Что содержится в пояснительной записке
Как составить пояснительную записку в налоговую
Пояснительная записка в ФНС — это документ, в котором налогоплательщик разъясняет сложившиеся обстоятельства. Представители налоговой инспекции довольно часто запрашивают такое письмо, особенно в случаях, когда в отчетности предприятия значительно снизились фискальные платежи или зарегистрирован убыток.
Когда необходимо предоставить пояснения
При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых налогоплательщики обязаны пояснить результат контроля, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:
Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).
Как составить
Общий порядок, как написать письмо в налоговую о разъяснении, таков:
Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключения из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли сдавать пояснительную записку с бухотчетностью. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что будет, если не ответить на требование ФНС
Как бы ни грозили сотрудники инспекции наказаниями, оштрафовать или выписать административное взыскание за отсутствие пояснительного письма налоговики не могут:
Бланк и готовые образцы для разных ситуаций
Унифицированная форма пояснительной записки не предусмотрена. Используйте в работе типовой шаблон:
В ИФНС России № 16 по городу Санкт-Петербургу
от некоммерческой организации «Доброволь»
Адрес места нахождения:
400000, г. Санкт-Петербург, ул. Примерная, д. 18
В ответ на требование о предоставлении пояснений от … № … сообщаем следующее:
в т. ч. выручка от продажи … руб.
в т. ч. прямые расходы — … руб.,
косвенные расходы — … руб.,
внереализационные расходы — … руб.
Можно привести иную, значимую для вашей ситуации, или более детальную расшифровку расходов. Вообще, чем подробнее и детальнее вы представите ситуацию, тем лучше.
Директор НКО «Доброволь» ______________ Иванов И. И.
НДФЛ начислен неверно
Ошибка редкая, но все же встречается на практике. Если налоговики обнаружили некорректно исчисленный налог, то организации придется не только подготовить пояснительное письмо, но и сформировать корректирующую отчетность (справку 2-НДФЛ).
Ошибки и расхождения по НДС
Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.
Самые частые ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причина данного расхождения — невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур или техническая ошибка при выгрузке данных.
В пояснительной записке укажите следующую информацию: «Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».
Расхождения в отчетности
Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в предоставленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить разъяснения по этому вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.
Также причиной такой нестыковки являются разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в письме.
Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.
Снижение налоговой нагрузки
Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснений, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).
В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В ответном письме опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая затянется на несколько месяцев.
Что писать в пояснительной записке:
Причин снижения налоговой нагрузки довольно много. Необходимо детально разбираться в каждом конкретном случае.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Что содержится в пояснительной записке
Единая система программной документации
Требования к содержанию и оформлению
Unified system for program documentation. Explanatory note. Requirements for contents and form of presentation
Дата введения 1981-01-01
Постановлением Государственного комитета CCCР по стандартам от 11 декабря 1979 г. N 4753 дата введения установлена 01.01.81
ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2010 г.
Настоящий стандарт устанавливает требования к содержанию и оформлению программного документа «Пояснительная записка», определенного ГОСТ 19.101-77, входящего в состав документов на стадиях разработки эскизного и технического проектов программы.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78.
Составление информационной части (аннотации и содержания) является необязательным.
1.2. Пояснительная записка должна содержать следующие разделы:
назначение и область применения;
ожидаемые технико-экономические показатели;
источники, использованные при разработке.
В зависимости от особенностей документа отдельные разделы (подразделы) допускается объединять, а также вводить новые разделы (подразделы).
2. СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ
2.1. В разделе «Введение» указывают наименование программы и (или) условное обозначение темы разработки, а также документы, на основании которых ведется разработка, с указанием организации и даты утверждения.
2.2. В разделе «Назначение и область применения» указывают назначение программы, краткую характеристику области применения программы.
