствует знание участниками своих задач и правил поведения.

Что входит в задачи и правила поведения руководителя совещания

Чтобы совещание прошло успешно, его руководителю необходимо решить не только общие, но и специальные задачи.

К общим задачам можно отнести следующие:

К правилам контроля за ходом совещания, которых должен придерживаться руководитель, относятся следующие пункты:

Авторитет руководителя совещания в большой степени зависит от степени его компетентности и последовательности проведения мероприятия, а также от того, насколько он следит за соблюдением регламента. Если он позволяет кому-то опоздать, пререкаться между собой в процессе совещания или приходить на него неподготовленным, то он сильно рискует полной утратой авторитета.

Никогда руководитель совещания не должен терпеть ситуацию, когда несколько невоспитанных коллег накаляют атмосферу, которая складывается в процессе обсуждения. Если человек занимает руководящую должность, то от него ожидают основательной подготовки к совещанию, дисциплинированности на всем его протяжении и попыток сделать все возможное для его успешного завершения.

По окончании совещания руководителю необходимо подвести его итоги с четкой проработкой решения и наметкой пути его реализации. Также нужно не упускать возможность поблагодарить за активное сотрудничество тех, кто оказался в меньшинстве в ходе дискуссий, так как именно совместные усилия всех присутствующих помогли достичь требуемого результата.

Благодарность, которая высказывается в адрес потерпевших поражение, является стимулом к их дальнейшим выступлениям на подобных мероприятиях.

Правила поведения участников совещания

Не менее важно для продуктивности совещания и поведение принимающих в нем участие. Участник совещания должен:

Ход совещания и полученные результаты вносятся в протокол — его необходимо вести кратко. Очень важно ознакомление с таким протоколом лиц, которые будут ответственны за выполнение принятых решений.

В деловом общении для руководителей среднего звена нужно разрабатывать модели результативных деловых совещаний.

Совещания, которые проходят на высшем иерархическом уровне, выглядят совершенно иначе. Здесь учитывается не только фактор полезности принятия решения для организации, но и фактор распределения власти и положения менеджеров, которые заняты в выработке решения — это играет значительную роль. Фактически, решения оказываются приняты еще до начала совещания — в ходе закулисных переговоров или борьбы.

Источник

Лекция. Деловое совещание

Деловое совещание — это общепринятая форма де­лового общения группы по обсуждению производствен­ных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Коммуникантами в деловом совещании являются:

Деловое совещание имеет следующие положительные стороны:

Деловые совещания можно классифицировать по разным основаниям.

В зависимости от способа проведения выделяют такие совещания:

В зависимости от управленческих функций совещания делятся на:

Поводами проведения совещаний обычно являются:

«Имидж Красноярского края. Будущее региона», в которой обсуждались проблемы и

Подготовка к проведению совещания вклю­чает следующие действия:

Подготовка программы совещания. Необходимо оформить ее в виде повестки совещания и заранее довести её до всех участников. Каждый участник должен заранее знать, какую информацию и в каком формате он должен представить. Определяя время нача­ла совещания, следует принять во внимание ритм рабо­ты. Чтобы не заставлять людей в течение дня переключаться с одного вида работы на другой, совеща­ния надо проводить в начале или в конце ра­бочего дня или сразу после обеденного перерыва.

Повестка совещания — это, как правило, письмен­ный документ, содержащий следующую информацию:

Целесо­образно проводить совещания в определенный день недели. Внеплановые совеща­ния часто нарушают рабочий ритм. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов, как показывает опыт, после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам ста­новится безразлично, как решится вопрос.

Проблемы обеспечения информационно-психологической безопасности России

Оптимальное число участников совещания: 6-7 человек. Рост числа участников резко снижает эффективность совещания, и увеличивает его продолжительность. Во время совещания рекомендуется рассажи­вать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Начи-нать сове­щание нужно без задержек и сразу согласовать с его участниками процедуру его проведения, например, рег­ламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников поручается ве­дение протокола.

Вступительное слово занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить: цель совеща­ния; повестку дня; возможные решения и условия их принятия; порядок ведения и оформления протокола. Затем надо решить, в какой последовательности бу­дут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно счита­ют, что эти вопросы должны быть рассмотрены в порядке убывания степени важности и сложности, т.е. сначала надо обсудить самые важные и сложные вопросы.

В процессе совещания очень важно конт­ролировать его ход. Ф.А. Кузин рекомендует:

1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоцио­нальное состояние участников.

2. Надо постоянно поддерживать общение. Если возни­кает пауза, надо сразу вмешаться и ликвидировать её с помо­щью дополнительных вопросов, комментариев или путем подведения предварительных итогов.

