Что такое ats в рекрутинге
Что такое ATS (Система по управлению кандидатами)
Принцип работы
Почти все рекрутинговые агентства и большинство крупных корпораций с штатными рекрутерами в той или иной форме используют системы по управлению кандидатами и вносят в них данные об публикуемых объявлениях, обратившихся кандидатах, поданных резюме и проведенных собеседованиях. Иными словами, специализированные ATS, используемые для рекрутинговых нужд, встречаются не так уж и редко. На уровне предприятия ATS может представлять собой модуль или функциональное дополнение к системе по управлению человеческими ресурсами или автоматизированной системе по управлению персоналом (Human Resource Information System или HRIS). Малые и средние предприятия, как правило, используют ATS с открытым программным кодом или по схеме «программное обеспечение как услуга (SaaS).
Основная цель ATS заключается в предоставлении централизованного доступа к базе данных о рекрутинговой деятельности компании. ATS повышают эффективность обработки резюме и данных о соискателях. Данные собираются внутренними приложениями через интерфейс, расположенный на сайте компании, или извлекаются из ресурсов, посвященных поиску работы. Подавляющее большинство этих ресурсов (Monster.com, Hotjobs, CareerBuilder, Indeed.com) сотрудничают с разработчиками ATS, что облегчает процесс анализа и переноса данных из одной системы в другую.
В последнее время в ATS все чаще используются технологии, связанные с искусственным интеллектом и обработкой естественного языка. Они облегчают разумный семантический поиск, предлагаемый различными облачными платформами. В результате компании могут сортировать и оценивать резюме в соответствии с требованиями и описаниями вакансий.
С развитием ATS большую популярность приобретают техники и онлайн-сервисы для оптимизации резюме, призванные помочь соискателям получить приглашение на собеседование.
Преимущества
Функциональность ATS не ограничивается сбором и анализом данных. В сфере подбора персонала ATS используется для автоматизации рекрутинговых процессов в соответствии с выбранным потоком работ.
Кроме того, ATS позволяют анализировать и координировать усилия по управлению концептуальной структурой, которая именуется человеческим капиталом. Некоторые ATS предусматривают создание корпоративного сайта о вакансиях или включают в себя модули для порталов по трудоустройству, что позволяет работать в первую очередь с имеющимися человеческими ресурсами. Кандидаты определяются на основании существующих данных или при анализе данных, полученных другими путями. Вся информация сохраняется для последующих поисков. В некоторых системах с расширенными функциями резюме и другие данные шифруются в соответствии с законодательством о равных возможностях при трудоустройстве.
ATS иногда также называют системами по привлечению и управлению талантами. В любом случае, доступ к ним предоставляется через Интернет или по подписке (SAAS). Стоимость и качество услуг могут быть различными. В Великобритании и Ирландии ATS, предназначенные для агентств, называются рекрутинговым программным обеспечением (recruitment software). Этот термин используется преимущественно в сфере подбора персонала, включая такие представительные органы, как Конфедерация рекрутинга и трудоустройства (REC, Великобритания) и Национальная рекрутинговая федерация (NRF, Ирландия). Несмотря на то, что подавляющее большинство компаний использует платные ATS, существует несколько альтернативных вариантов с открытым программным кодом.
Поскольку данные, которые содержатся в ATS, являются в основном персональными, их использование регулируется законодательством о защите информации, которое не позволяет хранить данные на зарубежных серверах и накладывает дополнительные ограничения на схему SaaS.
Исследование рынка рекрутинговых систем: функциональность облачных ATS в России
TAdviser рассмотрел семь облачных сервисов по управлению кандидатами для рекрутеров – ATS (Applicant Tracking System), пользующихся популярностью в России. По итогам анализа была проведена сравнительная оценка их функциональности.
Содержание
Сегмент цифровых решений для задач HR развивается в последние годы динамично и получил дополнительный импульс на фоне пандемии 2020 года. Устойчивый спрос обеспечивают растущие возможности сервисов в части автоматизации работы рекрутеров, в том числе, доступных из облака и позволяющих минимизировать CAPEX.
Рекрутинговые системы по управлению кандидатами (Applicant Tracking System, ATS) позволяют накапливать и отслеживать резюме кандидатов, автоматизируют процесс подбора и делают работу рекрутеров эффективнее за счет отслеживания аналитики рекрутмента.
Поскольку ATS накапливают персональные данные, решения должны соответствовать требованиям регуляторов по обеспечению их защиты. В частности, перс. данные нельзя хранить на зарубежных серверах, что обеспечивает приоритет на российском рынке отечественных разработок, поставляемых по модели SaaS.
В рамках исследования TAdviser были рассмотрены семь облачных сервисов ATS (крупнейшие по количеству клиентов). При их сравнительном анализе была проведена оценка более 30 параметров. В том числе, учитывался уровень автоматизации наиболее востребованного базового функционала, реализация поиска, наличие готовых интеграций (с другими сайтами, почтой, рабочими календарями, телефонией, мессенджерами и пр.), публичного API, возможности выгрузки данных и пр. Каждый параметр оценивался по 5-балльной шкале, а итоговая оценка результирует среднее значение по всем проставленным баллам.
Исходя из проведенных оценок, среди рассмотренных решений наиболее широкие функциональные и интеграционные возможности продемонстрировали облачные сервисы Хантфлоу, Potok и FriendWork. Решения, предусматривающую значительную долю кастомизации (Skillaz и МегаФон Рекрутика), рассматривались по тем же параметрам отдельно.
Подробную балльную оценку каждого сервиса смотрите в таблице ниже.
Хантфлоу
Облачный сервис для ведения вакансий и базы кандидатов. Позволяет отслеживать ход поиска и повышать его эффективность.
Встроенный почтовый клиент для переписки с кандидатами, в том числе для запросов согласия на обработку персональных данных, отправки брендированного оффера и автоматической рассылки повторных писем. Отправленные письма и ответы сохраняются в системе.
Реализована интеграция с рабочим календарем (MS Outlook365, MS Exchange, Google Calendar). Есть встроенный планировщик занятости, возможно автоматическое назначение собеседований в календарь, с учетом часового пояса участников.
Открытое API позволяет интегрировать другие сервисы, в том числе карьерный сайт. Есть готовые интеграции с Telegram, WhatsApp и Viber, а также с телефонией и SMS.
Сервис размещен на серверах на территории России и проходит ежегодный независимый аудит безопасности.
Potok
Платформа для автоматизации рекрутмента, обеспечивающая хранение базы кандидатов и истории общения с ними. Есть мобильная версия. В рамках исследования оценивался только сервис для точечного подбора (есть также решение Potok.Масснайм для автоматизации рекрутинга большого потока линейного персонала).
Поддерживает сбор резюме с более 10 job-сайтов. Реализован поиск по базе кандидатов и по ключевым словам в резюме. Есть встроенный карьерный сайт, настроены отклики с него прямо в систему.
Возможно подключение рабочей почты в личном кабинете (Gmail, MS Exchange) для получения и отправки писем кандидатам, включая запросы согласия на обработку персональных данных (с внедренным индивидуальным юридическим текстом). Есть собственный почтовый клиент.
Реализована интеграция с календарем для назначения встреч прямо из системы. Есть открытое API, готовые интеграции с телефонией, SMS, WhatsApp и Viber. Возможна интеграция с системами проведения видео-интервью, обучения, организационно-штатными структурами и и чат ботами. Позволяет настраивать автоматические цепочки согласований кандидата с системой уведомлений для кандидатов, заказчиков и рекрутеров.
Сервис зарегистрирован в реестре операторов персональных данных и размещается на серверах в России. Может интегрироваться с HRM-системой Workday.com
FriendWork
Настраивается строгая последовательность этапов для перемещения кандидатов по воронке подбора в запланированном порядке, также есть Kanban-доска для ведения кандидатов. Есть напоминания о событиях для рекрутера, заказчика и кандидата, а также форма обратной связи для руководителей.
Доступно публичное API. Реализованы интеграции с конструктором сайтов Тильда, с карьерным сайтом заказчика и BI-системами, с почтой и календарями.
CleverStaff
Онлайн-сервис для подбора и найма персонала, с различными кастомизациями функций и отчетов. Поддерживает импорт резюме с работных сайтов ( Talantix
Облачная CRM для рекрутмента, разработана компанией HeadHunter и входит в ее HR-экосистему. Поддерживает импорт резюме с разных платформ и работных сайтов (автоматический импорт откликов с вакансий на hh.ru). Есть возможность загрузки прежней базы прямо в интерфейсе пользователя. Настроен API отклик из hh в систему.
Реализован полнотекстовый поиск кандидатов, а также фильтры по меткам, вакансиям, этапам подбора, региону и пр. Есть карьерный сайт для публикации вакансий и сбора откликов в социальных сетях. Возможна настройка этапов подбора и шаблонов для разных типов вакансий. Ранжирование кандидатов на вакансиях на основе AI и полностью автоматизированный сценарий работы с тестовыми заданиями.
Реализованы интеграции с WhatsApp, Viber, Telegram, SMS, почтовыми сервисами и Microsoft Teams для проведения собеседований онлайн. Есть синхронизация встреч с рабочим календарем. Нет публичного API (готовится).
Все данные передаются по защищенному протоколу TLS 1.2, пароли хешируются функцией brcrypt для защиты от подбора. Сервис размещен в российском ЦОД.
Как автоматизировать рекрутмент или 10 шагов по выбору ATS
Многие компании в нашей стране уже в каком-то виде автоматизировали процесс подбора персонала, но по-прежнему есть организации, где информация о кандидатах и статусах по ним ведется вне специальной информационной системы, а в бесчисленных эксельках, и где заявки на подбор персонала и информация по кандидатам отправляются по почте в виде вложений. Если вы ищете способы повышения эффективности процесса работы с кандидатами, если вы тратите уйму времени на рутинные операции, если подготовка аналитики по процессу рекрутинга съедает тонны вашего драгоценного времени, если процесс подбора непонятен нанимающим менеджерам, если у вас несколько человек занимается подбором персонала и нет единой базы кандидатов, то вам пора задуматься о внедрении автоматизированной системы подбора персонала. Этот класс систем называется ATS (applicant tracking system). Фактически это системы для отслеживания статусов по кандидатам. Кто-то их называет CRM для процесса рекрутинга. Ниже подробное руководство по выбору ATS, если её у вас никогда не было или вы решили перейти на другую систему. Сразу оговорюсь, этот гайд будет наиболее полезен тем HR, у кого в компании нет профильных специалистов по HR-tech решениям.
Скорее всего, вы захотите пропустить этот шаг, но этого правда не стоит делать. От того, какую «боль» вам нужно решить, будет зависеть необходимый функционал системы, а значит сама система, её стоимость и продолжительность проекта. К примеру, если нанимающие менеджеры жалуются на отсутствие прозрачности в процессе поиска персонала, то может помочь кабинет руководителя для просмотра статуса по кандидатам, отобранным по их вакансиям — это кстати экономит время не только HR, но и самим руководителям, чьего времени всегда не хватает.
Сначала разберем, какие могут быть функции у ATS:
Это далеко не все функции, которые могут присутствовать в современных ATS. Решите, что из этого вам необходимо, что желательно, а без чего вы готовы обойтись и переходите к следующему шагу.
Например, если вас интересует только работа рекрутеров и сбор аналитики по их работе, то пользователями системы будут только сотрудники HR. Если вы хотите, чтобы в системе создавались и согласовывались заявки на подбор, то в число пользователей войдут инициаторы заявок (нанимающими менеджеры или HR BP), а также те, кому предстоит согласовывать заявки на подбор или кандидатов на трудоустройство (это могут быть вышестоящие или функциональные руководители, HR BP или C&B), а также представители службы безопасности, которые могут согласовывать кандидатов на финальных этапах. Таким образом, вы сможете дать входную информацию поставщику ATS для определения стоимости лицензий.
Есть ATS, которые устанавливаются только в облаке (Potok, HuntFlow, SAP Success Factors, Amazing Hiring и т. д.), есть те, которые поддерживают установку во внутреннем контуре заказчика, то есть на его сервере (E-Staff, IQ HR, Mirapolis, HR Maps, 1C и т. д.). Плюсы установки в облаке: нет затрат на приобретение сервера и работы с ним, стоимость ниже, вам не нужно договариваться с внутренней ИТ-службой, чтобы она приняла на поддержку эту систему, обновления системы выполняются полностью без вашего участия. Минус всего один, но очень весомый — информационная безопасность. Во многих российских компаниях ответственные за информационную безопасность по-прежнему весьма консервативны, поэтому запуск системы в облаке нужно будет обязательно с ними согласовать. В этих переговорах часто готовы участвовать сами поставщики облачных ATS; они могут привести примеры внедрений у других клиентов, прислать сертификаты соответствия требованиям закона о защите персональных данных и т. д., но к сожалению этого не всегда бывает достаточно. В качестве дополнительного аргумента вы можете найти информацию, кто из крупных российских компаний внедрил облачные ATS, для этого вы можете зайти на сайты этих ИТ-решений и изучить, где они уже внедрены. В любом случае, разбираясь с этим вопросом, вы сделаете одну важную вещь — проинформируете безопасников о замысле проекта. Таким образом, сэкономите время всех и сможете получить требования от этих стейкхолдеров. Поверьте, лучше ввести их в курс на старте, чем потом расстраиваться из-за того, что вам запретили проект или срезали часть нужного функционала.
Если в функциональный объем вашего проекта попало создание заявок на подбор и их согласование, и вам нужно, чтобы в ATS подтягивалась информация из орг. структуры, то вам в любом случае нужна интеграция ATS с вашей Core HR системы (это может быть 1С, SAP, Галактика, БОСС: Кадровик, Axapta). Здесь существует 2 пути: остановиться на стандартном решении от разработчика вашей Core HR системы или заняться интеграцией с системой от другого поставщика. Плюс первого варианта: как правило, интеграция уже готова и внедрение потребует меньше денег и времени. В пользу второго варианта: возможность выбрать ATS с самым богатым функционалом. Все зависит от ваших задач, сроков и имеющихся ресурсов, но в любом случае я бы советовал хотя бы изучить ATS от вендора вашей Core HR системы. Если она вам не подойдёт, то многие ATS с охотой рассказывают о своём опыте интеграции с распространенными Core HR системами.
Если вы хотите, чтобы в пару кликов вакансии из ATS публиковались на работных сайтах, а отклики кандидатов из разных источников приходили сразу в ATS, то нужно понять, с какими работными сайтами вы работаете. В принципе, эта функция есть практически во всех ATS, но вам следует убедиться, что ваша ATS поддерживает необходимые вам сайты. Также эта функция часто может работать с корпоративным сайтом и порталом, но здесь стоит запросить информацию у поставщика ATS и направить в вашу ИТ-службу тем, кто занимается порталом и сайтом. Также обратите внимание, что иногда интеграция с работами сайтами у ATS есть только в одну сторону (например, подгрузку кандидатов в ATS, без возможности публикации вакансий), поэтому этот вопрос тоже следует уточнить у поставщика ATS.
Казалось бы, браузер — это такая мелочь, но это может стать проблемой. Современные web-приложения не всегда корректно работают в Internet Explorer, их разработчики при создании больше ориентируются на современные Google Chrome, Mozilla Firefox, Yandex Browser и т.д.. Но в крупных компаниях по-прежнему Explorer один из разрешенных браузеров. И если рекрутеров можно легко приучить использовать нужный браузер, то всех бизнес-пользователей загнать в Chrome или другой современный браузер будет довольно сложно. Поэтому стоит убедиться, что выбранная вами ATS корректно работает во всех ваших корпоративных браузерах.
Итак, у вас появляется ATS и сразу же главный за рекрутмент и HR-директор предвкушают, что смогут собрать какую угодно аналитику по процессу подбора в компании. Воронка подбора, анализ по источникам кандидатов и т. д. могут быть очень полезны. И конечно же отлично, когда у ИТ-решения есть большое количество отчетов. Еще лучше если их можно включать с фильтрами, и они выводятся в симпатичные диаграммы и дашборды, а не в виде бесконечных Excel-простыней. Но по аналитике есть две важные оговорки:
Система может казаться чудесной во время презентации от поставщика, но стоит ли учитывать информацию только из этого источника? Для принятия взвешенного решения лучше собрать дополнительный фидбэк от тех, кто уже имеет опыт работы с этой системы. Вот что вы можете сделать:
Спикеры с конференций часто оставляют свои контакты и готовы созвониться, чтобы поделиться опытом. Также они часто обладают хорошим пониманием рынка таких ИТ-решений, поэтому очень рекомендую не пренебрегать возможностью узнать их мнение о системе, которую вы подумываете купить. Если вы не поленитесь, то будете, как минимум предупреждены, а далее уже сможете принять решение, стоит ли прислушаться к этой информации или нет. Также возможно ваши интервьюруемые смогут поделиться советами, о том, как стоит внедрять этот проект и на что обратить внимание.
Естественно, нельзя оценивать проект внедрения любой ИТ-системы без учета её стоимости. И ATS тут не исключение. Поэтому рекомендую собрать всю ТСО (total cost of ownership — полная стоимость внедрения). В TСO ATS может входить:
обучение пользователей и тех. поддержки: скорее всего, эта стоимость входит в стоимость внедрения, но лучше уточнить;
В завершение желаю вам выбрать оптимальную для вашей ситуации ATS, успешно согласовать ее внедрение и запустить это ИТ-решение, тем самым решить те самые проблемы, которые вы обозначили в пункте #1 — вы ведь не пропустили его выполнение, верно?
Что такое ats в рекрутинге
С конца 2018 года наметился активный рост компании, за год мы численно выросли в 2 раза.
В середине 2019 года была поставлена цель по активному масштабированию бизнеса путем создания филиалов компании по всей стране. Передо мной, как перед HR компании, встала задача: нанимать много, быстро и в разных регионах страны.
Для выполнения этой задачи мною была проведена работа по автоматизации процесса подбора персонала в компанию. Одним из важных этапов этой работы был поиск и выбор системы управления кандидатами (ATS).
Помог Google и советы коллег. Учитывая небольшой бюджет и необходимый функционал, был сделан выбор в пользу платформы для автоматизации рекрутмента Potok.io, отзывы о котором я нашла в поиске на различных сайтах.
Potok — это облачный сервис, который облегчает процесс подбора персонала. Весь функционал для рекрутмента теперь находится в одном месте: база кандидатов, работа с заказчиками, общение с соискателями, оценочные мероприятия, аналитика, и в придачу к этому удобный интерфейс и очень оперативная и милая техподдержка.
У нас появилась единая система подбора персонала вне зависимости от должности, локации и внутреннего заказчика.
Сейчас мы в Potok ведем все, кроме заявки на подбор. К сожалению, этот функционал в Potok отсутствует.
На платформе мы создаем вакансию, публикуем на hh.ru. Potok автоматически публикует вакансии только на HeadHunter, Superjob и VCV. Прописываем этапы подбора, определяем команду, которая будет работать над вакансией.
У нас нет интеграции по API, поэтому всех кандидатов мы добавляем с помощью специального расширения. Расширение работает с основными job-сайтами, соцсетями (Facebook, ВКонтакте, LinkedIn), с ресурсами для IT: Github и Хабр Карьера. А также можно добавлять кандидатов вручную. В случае с рабочим персоналом отсутствие резюме не редкость. И добавлять резюме doc и pdf.
Далее ведем по этапам подбора. На каждом из этапов есть возможность комментировать того или иного кандидата, также отправлять ему любую информацию с помощью электронной почты. Все встречи и Skype-интервью заносятся в календарь в Potok, а платформа напоминает о них.
Рутина ушла в прошлое. Время, затраченное полгода назад на ведение Excel-таблиц (база кандидатов, аналитика), теперь расходуется на проектную работу.
Упростилось взаимодействие с внутренними заказчиками: обратную связь после собеседований с ними можно узнать в Potok, главное, не забыть поделиться информацией с HR, и ATS-система сама расскажет HR о дальнейшей судьбе кандидата.
Внутренний календарь помогает заказчикам заранее знать, какие встречи запланированы на сегодня, и заранее подготовиться к ним.
Виден результат работы HR: у руководства не возникает больше вопроса, чем занят специалист. Вся активность прозрачна: отчеты Potok дают возможность в режиме реального времени посмотреть сколько телефонных интервью и встреч было проведено сегодня и вчера, по каким вакансиям подбор ведется активно, а по каким просел.
Благодаря внедрению ATS системы для HR мы сэкономили средства на найм еще одного специалиста и, самое важное, на 20% сократили сроки на подбор 1 сотрудника.
Дополнительным бонусом стала возможность взаимодействия при помощи системы управления с кандидатами в соцсетях. При размещении вакансии в соцсети или при работе с таргетированной рекламой можно указать ссылку на конкретную вакансию в Potok. Форму отклика можно настраивать индивидуально. В результате все отклики отражаются в платформе. Это помогает тестировать различные источники привлечения персонала.
А также это может стать хорошей альтернативой для тех компаний, где нет карьерного сайта или лендинга.
Дело в том, что мы строили каждый процесс с нуля. В HR-отделе этот опыт можно смело причислять к start-up истории. В большинстве своем мы работаем со странами с развивающейся экономикой, на каждый регион — свой HR Business Partner. Но в связи с тем, что системности процессов не было, было принято решение создать Центр экспертизы HR в Москве. Так началась наша совместная история с SL International. Изначальной целью было выстраивание глобальных процессов в рекрутменте, после чего мы начали задумываться об автоматизации.
С учетом широкой географии (>50 стран, 90 городов) было ясно, что нам необходима система для централизации рекрутмента. Меня как раз сильно заинтересовала тема HR Tech, и мы начали копать в эту сторону.
Первым этапом был сбор информации и поиск провайдеров. Для начала мы определили, в чем видим пробелы и какие из них могут быть решены с помощью внедрения ATS. Это может быть построение talent pool для ключевых ролей, аналитика рекрутмента по основным метрикам, deep evaluations кандидатов (без чего в IT никуда), возможность Нанимающим менеджерам видеть все стадии процесса в системе и т. д. После месяца демо-версий с разными компаниями, мы пришли к пониманию лучшего решения для нас и начали процесс согласования.
В итоге само внедрение ATS неожиданно попало на самое начало пандемии. После обсуждения примерного плана внедрения стало четко ясно, что нужно организовывать проектную команду. С этой задачей мы быстро справились, так как многие были воодушевлены возможностью поучаствовать в digital трансформации HR процессов. В итоге у нас сформировалась команда из рекрутеров каждого региона и начался процесс подготовки. Конечно, у нас был Project Manager, который помогал с roadmap и с подготовкой каждого блока внутри системы.
Первая неделя была посвящена обозначению главных компонентов и построению базовых алгоритмов внутри системы, после мы разделили каждый из блоков процесса найма (видео интервью, технический скрин, HR скрин, обратная связь от нанимающего, сбор рекомендаций, оффер и блок hire) между всеми членами проектной команды — каждый регион начал вручную начинять систему и тестировать между собой.
Через месяц мы собрали фокус-группу из нанимающих менеджеров для, так называемого, User Acceptance Testing, после чего провели опрос среди нанимающих, что им было не ясно, какие из этапов необходимо усовершенствовать, общие ожидания от системы.
Через пару недель по всей компании был проведены тренинг для потенциальных пользователей системы. В этом, конечно, нам помогла команда ATS, которая также помогла нам подготовить в дальнейшем мануалы для грамотного использования нашими пользователями.
Параллельно мы вели работу над карьерным сайтом: продумывали всю концепцию лендинга: начиная от архитектуры, заканчивая контентом. Когда нам утвердили макет сайта и контент-план был готов, оставались буквально последние штрихи. После чего мы с большим удовольствием объявили о запуске (Go live) ATS.
После запуска (а точнее через месяц-два) началась стадия аналитики: сначала использование каждого блока рекрутерами, после опрос Нанимающих менеджеров по части user-friendly experience, поддержка системы в качестве модераторов, потому что, конечно же, все самое интересное «вылезло» после запуска.
Сейчас я вижу, как с помощью ATS, можно ускорить процесс рекрутмента в несколько раз, как легко Нанимающий менеджер может проследить цепочку Candidate experience внутри системы, утвердить/отказать кандидату с помощью одной кнопки. Как сейчас, с использованием технологий, ТЫ, как нанимающий, можешь получить не только резюме кандидатов, но и видео-интервью/технический case study (если мы говорим про IT специалистов, архитекторов, pre-sales и т. д.). После чего принять решение, кого ты точно хочешь вывести на этап интервью. Таким образом, скорость найма неминуемо увеличивается.
С помощью карьерного сайта любой потенциальный кандидат может найти информацию про все открытые позиции в странах нашего присутствия. Внутри системы мы также выстроили пайплайн кандидатов для наших ключевых ролей, чтобы иметь еще один источник кандидатов.