Что такое бумажная волокита
Бумажная волокита
Несколько десятилетий назад, прежде чем персональные компьютеры стали неотъемлемым атрибутом нашей рабочей деятельности, все детали проекта фиксировались в тетрадях и папках для документов. Сегодня – в условиях, когда основным средством структурирования выступают компьютеры, – роль бумажных носителей до известной степени снизилась, и в процессе повседневного руководства деятельностью специалистов в рамках проекта бумага уже не играет такой роли, как раньше. Тем не менее, поскольку концепция безбумажного делопроизводства далека от реализации, скорее всего, иметь дело с бумагой нам предстоит еще очень долго. Несмотря на некоторые недостатки, бумажные носители в целом неплохо справляются со структурированием информации. Если взвесить все сильные и слабые стороны бумаги, то можно утверждать (и вы, наверное, со мной согласитесь), что:
• бумажные носители очень удобны в тех случаях, когда информацию требуется изучить именно в то время и в том месте, в котором вам удобно;
• на бумаге удобно фиксировать ход дискуссии на совещании и в телефонном разговоре – писать на листке бумаги чуть проще, чем набирать текст на ноутбуке;
• бумажные носители не адаптированы для хранения, поиска, сортировки и многих других операций, с которыми блестяще справляются программные продукты;
• многие из нас воспринимают важную информацию лучше, считывая ее с бумажного носителя, и хуже, считывая ее с монитора;
• заложники собственной культуры, мы привыкли воспринимать информацию, зафиксированную на листах прямоугольной формы размером 210*297 мм.
Вполне возможно, что в будущем планшетные компьютеры смогут объединить в себе достоинства бумаги с широчайшими возможностями программного обеспечения. Лично я все жду, когда же появятся жидкокристаллические экраны толщиной с лист бумаги, на которых можно будет писать ручкой и карандашом, стирать записанную информацию, сохранять ее в электронном виде, а затем перезагружать на тех же листах уже другие данные. Не знаю, дождусь ли, – ведь хочется, чтобы такие экраны продавались в магазинах пачками по 500 штук и стоили не более 3,95 доллара.
В защиту бумаги отмечу, что на протяжении большей части XX века она оставалась основным носителем коммерческой информации и, скорее всего, в ближайшее время все еще будет играть важную роль. Скорее всего, вы поняли, к чему я это все говорю. Да, действительно – управляться с горами листов очень непросто. Они постоянно устаревают, вам вечно приходится думать о том, как бы не обанкротиться на одних только картриджах и т. д., и т. п.
Как же справиться с бумажной неразберихой? Придется усвоить несколько основополагающих принципов. Они излагаются на всех учебных курсах по основам бизнеса, но, по-моему, их стоит вспомнить и здесь[44]. Может быть, вам покажется, что принципы, которые я здесь излагаю, самоочевидны, но вы не представляете, какое количество менеджеров испытывают страшные мучения в попытках как-то упорядочить кипы бумаг – и все по той простой причине, что они игнорируют правила систематизации.
Итак, в том, что касается структурирования бумажных материалов, я предлагаю соблюдать нижеследующие принципы.
• Создайте стройную систему хранения документов. Для каждого проекта заведите отдельный набор папок для документов или тетрадей. В любой папке проекта нужно держать только наиболее важные бумаги и все их снабжать датой и ссылкой на источник. Папки проекта имеет смысл делить на разделы в соответствии с типами информации, как то: область действия, проектное решение, ошибки, обмен информацией, материалы совещаний и т. д.
• Следуйте системным правилам хранения документов. По завершении проекта сдайте относящиеся к нему папки в архив. Под рукой должны быть только те материалы, которые относятся к текущим проектам, а информацию о выполненных проектах следует незамедлительно перемещать в другое место.
• Каждый листок бумаги, который по тем или иным причинам появился на вашем рабочем столе, необходимо переложить в соответствующую папку. Не доводите дело до появления на столе груды бумаг. Не забывайте, что папка для входящих документов – это лишь временный резервуар и ни в коем случае не постоянное хранилище. Стоит на вашем столе появиться кипам бумаг, как вы незамедлительно начнете опаздывать с выполнением организационных функций, которые, вполне возможно, необходимы для достижения успеха.
