Что такое буфетное обслуживание
Виды буфетного обслуживания
Тема буфета или шведского стола не является чем‐то новым для мирового гостиничного бизнеса, но и на сегодняшний день профессионально практикуется лишь в 25-30% средств размещения. Поэтому мы думаем, что будет полезно освежить информацию на страницах нашего издания.
Мы предлагаем нашим читателям материал для слушателей одного из тренингов, который проводился Немецко-украинским центром гостеприимства в рамках улучшения качества подготовки отелей и ресторанов принимающих городов к Евро-2012. К материалам тренинга, представленным господином Паулем Канваром, мы добавили ряд комментариев от экспертов редакции журнала «Гостиничный и ресторанный бизнес». При этом в авторском тексте вместо привычного словосочетания «шведский стол» мы будем употреблять именно термин «буфет», который широко применяется в европейской кулинарной практике.
Понятие «БУФЕТ»
Буфет — это особый способ подачи блюд. Вместо стандартного набора блюд (закуски, салатов, главного блюда, десерта), которые сервируются на столе для гостя, в буфетном обслуживании эти блюда предлагаются одновременно на отдельных столах или специальных буфетных стойках. Таким образом, гость получает возможность для самообслуживания согласно своим предпочтениям.
Различают холодный буфет и теплый буфет: холодный буфет предусматривает подачу сыра, колбас, рыбы, салатов, выпечки, масла, небольшие блюда и различных десертов; теплый буфет — кроме всех вышеперечисленных блюд подаются супы, различные мясные и рыбные блюда, а также ряд гарниров.
В современном ресторанном бизнесе буфетное обслуживание стало особенно популярно в США в 70‐х годах прошлого столетия, когда началось развитие сетей буфетов‐ресторанов, где за фиксированную плату клиент получал возможность есть до полного насыщения. А если говорить об истории, то буфет со стойками как решение в обслуживании изобрели в 17веке, а в конце 18 — начале 19 столетия во Франции Наполеон ввел моду на быстрое употребление пищи стоя («еда, что берется руками») в верхушках общества.
Буфеты становятся все более популярными у потребителей и выступают важным инструментом маркетинга для многих гастрономических предприятий. Главной особенностью с точки зрения экономики ресторана является именно то, что при таком обслуживании клиенту предлагается определенный набор блюд по паушальной (общей) цене.
Виды БУФЕТОВ
Существует достаточно широкий спектр буфетного обслуживания: постоянные стационарные буфеты, которые функционируют в течение всего периода обслуживания с постоянным ассортиментом. Выделяют также тематические буфеты, предлагающие блюда отдельного вида — при этом выбор блюд может быть весьма ограниченным. Существуют также, так называемые, «летающие» буфеты, где готовые блюда разносят на подносах официанты и каждый клиент может взять именно то блюдо, которое ему по вкусу. Такой вид буфетов подходит для мероприятий, проходящих на ограниченных площадях или при организации импровизированных мероприятий.
Ресторатор должен понимать, какой тип буфета лучше подходит для отдельной целевой аудитории — постоянного стационарного буфета, буфета тематического праздничного, буфета для завтраков, ланчей или ужинов, фуршета, специализированного буфета при проведении рекламных мероприятий и распродаж или «летающего буфета».
Разумеется, в зависимости от вида буфет подготовительные мероприятия по устройству буфета различаются очень серьезно, требуют разного количества официантов и различающегося по характеру меню.
Экономика буфета, особенности обслуживания гостей. Устройство буфета как маркетингового инструмента имеет важное экономическое значение для гастрономического производства. Буфеты становятся все более популярными у потребителя, а меню — все более и более конкурентным на рынке.
Буфет требует значительно меньше затрат на обслуживание, чем при традиционной подаче блюд, поскольку гости обслуживаются в основном самостоятельно. Персонал должен только добавлять на стойке те блюда, которые пользуются большей популярностью, при необходимости подавать напитки и убирать посуду — это классический подход, например при завтраке, обеде, ужине в гостиничном ресторане. Ход работы буфета абсолютно понятен, расходная часть имеет четкий и конкретный характер.
Каждый гость надеется на присутствие профессионального и компетентного персонала, который сделает приятнее его пребывание в ресторане и гарантирует нормальный уровень обслуживания. Разумеется, существуют различные типы гостей: одни стремятся питаться вкусно и экономно, другие — привыкли только к самому лучшему и мало обращают внимание на цену. Последние обычно заказывают на завтрак фреши и специально сваренный для них кофе, стимулируют официантов чаевыми.
Гости ожидают обслуживания от компетентного персонала, который всегда сможет помочь сориентироваться в меню буфета и с учетом особых требований отдельных посетителей к питанию, дать разъяснения по поводу ингредиентов блюда. Понятно, что толковый совет может дать гостю только тот сотрудник, который хорошо знаком со всеми предложениями буфета. Поэтому обслуживание гостей квалифицированным и обученным персоналом является предпосылкой успешной работы заведения.
Наряду с предложениями в буфете за паушальную цену (для одного гостя), необходимо обеспечить также возможность дополнительного выбора блюд, чтобы гости без ограничений могли есть и пить то, что они любят и столько, сколько они сами хотят. При этом, разумеется, качественный сервис напитков выступает одним из важных экономических факторов.
Экономические требования учреждения в рамках отношение цена — сервис должны быть подстроены под ожидания и желания гостей. За ту цену, которую платит гость, он должен получить набор соответствующих его ожиданиям услуг, которые побуждают его вернуться в заведение снова. Довольный гость — это один из самых важных маркетинговых инструментов, он не только чаще посещает заведение, но и рекомендует его другим людям. Отсюда — больше посетителей, больше работы, больше прибыли.
Повторимся, что существует очень много концепций и вариантов устройства буфетов. Это может быть формат, где разливают шампанское со снеками или без; буфет, где подают канапе, которые потребляются руками; «стоячие» буфеты, где подаются небольшие бутерброды, холодные иили горячие блюда; буфеты с обычным порядком блюд (закуска, главное блюдо, десерт); буфеты с напитками или без них (только эспрессо кофе); бары с местами для сидения или без них.
Необходимо четко понимать потребности клиента и организовывать предложение в соответствии с бюджетом средств и времени, выбирая и комбинируя соответствующие возможности для достижения максимального эффекта.
Праздничные буфеты проводятся в основном с организацией мест для сидения гостей. Речь идет о корпоративных мероприятиях (празднования юбилеев компании, празднование рождественских праздников) и семейных торжествах (день рождения, свадьба).
При устройстве стационарных праздничных буфетов важно сохранять соответствующую дистанцию между столами, чтобы гости не чувствовали ограниченности в пространстве и дискомфорта.
Буфет на завтрак
Буфетное обслуживание на завтрак является наиболее распространенным в гостиничной индустрии. Выбор меню зависит от класса отеля и может ограничиваться иногда лишь чаем, кофе, несколькими видами хлопьев, хлеба, сыра, масла, джемов.
Но в гостиницах класса 4-5 звезд, понятие о нормальном буфете означает предложение горячих блюд, омлетов с беконом, колбасок, бульонов и т. д., широкий выбор фруктов. Вполне естественным может быть и предложение шампанского на завтрак, особенно в выходные.
Все сотрудники должны четко понимать свои задачи и выполнять их на должном уровне. Чистота, подготовка столов, правильное размещение, понятное распределение обязанностей, рациональное устройство буфета, приготовление кофе являются важными предпосылками успешной работы буфета и удовлетворения требований клиентов. При этом вся смена и в кухне, и в зале равным образом отвечает за надлежащее обслуживание.
Абсолютно все — от директора до официанта должны понимать важность завтрака. В менталитете многих иностранных гостей завтрак играет важную роль и именно от него зависит, как сложится день. Завтрак является важной составляющей общего имиджа отеля, не меньшим, чем интерьер холла.
