Что такое бюджетируемые задачи

Бюджетирование задач

Бюджетирование — это планирование временных затрат на те или иные задачи. Например, мы можем решить, что потратим один час на прогулку, полчаса — на уборку, а еще два часа — на чтение учебника. Задачи, для которых был задан подобный бюджет времени, называются бюджетируемыми.

Обратите внимание на дела, отмеченные звездочкой. У них есть одно опасное свойство: их можно выполнять бесконечно долго. Если задача «помыть посуду» будет считаться выполненной после того, как мы помоем все чашки и тарелки, то у задач «гулять» и «писать книгу» таких четких критериев завершенности нет.

Если не контролировать продолжительность этих занятий, они запросто «отберут» время у других наших дел. Если, допустим, в примере выше мы слишком долго будем писать книгу, у нас может не остаться времени на подготовку слайдов, написание письма или просмотр фильма.

Чтобы избежать подобных проблем, нужно заранее решить, сколько времени мы готовы потратить на эти занятия. И вот как в этом случае будет выглядеть наш список:

Теперь все «бесконечные» задачи стали «конечными», и мы с высокой долей вероятности сможем уделить внимание и остальным делам.

Где еще применять

1. Цели и проекты. Мы можем создать повторяющуюся бюджетируемую задачу для реализации крупного проекта. Например:

Здесь все просто: мы выделяем ежедневные часы на достижение своих целей и стараемся их отработать, невзирая на любые обстоятельства. Такой подход помогает нам непрерывно двигаться вперед.

2. Искусственный дедлайн. При желании можно ограничить время на выполнение даже «конечной» задачи. Например, мы можем решить, что потратим на написание статьи ровно три часа и ни минутой больше. Искусственные дедлайны заставляют нас работать быстрее и избегать необоснованного перфекционизма.

3. Планирование нагрузки и усилий. С помощью бюджетирования мы можем задать минимальный уровень нагрузки для некоторых упражнений. Например:

Этот вариант полезен для спорта, учебы и развития различных навыков.

4. Выполнение неприятных задач. Если перед нами стоит неприятная или сложная задача, мы можем с помощью бюджетирования нарезать ее на небольшие кусочки, которые не вызывают у нас сильного отторжения.

Предположим, нам очень не хочется наводить порядок в гараже. В этом случае мы можем заниматься уборкой всего по 10 минут в день: даже такие «микроусилия» помогут нам постепенно справиться с этой задачей.

Несколько советов

1. В наши дни удобнее отмерять время не по часам, а с помощью таймеров, которые сегодня есть в каждом смартфоне. Все просто: устанавливаем таймер, и пока он не прозвенел, работаем над задачей. Благодаря этому, нам не нужно следить за временем и беспокоиться о превышении лимита.

2. Бюджет времени лучше указывать непосредственно в самой формулировке задач. Это помогает немного снизить внутреннее сопротивление: мы сразу видим, что предстоящая работа однажды закончится.

3. В идеале продолжительность задачи должна зависеть от ее важности. Например, на профессиональный рост лучше выделить 2–3 часа в день, а на уборку в комнате хватит и 10–15 минут.

4. Для регулярных бюджетируемых задач полезно использовать трекер. Отмечайте в нем те дни, когда вам удалось выполнить дневную норму. Например:

Трекер помогает нам оценить свои успехи и создает дополнительную мотивацию.

Источник

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.

Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:

· Жесткие – привязанные к определенному времени.

· Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач – бюджетируемых.

! Бюджетируемые задачи– крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения.

Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).

1. Подписать документы для заключения договора.

2. Подать заявку в тех. отдел.

3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

5. Оплатить мобильный.

6. Заказать авиа билеты.

7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

8. Закончить недельный отчет.

9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта.

10. Сдать недельный отчет.

11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.

12. Подобрать статистику для отчета.

Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

!Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).

4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).

Список задач:

1. Подписать документы для заключения договора.

3. Оплатить мобильный.

4. Купить новый ежедневник.

5. Заказать авиабилеты.

6. Подать заявку в тех. отдел.

a. 9.00 – 9.15 – планерка.

7. Закончить недельный отчет.

8. Сдать недельный отчет.

9. Подобрать статистику для отчета.

10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

15. Проверить правильность реквизитов.

16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Источник

Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

Планируем рабочий день.

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временн ы х затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

9.00 Написать отчет за прош. неделю

10.00 совещание у директора Записать Маше диск с музыкой

Источник

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.

Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:

· Жесткие – привязанные к определенному времени.

· Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач –бюджетируемых.

! Бюджетируемые задачи– крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения.

Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).

1. Подписать документы для заключения договора.

2. Подать заявку в тех. отдел.

3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

5. Оплатить мобильный.

6. Заказать авиа билеты.

7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

8. Закончить недельный отчет.

9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта.

10. Сдать недельный отчет.

11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.

12. Подобрать статистику для отчета.

Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

!Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).

4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).

Список задач:

1. Подписать документы для заключения договора.

3. Оплатить мобильный.

4. Купить новый ежедневник.

5. Заказать авиабилеты.

6. Подать заявку в тех. отдел.

a. 9.00 – 9.15 – планерка.

7. Закончить недельный отчет.

8. Сдать недельный отчет.

9. Подобрать статистику для отчета.

10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

15. Проверить правильность реквизитов.

16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени непредсказуемости?

2. В чем заключается суть контекстного планирования?

3. Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему?

4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.

5. В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких? Приведите примеры.

6. Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании своего времени?

7. С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры.

8. Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем?

9. Из каких шагов состоит алгоритм жестко-гибкого планирования? Дайте краткую характеристику каждого шага.

Литература по теме.

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

1. Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Задание состоит из двух частей.

1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word).

Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.

· Съездить с ребятами на рафтинг.

· Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.

· Сходить на выставку.

· Повторить вопросы по экономической теории.

· Помочь родителям на даче.

· Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.

· Подобрать материал для разработки презентации у клиента.

· Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.

· Помочь стажеру освоить программу.

· Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.

2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.

Задание №2.

Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:

1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?

2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?

3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.

Задание №3.

Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким. Распределите задачи по нужным столбцам.

· Сдать отчет по проекту в 18.00.

· Купить хлеба по дороге домой.

· 14.00 – совещание у начальника.

· Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».

· 14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.

· 19.00 – театр комедии.

· Купить билеты до Новокузнецка.

· Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.

· Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.

· По дороге на переговоры заехать в банк.

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Метод структурированного внимания.

2. Планирование на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования (схемы см. далее).

Структура внимания

3. Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач). См. тему 4 «Обзор задач».

4. Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения. См. тему 4 «Обзор задач».

Источник