Что такое дата актуализации документа
Действие ФСБУ 27/2021 с нового 2022 года. На что обратить внимание в документообороте и первичных документах
Авторы: Обвинцева Е. Ю., руководитель аутсорсинговой компании ООО «Агат», эксперт в области бухгалтерской и финансово-экономической судебной экспертизы
В статье автор постарался затронуть наиболее важные моменты касающиеся документооборота и первичных документов в компании, на основании которых составляются и ведутся регистры бухгалтерского учета, отвечающие за правдивость в составлении бухгалтерских показателей и отчетности. Автор постарался акцентировать внимание на наиболее важных новшествах, введенные данным Стандартом.
2022 год будет нас радовать многими принятыми и вступающими в силу законодательными актами именно с 01 января.
Вызывает большой интерес ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» Приказ Министерства финансов РФ от 16.04.2021г. № 62н, данный Стандарт по своей сути дополняет и уточняет Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Стандарт обязаны применять все юридические лица, не коснулся только иностранных организаций, ИП, бюджетников. Финансовые организации могут не применять отдельные пункты Стандарта (5, 6, 7, 22), но с оговоркой, если инструкции ЦБ РФ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.
Особо нового, конечно, с первого взгляда нет, но не все так просто как кажется. Сам по себе Стандарт написан вроде понятным языком, но есть определенные пункты, по которым хотелось бы получить четкие разъяснения. И все надеяться, что данные разъяснения появятся от официальных источников.
Бухгалтерское сообщество понимает, что принятие нового ФСБУ 27/2021 касается первичных документов и регистров только для бухгалтерского учета (п. 2 ФСБУ 27/2021), который дает право организациям подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли или налога при УСН (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Напомню, документооборот – это движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения, кульминацией является составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, формирование архива, данное определение закреплено в пп. «б» п.2 ч. 1 Стандарта.
Пунктом 8 ФСБУ 27/2021 закреплено, что датой составления документа считается дата его подписания ответственным лицом. Но, если документ составлен не в момент совершения хозяйственной операции, то указывается две даты – момент формирования документа и момент совершения хозяйственной деятельности. Например, если между датой подписания документа и датой операции есть временной разрыв, нужно указать обе даты: дату подписания и дату совершения операции.
Также Стандартом введено, что одним первичным документом можно сейчас оформить несколько операций. То есть при условии обоснованной периодичности, документы с повторяющимися либо длящиеся факты можно объединить в один первичный документ (п.9 ФСБУ 27/2021). Например, отгружаете одному контрагенту товар каждый день или начисляете проценты и пр.
Стандартом закреплено, что все первичные документы должны быть составлена на русском языке, но, если документ составлен на иностранном языке, необходим построчный перевод. Существует в Стандарте оговорка закрепленная в п. 5 ФСБУ 27/2021 если законодательство или правила страны, то есть места ведения деятельности компаний за пределами РФ требуют составления документов на иностранном языке, то документ может быть составлен на иностранном языке. Но регистры бухучета, составленные на иностранном языке, должны содержать построчный русский перевод.
Напомню, что такое регистр, если кто подзабыл. Данное определение дано в Законе «О бухгалтерском учете» п. 1 ст. 10 (данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. То есть регистр — табличный документ, который обобщает содержащуюся информацию в принятых первичных документах на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления этой информации, для отражения на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчетности).
Стандартом утверждено, что в регистрах бухгалтерского учета денежные показатели выражаются в рублях. Если стоимость выражена в иностранной валюте, записывают в регистрах одновременно и в валюте, и в рублях (п. 7 ФСБУ 27/2021).
Надуюсь, все помнят основные принципы ведения регистров бухгалтерского учета, останавливаться на них не будем, но кратко напомню: полнота, хронологическая и систематизированная запись, аналитический и синтетический учет, системность, обоснованность, достоверность, своевременность, юридическая значимость.
Таким образом, в первичные документы, необходимо включить информацию, позволяющую идентифицировать указанный оправдательный документ.
Следующее, что введено Стандартом сказано в п. 12, так можно добавлять в первичные документы дополнительные реквизиты сверх обязательных, которые указаны в п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Например, номер документа, банковские данные и пр.
Лиц, имеющие право подписывать документы бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации (п. 30 ФСБУ 27/2021). Перечь лиц закрепляется локальным актом по предприятию (организации).
Хочу отметить, что в Законе № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 не содержится требований к электронной подписи. Компании имеют право составлять документы на бумажном носителе либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Следовательно, организация может самостоятельно определить кто подписывает, те или иные бухгалтерские первичные документы электронной подписью, но предварительно заключив соглашение с контрагентом по электронному взаимодействию. Однако Стандарт уточняет, при условии составления бухгалтерского документа в электронном виде должна быть копия такого документа на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).
Как все хорошо бы не было, но ошибки случаются в нашей практике. Стандарт предусмотрел и это. Пунктами 19,21,22 ФСБУ 27/2021 утверждено, ошибка должна быть исправлена понятно, необходимо указать дату исправления, должна стоять подпись лица внесшего исправление и отвечающего за регистр с расшифровкой ФИО и должности.
На бумажном документе, аккуратно ошибочные сумма или текст зачеркивается, сверху ставится правильная сумма либо текст. Не забудьте поставить «Исправлено», затем дата и подпись, расшифровка.
Исправление первичного учетного документа и регистра, составленного в виде электронного документа, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа.
Помните, что исправлять кассовые документы и платежные поручения нельзя, об этом говорится в п. 18 ФСБУ 27/2021.
Важно знать, что п. 23 и 24 ФСБУ 27/2021 закреплено как хранить первичные документ. Хранение документов допускается только в том виде, в котором они составлены. Электронные в электронном виде, бумажные в бумажном виде.
Срок хранения документов закреплен п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Вот такие изменения и дополнения по оформлению документа оборота нас с вами ждет. Надеюсь, что эта статья вам понравилась.
Литература:
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» Приказ Министерства финансов РФ от 16.04.2021г. № 62н
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33
Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика
В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.
Когда нужно актуализировать ЛНА?
Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.
К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.
Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.
Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.
О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020
В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».
Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:
Как «не потерять» ЛНА?
Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.
Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:
В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.
Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.
Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов
Актуализация нормативных документов по стандартизации, имеющихся в фонде предприятий и организаций
В условиях быстро меняющегося законодательства и расширения бизнеса предприятия возникает необходимость постоянного мониторинга внутренних нормативных документов (стандартов), которыми руководствуется предприятие при производстве продукции и оказании услуг.
Стандарт – это документ со своим жизненным циклом. В ходе жизненного цикла может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и дополнения к нему, он может быть заменен на другие стандарты. Одно из основных требований современного общества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативной документации, используемой на предприятии. Постоянное проведение обновлений имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.
Государственный надзор и контроль осуществляется органами государственной власти и направлены на предупреждение, выявление и пресечение нарушений требований деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в отношении производимых и реализуемых товаров (работ, услуг). На основании Федерального закона Российской Федерации от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Федерального закона РФ от 02.01.2000 г. № 29 «О качестве и безопасности пищевых продуктов», Постановления Правительства РФ от 21.12.2000 г. № 987 «О государственном контроле и надзоре в области обеспечения качества и безопасности пищевых продуктов» проверяется не только продукция (услуга), но и вся техническая документация на соответствие, и Вам необходимо быть во всеоружии при проведении инспекционных проверок контролирующими органами, а также при проведении аттестации и аккредитации предприятия на компетентность.
ФБУ «Чувашский ЦСМ» обладает обширным справочно-информационным фондом, который содержит свыше 30 тысяч единиц нормативно-технической документации, учебных пособий, методических материалов в области технического регулирования, стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством; имеет в наличии информационные указатели национальных стандартов и предлагает в возможно короткие сроки провести актуализацию фондов нормативно-технической и методической документации Вашего предприятия.
Услуги по актуализации нормативных документов предприятий и организаций оказывают специалисты отдела стандартизации.
Специалисты проведут актуализацию имеющейся базы стандартов и норм и, в случае необходимости, дадут рекомендации и пополнят ее новыми документами. Также предлагаем Вам произвести тематические подборки нормативных документов по всем видам хозяйственной деятельности.
Для определения стоимости работ по актуализации заказчику необходимо предварительно представить перечень нормативной документации, имеющейся на предприятии. После заключения договора (при необходимости) представить Нормативные документы для актуализации. Специалисты проверяют наличие всех изменений к каждому стандарту, добавляют отсутствующие изменения и ставят штамп об актуализации ГОСТа на момент оказания услуги.
В связи с большим количеством НД, растущим документооборотом, постоянным изменением норм, требований и правил, поддерживать актуальное состояние документов становится все сложнее. Поэтому предлагаем Вам воспользоваться следующими услугами, которые значительно облегчат работу Вашего фонда:
1. Актуализация ГОСТ, которые хранятся в Вашем фонде.
Это необходимо в том случае, когда Вы не уверены в том, что документы Вашего фонда содержатся в актуальном состоянии или ежемесячная актуализация не проводится.
Услуга включает:
Для заказа услуги нужно:
Стоимость актуализации 1-го документа – 240,00 руб. 20% НДС в том числе.
Стоимость договора по актуализации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).
2. Ежемесячная актуализация ГОСТ в течение года (аутсорсинг).
Это необходимо в том случае, когда документы Вашего фонда актуализированы и Вы хотите поддерживать их актуальное состояние, но сохранить при этом время и средства.
Преимущества аутсорсинга:
— экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. Стоимость услуг аутсорсера сокращает Вашу налогооблагаемую базу;
— экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО;
— постоянная безотказная работа;
Услуга включает:
Для заказа услуги нужно:
После этого ежемесячно на протяжении года Вы будете получать информацию об изменениях в НД (ГОСТ) и поддерживать фонд НД в актуальном состоянии, не прилагая лишние усилия.
Стоимость предоставления библиографической информации на один документ – 198,00 руб. 20% НДС в том числе.
Стоимость договора по предоставлению библиографической информации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).
Что такое дата актуализации документа
Государственный кадастр отходов
Государственный реестр объектов размещения отходов
Федеральный классификационный каталог отходов
Заполнить заявку на размещение уведомления о проведении общественных обсуждений
Личный кабинет природопользователя
Перечень государственных услуг
Коды и реквизиты платежей
Государственный реестр объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду
Реестр материалов общественных обсуждений
Актуализация учетных сведений объектов НВОС
Март 21, 2017
Тема: «Актуализация учетных сведений объектов НВОС».
Управление Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор) по Смоленской области, согласно методическим рекомендациям по актуализации учетных сведений об объекте, оказывающем негативное воздействие на окружающую среду, включенном в государственный реестр, сообщает.
В соответствии с пунктом 6 статьи 69.2 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» (далее – Закон № 7- ФЗ) в случае представления юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями сведений:
а) о замене юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющих хозяйственную и (или) иную деятельность на объекте, оказывающем негативное воздействие на окружающую среду, реорганизации юридического лица в форме преобразования, об изменении фамилии, имени, отчества (при наличии), места жительства индивидуального предпринимателя, реквизитов документа, удостоверяющего его личность;
б) об изменении места нахождения объекта, оказывающего негативное воздействие на окружающую среду;
в) об изменении характеристик технологических процессов основных производств, источников загрязнения окружающей среды;
г) об изменении характеристик технических средств по обезвреживанию выбросов, сбросов загрязняющих веществ, технологий использования, обезвреживания и размещения отходов производства и потребления;
сведения об объектах, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду, подлежат актуализации в реестре.
Согласно пункту 7 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ сведения, указанные в подпунктах а) и б), представляются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в территориальный орган Росприроднадзора или органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в соответствии с их компетенцией в срок не позднее чем через тридцать дней со дня государственной регистрации таких изменений.
Согласно пункту 8 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ сведения, указанные в подпунктах а) и б) подтверждаются документами:
— о смене собственника (владельца), осуществляющего хозяйственную и (или) иную деятельность на объекте НВОС;
— о регистрации юридического лица, осуществляющего хозяйственную и (или) иную деятельности на объекте НВОС;
— об изменении места нахождения объекта НВОС.
Документы, подтверждающие необходимость актуализации сведений об объекте НВОС, подаются в тот территориальный орган Росприроднадзора или орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в котором был поставлен на государственный учет указанный объект НВОС.
При актуализации учетных сведений об объекте НВОС территориальный орган Росприроднадзора, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации согласно их компетенции включают информацию об актуализации сведений об объекте НВОС в федеральный или региональный реестры в течение 10 рабочих дней со дня получения документов, подтверждающих необходимость актуализации сведений об объекте НВОС, и выдают юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю свидетельство об актуализации сведений об объекте (пункты 9,10 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ, пункт 31 Правил, форма свидетельства об актуализации).
В соответствии с пунктом 39 Правил создания и ведения государственного реестра объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду (далее Правила), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 23.06.2016 № 572, территориальный орган Росприроднадзора, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, включившие сведения об объекте в федеральный государственный реестр или региональный государственный реестр, по заявлению юридического лица, индивидуального предпринимателя, осуществляющих хозяйственную или иную деятельность на объекте, или по своей инициативе вправе исправить допущенные при внесении сведений описки, опечатки и арифметические ошибки. При этом в случае если данные исправления влияют на состав сведений, содержащихся в свидетельстве о постановке объекте на государственный учет или свидетельстве об актуализации сведений об объекте, информация и внесенных исправлениях в течение 5 дней со дня получения соответствующего заявления направляется юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.
Актуализация учетных сведений об объекте НВОС осуществляется на безвозмездной основе (пункт 15 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ, пункт 15 Правил).
1. Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» (ст. 69, ст.69.2.
2. Правила создания и ведения государственного реестра объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 23.06.2016 № 572.
3. Кодекс Российской Федерации об Административных Правонарушениях.
4. Методическим рекомендациям по актуализации учетных сведений об объекте, оказывающем негативное воздействие на окружающую среду, включенном в государственный реестр (ССЫЛКА).
5. Методические рекомендации по снятию с государственного учета объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду.
Письмо ТФОМС СК от 02.11.2021 № 12/07-437 «Об актуализации сведений о документах, удостоверяющих личность застрахованных лиц»
ОБЯЗАТЕЛЬНОГО МЕДИЦИНСКОГО СТРАХОВАНИЯ
ОБ АКТУАЛИЗАЦИИ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, УДОСТОВЕРЯЮЩИХ ЛИЧНОСТЬ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ
Руководителям медицинских организаций, осуществляющих деятельность в сфере обязательного медицинского страхования на территории Ставропольского края
ТФОМС СК напоминает, что в соответствии со статьей 16 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» застрахованные лица обязаны уведомить страховую медицинскую организацию об изменении фамилии, имени, отчества, данных документа, удостоверяющего личность (далее – ДУЛ), места жительства в течении одного месяца со дня, когда эти изменения произошли.
В связи с внесением в Государственную Думу Российской Федерации проекта Федерального закона № 1258303-7, Федеральным фондом обязательного медицинского страхования с 01.01.2022 планируется внесение изменений в порядок ведения Единого регистра застрахованных лиц с переводом основного функционала контроля за целостностью и достоверностью данных о ДУЛ на уровень центрального сегмента Единого регистра застрахованных лиц Государственной информационной системы обязательного медицинского страхования Российской Федерации (далее соответственно – ГИС, ОМС).
В случае содержания недостоверных данных о ДУЛ, вышесказанное может повлечь за собой невозможность достоверного определения плательщика за оказанную медицинскую помощь и, следовательно, её неоплату. Кроме того, такие застрахованные лица могут не учитываться при расчёте численности застрахованных лиц, прикреплённых для получения первичной медико-санитарной помощи, оплачиваемой по подушевому нормативу финансирования.
ТФОМС СК разъясняет, что ОМС является персонифицированным, то есть медицинская помощь должна быть оказана только тому лицу, которое может быть идентифицировано как застрахованное и является владельцем полиса ОМС. Полис ОМС не является ДУЛ, поэтому медицинская организация вправе требовать предъявления паспорта. Различие реквизитов ДУЛ, предъявленного гражданином, и реквизитов, содержащихся в региональном сегменте Единого регистра застрахованных лиц, может повлечь отсрочку в оказании медицинской помощи до момента однозначной идентификации гражданина, как застрахованного по обязательному медицинскому страхованию.
С целью минимизации рисков негативных последствий при наличии недостоверных данных о ДУЛ застрахованного лица, ТФОМС СК в программном комплексе «Региональный сегмент Единого регистра застрахованных лиц Ставропольского края» введен в эксплуатацию функционал, позволяющий обратить внимание операторов медицинских организаций на такие записи:
1. При выводе на экран списка прикрепленных застрахованных лиц в подсистеме «Личный кабинет участкового врача» фамилия, имя и отчество лица с истекшим ДУЛ подсвечивается красным цветом и напротив данной записи появляется красный восклицательный знак;
2. При осуществлении идентификации пациента, в случае неактуальных сведений о ДУЛ, на экран выводится всплывающее экранное окно, с информационным сообщением: «Запись застрахованного лица, содержит неактуальные сведения о документе, удостоверяющем личность. Указанное может повлечь за собой невозможность достоверного определения плательщика за оказанную медицинскую помощь и, следовательно, её неоплату. ТФОМС СК в соответствии со статьей 16 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» рекомендует направить застрахованного в страховую медицинскую организацию для актуализации сведений.».
На основании этой информации ТФОМС СК указывает медицинским организациям на необходимость уведомлять застрахованное лицо о невыполнении им обязанности, предусмотренной статьёй 16 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и направлять в страховую медицинскую организацию с целью актуализации сведений о ДУЛ.