3. При возникно­вении напряженности, вызванной эмоциями, надо немедленно принять меры для её ликвидации, Нельзя допускать споров.

4. Надо твёрдо и решительно отклонять непродуманные решения. Надо принимать во внимание только решения, под­крепленные фактическим материалом

5. Вызов участников для выступлений должен производиться по списку.

6. В каждый момент времени должен говорить только один человек. Нельзя допускать стихийных дискуссий.

7. Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех участников. Никакие идеи не приживаются, если их не обсуждали.

8. Совещание — не поле боя, на котором против­ник должен быть «уничтожен», поэтому надо стремиться к выработке общих подходов. Компромисс всегда достижим, если есть добрая воля..

9. Нельзя допускать экскурсы в про­шлое и отклонения от темы совещания. Совещание должно последователь­но, шаг за шагом, приближаться к решению поставлен­ной проблемы.

10. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сооб­щения отдельных участков словами: «Я это правильно понял? Так будет правильно?».

11. Надо чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, как близ­ки они уже к цели.

12. Руководитель совещания должен экономить вре­мя. Уже в самом начале надо объяснить, что проблема может быть без сомнения решена в отведенное время. Если это возможно, не следует затягивать совещание, даже на одну минуту.

Проводить совещания легче, когда знаешь типо­логию людей, участвующих в нем: их интересы, при­чуды, вопросы, которые они, как правило, задают.

Ф.А. Кузин выделяет ряд типов участников со­вещания, которые мешают эффективному совещанию (табл. 1).

Таблица 1.Типы участников совещания

Такой человек уп-рямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены

Советы: 1. Напомнить о цели и предмете обсуждения. Задавать ему вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к нашей цели или к этому обсужде­нию?» 2. Тактично напоминать «блокировщику», что он уходит в сторону

Критикует всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предла­гается

Советы: 1. На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос: «А что вы предлагаете?» 2. Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи

«Прыгаю-щий с темы на тему»

Постоянно меняет тему разговора

Совет: Останавливать вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение про­блемы?» Или: «То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?»

Не хочет участво­вать в общем об­суждении. Рассеян. Разговаривает на личные темы

Совет: Предложить ему высказаться и внести свои предложения: «А вы что думаете по этому поводу…?» Или: «Какие предложения есть у вас?»

Типы участников совещания

Спокойно и уверенно останавливать

его высказывания встречными:

«Ваше предложение — это только

лишь одна из возможных альтер-

натив. Давайте послушаем и другие

1. Оценивайте остроту его вопросов:

«Ваш новый вопрос не обостряет

рассматриваемую проблему, а толь-

ко уводит нас от нее».

2. Акцентируйте внимание на

неоправданной полемичности или

провокационности его заявлений.

3. Переадресовывайте его вопрос

ему же для ответа: «А вы сами что

думаете по этому вопросу?» Или:

«Мы бы хотели услышать ваш вари-

ант ответа на ваш же вопрос»

Задавайте вопросы, показывающие,

что его высказывания — это рас-

суждения о самом себе, а не о деле:

«То, что вы нам сообщили, можно ли

использовать для решения обсужда-

Каждый раз задавайте ему один и

тот же вопрос: «Соответствует ли

ваше высказывание теме совеща-

Помимо вышеперечисленных типов участников сове­щания выделяют еще такие типы, как: говорящие начи­стоту, мученики, каменные лица, ораторы, государствен­ные мужи.

Говорящие начистоту — люди, которые все­гда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания, их необходимо защищать.

Мученики хоро­шо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответ­ственность, когда что-то пошло не так.

Каменные лица держат свои мысли при себе, а возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся.

Ораторы начинают говорить мягко, потом расходятся и даже че­рез 15 минут не в силах остановиться. Создается впечат­ление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в пер­вую очередь самих себя, а не вас.

Государственные мужи продвигают себя или заставляют двигаться вперед сове­щание за счет умелого обращения с людьми. Теоретичес­ки таким государственным мужем должен быть руково­дитель совещания.

Существуют различные формы поведения участни­ков на совещании: конструктивная роль, способствова­ние ходу совещания, отрицательная роль.

