Что содержат в себе методы проверки документов отражающих однородные операции
Методы проверки документов с однородными операциями
Методы проверки документов, отражающих однородные операции, включают: восстановление количественного учета, контрольное сличение остатков, хронологический и сравнительный анализы и др.
Восстановление количественного (количественно-сортового) учета может быть использовано при проведении документальной ревизии в любой отрасли экономики, но чаще всего этот метод применяется на предприятиях торговли и общественного питания (складах, оптовых базах, магазинах, кафе, столовых и т.п.).
В некоторых организациях (предприятиях общественного питания, складах) все приходные и расходные операции с материальными ценностями оформляются первичными документами, но вторичный бухгалтерский учет ведется лишь в суммарном денежном выражении.
Отсутствие количественно-суммового бухгалтерского учета, т.е. учета движения товаров в количественном и денежном выражении по отдельным наименованиям и сортам, способствует сокрытию злоупотреблений, при которых в результате подлогов в первичных документах изменяются данные о реальном движении отдельных ценностей, но общая сумма стоимости товаров подгоняется под действительную.
Наиболее эффективно применение данного метода в следующих ситуациях:
— на базе в нарушение инструкции количественный учет вообще не велся, что было использовано в целях сокрытия хищений;
— записи в картотеке не соответствуют первичным документам и условиям осуществления операций;
— картотека велась недостаточно детально (учет по средним ценам, пересортица по артикулам и др.).
Указанные и другие подобные злоупотребления могут быть вскрыты путем восстановления количественно-суммового учета.
При производстве ревизий непосредственную работу по восстановлению учетных записей обычно выполняют счетные работники ревизуемой организации. Ревизор имеет право привлекать их для этих целей. Но не исключается составление карточек и самим ревизором. При полном восстановлении количественного учета ревизором могут быть сделаны выводы о сумме, которая подлежит взысканию с материально-ответственного лица.
Представители правоохранительных органов должны требовать восстановления количественно-суммового учета только в случаях, когда это вызывается действительной необходимостью, как правило, в процессе расследования уголовных дел.
Метод контрольного сличения остатков чаще всего применяют контрольно-ревизионные органы при выявлении хищений на предприятиях розничной торговли и общественного питания в тех случаях, когда нельзя применить метод восстановления количественного учета.
Сущность данного метода заключается в том, что данные об остатке товара по инвентаризационной описи на конец проверяемого инвентаризационного периода сопоставляются с итоговыми данными о движении этого товара за весь период начиная от предыдущей инвентаризации.
При контрольном сличении остатков в розничной торговле используют следующие документы:
— две инвентаризационные описи (на начало и конец инвентаризационного периода);
— приходные документы за проверяемый период;
— расходные товарные документы (продажа товаров мелким оптом, в кредит, документы на возврат товаров, акты на списание товаров, кассовые ленты и чеки).
Используя эти документы, ревизор анализирует движение какого-то конкретного товара и делает его количественную выборку. На основе выборки вычисляется максимально возможный остаток товара на день инвентаризации, который сравнивается с остатком по инвентаризационной описи.
Под максимально возможным остатком понимается остаток товара, который мог бы оказаться в наличии при очередной инвентаризации при условии, если население за весь инвентаризационный период не приобрело ни одного килограмма или наименования товара.
В результате контрольного сличения остатков может быть получено два результата:
— недостача (что свидетельствует о возможной реализации товара населению без отражения этого факта в учете).
Оба эти показателя могут использоваться при доказывании противоправной деятельности.
Наиболее эффективно применение данного метода в случаях получения правоохранительными органами информации:
— о реализации в торговой организации неучтенных товаров;
— оформлении бестоварных расходных документов;
— подлоге в товарных отчетах, связанном с несвоевременным проведением по учету первичных приходных и расходных документов с целью сокрытия недостач и излишков;
— включении в описи в момент проведения инвентаризации несуществующих или позаимствованных товаров с целью сокрытия недостачи;
— сокрытии суммовых излишков в период инвентаризации.
Очень часто два последних случая применяются для искажения данных инвентаризации в период изменения цен (расценок) на товары.