2.3. Раздел «Технические характеристики» должен содержать следующие подразделы:
постановка задачи на разработку программы, описание применяемых математических методов и, при необходимости, описание допущений и ограничений, связанных с выбранным математическим аппаратом;
описание алгоритма и (или) функционирования программы с обоснованием выбора схемы алгоритма решения задачи, возможные взаимодействия программы с другими программами;
описание и обоснование выбора метода организации входных и выходных данных;
описание и обоснование выбора состава технических и программных средств на основании проведенных расчетов и (или) анализов, распределение носителей данных, которые использует программа.
2.4. В разделе «Ожидаемые технико-экономические показатели» указывают технико-экономические показатели, обосновывающие преимущество выбранного варианта технического решения, а также, при необходимости, ожидаемые оперативные показатели.
2.5. В разделе «Источники, использованные при разработке» указывают перечень научно-технических публикаций, нормативно-технических документов и других научно-технических материалов, на которые есть ссылки в основном тексте.
2.6. В приложение к документу могут быть включены таблицы, обоснования, методики, расчеты и другие документы, использованные при разработке.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Единая система программной документации:
Составляем пояснительную записку
«Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 12
Нигде, кроме данного документа, нельзя сразу увидеть такие показатели, как численность работников компании и ее изменения, материалоемкость и фондоемкость производства, технические характеристики основных средств, статистику основных экономических показателей за ряд лет и даже иногда перспективы изменения финансового состояния. Зачастую информация, собранная в пояснительной записке, служит базой для создания отчета перед акционерами.
В п. 19 Приказа N 67н указано, что составление пояснительной записки необходимо для получения более полной и объективной картины о финансовом положении компании и ее перспективах. Таким образом, финансисты косвенно дают понять, что без пояснительной записки пользователю бухгалтерской отчетности трудно будет понять реальное состояние дел. В этом нет ничего удивительного, если учесть, что сведения в других формах отчетности даются в статике, то есть фиксируются на определенный момент времени. В пояснительной же записке многие данные представляются в динамике (за ряд лет). Кроме того, в ней бухгалтер может и обязан отражать события, которые произошли уже после окончания отчетного года, но без знания о которых принять правильное решение в отношении финансового положения компании невозможно.
Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н.
Так, в п. 24 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» установлено, что пояснительная записка, во-первых, должна раскрывать сведения, относящиеся к учетной политике фирмы. Во-вторых, она обязана обеспечивать пользователей отчетности теми дополнительными данными, которые не включаются в бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках, но которые необходимы им для реальной оценки финансового положения компании.
Варианты структуры
Строго оговоренной структуры пояснительной записки не существует. Поэтому в зависимости от предпочтений самого бухгалтера можно выбрать один из нескольких предлагаемых вариантов.
Можно построить структуру документа так, что разделы пояснительной записки будут соответствовать разделам других форм отчетности:
Можно сгруппировать данные по подсистемам системы управления:
Третий вариант (можно условно назвать оптимистично-пессимистичным).
Здесь информация разбивается по положительным и отрицательным тенденциям в изменении имущественного положения компании и результатов ее деятельности.
Выбор варианта во многом зависит от искусства бухгалтера преподносить информацию. Вполне можно составить пояснительную записку так, что, не скрывая ни одной важной финансовой детали, при общем неудовлетворительном положении фирмы документ будет производить на читателя вполне благоприятное впечатление. В то же самое время при хороших показателях безобразно подготовленная пояснительная записка вызовет у пользователя отчетности ощущение тревоги и неудовольствия.
Поэтому начнем рассмотрение порядка заполнения пояснительной записки именно с обязательной информации:
Общие сведения о компании
В п. 31 ПБУ 4/99 установлено, что в пояснительной записке могут быть указаны следующие сведения:
Эти сведения подлежат обязательному включению в текст пояснительной записки только в том случае, если отсутствует информация, сопровождающая бухгалтерский отчет.
В части общих сведений об организации также надо указать:
В случае наличия дочерних и зависимых организаций компании надо указать их адреса и названия, направления деятельности.