• Заведите для каждого проекта несколько папок различных цветов; каждый такой цвет должен указывать на срочность действий, связанных с хранящимися в папке документами. К примеру, в красных папках можно собирать информацию, которая требует с вашей стороны незамедлительных действий. В синих папках имеет смысл хранить документы, с которыми можно ознакомиться чуть позднее, а в зеленых – все документы, связанные с денежными вопросами. Все эти правила просты и очевидны; если их не забывать, то даже после беглого просмотра документов вы сможете определиться с тем, что делать в первую очередь.
• Организуйте отдельное место для хранения литературы и соблюдайте в нем порядок. Скажем, профессиональные журналы нужно хранить отдельно от каталогов производителей. Все эти материалы следует сортировать по дате выхода и не слишком загромождать ими рабочее пространство. Если из целого журнала вашего внимания заслуживает единственная статья, вырежьте ее, положите в стопку, а от остальных страниц избавьтесь. Не стоит копить макулатуру лишь с той целью, чтобы удивить самого себя.
Скорее всего, в том, что касается систематизации бумажных документов, у вас есть какие-то собственные приоритеты и методы; возможно также, что в вашей компании существует четкая политика по этой части. Если вы не справляетесь с постоянно поступающими бумажными документами, скорее всего, это приведет к смещению приоритетов. Если бы безбумажное делопроизводство уже превратилось в реальность, то никому не нужно было бы подключать к корпоративным сетям многочисленные принтеры. Однако если уж вы ими пользуетесь, будьте любезны, разберитесь в своих распечатках.
Бумажная волокита…
бумажная волокита
Смотреть что такое «бумажная волокита» в других словарях:
волокита — 1. ВОЛОКИТА, ы; ж. Разг. Затягивание дела или решения какого л. вопроса из за мелочных формальностей; нарочито медлительное исполнение какого л. поручения, работы и т.п. Бумажная в. Развёл волокиту! 2. ВОЛОКИТА, ы; м. Разг. Любитель ухаживать за… … Энциклопедический словарь
волокита — I ы; ж.; разг. Затягивание дела или решения какого л. вопроса из за мелочных формальностей; нарочито медлительное исполнение какого л. поручения, работы и т.п. Бумажная волоки/та. Развёл волокиту! II ы; м.; разг. Любитель ухаживать за женщинами… … Словарь многих выражений
бума́жный — 1) ая, ое. 1. прил. к бумага 1 (в 1 знач.). Бумажная фабрика. Бумажное производство. || Сделанный из бумаги. Бумажные салфетки. □ Маленького внучка забавляли до чрезвычайности бумажные петухи и человечки. Гоголь, Две главы из повести «Страшный… … Малый академический словарь
БУМАЖНЫЙ — БУМАЖНЫЙ, ая, ое. 1. см. бумага. 2. перен. Канцелярски бюрократический. Бумажная волокита. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова
Анюта (балет) — У этого термина существуют и другие значения, см. Анюта. Анюта Анюта Автор либретто А. А. Белинский и В. В. Васильев Источник сюжета «Анна на шее» А. П. Чехова … Википедия
Джонсон Джеральд, Пенни — Пенни Джонсон Джеральд Penny Johnson Jerald … Википедия
Бюрократия — (франц. bureau бюро, канцелярия и греч. kratos сила, власть, господство). В социально политическом смысле бюрократия означает осуществление власти в эксплуататорском обществе избранными господствующим классом привилегированными лицами.… … Научный коммунизм: Словарь
Значение слова «волокита»
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
волоки́та I
1. бюрократические задержки, недобросовестное затягивание делопроизводства должностными лицами ◆ Во-первых, шла волокита с бумагами: надо было получить из губернаторской канцелярии разрешение на проезд по области, всякие предписания местным властям о содействии, «открытые листы» и т. д. С. Д. Мстиславский, «Крыша мира», 1905 г. (цитата из НКРЯ) ◆ Держу пари, что опять начнется нуднейшая волокита: опять отберут документы, начнут давать повестки о явке и т. п. Г. С. Эфрон, «Дневники. Т. 2», 1941–1943 г. (цитата из НКРЯ)
Фразеологизмы и устойчивые сочетания
волоки́та II
1. разг. устар. любитель ухаживать за женщинами ◆ Этот генерал, один из самых осанистых членов нашего клуба, помещик не очень богатый, но с бесподобнейшим образом мыслей, старомодный волокита за барышнями, чрезвычайно любил, между прочим, в больших собраниях заговаривать вслух, с генеральскою вескостью, именно о том, о чём всё ещё говорили осторожным шёпотом. Фёдор Достоевский, «Бесы», 1872 г.
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: флотилия — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Бумажная волокита
Несколько десятилетий назад, прежде чем персональные компьютеры стали неотъемлемым атрибутом нашей рабочей деятельности, все детали проекта фиксировались в тетрадях и папках для документов. Сегодня – в условиях, когда основным средством структурирования выступают компьютеры, – роль бумажных носителей до известной степени снизилась, и в процессе повседневного руководства деятельностью специалистов в рамках проекта бумага уже не играет такой роли, как раньше. Тем не менее, поскольку концепция безбумажного делопроизводства далека от реализации, скорее всего, иметь дело с бумагой нам предстоит еще очень долго. Несмотря на некоторые недостатки, бумажные носители в целом неплохо справляются со структурированием информации. Если взвесить все сильные и слабые стороны бумаги, то можно утверждать (и вы, наверное, со мной согласитесь), что:
• бумажные носители очень удобны в тех случаях, когда информацию требуется изучить именно в то время и в том месте, в котором вам удобно;
• на бумаге удобно фиксировать ход дискуссии на совещании и в телефонном разговоре – писать на листке бумаги чуть проще, чем набирать текст на ноутбуке;
• бумажные носители не адаптированы для хранения, поиска, сортировки и многих других операций, с которыми блестяще справляются программные продукты;
• многие из нас воспринимают важную информацию лучше, считывая ее с бумажного носителя, и хуже, считывая ее с монитора;
• заложники собственной культуры, мы привыкли воспринимать информацию, зафиксированную на листах прямоугольной формы размером 210*297 мм.
Вполне возможно, что в будущем планшетные компьютеры смогут объединить в себе достоинства бумаги с широчайшими возможностями программного обеспечения. Лично я все жду, когда же появятся жидкокристаллические экраны толщиной с лист бумаги, на которых можно будет писать ручкой и карандашом, стирать записанную информацию, сохранять ее в электронном виде, а затем перезагружать на тех же листах уже другие данные. Не знаю, дождусь ли, – ведь хочется, чтобы такие экраны продавались в магазинах пачками по 500 штук и стоили не более 3,95 доллара.
В защиту бумаги отмечу, что на протяжении большей части XX века она оставалась основным носителем коммерческой информации и, скорее всего, в ближайшее время все еще будет играть важную роль. Скорее всего, вы поняли, к чему я это все говорю. Да, действительно – управляться с горами листов очень непросто. Они постоянно устаревают, вам вечно приходится думать о том, как бы не обанкротиться на одних только картриджах и т. д., и т. п.
Как же справиться с бумажной неразберихой? Придется усвоить несколько основополагающих принципов. Они излагаются на всех учебных курсах по основам бизнеса, но, по-моему, их стоит вспомнить и здесь[44]. Может быть, вам покажется, что принципы, которые я здесь излагаю, самоочевидны, но вы не представляете, какое количество менеджеров испытывают страшные мучения в попытках как-то упорядочить кипы бумаг – и все по той простой причине, что они игнорируют правила систематизации.
Итак, в том, что касается структурирования бумажных материалов, я предлагаю соблюдать нижеследующие принципы.
• Создайте стройную систему хранения документов. Для каждого проекта заведите отдельный набор папок для документов или тетрадей. В любой папке проекта нужно держать только наиболее важные бумаги и все их снабжать датой и ссылкой на источник. Папки проекта имеет смысл делить на разделы в соответствии с типами информации, как то: область действия, проектное решение, ошибки, обмен информацией, материалы совещаний и т. д.
• Следуйте системным правилам хранения документов. По завершении проекта сдайте относящиеся к нему папки в архив. Под рукой должны быть только те материалы, которые относятся к текущим проектам, а информацию о выполненных проектах следует незамедлительно перемещать в другое место.
• Каждый листок бумаги, который по тем или иным причинам появился на вашем рабочем столе, необходимо переложить в соответствующую папку. Не доводите дело до появления на столе груды бумаг. Не забывайте, что папка для входящих документов – это лишь временный резервуар и ни в коем случае не постоянное хранилище. Стоит на вашем столе появиться кипам бумаг, как вы незамедлительно начнете опаздывать с выполнением организационных функций, которые, вполне возможно, необходимы для достижения успеха.