Таблица 2. Формы поведения участников на совещании

— проявление инициативы; — (повторное) изложение проблемы; — внесение предложений; — запросы об информации, мнениях, мыслях; — сообщение информации, мнений, идей; — выявление связей между имеющимися данными; — оценка проблемы

Способствование ходу собрания

— поддержка, стимулирование выступающих; — «расчистка пути»; — формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил; — организация группового процесса и формирование общественного сознания; — посредничество, поиск компромиссов; — снятие напряженности

— агрессивное поведение; — блокирование принятия решения; — «самолюбование»; — соперничество; — поиск сочувствия

Непредвиденные ситуации в дискуссиях могут воз­никать вследствие неуравновешенности и слишком вы­сокой эмоциональности участников. Для преодоления сложных эмоциональных ситуаций рекомендуется дей­ствовать следующим образом.

1. Оставайтесь все время спокойным.

2. Записывайте факты или противоположные мне­ния без немедленного комментирования их. Поспеш­ные комментарии могут только усугубить ситуацию. Чем дольше один или несколько участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое чувствуют. Необходимо постараться убедить всех в том, чтобы участники говорили отдель­но и ждали, не вмешиваясь, пока не закончит говорить один человек.

3. Пусть участник говорит дольше и объяснит при­чину потери самообладания. Если вы будете задавать нейтральные вопросы, пытаясь таким образом раскрыть дело как можно больше, это может снизить повышен­ный интерес к такой ситуации.

4. Попытайтесь расслабить участников с помощью прохладительных напитков, разрешив покурить или даже объявив перерыв. Цель перерыва — дать время на размышление или продумывание, а также на приве­дение в порядок чувств и мыслей.

5. При возобновлении обсуждения перепроверьте и уточните факты. Это позволит выяснить подозритель­ные факты и мнения, а значит, узнать, в чем суть стол­кновения и его причины.

6. Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться. Чем больше, тем лучше, так как тогда выше вероятность, что совещание войдет в нуж­ное русло.

7. Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, это даст председателю время провести расследование спорного вопроса.

8. Вынося решение под давлением, нужно прояв­лять осторожность и постараться избежать прецеден­тов. Вообще в таких случаях лучше принимать реше­ния, носящие временный характер.

9. Если принято временное решение, в нем должно быть проставлено число и время, чтобы впоследствии можно было пересмотреть спорный вопрос и принять окончательное решение.

А.П. Панфилова выделяет правила по­ведения на совещании для руководителя и для участ­ников совещания (табл. 3).

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. Для этого прежде всего его участ­никам надо точно определить проблему. Неуспех мно­гих совещаний часто объясняется тем, что реально име­ется слишком много вариантов и возможностей.

Совещание можно закончить подведением итогов. Эффективно проведенное совещание должно иметь кон­кретные последствия. Ведущему совещание при под­ведении итогов обсуждения того или иного вопроса, обобщая важнейшие положения, целесообразно выяс­нить у присутствующих, все ли его правильно поняли. Завершайте совещание в точно назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения, не ощущая антипатии к кому-то из коллег.

На заключительном этапе совещания важно не за­быть зафиксировать, кто и что будет выполнять. И кро­ме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. В форму­ляр протокола входят: наименование ведомства, учреж­дения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседа­ния, гриф утверждения (если протокол подлежит ут­верждению), заголовок, куда входит наименование кол­легиального органа или конкретного совещания, указа­ние фамилий председателя и секретаря, состав присут­ствующих, повестка дня, текст по форме «слушали — решили» (постановили), подписи председателя и секре­таря. В зависимости от полноты фиксации хода сове­щания выделяют краткий и полный протоколы. В крат­ком не приводятся целиком тексты выступлений, а ука­зываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные прото­колы дают возможность судить не только о характере совещания, но и о деятельности предприятия, учреж­дения, фирмы в целом.

Решения, принятые на совещании, обязательно дол­жны выполняться. С этой целью: проанализируйте ход и результаты совещания; внимательно просмотрите про­токол результатов; размножьте и разошлите краткий протокол тем, кто будет выполнять решения; контро­лируйте ход и выполнение решений; создайте условия для реализации намеченных мероприятий.

Таблица 3. Правила поведения на совещании.

— сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например эмоциональ­ные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу… и т. п.;

— если используется критика, то требовать ее конструктивности — называть конкретные фак­ты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устране­ния просчета, недостатка;

— жестко вести совещание по пути к намечен­ным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

— регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конк­ретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

— соблюдать корректность дискуссии;

— использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

— подводя итоги совещания, обобщить все ска­занное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

— завершить точно в назначенное время;

— в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.

Для участников делового совещания:

— если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он значит для вас. В высказы­ваниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию;

— не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим собой. Если не считаете нужным высказываться — помолчите;

— воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей. Выра­жайте собственную позицию. Старайтесь не делать неоправ­данных обобщений;

— говорите не о поступках и мыс­лях других, а о вашем воспри­ятии этих поступков и мыслей

Источник