Учетная политика для целей бухгалтерского учета
Как указано в п. 15 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», существенные способы ведения бухгалтерского учета подлежат раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав бухгалтерской отчетности организации за отчетный год.
Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности компании.
А в п. 12 ПБУ 1/98 установлено, что к способам ведения бухгалтерского учета, принятым при формировании учетной политики и подлежащим раскрытию в бухгалтерской отчетности, относятся, в частности:
Однако если в 2008 г. учетная политика фирмы изменилась по сравнению с 2007 г., то описать изменения необходимо именно в тексте пояснительной записки. Об этом сказано в п. 22 ПБУ 1/98. Информация об изменении учетной политики должна включать:
Существуют две модели отражения в учете последствий изменения учетной политики.
Первая модель условно называется перспективной. В этом случае изменение показателей отчетности производится в начале или в течение года, с которого вступают в силу изменения в учетной политике.
Вторая модель носит название ретроспективной. При изменении учетной политики на начало года в отчетности пересчитываются входящие остатки так, как будто новые учетные положения действовали уже в предыдущем году. Бухгалтерские проводки в данном случае отсутствуют, и пересчет входящих остатков осуществляется в так называемый межотчетный период.
Но есть и исключения. Если денежная оценка последствия изменения учетной политики невозможна (или ненадежна), то пересчет не производится и новый способ учета применяется только к тем хозяйственным операциям, которые возникли уже после начала его применения.
При этом организации необходимо объяснить причины, по которым она решила это сделать:
Чтобы выполнить эти требования, бухгалтер может либо приложить к пояснительной записке текст учетной политики на текущий год целиком, либо выписать отдельно только изменившиеся ее элементы.
Есть еще один важный момент, который обязательно должен найти свое отражение в пояснительной записке. Это тот случай, когда компания вынуждена отступить от общепринятых бухгалтерских допущений. Напомним их (п. 6 ПБУ 1/98):
Если компания соблюдает их, то писать об этом в пояснительной записке не нужно.
Однако бывают ситуации, когда эти универсальные допущения не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности фирмы.
Тогда рекомендуем в пояснительной записке, во-первых, подробно объяснить, почему такое произошло. Во-вторых, сопоставить два расчета: произведенный по общим правилам и произведенный по правилам, разработанным самой компанией.
Отсутствие в пояснительной записке объяснений, обоснований и расчетов может послужить основанием для обвинения контролирующими органами фирмы в уклонении от соблюдения правил бухгалтерского учета.
Требования, содержащиеся в ПБУ
Если внимательно просмотреть российские ПБУ, то выяснится, что практически во всех из них (за редчайшими исключениями) имеется или раздел «Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности», или хотя бы абзац, посвященный данной теме. Минимальный объем информации, которую требуется отразить в отчетности, на самом деле очень велик. Видимо, поэтому большая часть этого «минимума» должна быть втиснута в безразмерную пояснительную записку.
Так, например, в п. 27 ПБУ 4/99 содержится требование, что прочитавший пояснительную записку человек должен получить дополнительные сведения:
В свою очередь, в п. 19 ПБУ 9/99 «Доходы организации» говорится об отдельном раскрытии в пояснительной записке информации в отношении выручки, полученной неденежными средствами. А для этого нужны следующие сведения:
В п. 32 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» есть требование об отражении в пояснительной записке следующей информации: начиная с данных о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам основных средств на начало и конец отчетного года и заканчивая сведениями об объектах недвижимости, принятых в эксплуатацию и фактически используемых, находящихся в процессе государственной регистрации.
Пунктом 25 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» предусматривается указание весьма подробной информации о постоянных и временных разницах: их возникновении и движении.
Изучив всю эту информацию, пользователь отчетности узнает о деятельности компании несравнимо больше, чем просто увидев сальдовые остатки счетов 09 и 77 в бухгалтерском балансе или соответствующие показатели в отчете о прибылях и убытках.