• Заведите для каждого проекта несколько папок различных цветов; каждый такой цвет должен указывать на срочность действий, связанных с хранящимися в папке документами. К примеру, в красных папках можно собирать информацию, которая требует с вашей стороны незамедлительных действий. В синих папках имеет смысл хранить документы, с которыми можно ознакомиться чуть позднее, а в зеленых – все документы, связанные с денежными вопросами. Все эти правила просты и очевидны; если их не забывать, то даже после беглого просмотра документов вы сможете определиться с тем, что делать в первую очередь.
• Организуйте отдельное место для хранения литературы и соблюдайте в нем порядок. Скажем, профессиональные журналы нужно хранить отдельно от каталогов производителей. Все эти материалы следует сортировать по дате выхода и не слишком загромождать ими рабочее пространство. Если из целого журнала вашего внимания заслуживает единственная статья, вырежьте ее, положите в стопку, а от остальных страниц избавьтесь. Не стоит копить макулатуру лишь с той целью, чтобы удивить самого себя.
Скорее всего, в том, что касается систематизации бумажных документов, у вас есть какие-то собственные приоритеты и методы; возможно также, что в вашей компании существует четкая политика по этой части. Если вы не справляетесь с постоянно поступающими бумажными документами, скорее всего, это приведет к смещению приоритетов. Если бы безбумажное делопроизводство уже превратилось в реальность, то никому не нужно было бы подключать к корпоративным сетям многочисленные принтеры. Однако если уж вы ими пользуетесь, будьте любезны, разберитесь в своих распечатках.
Бумажная волокита, или Документационное обеспечение управления
Вот, казалось бы, бумажка бумажкой. Но написаны в ней на нужных местах нужные слова, стоят подписи и печати, и превращается такая бумажка в документ. А он тянет волоком руководителя к регулярному управлению по прописанным в нем правилам.
Любая бумажная работа и делопроизводство часто ассоциируются с «долгим ящиком», «зеленым сукном», косной бюрократией, крючкотворством. Кому нужна вся эта «канцелярия», когда все так быстро меняется и необходимо оперативно принимать решения? Все бумажки только тормозят дело. Но, как показывает опыт развития даже малого бизнеса, сегодня востребовано то, что называется «нормативной базой организации по документационному обеспечению управления» (ДОУ) —различного рода документы, регламентирующие внутреннюю жизнь и деятельность компании.
Такие документы, кроме того, помогают более полно и обоснованно оценивать результаты деятельности, выстроить бизнес-процессы и понять их как руководителям, так и сотрудникам, наладить взаимодействие структурных подразделений, избежать множества конфликтов и, если они возникают, управлять ими.
Нет худа без добра
Вот, что называется, случай из жизни.
Как-то потребовалось директору небольшой компании «Электронные офисные системы» («ЭОС») решить срочный вопрос со своими сотрудниками в будничный день около 11 часов пополудни. И выяснилось, что, кроме него, на рабочих местах практически никого нет, а где находятся и чем заняты отсутствующие — неизвестно. Более того, оказалось, что никто из них при этом не нарушил никаких правил, поскольку их не было в явной и детально прописанной форме.
«С этого времени, — рассказывает Владимир Баласанян, руководитель компании, — появился очень важный документ, который мы назвали Правилами внутреннего распорядка. В нем собирается вся информация, которую необходимо знать работнику: порядок приема/увольнения, режим работы на предприятии, порядок выполнения работ и поручений, порядок поощрения и наказания, порядок проведения аттестации и т. д. Каждый вновь принятый работник предприятия обязан ознакомиться с этими Правилами (и расписаться в этом!)».
Когда бизнес компании «ЭОС» начинался, в ней было всего 12 человек и необходимости в каких-то специальных регламентирующих внутреннюю жизнь документах директор не испытывал. Сегодня уже 100 работников трудятся в 12 подразделениях. Появился и документ, который позволил каждому работнику понять, как организована компания, какие функции выполняет каждое подразделение и каково его место в общей структуре. Постепенно он стал дополняться положениями о подразделениях и должностными инструкциями. Одновременно была введена практика ежедневной отчетности сотрудников по электронной почте.
Но одного такого функционально-структурного документа вскоре оказалось недостаточно. Чтобы коллектив людей работал четко и слаженно, необходимо иметь единые «правила игры», точно определенные и письменно зафиксированные. При этом важно, чтобы они были всем понятны. Требовать от людей исполнения бессмысленных правил невозможно, считает В.Баласанян.
Каждой бумажке свое место
«Правила игры», о которых выше шла речь, относятся к организационно-правовым документам, которые, в свою очередь, являются правовой основой деятельности организации.
— К этой группе документов, — рассказывает Екатерина Каменева, руководитель направления ДОУ и архивного дела компании «Термика», — относятся: учредительные документы (устав, учредительный договор, положение об организации), положения о структурных подразделениях и коллегиальном (совещательном) органе организации, а также регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.
В обязательном порядке все они проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой вступления организационно-правового документа в силу является дата его утверждения.
Так, Положение о структурном подразделении определяет статус этого подразделения или его правовое положение, задачи подразделения, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.
Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения работ и их объема. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений. Например, Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете или Типовое положение о ведении рекламаций. Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при проведении различных конкурсов, рекламных и маркетинговых акций и других мероприятий.
Побудительными причинами для разработки такого рода документов могут быть необходимость делегирования и разграничения полномочий подразделений и их начальников, а также установление персональной ответственности за выполнение отдельных видов работ.
Положение о структурном подразделении
Документ с таким названием предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого подразделения. На его основе составляются штатное расписание данного подразделения и должностные инструкции работников, организуется повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Обычно Положение о структурном подразделении состоит из нескольких разделов и содержит следующие сведения.
«Общие положения» — точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, в чьем непосредственно подчинении находится, кто руководит, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.
«Задачи» — формулировка основных задач подразделения, обеспечивающих его эффективный вклад в деятельность организации в целом.
«Структура» — перечень внутренних частей, входящих в подразделение (группа, бригада, лаборатория), порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.
«Функции» — четко сформулированная характеристика деятельности подразделения на основе глубокого изучения деятельности организации в целом и необходимости распределения всего объема работ. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
«Права» — перечень прав руководителя и других должностных лиц подразделения, необходимых для реализации возложенных функций. Следует выделить специальные права, если подразделение наделено ими (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т. п.). В этом разделе важно отразить соответствие прав действующему законодательству, а также документам, регламентирующим внутреннюю деятельность организации.
«Взаимоотношения и связи с другими подразделениями» — взаимные обязательства, характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), порядок ее обработки, а также наименования документов, периодичность их представления, наименования подразделений, которые предоставляют и получают данную информацию.
«Ответственность» — перечень основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, достоверность документации, подготавливаемой подразделением, правильность применения тех или иных инструкций, положений и т. п., рациональную организацию труда исполнителей, состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.
Положение, подписанное руководителем подразделения, передается на согласование руководителям техподразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе.
В большинстве организаций к созданию внутренней нормативной базы подходят практически. Разработка документов отнимает много времени высококвалифицированных специалистов и таким образом обходится в копеечку. Поэтому только веские причины могут заставить заняться этой работой.
Но для организаций, действующих в жестко регулируемых областях экономики, в первую очередь в кредитно-финансовой сфере, к такого рода документации предъявляют свои требования контролирующие органы.
Так, в апреле 2005 года два федеральных контролирующих органа своими нормативными документами ввели фактически в обязанность иметь положения о ряде структурных подразделений. Банк России требует представить их при проведении проверки деятельности кредитной организации, а Федеральная служба по финансовым рынкам без них просто не выдаст лицензию на осуществление профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг.
Наталья Храмцовская, член Гильдии управляющих документацией, считает, что появление такого рода требований в документах, издаваемых контролирующими органами, дает недвусмысленный ответ на вопрос: нужно или нет заниматься разработкой внутренних нормативных документов?
Как с этим не согласиться?
Положение о структурном подразделении — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и взаимодействие между ними.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
Обязательными реквизитами Положения о структурных подразделениях (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) являются наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ подписывается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
Список обязательных документов, необходимых для документационного обеспечения управления персоналом, а также предъявляемых при проведении комплексной проверки Рострудинспекцией трудового законодательства РФ на предприятии:
✔ Структура и штатное расписание предприятия;
✔ Правила внутреннего трудового распорядка;
✔ Положение о персонале;
✔ Положение о кадровой службе;
✔ номенклатура дел кадровой службы;
✔ Положения о структурных подразделениях;
✔ Положение об аттестационной комиссии;
✔ личные дела сотрудников;
✔ личные дела уволенных;
✔ приказы по личному составу и отпускам;
✔ приказы по основной деятельности;
✔ книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
✔ книга регистрации приказов по личному составу, отпускам;
✔ личные карточки формы Т-2;
✔ договоры о материальной ответственности;
✔ перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
✔ табели учета рабочего времени;
✔ листки временной нетрудоспособности и др.