Что такое база распределения косвенных затрат
Распределение косвенных затрат и закрытие счетов затрат в «1С:Бухгалтерии 8»
Косвенные затраты
Согласно Федеральному стандарту бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н), косвенными считаются затраты, которые не могут быть прямо отнесены к конкретной продукции, работе, услуге. При этом организация самостоятельно определяет классификацию затрат на прямые и косвенные, а также порядок распределения косвенных затрат между конкретными видами продукции, работ, услуг (п.п. 23-25 ФСБУ 5/2019).
Таким образом, ФСБУ 5/2019 закрепляет практику, которая применялась и ранее.
Но теперь стандарт (п. 26 ФСБУ 5/2019) не разрешает включать в фактическую себестоимость незавершенного производства (НЗП) и готовой продукции:
затраты, возникшие в связи с ненадлежащей организацией производственного процесса (сверхнормативный расход сырья, материалов, энергии, труда; потери от простоев, брака, нарушений трудовой и технологической дисциплины);
расходы на хранение, за исключением случаев, когда хранение является частью технологии производства (например, процесс сушки древесины);
управленческие расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с производством продукции (выполнением работ, оказанием услуг).
В соответствии с новыми правилами в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.89 изменены настройки распределения косвенных затрат, а также порядок закрытия счетов затрат:
20.01 «Основное производство»;
23 «Вспомогательные производства»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
28 «Брак в производстве».
Косвенные затраты, которые включаются в стоимость готовой продукции, работ и услуг, можно учитывать на счетах 20.01, 23 и 25.
Что касается счета 26, то теперь в программе он выделен исключительно для управленческих затрат. Например, затрат на приобретение канцелярских товаров, содержание административно-управленческого персонала, услуги связи, информационные и аудиторские услуги, а также другие услуги, которые не включаются в себестоимость НЗП и готовой продукции. И если раньше на счете 26 могли учитываться общехозяйственные затраты, связанные с производственным процессом в целом, то сейчас учет таких затрат рекомендуется перенести на счета 25, 23 или 20.
На счете 28 учитываются потери от брака в производстве.
Рассмотрим, как новые возможности программы учитывают изменения законодательства по бухгалтерскому учету и упрощают процесс закрытия счетов затрат.
Распределение косвенных затрат
Настройки распределения косвенных затрат для целей бухгалтерского учета выполняются в форме Учетная политика (раздел Главное) с помощью группы реквизитов Косвенные затраты (рис. 1).
Рис. 1. Настройки распределения косвенных затрат
В поле База распределения указывается база распределения, которая выбирается из выпадающего списка и может принимать значения:
Плановая себестоимость выпуска;
Выбранная база распределения применяется в качестве основного правила распределения всех видов косвенных затрат по наименованиям продукции.
Иногда на предприятиях применяются особые правила распределения, например, для отдельных подразделений или для определенных затрат. Такие правила можно настроить в виде исключений. Для этого используется отдельная форма Правила распределения затрат, перейти к которой можно по гиперссылке, расположенной рядом с текстом Особые правила распределения.
В открывшейся форме по кнопке Добавить следует заполнить табличную часть, указав счет затрат, подразделение и (или) статью затрат, для которых применяются особые правила, а также базу распределения, отличную от основной (рис. 2).
Рис. 2. Особые правила распределения косвенных затрат
Особые правила применяются и в тех случаях, когда организация использует базу распределения, которая отсутствует в списке возможных значений для основного правила. Например, в качестве основного правила нельзя выбрать распределение по списку статей затрат. Но такое распределение можно указать в виде исключений.
Учтенных на счете 25
Теперь программа позволяет отражать на счете 25 затраты подразделений, которые обслуживают производство, но не выпускают продукцию, не выполняют работы и не оказывают услуги производственного характера.
Иными словами, это те затраты, которые раньше учитывались на 26 счете и распределялись на стоимость готовой продукции (работ, услуг). Например, на счете 26 могли учитываться затраты лабораторий, котельных, ремонтных цехов и др.
Затраты, учтенные на счете 25, распределяются автоматически при выполнении регламентной операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции).