Обратите внимание: как правило, дополнительной расшифровки в пояснительной записке требуют долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность, а также долгосрочные и краткосрочные обязательства компании. Например, нужно расшифровать состав дебиторов и кредиторов, а также виды кредитов и займов.
Исходя из требований нескольких довольно редко используемых ПБУ, нужно отразить в пояснительной записке достаточно большой блок информации. Перечислим их:
Дело в том, что лишь часть данных, которые бухгалтер составляет в соответствии с требованиями указанных ПБУ, отражается проводками в отчетном году и, следовательно, влияет на итог баланса. Значительный объем информации вообще не может быть точно выражен в количественном отношении, но при этом должен быть описан. И описать данную информацию можно только в пояснительной записке, так как другого документа для этих целей не предусмотрено.
События после отчетной даты можно разделить на две группы:
В первом случае оказывается непосредственное воздействие на годовую отчетность. При этом бухгалтер обязан сделать проводки, влияющие на итог бухгалтерского баланса.
Тем не менее есть такие события, о которых пользователей отчетности нельзя не поставить в известность. Грубо говоря, если на фабрике в I квартале 2009 г. произошел пожар и половина цехов выгорела, то блестящая отчетность предшествующего, 2008 г., уже гроша ломаного не стоит. Поэтому информация о таких важных в финансовом отношении событиях должна быть помещена в пояснительную записку.
Условные активы и обязательства признаются существенными, если без знания о них пользователи бухгалтерской отчетности могут принять неверные решения в отношении фирмы.
Наиболее часто встречающиеся условные активы:
Руководствуясь бухгалтерским принципом осмотрительности, который не советует учитывать положительные для компании факты, пока они реально не наступили, такие условные факты следует отражать исключительно в пояснительной записке.
Наиболее часто встречающиеся условные обязательства:
Строго говоря, информация о выданных компанией гарантиях и поручительствах должна быть обязательно указана в пояснительной записке вне зависимости от степени вероятности того, что фирме придется по ним платить.
Для того чтобы условный факт включить в отчетность, должно одновременно соблюдаться несколько условий:
Если существует высокая вероятность, что будущие события приведут к уменьшению экономических выгод компании и величина обязательства, порождаемого условным фактом, может быть достаточно обоснованно оценена, то фирма должна создать резерв под такое условное обязательство.
Высокая вероятность признается в том случае, когда у предприятия отсутствует возможность отказаться от исполнения обязательства исходя или из требований договора, или из действующего законодательства, или из сложившейся практики.
Информация о таких резервах, их движении и использовании также должна присутствовать в тексте пояснительной записки.
Закон РФ от 22.03.1991 N 948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках».
Тем не менее все критерии, которые указаны в этом Законе и в ПБУ 11/2000, даны только для ориентировки. Список аффилированных лиц разрабатывается фирмой самостоятельно с учетом приоритета содержания над формой. Так, если какая-то компания или физическое лицо, формально не подпадающие под определение аффилированных лиц, на деле являются таковыми, то информация о них должна присутствовать в пояснительной записке. Например, генеральный директор, который имеет самую что ни на есть непосредственную возможность влиять на принятие решений в своей фирме.
Чаще всего, стоит заметить, к аффилированным лицам все же относят головную, дочернюю или зависимую организации, учредителей общества или его акционеров.
В информации об аффилированных лицах желательно указать следующие данные:
Если в отчетном периоде с такими лицами проводились какие-либо хозяйственные операции, то по каждому аффилированному лицу в отчетности придется указывать, какие операции, на какую сумму и как определялись цены по каждой такой операции.
Практически обязательная информация
Во-первых, это информация об итогах рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения чистой прибыли. Сюда относятся сведения о начисленных учредителям или акционерам дивидендах, а также данные о фондах специального назначения.
Сейчас информация о таких фондах в отчетности не содержится, но это не означает, что их не может быть в фирме. Их создание вовсе не запрещено. Поэтому, если такие фонды, формируемые за счет прибыли, оставшейся в распоряжении организации, все же образуются, пользователи отчетности должны об этом знать.
