Что сначала дата или подпись
Где ставится дата и подпись в заявлении?
Как правильно поставить дату и подпись в заявлении, где именно они должны быть расположены?
Одними из обязательных реквизитов заявления являются дата и подпись.
Если вы пишите заявление в свободной форме (то есть когда отсутствует какой-либо специальный бланк), то дату и подпись следует располагать следующим образом:
После основного текста нужно отступить несколько строк.
Далее с левой стороны ставится дата. Она пишется в формате DD.MM.YYYY. (например, 30.05.2018).
Подпись ставится на той же строке с правой (противоположной) стороны. По общепринятым правилам заявление нужно всегда подписывать от руки.
Также допускается рядом с подписью указывать её расшифровку, то есть фамилию и инициалы заявителя.
Где ставится дата и подпись в заявлении, можно выяснить, используя определенные правила написания этой деловой бумаги, оформленной в официально-деловом стиле.
Официально-деловой стиль речи используется как раз в написании заявлений, распоряжений, справок, приказов, отчетов, протоколов, доверенностей и прочих деловых бумаг.
Заявление пишется по строгому канону. Вверху заявления, справа, указывается, кому адресовано заявление и от кого (фамилия, имя, отчество в форме родительного падежа).
Далее посередине строки пишется слово «Заявление»
С красной строки ниже излагается суть просьбы, пожелания или уведомления.
Затем, отступив немного от основного текста заявления, слева ставится дата (число, месяц, год) и на этом же уровне, только справа, ставится подпись заявителя.
Заявления бывают нескольких типов:
заявление от физического лица в какую-либо организацию.
В некоторых случаях дата проставляется в верху, слева в печати или в шапке
заявления, а внизу только ФИО и подпись.
Общепринято, после написания заявления, дату писать первой, а затем, в той же строке поставить подпись.
По правилам деловой переписки и ведения документооборота в заявлении (например заявление на ваш отпуск) дата ставиться слева под текстом, пропустив пару строк, а подпись справа под текстом, строго напротив даты.
Дата и подпись ставится внизу заявления, отступив 3 строчки от текста заявления. Дата слева, а подпись справа.
Я работаю в госслужбе, и заявления не редкость в моей работе.
Практически все заявления, будь то заявление предприятия или частного лица и наше с вами заявление пишутся примерно одинаково.
Предприятие пишет заявление как правило на фирменном бланке, дата и номер ддокумента пишутся вверху слева. Подпись руководителя предусматривает
Заявление руководителю (на отпуск, отгул, материальную помощь и т.д.) обязательно пишется собственноручно.
На самом деле все зависит от заявлении, и от того в какой организации подается заявление.
В большинстве случаев заявление пишется в свободной форме, в верхнем углу справа обычно пишется адресат письма, кому оно пишется. Далее идет само заявление, и уже потом после основного текста ставится дата и подпись.
Здесь можно дату поставить слева, а подпись и расшифровку можно поставить сразу.
Хотя особых правил, как ставить подпись и дату нет.
По правилам делопроизводства, чтобы поставить дату и подпись мы отступаем несколько строк от основного текста и затем ставим инициалы, должность, дату и подпись. Чаще всего дата ставится слева, а подпись справа, но бывают исключения. Например, иногда дата ставится в заглавии.
Заявление является официальным документом, и его составление требует соблюдения определенных правил. Подпись и дата составления документа являются его обязательными реквизитами, без которых заявление теряет юридическую силу.
Ставить дату и подпись в заявлении нужно после основного текста, отступив несколько строк.
2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?
 |
| cla1978 / Depositphotos.com |
Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).
Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.
Какие опасности таит в себе 2020 год?
На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19». Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).
Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?
Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:
Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала «Дата и место заключения гражданско-правового договора» в «Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:
(Регламент) Утвержден
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 82
(Правила) Утверждены
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 83
Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).
Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).
Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17.
Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.
Дата подпись или подпись дата
Мне вернули исковое заявление назад, так как я не прописала дату. Является ли дата подписью? Или опечатка? В исковом заявлении прописывается дата и подпись? Заранее спасибо.
Как правильно подавать заявления через систему ГАС правосудие. Например возражение на иск. Можно просто в эл. виде отправить (доступен только формат PDF ), без даты и подписи, так как подпись как я понимаю электронная, так как верификацию прошел через гос. услуги, а дата ставится автоматом.
Или нужно заявление распечатать, поставить дату и подпись, потом пропустить через скан и затем уже подавать. Как правильно.
Наша организация часто принимает участие в различных конкурсах, проводимых городским тендерным комитетом. Возникает необходимость заверять копии документов подписью руководителя. Как правильно делать надпись: копия верна подпись руководителя дата или верно подпись руководителя дата?
Возник спорный вопрос в котором необходимо разобраться! Вы наверняка знаете как выглядит расписка в получении документов на государственную регистрацию. В правом нижнем углу расписки указывается ФИО, подпись лица, которое получило документ, а так-же указывается дата получения. Вопрос заключается в следующем: Дата, которая указывается после ФИО и подписи указывается строго лицом, получающим документ, или дату может указать сотрудник МФЦ самостоятельно «своей рукой»? Разрешается ли сотруднику ставить дату выдачи документов самостоятельно или внутренний регламент запрещает это?
Спустя 2 года, с даты подписи договора поставки, наши контрагенты обратили внимание на подпись, которую очень неумело подделала бухгалтерша за директора. К этому договору есть уже доп. соглашения с реальной директорской подписью. Как нам быть? Договор считается ничтожным? И все сделки по нему в течение 2-х лет? Или можно перезаключить договор от 2013 г. и верной подписью? Спасибо за внимание и ответ.
Застройщик предлагает подписать акт приёма передачи квартиры составленный 3 месяца назад (есть дата). Перепечатывать и ставить новую дату не хотят, предлагают указать дату подписания рядом с моей подписью. Вопрос смогут потом с меня требовать деньги за содержание и квартплату за прошедшие 3 месяца или дата под моей подписью будет иметь значение.
Я отправила заказное письмо с описью вложения работодателю с заявлением об увольнении. В тексте заявления не указана дата увольнения, а только подпись и дата. Отправили заказным письмом позже даты написания заявления. Вопрос, какая дата будет считаться моего увольнения, дата отправки письма или получения его работодателем. И влияет ли дата составления заявления?
P.S. Данный больничный листок выдан областной психиатрической больницей.
В расписке которую должен писать займополучатель КРЕДИТОР имеет право ниже подписи займоплучателя ставить свою подпись и ставить дату написания? Или должен весь текст расписки писать ТОЛЬКО займополучатель?
Правомерно ли требование работодателя при получении производственной травмы (поврежден глаз) обяснительную написать от руки или достаточно напечатать на компьютере и подпись с указанием даты, подписи и расшифровки Ф.И.О.
Дал 2500 р под расписку, в расписке указаны паспортные данные, число и дата когда должны вернуть деньги, подпсь. Сроки давно истекли, подписи свидетелей нет. Можно или нет их вернуть. Г Красноярск (расписка написана на тетрадном листе)
День добрый. У нас долевое строительство. Мы хотим принять квартиру и подписать акт 21 августа, но застройщик составил акт задним числом (2 августа). Застройщик отказывается переделать дату в акте. