Что такое asana и как им пользоваться

Ставьте амбициозные цели. Достигайте их планомерно

Рабочие процессы Asana своевременно связывают людей с нужными им данными, чтобы ваши специалисты могли сосредоточиться на самой значимой работе.

Расставляйте приоритеты и назначайте работу для достижения общих целей

Используйте единый источник достоверной информации, чтобы избавиться от обособленности и повысить качество взаимодействия разных команд.

Двигайте работу вперёд вместе — никаких задержек

Сосредоточьтесь и делайте важную работу эффективнее, избавившись от бесполезной суеты и устранив все препятствия.

Контролируйте происходящее и вносите значимые изменения

Получайте актуальную информацию о работе своей команды и развитии проектов в реальном времени. Затем оказывайте поддержку в нужные моменты.

Решения для организации рабочих процессов, которые помогут сотрудникам достигать поставленных целей

Вы можете быть уверены в том, что ваш коллектив будет работать лучше и быстрее — от запуска проекта до его сдачи.

Творческое производство

От монтажа видео до анимации, веб-разработки и многого другого — наши рабочие процессы для творческого производства помогут вашим специалистам с лёгкостью проводить коллективные обсуждения, создавать материалы и распространять их.

Отслеживание запросов

От юридического анализа до заявок на оборудование, обработки отзывов и заказов обедов — с помощью наших рабочих процессов отслеживания запросов специалисты могут собирать, систематизировать и обрабатывать любые обращения, ничего не теряя.

Управление кампаниями

От социальных сетей до электронной почты, рекламы и многого другого — наши рабочие процессы управления кампаниями позволят вашим специалистам создавать, запускать и оценивать кампании, которыми вы будете гордиться.

Источник

Создавайте, назначайте и реагируйте на задачи

Что такое задачи?

Задачи обозначают конкретные действия или списки дел, которые чётко дают понять, кто за что отвечает и к какому сроку должна быть выполнена работа. Однако их также можно использовать для хранения идей и справочных материалов. Если вы привыкли отправлять коллегам электронные письма, когда вам что-нибудь нужно, попробуйте вместо этого назначить задачу.

Например, вам нужно создать анимационное видео для предстоящей кампании, и при этом за постановку отвечает другой сотрудник. Эти задачи можно отслеживать в проекте управления кампанией.

В задачах хранятся все относящиеся к ним файлы, беседы и инструкции, поэтому вся информация остаётся в нужном (и единственно) месте. Задачи обычно входят в проект, поэтому их легко найти, и они доступны вашим коллегам.

Смотреть учебный видеоролик

Как работать в Asana — это серия коротких учебных видеороликов, с которыми вы можете сверяться для практики и быстрого изучения Asana. Вы также можете ознакомиться с нашим кратким уроком по Asana.

Как создавать задачи

Есть три основных способа создания задач:

Вы также можете создавать задачи из электронных писем или сообщений в Slack. Для того чтобы сэкономить вам время и облегчить управление задачами, Asana можно интегрировать с основными инструментами.

Подсказки и рекомендации по задачам

По этим подсказкам вы научитесь создавать отличные задачи и реагировать на задачи, назначенные вам.

Создание отличной задачи

Также можно создавать задачи-вехи, которые символизируют основные цели проекта (например, достижение некоторого объёма выручки) или главные элементы работы по проекту, которые выводят его на следующий этап (например, подтверждение места проведения мероприятия).

Проект, задача или подзадача?

Этот вопрос возникает у многих клиентов, и ответ обычно заключается в том, что всё зависит от того, чего вы хотите достичь и каким образом должна отображаться информация. Ознакомьтесь с приведённой далее рекомендацией, которая поможет выбрать верное направление:

Реакция на задачи и совместная работа над ними

Задачи могут создаваться и назначаться кем угодно и кому угодно в рамках вашего домена Asana. Сделайте сотрудничество максимально эффективным с помощью этих советов:

Дополнительные ресурсы для успешной работы с задачами

Любите учиться по видео или предпочитаете углублённое обучение? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

Источник

Навигация в Asana

Интерфейс

Интерфейс Asana состоит из 5 областей:

Боковая панель

С помощью боковой панели можно выполнить следующие действия:

Проекты

На боковой панели отображается список проектов из вашей группы или рабочего пространства. Если нажать на название любого проекта, он загрузится на главной панели. Также можно нажать кнопку +, чтобы создать новый проект.

После открытия проекта в его заголовке отображаются дополнительные действия.

Познакомьтесь с возможностями панелей мониторинга в Asana и узнайте, как можно использовать вкладку уровня проекта, содержащую графики, для формирования наглядных отчётов.

Избранное

Добавляйте в избранное проекты, людей (списки их задач) или теги, чтобы сохранить их (создать для них закладки) в верхней части боковой панели, откуда их можно будет быстро открыть.

Элементы, которые вы добавили в избранное, отображаются в фиксированном положении в верхней части боковой панели.

Изменить порядок расположения избранных элементов можно перетаскиванием.

Нажмите значок звёздочки в заголовке, чтобы добавить элемент в избранное. Обратите внимание, что звёздочка стала жёлтой, а проект появился в верхней части боковой панели в разделе избранного. Чтобы удалить элемент из избранного, просто нажмите значок звёздочки ещё раз.

Ваше избранное видно только вам. У всех в вашем рабочем пространстве или организации есть свой список избранного.

Как убрать проект из избранного и дублировать его

Наведите курсор на название проекта и нажмите значок с тремя точками, чтобы открыть два действия с проектом.

Удаление из избранного и дублирование

Разворачивание и сворачивание боковой панели

Если вам нужно больше места в окне браузера для центральной и правой панелей, сверните боковую панель.

Чтобы свернуть боковую панель:

Нажмите кнопку-гамбургер в верхней части боковой панели.

Источник

Начало работы с мобильным приложением Asana

С помощью мобильных приложений Asana для iOS и Android можно контролировать работу из любого места. Вот основные способы использования нашего мобильного приложения:

Документация по функциям мобильного приложения и руководства

Если вы ищете инструкции по использованию конкретных функций и устройств или хотите получить информацию обо всех функциях мобильных приложений, перейдите на страницы справки для iOS и Android. В этой статье приведены советы по началу работы с мобильным приложением. Имеющиеся в статье ссылки ведут на руководство для iOS, а пользователи Android могут найти соответствующие статьи в руководстве для Android.

1. Следите за уведомлениями

Обнаружить множество сообщений после целого дня совещаний или разбираться, что происходит с проектом, в нерабочее время, действительно неприятно. Вместо этого вы можете видеть, что происходит, в реальном времени по уведомлениям, приходящим в мобильное приложение. Если что-то требует срочного вмешательства, можно написать комментарий или поставить отметку «нравится» прямо в приложении.

2. Фиксируйте и получайте информацию на ходу

Вам нужно рассмотреть или утвердить что-то между совещаниями? Хотите быстро освежить в памяти план мероприятия, когда вы не за рабочим столом? Нет ноутбука под рукой? Наше мобильное приложение поможет быстро записать идеи и получить необходимую информацию, где бы вы ни были, онлайн или оффлайн.

Советы по фиксированию и получению информации о работе с помощью мобильного приложения:

3. Повысьте продуктивность совещаний

На совещаниях лучшие умы могут работать вместе, но они часто превращаются в непродуктивное времяпрепровождение. Наше мобильное приложение поможет коллективам не отклоняться от повестки и вести разговор по делу.

Советы по повышению продуктивности совещаний с помощью мобильного приложения:

4. Помогите коллегам начать использовать Asana

Ваша команда ещё разбирается в том, как работать в Asana? Мобильное приложение работает так же, как и веб-версия, но выглядит несколько проще. Вот несколько полезных советов:

Дополнительные ресурсы

Ищете дополнительные советы и рекомендации по использованию мобильных приложений Asana? Посмотрите следующие ресурсы:

Источник

Определение правил использования Asana

Познакомив сотрудников с Asana, нужно обязательно позаботиться о том, чтобы все они выполняли несколько основных правил. Если заранее определиться с тем, как пользоваться Asana, это поспособствует долгосрочному успеху всей компании, а также в дальнейшем поможет пользоваться всеми функциями Asana Premium наиболее эффективно. Кроме того, применение набора правил обеспечит сотрудникам максимальное удобство при работе с Asana.

Хотите получать от Asana больше пользы? Начните бесплатный пробный период версии Premium.

Обсудить правила для команды рекомендуется вскоре после того, как вы познакомите сотрудников с Asana. Так у всех будет время разобраться с тем, как работает Asana, но ещё не сформируются собственные привычки. Проанализируйте, что подходит вашим специалистам, и как им нравится использовать различные функции. Создайте проект с правилами использования Asana, а затем проведите встречу для обсуждения и определения этих правил,

У разных коллективов свои предпочтения. Наши советы помогут вам правильно подойти к определению того, какие правила подойдут именно вам.

Правила работы с задачами

Создание задач

Мы рекомендуем организовать работу так, чтобы все могли создавать задачи и назначать их кому угодно (даже подчинённые руководителям). Asana наиболее полезна тогда, когда все могут делиться идеями и способствовать выполнению задач.

Как правильно называть задачи

Задачи рекомендуется называть так, чтобы было сразу понятно, что именно нужно сделать. Вместо задачи «Статья для блога» создайте задачу, которая будет называться «Написать статью для блога [вставьте название]», чтобы ни у кого не оставалось вопросов о том, в чём заключается работа.

Можно определить правила именования задач для конкретного проекта, если задачи в нём продвигаются по определённому рабочему процессу.

Как создать хорошую задачу

Коллектив должен определить, какие сведения необходимо привести, чтобы создать «хорошую» задачу. В каждой задаче можно указать описание, срок исполнения, исполнителя, участников, подзадачи и комментарии. Мы рекомендуем вносить в задачи контекст и другие важные детали, чтобы у исполнителя было все необходимое для выполнения задачи:

Обновление назначенных вам задач

Когда кто-то назначает вам задачу, это значит, что теперь вы отвечаете за выполнение этой работы. Вот несколько способов информировать коллег о том, как у вас идут дела:

Использование подзадач

Назначая подзадачу, позаботьтесь о том, чтобы исполнитель могут получить всю нужную информацию из родительской задачи или из описания подзадачи. Старайтесь не создавать слишком много вложенных друг в друга подзадач. Любую подзадачу всегда можно перетащить на главную панель проекта, чтобы преобразовать её в задачу.

Именование шаблонов задачи

Формируйте повторяемые и предсказуемые рабочие процессы, дублируя шаблоны проектов или задач. Создавая шаблон, обязательно указывайте в его названии, что это такое (например, «Шаблон» или «Скопируй меня»), чтобы его можно было легко найти с помощью функции поиска. В описании такой задачи или проекта напишите чёткие инструкции о том, когда нужно использовать эти шаблоны и как это делать.

Правила работы с проектами

Создание новых проектов

Как и с задачами, кто угодно может создать проект. Можно назначить одного человека, который будет отвечать за это, чтобы обеспечить согласованность работы.

Как создать хороший проект

Управление проектом

Отправка обновлений статуса

Ответственный за проект или другой назначенный сотрудник должен регулярно отправлять обновления статуса проекта из представления хода работ проекта.

Добавьте проекты в портфель, чтобы в одном месте контролировать все обновления статуса, сроки выполнения и ход работ по проектам. Из портфеля также можно обращаться с ответственными за проекты и запрашивать у них актуальную информацию.

Правила работы с электронной почтой

Использование бесед в группе

Для всей коммуникации внутри группы рекомендуется использовать беседы, а не электронную почту. Напоминайте коллегам пользоваться Asana вместо почты, когда это необходимо.

Использование почтовых уведомлений

Asana отправляет уведомления по почте обо всех новых событиях, чтобы сотрудники, не использующие Asana, были в курсе происходящего. Те, кто постоянно работает в Asana, обычно предпочитают следить за обновлениями в разделе «Входящие», а не по почте.

Рекомендуется сохранить почтовые уведомления на период, пока вы и ваши сотрудники не привыкните постоянно обращаться к Asana. Такие уведомления можно выключать и включать в настройках профиля.

Как снизить использование электронной почты для всей команды

Чтобы работать успешнее, рекомендуется перестать направлять запросы и требования по проектам по почте, и использовать вместо этого Asana. Электронная почта хороша для общения с людьми из-за пределов вашей организации или передачи вводной информации. Однако она не предназначена для планирования, определения приоритета и управления работой. Для этого есть Asana.

С помощью нашего дополнения Asana для Gmail или приложения Asana для Outlook можно быстро превращать беседы в задачи прямо из почты. Используя эти интеграции с почтовыми системами, можно с лёгкостью сформировать у сотрудников привычку работать в Asana вместо почты, при этом не заставляя их изучать новые системы или менять устоявшийся стиль работы.

Как обеспечить следование правилам

Создание правил для команды сделает Asana организованным пространством для всех участников, обеспечит необходимый уровень ясности и поможет всем работать максимально эффективно. Пусть несколько ваших коллег помогут вам следить за соблюдением правил, чтобы остальные не боялись ничего испортить и знали, что они всегда могут обратиться за советом, если ещё не освоились.

Создайте в Asana «проект-песочницу», где сотрудники смогут изучать функции системы и способы взаимодействия друг с другом, не беспокоясь о том, что это мешает настоящей работе.

Когда правила для команды будут определены, внесите их в отдельный проект, в котором с ними смогут знакомиться действующие сотрудники и новые специалисты. Так все будут понимать, как всё устроено, и в случае необходимости смогут ссылаться на установленные правила.

Попробуйте провести очередную встречу своего коллектива с помощью Asana и потратьте некоторое время на то, чтобы напомнить коллегам о правилах использования Asana.

Источник