Заключительное положение
Сегодня буфеты являются очень распространенными и модными форматами организации питания. Правильно разработанная концепция буфета, учитывающая его целевое назначение и целевые группы посетителей, делает его важным инструментом маркетинга, который сможет принести большие прибыли.
Вариативность предложений является неограниченной, поэтому, в зависимости от повода, трендов, сезона, возможно разработать соответствующую концепцию его проведения.
Расходы по обслуживанию буфета ниже, поскольку гость обслуживает себя самостоятельно. Главными задачами гастрономического предприятия являются чистота, правильное формирование меню, разумная расстановка раздаточных столов, размещение и пополнение запаса блюд для буфета, сервировка напитков и уборка.
Посетители буфета должны иметь возможность выбрать блюда и напитки, которые им нравятся, при необходимости взять дополнительную порцию и принять пищу в спокойствии и комфорте. Быстрый сервис при заказе напитков повышает уровень комфорта гостей, а также увеличивает оборот заведения.
Дополнительная информация
Термин «шведский стол» прижился только в русском и украинском языках. В Европе и США, где родились эти демократичные форматы питания, а также в Азии, где они не только успешно прижились, но и получили новый толчок к развитию, этот вид обслуживания изначально называется buffet («буфет»).
В самой же Швеции такой формат подачи блюд называют smorgasbord, то есть «бутербродный стол». Бутербродный в том смысле, что посетитель может самостоятельно сформировать «меню» своего бутерброда из набора разных продуктов, которые (что очень важно) не портятся и не теряют вкусовых качеств в течение долгого времени.
Другая особенность формирования такого стиля подачи блюд связана с менталитетом жителей Скандинавии — разумным самоограничением, основанным на определенных пуританских подходах протестантской веры и честностью в отношении общества даже в отсутствие контроля. Читаем у Александра Куприна путевые заметки о Финляндии в начале XX века: «Длинный стол был уставлен горячими кушаньями и холодными закусками. Все это было необычайно чисто, аппетитно и нарядно. Тут была свежая лососина, жареная форель, холодный ростбиф, какая-то дичь, маленькие, очень вкусные биточки и тому подобное. Каждый подходил, выбирал, что ему нравилось, закусывал, сколько ему хотелось, затем подходил к буфету и по собственной доброй воле платил за ужин ровно одну марку тридцать семь копеек. Никакого надзора, никакого недоверия. Наши русские сердца, так глубоко привыкшие к паспорту, участку, принудительному попечению старшего дворника, ко всеобщему мошенничеству и подозрительности, были совершенно подавлены этой широкой взаимной верой».
Формат буфета, кстати, был очень распространен на железной дороге и начал приживаться даже и в России — он часто предлагался заведениями на вокзалах, поскольку в ограниченное время остановки поезда было довольно сложно индивидуально обслужить большое количество клиентов — оказалось, что экономически значительно выгоднее взять с них сразу фиксированную плату за возможность брать со стойки все что угодно, и сколько угодно, разумеется, в рамках предложенного меню.
Говоря об истории развития буфета или шведского стола, наверное, стоит выделить два момента. Первый — это, собственно, особенность подачи и потребления блюд, которая практиковалась уже достаточно давно в богатых домах. Второй — это экономический подход к организации питания, когда за определенную сумму можно есть до отвала. Это определило и его популярность, скажем так, в массовом сегменте потребления. Например, за три копейки клиенту предлагалось неограниченное количество капусты с клюквой.
«Гостиничный и ресторанный бизнес»
Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики
Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.
Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:
К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.
Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.
Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.
Официальный прием и обслуживание
Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.
Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.
Место и время проведения переговоров
Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.
Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.
Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.
Если переговоры оказались безрезультатными
При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.
Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.
Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.
Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.
Транспорт
Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.
Проживание
Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.
Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль
Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.
Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.
Особенности документального оформления представительских расходов
При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:
Приказ на проведение расходов
Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.
Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»
Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.
О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»
В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей
ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев
Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.
В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.
Смета на представительские расходы
Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.
Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям
Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
Директор ООО «Профит»
Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»
20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:
— от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.
— от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.
В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.
Расходы на проведение переговоров составили:
Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.
Ответственный за организацию
и проведение переговоров Петров И.А.
На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:
Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;
Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;
Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;
Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.
При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.
Угощаем своих деловых гостей: как быть с расходами?
«Советник бухгалтера», 2009, N 12
Деловые встречи в целях сотрудничества проходят иногда вне офиса, но чаще представители покупателей, различных организаций (страховых, аудиторских, по обслуживанию программных продуктов и т.п.) приглашаются на переговоры в офис. Расходы на угощение во время встреч в офисе хоть и небольшие (кофе, чай, печенье, сахар, вода), тем не менее их учет должен быть правильно организован.
Вопросы. 1. Можно ли в офис заранее покупать эти продукты и списывать ежемесячно сразу за счет издержек обращения либо обязательно проводить через счет 10?
Комментарии специалиста
Для проведения официального приема (завтрака, обеда, аналогичного мероприятия) представителей организаций списание на расходы может быть произведено непосредственно на счет 44. Закупка этих продуктов в рамках буфетного обслуживания участников во время переговоров, предназначенных для нескольких переговоров, должна отражаться через счет 10.
В целях налогообложения указанные расходы возможно рассматривать в качестве представительских только в случаях:
Руководитель вправе решить самостоятельно, будет ли он назначать ответственным лицом для проведения представительских мероприятий именно сотрудника с заключенным договором о полной материальной ответственности либо другого сотрудника. Каждое мероприятие оформляется отдельным пакетом документов.
В этой ситуации не рассматриваются представительские расходы на участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, хотя вполне очевидно, что подход должен быть ровно таким же с учетом того, что норматив для целей налогообложения не должен превысить 4% от ФОТ (применяется к общей сумме представительских расходов).
Ответ на вопрос N 1
Отражение в учете хозяйственных операций производится в зависимости от возникновения реальных фактов. В данном случае это могут быть закупки продуктов для проведения конкретно одного мероприятия (например, официального приема) либо для нескольких (проведение переговоров только с буфетным обслуживанием без организации официального приема).
Закупка продуктов для проведения официального приема (завтрака, обеда, аналогичного мероприятия) заранее не производится. Расходы на обслуживание представителей других организаций (представительские расходы) с целью отражения их впоследствии в составе представительских расходов и в налоговом учете целесообразнее осуществлять для каждого такого мероприятия отдельно, поэтому отнесение их на расходы в бухгалтерском учете торговой организации возможно непосредственно на счет 44 «Расходы на продажу» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
В случае систематического использования этих продуктов в рамках буфетного обслуживания участников во время переговоров (и при коротких перерывах) с целью сотрудничества предварительная закупка кофе, чая, печенья, сахара, воды оправдана. Закупка подобных продуктов может быть осуществлена, например, в размере среднемесячных нужд (по смете), а в некоторых случаях возникнет переходящий остаток (если планируемое число переговоров не состоится). Для отражения таких хозяйственных операций должен использоваться счет 10 «Материалы», ведь эти продукты одномоментно не расходуются, а факт хозяйственной операции по расходу должен быть отражен на дату согласно первичным документам (по обслуживанию участников переговоров). Требование-накладная выписывается на определенное должностное лицо, ответственное за материальное обеспечение переговорного процесса (определяет его руководитель по приказу).
Ответ на вопрос N 2
В целях налогообложения представительские расходы являются нормируемыми (4% от ФОТ) (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264, п. 42 ст. 270 НК РФ). В п. 2 ст. 264 имеется фраза «независимо от места проведения указанных мероприятий». Это означает, что проведение этих мероприятий может быть организовано в любых местах (в офисе и за его пределами, в месте командировки, в точке общественного питания и т.д.). Важно удовлетворение целевых требований.
Указанные в вопросе расходы, связанные с обслуживанием представителей других организаций, возможно рассматривать в качестве представительских и подразделить их:
Обратим внимание, что состав представительских расходов в Налоговом кодексе РФ не ограничен только продуктами.
В составе представительских расходов может быть учтена и стоимость одноразовой посуды, которая была использована для организации официального приема и буфетного обслуживания при проведении деловых переговоров (Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2). В этом же Письме приводится перечень документов, служащих для подтверждения представительских расходов:
Аналогичный перечень приведен и в Письме Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.
При признании расходов методом начисления представительские расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и относятся к косвенным расходам (п. 1 ст. 272, п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ). Датой осуществления данных расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Относительно приходящих в офис потенциальных клиентов такие расходы могут быть дополнительно обоснованы, например, последующими событиями (заключение договора на крупную партию товара и т.п.). При этом заключением договора такие переговоры заканчиваются далеко не всегда. В этих случаях имеются попытки исключения отнесенных в уменьшение налоговой базы расходов налоговыми органами, но в суде это можно оспорить, поскольку требования об обязательном заключении договора Налоговый кодекс РФ не устанавливает (в частности, Постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2004 N Ф09-2441/04-АК).
Ответ на вопрос N 3
Тщательное документальное оформление приводит к экономии средств организации.
Вопрос этот связан не только с налоговыми, но и с трудовыми правоотношениями, поскольку это процесс регулярный и трудоемкий (от закупки продуктов до составления отчета о проведении переговоров с приложением всех документов).
Проведение мероприятия рекомендуется оформить приказом (распоряжением) и сметой за подписью руководителя.
В приказе должны быть определены лица, ответственные как за организационное проведение этого мероприятия в целом, так и за его материальное обеспечение.
Первичные документы о стоимости использованных товаров и услуг для представительских мероприятий подписываются составителями.
Акт об осуществлении представительских расходов составляет ответственный работник, утверждается руководителем организации. Отчет о представительских расходах составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям ответственным лицом и утверждается руководителем. После окончания приема работник, ответственный за расходование средств, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1 (утв. Приказом Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). К нему прилагаются все оформленные по мероприятию документы, все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Материальная ответственность у работника возникает с момента, когда ему вверяется любое имущество (в том числе деньги) работодателя. Применение мер материальной ответственности (либо ограниченной, либо полной) возможно в случае нанесения ущерба работодателю.
Относительно издания приказа о назначении материально ответственного лица (неучастника) для ежемесячного оформления таких мероприятий следует пояснить следующее.
Руководитель в приказе должен определить, будут ли это разные лица (отвечающие за проведение и за материальное обеспечение мероприятия) либо эти обязанности будет выполнять один человек, а также решить вопрос необходимости предварительных закупок для нескольких деловых встреч. Таких вариантов несколько.
В этом случае ответственным за организацию и обеспечение мероприятия (закупку всего необходимого) может быть назначен один человек, с которым отсутствует договор о полной материальной ответственности. Такое назначение возможно только для проведения разового мероприятия, поскольку все необходимое закупается для разового потребления.
Назначенный сотрудник, действуя как подотчетное лицо, самостоятельно производит покупки и отчитывается документально как за приобретенное, так и за полную организацию мероприятия.
Отпуск в дальнейшем производится по требованию-накладной ответственного сотрудника для каждого мероприятия отдельно на основании отдельного приказа и сметы.
Здесь также могут быть два варианта:
а) закупки производит сотрудник, с которым отсутствует договор о полной материальной ответственности. Подотчетное лицо производит покупки и передает их на склад для хранения материально ответственному лицу, с которым заключен договор о полной материальной ответственности;
б) закупки производит сотрудник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Закупленное остается на хранении у этого сотрудника до момента истребования в связи с мероприятием по отдельному приказу и смете.
Следовательно, если приобретения предполагаются для использования в нескольких мероприятиях (по каждому приказу отдельно), то есть процесс хранения и ответственности за товарно-материальные ценности (ТМЦ) необходим, то эти приобретения следует проводить через материально ответственное лицо по договору с полной материальной ответственностью. Эти договоры заключаются письменно в соответствии с перечнем должностей работников в порядке, установленном Правительством РФ (ст. 244 ТК РФ).
Если такие мероприятия проводятся регулярно и руководитель решит, что ответственным лицом может быть один и тот же сотрудник, то можно закрепить такие обязанности соглашением к трудовому договору (ст. ст. 21, 22, 57, 60, 72, 74 ТК РФ). Однако перед внесением изменений в трудовой договор следует его уведомить письменно за два месяца.
Ответ на вопрос N 4
Представительские расходы в качестве коммерческих расходов являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете в размере фактических затрат без ограничений (п. п. 5, 6, 7, 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Схема проводок для отражения расходов такова:
В случае оформления буфетного обслуживания с закупкой для нескольких мероприятий используется счет 10.
Вычет производится только в случае оплаченных представительских расходов (п. 7 ст. 171 НК РФ).
В случае невыполнения ответственным лицом возложенных обязанностей по документальному оформлению этих расходов в распорядительном документе организации следует изначально указать, что сумма затрат по недооформленному пакету документов в определенный приказом срок признается доходом сотрудника в этом периоде и облагается НДФЛ на основании ст. 211 НК РФ.
Арбитражная практика
Наиболее существенным аргументом для положительных решений судов является осуществление этих расходов в пределах норматива. Как бы ни старались налоговики в своих разъяснениях расширить список оправдательных документов для подтверждения налогоплательщиками представительских расходов, удается им доказать это в судах все реже. Однако необходимо, чтобы они были связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация реально несет эти расходы и подтверждает их любыми документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, при условии, что расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то шансы оспорить эти претензии в суде очень велики.
Конечно, при наличии на момент проверки рекомендуемых в официальных разъяснениях оправдательных документов дело до суда не доходит. В противном случае налогоплательщик вынужден в судебном заседании доказывать реальность и обоснованность затрат.
Налоговым органом не представлено доказательств неполной уплаты налогов. Налоговый кодекс РФ не содержит положений о том, что расходы по проведению переговоров с потенциальными сотрудниками в городе проживания указанных партнеров не признаются представительскими расходами. Решение вопроса о целесообразности направления сотрудника в командировку, в том числе с использованием выходных и праздничных дней, относится исключительно к компетенции налогоплательщика.
Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Судебный контроль не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности.
Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговый орган, который не доказал, что спорные расходы не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ.
Суд не принял довод налогового органа о необходимости представления дополнительных документов (программ мероприятий, состава делегаций, списков участников, исполнительной сметы на каждую встречу и актов списания по каждому случаю приема) в подтверждение правомерности уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов, связанных с приемом капитанами судов представителей иностранных портовых властей, лоцманов и сюрвейеров.
Приведенные выше решения не означают того, что представительские расходы всегда в судах получают положительную оценку. Можно не сомневаться в том, что оформляемые документы будут изучаться как проверяющими, так и в суде. Как всегда, руководитель при принятии решения опирается на сопоставление цены вопроса и трудоемкости документального оформления.
Обществом представлены документы: кассово-инвалютные отчеты, инвойсы, чеки, акты об использовании денежных средств на представительские цели, судовой журнал, приказ. Однако акты об использовании денежных средств не содержат указания на дату, место и время проведения официальных приемов, мероприятий, в них указано лишь наименование порта и сумма денежных средств, израсходованная при заходе в данный порт. Для подтверждения представительских расходов недостаточно составления акта установленного образца с указанием суммы денежных средств, в нем должно быть обязательно указано, в связи с проведением каких официальных мероприятий израсходованы денежные средства.