Хронологический анализ проводится путем деления учетного периода на более короткие промежутки времени (месяц делится на декады, декада на дни и т.п.). Далее прослеживается движение товарно-материальных ценностей по дням, операциям и т.п. Под учетным периодом понимается отрезок времени, за который материально-ответственное лицо составляет свой отчет. Например, экспедитор составляет отчет за каждый день.
Посредством хронологического анализа могут быть установлены:
— перепады объема реализации продукции в период работы конкретных материально-ответственных лиц;
— «странные» закономерности в работе предприятия, которые проявляются в виде вспышек или спадов в осуществлении хозяйственных операций, и касаться они могут не только количественной, но и, что не менее важно, качественной их стороны. Например, могут быть резкие колебания каких-либо показателей в виде возрастающего объема реализации отдельных видов изделий в определенные дни работы;
— единичные отклонения от нормального оборота, указывающие на возможность подлога в отдельном документе. Наиболее простым отклонением может быть превышение расхода над приходом на какой-то промежуток времени, что может указывать на реализацию излишков полученной продукции. Одним из видов отклонений от нормального оборота могут быть резкие колебания каких-либо показателей (объемов реализации каких-то видов продукции, увеличение потребления).
Сравнительный анализ заключается во взаимном сопоставлении содержания разных (но одинаковых по форме) документов, отображающих аналогичные по своему содержанию операции. В основе его лежит сопоставление сравниваемой хозяйственной операции с аналогичными с целью выявления возможных, трудно объяснимых обычными причинами, отклонений.
Названный метод применяется, в основном, для поиска первичных сведений о фактах возможных злоупотреблений.
Предметом сопоставления могут быть различные реквизиты документов: количественные и качественные измерители, даты составления документов и др.
При этом могут быть установлены такие отклонения содержания отдельного документа от показателей других аналогичных документов, которые обычным, нормальным хозяйственным процессом объяснены быть не могут либо вообще не имеют объективных (экономических) обоснований.
Основные типы хозяйственных операций в бухгалтерском учете
Хозяйственная операция в бухгалтерском учете — это…
Хозяйственная операция в бухгалтерском учете — это фиксирование фактов хозяйственной жизни предприятия. Отражение хозяйственных операций оказывает постоянное влияние на баланс активов и пассивов предприятия. Но ни одна хозяйственная операция не может нарушить его. Все фиксации деятельности происходят на основании первичных документов, заполненных в установленном порядке. Они и подтверждают факт совершенных операций.
Хозяйственные операции являются частью хозяйственного учета. Что собой представляет хозяйственный учет, читайте в статье «Хозяйственный учет — это. ».
Документирование хозяйственных операций и ведение бухучета
Важным элементом бухгалтерского учета является документирование. Его применяет каждое предприятие для наблюдения за своей хозяйственной деятельностью и первичного контроля. Документирование состоит из упорядоченного сбора первичных документов. Это является начальным этапом учета.
Первичный документ составляется в момент совершения той или иной хозяйственной операции. Существуют формы документов, которые утверждаются только законодательно, но основная масса — такие, которые может утвердить само предприятие. Каждый такой документ имеет юридическую силу и устанавливает ответственных за выполнение той или иной хозяйственной операции. Недопустимо принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются несуществующие, мнимые сделки (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Только наличие правильно оформленных первичных документов поможет предприятию отстаивать свои интересы в суде или гарантировать сохранность своего имущества. Правильное документирование хозяйственных операций можно использовать для объективного анализа результатов работы предприятия как его собственниками, так и налоговыми органами.
Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета
После того как первичные документы собраны и проверены, они фиксируются на счетах бухгалтерского учета в хронологическом порядке. Каждое событие финансово-хозяйственной деятельности имеет двойственный характер. Суть этой двойственности сводится к тому, что при записи одного события используется 2 счета бухучета, которые указывают на состав, место размещения имущества и источники его образования.
Как правильно отражать хозяйственные операции с использованием двойных записей, читайте в статье «Понятие и сущность двойной записи в бухгалтерском учете».
Связь этих счетов называется корреспонденцией, а сами счета корреспондирующими.
Отражение операций с использованием корреспонденции счетов называют бухгалтерской проводкой.
Подробнее о том, какие бывают проводки, читайте в статье «Основные проводки по бухучету — примеры».
Также рекомендуем справочник «16 700 БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОВОДОК С КОММЕНТАРИЯМИ», который вы найдете в КонсультантПлюс, если получите бесплатный пробный доступ к системе.
Типы хозяйственных операций в бухгалтерском учете — примеры
Хозяйственные операции разделяют на 4 типа. Все они оказывают влияние на баланс, при этом равенство баланса не нарушается.
На расчетный счет ООО «Звезда» были перечислены денежные средства в размере 5 000 рублей в счет оплаты за полученный товар.
Проводка: Дт 51 Кт 62 — 5 000.
В результате такой операции валюта баланса осталась неизменной, изменения произошли только в статьях актива баланса. Статья «Расчетный счет» увеличилась на 5 000 рублей, а статья «Расчеты с покупателями и заказчиками» уменьшилась на эту же сумму.
ООО «Звезда» в конце отчетного периода получило прибыль. Участники общества решили рассчитать и начислить дивиденды в размере 10 000 руб.
Проводка: Дт 84 Кт 75 — 10 000.
В результате валюта баланса опять остается неизменной, а вот статьи пассива баланса изменились. Статья «Расчеты с учредителями» увеличилась, статья «Нераспределенная прибыль» уменьшилась на 10 000 руб.
На склад ООО «Звезда» поступили товары от поставщика ООО «Розмарин» на сумму 3 000 руб.
Проводка: Дт 41 Кт 60 — 3 000.
Результатом будет увеличение валюты баланса, т. к. в данном случае изменения произошли в обеих частях баланса (в активе и пассиве). Статья пассива «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и статья актива «Товары» были увеличены на 3 000 руб.
После того как товар был поставлен на склад, ООО «Звезда» произвела перевод денежных средств на расчетный счет ООО «Розмарин» в сумме 3 000 руб.
Проводка: Дт 60 Кт 51 — 3 000.
В результате валюта баланса снова изменилась, только в сторону уменьшения. Изменения произошли и в активе, и в пассиве баланса. Статья пассива «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и статья актива «Расчетный счет» уменьшились на 3 000 руб.
Итоги
Важно помнить, что каждая совершенная хозяйственная операция должна пройти путь от подтверждения ее первичным документом до отнесения к одному из 4 типов операций и получить свое отражение на счетах бухучета. Ни одна из операций при правильном ее оформлении не может нарушить равенство баланса.
Особенности документирования хозяйственных операций
Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.
Задачи документирования
Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:
Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.
Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.
Требования к первичке
Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:
Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.
Классификация документов
Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:
Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий:
Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий:
Бумаги объединяются в группу на основании метода использования:
Бумаги классифицируются по объему позиций:
Еще один признак – место составления:
Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:
Также существует следующая классификация:
В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.
Классификация первичной документации
Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:
Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.
Способы проверки документации
Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:
К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.
Тема 7. Организация первичного наблюдения. Документация
Цель и задачи темы
Цель – изучение процедуры первичного наблюдения, критериев отбора фактов хозяйственной жизни, оформлений и измерений экономических событий.
Задачи:
Оглавление
7.1. Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение
Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
Если организации совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должны быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.
Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.)
С документами тесно связаны такие понятия как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; для углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.
Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.
Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее расходы. Кроме того, стандартизация облегчает обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.
Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. Документооборот предусматривает:
7.2. Классификация документов
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (см. рис.).
Классификация бухгалтерских документов
Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материальнот ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т. п.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что они составляются постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т. д.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
7.3. Порядок составления и хранения документов
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документы должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускается не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.
Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.
Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:
Документы на машинограммах обязательно содержат:
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов, например сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий; накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.
Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.
Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.
Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.
После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:
Дата принятия на хранение
Номер полки хранения
Название и номер дела
С какого по какой номер статьи
Количество листов в деле
Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением в 1989 г.
Выводы
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.