Следовательно, в пояснительной записке нужно отразить следующее:
Во-вторых, это учетные проблемы, связанные с реорганизацией. Так, в случае если в отчетном году произошло присоединение или слияние компаний, отчетность будет включать данные как одной, так и другой фирмы. Понятно, что отчетность должна быть составлена по какой-либо одной из учетных политик этих предприятий. Если они различаются, надо пересчитать данные отчетности одной фирмы под учетную политику другой. Информация об этом пересчете должна присутствовать в пояснительной записке.
Рассмотрим обратную ситуацию. Если же в отчетном году в компании произошло выделение или разделение, то данные бухгалтерской отчетности за предшествующий период также должны быть скорректированы. Для этого из бухгалтерской отчетности следует удалить данные по выделенной части, а эту информацию отразить в пояснительной записке.
Необязательная, но очень полезная информация
Некоторые рекомендации по отражению дополнительных сведений в пояснительной записке даны в Приказе N 67н. Так как их указание необязательно, у руководства компании есть выбор: что действительно стоит включить в этот документ, а от чего лучше воздержаться.
Динамика
Финансовые коэффициенты
Для краткосрочной перспективы Минфин советует рассчитать и представить в пояснительной записке:
При этом следует охарактеризовать текущую платежеспособность:
Если у компании имеются ценные бумаги, то желательно оценить их положение на рынке.
Для оценки долгосрочной перспективы фирмы в Приказе N 67н рекомендовано ориентироваться на следующие показатели:
Если не ограничиваться рекомендованным минимумом, то можно представить пользователям отчетности еще и такие данные, как:
Прочие полезные данные
Если это характеризует компанию с положительной стороны, то можно еще добавить в пояснительную записку такие показатели, как:
В последнем случае это будут показатели фондоемкости и материалоемкости продукции, различные показатели оборачиваемости ресурсов, многочисленные варианты расчета рентабельности деятельности предприятия и их динамика.
Перспективы
Важной частью дополнительной информации для пользователей отчетности является информация о перспективах компании:
Дополнительная эмиссия
В случае дополнительной эмиссии акций акционерное общество может указать в пояснительной записке:
Новые положения
Утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.
По мнению автора, новый текст ПБУ об учетной политике ничего нового в порядок составления пояснительной записки практически не привнес. За исключением, пожалуй, одного не очень вразумительного пункта. В п. 23 ПБУ 1/2008 сказано следующее. В случае если нормативный правовой акт по бухгалтерскому учету утвержден и опубликован, но еще не вступил в силу, организация должна раскрыть факт его неприменения, а также возможную оценку влияния применения такого акта на показатели бухгалтерской отчетности организации за период, в котором начнется применение.
Зачем особо указывать на то, что компания не применяла нормативный акт, который еще не вступил в силу? Абсурд. А вот возможное влияние нового акта на будущие периоды, по-видимому, кроме как в пояснительной записке, больше отразить негде. При этом бухгалтеру придется хорошенько поломать голову над тем, как оценить в учете будущие, еще не наступившие изменения.
Новшества в бухгалтерскую отчетность привнесло второе ПБУ. В п. 6 ПБУ 21/2008 прямо указано, что в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организация должна раскрывать следующую информацию об изменении оценочного значения:
Оценочным значением, как установлено в п. 3 ПБУ 21/2008, являются величина резерва по сомнительным долгам, резерва под снижение стоимости материально-производственных запасов, других оценочных резервов, сроки полезного использования основных средств, нематериальных активов и иных амортизируемых активов, оценка ожидаемого поступления будущих экономических выгод от использования амортизируемых активов и др.
Обратите внимание, что изменение способа оценки активов и обязательств не является изменением оценочного значения. Эта информация относится к обязательной, поэтому бухгалтер должен найти для нее место в пояснительной записке в любом случае.