Поскольку сфера применения счета 25 расширена, порядок распределения затрат, учитываемых на счете 25, изменился и проходит в два этапа.
На первом этапе распределяются общепроизводственные затраты подразделений, которые выпускают продукцию (работы, услуги).
Затраты производственных подразделений распределяются внутри каждого такого подразделения по номенклатурным группам по правилам, указанным в настройках учетной политики. В таком порядке 25 счет распределялся и раньше (распределение «само на себя»).
На втором этапе все оставшиеся затраты (затраты обслуживающих подразделений) распределяются между производственными подразделениями по номенклатурным группам. Именно так раньше распределялся счет 26 (распределение «всем»).
Рассмотрим новый порядок распределения счета 25 на примере.
Пример
По условиям Примера при выполнении регламентной операции Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 косвенные затраты, учтенные на счете 25, распределяются пропорционально прямым затратам.
Сначала распределяются затраты производственных подразделений:
Детальный расчет результатов первого этапа распределения приводится в первой части справки-расчета Распределение косвенных расходов (рис. 3).
Рис. 3. Распределение косвенных затрат производственных подразделений
Затем все оставшиеся затраты распределяются между производственными подразделениями по номенклатурным группам. Детальный расчет результатов распределения обслуживающих подразделений приводится во второй части справки-расчета Распределение косвенных расходов (рис. 4).
Рис. 4. Распределение косвенных затрат обслуживающих подразделений
По результатам расчета формируются проводки в разрезе аналитики:
Дебет 20.01 Кредит 25
— на рассчитанные суммы, представленные в колонках 9 справки-расчета Распределение косвенных расходов (см. рис. 3, 4).
Таким образом, комбинированный способ, используемый при распределении затрат, учтенных на счете 25, позволяет его закрывать без ошибок.
Учтенных на счете 20
Основное правило распределения будет применяться и при распределении косвенных затрат, учитываемых на счете 20.01. Напоминаем, что на счете 20.01 можно учитывать косвенные затраты в тех случаях, когда они напрямую не относятся к конкретной продукции, то есть когда не заполнено субконто Продукция. Такие затраты будут распределяться по видам продукции внутри номенклатурной группы.
Если по какой-либо причине база распределения, указанная пользователем, не может быть применена для затрат, учитываемых на счете 20, в программе задействуется автоматический алгоритм распределения. Данный порядок позволяет при закрытии счета 20 избегать ошибок, связанных с незначительными погрешностями, допущенными пользователем при настройке распределения косвенных затрат.
Детальный расчет результатов распределения затрат, отнесенных на номенклатурную группу и учтенных на счете 20.01 (в т. ч. и база распределения, автоматически выбранная программой), приводится в справке-расчете Себестоимость выпущенной продукции и услуг.
Закрытие счета 26
Затраты, не связанные с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг, в себестоимость производства не включаются (п. 26 ФСБУ 5/2019).
Поэтому с 2021 года на счете 26 в программе следует учитывать только управленческие затраты.
На счет 90.08
Если в настройках учетной политики организации включены флаги Выпуск продукции и/или Выполнение работ, оказание услуг заказчикам, то затраты, учтенные на счете 26, при закрытии месяца списываются на счет 90.08 «Управленческие расходы» (ранее в программе такой метод именовался «директ-костингом»).
На практике в ряде случаев управленческие расходы требуется распределять. Это касается контрактов, например, с бюджетными учреждениями или с госкорпорациями, когда стоимость контракта определяется в том числе затратами, понесенными исполнителем. В этом случае исполнитель должен отчитываться перед заказчиком о понесенных затратах, в том числе о доле управленческих расходов, приходящихся на контракт с конкретным заказчиком. Организациям с особенностями учета, вызванными участием в контрактах такого рода, рекомендуется использовать «1С:Бухгалтерию 8 КОРП».
В «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» при закрытии месяца управленческие расходы могут быть распределены по номенклатурным группам пропорционально базе распределения, указанной в учетной политике. Для этого к счету 90.08 необходимо добавить субконто Номенклатурные группы.
Если организация, которая работает по госконтрактам, использует особые правила распределения затрат, то их следует указать не только для счета 25, но и для счета 26.
На счет 90.02
Организации, деятельность которых не связана с производственным процессом, также используют счет 26 для обобщения информации о расходах на ведение этой деятельности.
Это комиссионеры, агенты, брокеры, дилеры и другие организации, оказывающие услуги непроизводственного характера, кроме организаций, осуществляющих торговую деятельность (приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»).
Для таких организаций, не использующих в учете счет 20, все затраты со счета 26 должны списываться на счет 90.02 «Себестоимость продаж», чтобы достоверно сформировать показатель валовой прибыли. Ведь если все затраты относить на счет 90.08, то валовая прибыль всегда будет равна выручке, что не соответствует сути показателя.
Чтобы этого не произошло, в настройках учетной политики флаги Выпуск продукции и Выполнение работ, оказание услуг заказчикам должны быть выключены. В этом случае при выполнении регламентной операции по закрытию счетов затрат в бухгалтерском учете все затраты со счета 26 будут списаны на счет 90.02.
В налоговом учете косвенные затраты, учтенные на счете 26, всегда списываются на счет 90.08.
Затраты торговых организаций рекомендуется учитывать на счете 44 «Расходы на продажу».
Закрытие счета 28
На счете 28 рекомендуется учитывать затраты, возникшие в связи с нарушениями производственного процесса. Такими затратами могут быть сверхнормативный расход сырья, потери от брака, простоев, аварий и т. п. (п. 26 ФСБУ 5/2019).
Ранее закрытие счета 28 не было автоматизировано. С 2021 года в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» затраты на брак списываются в себестоимость продаж (на счет 90.02) при закрытии месяца. Если затраты на брак отражены на счете 28 без указания номенклатурной группы, то они будут распределены по номенклатурным группам пропорционально базе распределения, указанной в учетной политике.
На счете 28 допускается в том числе учитывать потери, включаемые в себестоимость продукции, то есть потери, обусловленные технологическим процессом. Такие операции можно отразить вручную проводками вида:
Дебет 20 Кредит 28.
В этом случае при закрытии месяца в себестоимость продаж будут списаны суммы, оставшиеся на счете 28 после такого ручного распределения.
Управленческий учет: как распределить расходы по направлениям деятельности, чтобы правильно оценить их прибыльность
Чтобы корректно оценить эффективность каждого вида деятельности компании, нужно правильно посчитать доходы и расходы в разрезе этих направлений. Больше всего сложностей обычно возникает при делении затрат организации, особенно косвенных. В зависимости от учетной политики одни и те же бизнес-единицы могут быть прибыльными или убыточными в итоговой отчетности, на основе которой принимаются управленческие решения. При этом детализация учета, призванная повысить точность данных, делает его ведение трудоемким – как следствие появляются ошибки, а из-за ошибок отчетные документы готовятся долго и часто содержат неверную информацию. Поэтому важно выбрать оптимальный подход к распределению издержек.
Делим расходы на прямые и косвенные
Прямыми считаются затраты, связанные только с одним конкретным видом деятельности. Они обычно возникают в процессе производства или реализации конкретного вида продукции или услуг и исчезнут, если закрыть направление. К косвенным затратам, соответственно, относятся все остальные. Определять также удобно по следующим принципам:
Например, вне зависимости от правил бухучета к прямым расходам стоит отнести бонусную часть заработной платы сотрудников (процент от продаж), расходы на маркетинг этого вида деятельности, расходы на эксплуатацию и содержание транспорта, который развозит продукцию только этого направления, лизинговые платежи по оборудованию, которое используется только для этого вида активности, оплату сертификации продукции этого направления и проценты по кредитам и займам, взятым специально для конкретного подразделения.
И по этому же принципу должны учитываться доходы. То есть, например, средства, полученные от реализации имущества отдела или сдачи его в аренду, и выручку от колебаний курсов валют, полученную в процессе покупки и продажи продукции конкретного вида, нужно отнести к выручке соответствующей бизнес-единицы.
Если какие-то помещения используются только одним подразделением, то все расходы, связанные с этим помещением, включая налоги, относятся к прямым расходам этого вида деятельности. Также если какие-то сотрудники, даже из головного офиса, работают только с одним направлением бизнеса, то оплата их труда и затраты на все используемое ими имущество следует считать прямыми издержками этого направления.
Можно ли вообще не распределять косвенные расходы?
Обычно полное распределение затрат по видам деловой активности требуется не только для оценки финансовых результатов последних. Например, ценообразование на предприятии может осуществляться затратными методами. Тогда для установления цен на товары или услуги нужна себестоимость, а чтобы вычислить себестоимость, нужно учесть не только прямые, но и косвенные затраты.
Но если ни для каких других целей управленческого учета нет необходимости разносить все доходы и расходы по направлениям, тогда и для оценки фин. результатов самих направлений ими допустимо пренебречь и считать окупаемость на основе только прямых расходов. В этом случае важно анализировать прибыльность предприятия в целом и динамику изменения величины косвенных расходов постатейно.
Как выбрать базу распределения косвенных затрат?
Если косвенные издержки существенно меньше прямых, имеет смысл использовать единую базу для их распределения, поскольку детализация этих расходов все равно не нужна для принятия управленческих решений. Наиболее распространены следующие варианты баз:
При этом, выбирая базу, стоит смотреть не только на возможность ее применения для вашего типа бизнеса, но и на то, помогает ли она действительно справедливо разделить расходы и отразить реальное положение дел в отчетности. Например, на первый взгляд кажется, что для консалтинговых и других компаний с большим фондом оплаты труда всегда стоит выбирать базу распределения, связанную с персоналом. То есть ориентироваться на зарплаты или количество сотрудников направления. Но на практике, в силу разной трудоемкости деятельности, на управление подразделением меньшего размера может уходить столько же времени административного персонала и высшего руководства, сколько уходит на менеджмент большего подразделения. Например, проектные работы могут быть более ресурсоемкими для менеджмента компании, чем ведение постоянных клиентов. Или обучающие мероприятия могут требовать больше времени и внимания, чем работа с клиентами, хотя event-отдел по численности и ФОТ меньше.
Если доля косвенных издержек большая, нужны индивидуальные базы. Уровень детализации стоит выбирать в зависимости от величины косвенных расходов. Чтобы избежать излишнего усложнения учета, нередко стоит остановиться на варианте индивидуального разнесения только тех затрат, базы которых наиболее очевидны, а остальные распределять по единой базе. Например, расходы на аренду офисов, складов, их страхование и соответствующие коммунальные платежи легко разделить на основе площадей, которые заняты разными видами бизнеса. Или расходы на транспорт и оборудование можно посчитать по времени пользования разными подразделениями, по количеству заказов от каждого, по объему использованных ресурсов.
Нужно ли отдельно оценивать прибыльность после вычета только прямых расходов?
Когда в управленческом учете предприятия косвенные издержки разносят по видам деловой активности или филиалам, менеджмент нередко считает правильным оценивать прибыльность бизнес-единиц по итогу, после распределения всех затрат. Но фин.результаты, посчитанные на основе итоговой величины расходов, показывают окупаемость направлений только с учетом затрат на их жизнеобеспечение. А на практике эти затраты могут состоять в основном из постоянных расходов, доля переменных бывает невелика. В этом случае закрытие тех подразделений, которые убыточны по конечной оценке, приведет к падению, а не росту совокупной прибыли компании. Возьмем пример сети магазинов.
Распределение косвенных затрат в 1С. Счет 25
Рассмотрим на примерах, как осуществляются операции распределения косвенных затрат в программе 1С: Комплексная автоматизация.
В этом материале речь пойдет о закрытии 25 счета (общепроизводственные расходы).
О формировании себестоимости на 20 счете читайте в нашем следующем материале.
2.1) Общепроизводственное подразделение. Настройка статей расходов.
Тип расходов: «Производственные расходы», в настройках распределения указать значение «Отразить на производственных затратах», настроить правило распределение по оплате труда:
Вкладка «Регламентированный учет» заполняется данными для отражения в отчетности, а также счетами учета.
В течении месяца весь расход по 25 счету приходуется по статье расходов с указанными настройками. В текущем примере общепроизводственный расход должен распределиться по направлениям деятельности на 20 счете по базе распределения «оплата труда».
2.2) База распределения 25 счета. Производство без заказа
В отличие от КА 1.1. комплексная 2.4 не распределяет косвенные затраты без заполнения выпуска продукции. В нашем примере, некоторые услуги оказываются дольше одного месяца, что означает наличие незавершенного счета на конец месяца по некоторым направлениям деятельности. Таким образом, все затраты 20 счета должны закрываться на себестоимость оказанной услуги и/или услуги в процесс оказания, а не на финансовый результат по окончанию месяца.
В условиях поставленной задачи 25 счет также должен распределиться на 20 счет с базой распределения «оплата труда», при отсутствии документа партии («Производства без заказа») общепроизводственные затраты на 20 счет автоматически не распределятся.
В соответствии с этим, на конец месяца должен быть сформирован хотя бы 1 документ «Производство без заказа» на каждое направление деятельности, на которое будет распределяться 25 счет, даже если услуга не была до конца оказана в отчетном периоде.
На вкладке «Основное» документа «Производства без заказа» в поле «Подразделение» необходимо заполнить подразделение 20 счета. На вкладке «Продукция» заполняется номенклатура (с видом номенклатуры «Работа») по конкретному направлению деятельности, которое указывается в столбце «Назначение», направление выпуска заполняется значением «В подразделение» с указанием подразделения основного производства.
Проводки сформируются только после того, как будет сформирована реализация услуги документом «Акт выполненных работ клиенту»/ «Реализация товаров и услуг», в этих документах будет проводка по списанию себестоимости (пример для партии с другим направлением деятельности):
2.3) База распределения 25 счета – «по оплате труда»
В КА 2.4 базой распределения косвенных затрат может выступать только сдельная оплата труда. Ввиду этого, следующие действия (не всегда рациональные) типового функционала направлены на то, чтобы КА 2.4 посчитала окладную зарплату за сдельную, для этого необходимо:
1) В случае, если один сотрудник работает на несколько подразделений (например, на основное производство и общепроизводственный отдел), необходимо ввести документ «Распределение основного заработка», в котором задать коэффициенты распределения.
2) Начислить окладную заработную плату, заполнить документ «Отражение зарплаты в финансовом учете». Задать специальный способ отражения для заработной платы по основному подразделению.
3) В документе «Производстве без заказа» заполнить вкладку «Трудозатраты». Заполнение вкладки требуется только для того, чтобы заполнить документ «Выработка сотрудников», а также связать заработную плату с направлением деятельности, согласно документу «Производство без заказа».
4) Заполнить автоматически документ «Выработка сотрудников» на основании заполненных данных на вкладке «Трудозатраты» документа «Производство без заказа». Количество и итоговая сумма не имеет значения. Данный документ необходим для того, чтобы провести «Отражение зарплаты в финансовом учете», а также связать зарплату с направлением деятельности, которое указано в документе «Производство без заказа».
В конце месяца Бухгалтерская служба начисляет сотрудникам окладную заработную плату документом «Начисление зарплаты и взносов». В случае, если один сотрудник работает для разных подразделений, Бухгалтер получает коэффициент распределения зарплаты по подразделениям, эту информацию необходимо внести в документ «Распределение основного заработка сотрудника».
Для того, чтобы отразились проводки по заработной плате, необходимо сформировать документ «Отражение зарплаты в финансовом учете». По кнопке «Заполнить» в табличные части документа отобразятся данные, согласно документам начисления зарплаты, согласно данным, введенным в справочники, а также согласно данным в документе «Распределение основного заработка».
Способ отображения окладной заработной платы обычно имеет следующий вид:
С такими настройками заработная плата встанет на нужное направление деятельности, на необходимое подразделение, но субконто «Тип затрат» заполнится значением – «Прочее». Это означает, что база для распределения косвенных затрат по базе распределения «оплата труда» собираться не будет.
Для того, чтобы коэффициент распределения высчитывался, в настройках способа отражения необходимо в поле «Начисленная сумма» указать значение «Распределяется на производство» и «по нормативной стоимости работ». В таком случае, субконто «Тип затрат» 20 счета заполнится значением «Сдельная оплата труда», но потеряется поле для заполнения направления деятельности. Без дополнительных указаний КА 2.4 не сможет определить, что данная оплата труда должна относится на какое-либо направление деятельности, а также провести документ.
ПРОБЛЕМА: Если указать в способе отражения в поле «Начисленная сумма» значение «распределяется на производство», то документ «Отражение зарплаты в финансовом учете» не проведется без введения документа «Выработка сотрудников», и не будет учтено направление деятельности при проведении документа.
Необходимо ввести произвольный документ «Выработка сотрудников», данный документ не будет делать движений в зарплатном и регламентированном блоках учета. Этот документ нужен для того, чтобы соотнести зарплату с направлением деятельности, и заставить КА 2.4 воспринимать окладную зарплату за сдельную. Ввести документ «Выработка сотрудников» возможно только после заполнения вкладки «Трудозатраты» в документе «Производство без заказа».
ПРОБЛЕМА: Ввести документ «Выработка сотрудников» невозможно без заполнения вкладки «Трудозатраты» документа «Производства без заказа», на выполнение которого трудился сотрудник.
Вкладка «Трудозатраты» документа «Производства без заказа» заполняется только в случае, если на 20 счете по этому направлению деятельности имеется заработная плата. В столбце «Исполнитель» указывается работник, вид выполненных работ, количество заполняется произвольно.
ПРОБЛЕМА: Если указать в способе отражения в поле «Начисленная сумма» значение «распределяется на производство», то документ «Отражение зарплаты в финансовом учете» не проведется без введения документа «Выработка сотрудников», и не будет учтено направление деятельности при проведении документа.
Необходимо ввести произвольный документ «Выработка сотрудников», данный документ не будет делать движений в зарплатном и регламентированном блоках учета. Этот документ нужен для того, чтобы соотнести зарплату с направлением деятельности, и заставить КА 2.4 воспринимать окладную зарплату за сдельную. Ввести документ «Выработка сотрудников» возможно только после заполнения вкладки «Трудозатраты» в документе «Производство без заказа».
ПРОБЛЕМА: Ввести документ «Выработка сотрудников» невозможно без заполнения вкладки «Трудозатраты» документа «Производства без заказа», на выполнение которого трудился сотрудник.
Вкладка «Трудозатраты» документа «Производства без заказа» заполняется только в случае, если на 20 счете по этому направлению деятельности имеется заработная плата. В столбце «Исполнитель» указывается работник, вид выполненных работ, количество заполняется произвольно.
Теперь необходимо провести документ «Отражение зарплаты в финансовом учете». В проводках по 20 счету встанет верное субконто – «Сдельная оплата труда» и заполнится направление деятельности.
2.4) Формирование себестоимости услуг вспомогательного производства
После того, так все общепроизводственные затраты были внесены в дебет 25 счета (на статьи расходов с настройками, согласно п.2.1), сформирована база распределения «по оплате труда» на 20 счете, необходимо перейти к процедуре закрытия месяца.
В рамках регламентной операции «Настройка распределения расходов» закрытия месяца создается документ «Распределение расходов», в котором заполняется правило распределения, согласно правилу, указанному в статьях расходов.
Если внесение данных за месяц и настройки статей расходов осуществлены корректно, то регламентная операция «Распределение расходов и расчет себестоимости» закроет 25 счет по кредиту. Проводки по кредиту 25 счета отразятся в созданных документах «Распределение расхода».
На рисунке с ОСВ продемонстрировано, что 25 счет распределился только на те направления деятельности, на которых числится оплата труда с типом затрат «Сдельная оплата труда».
О закрытии 23 счета читайте в предыдущем материале.
О себестоимости на 20 счете читайте в наших следующих материалах.
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок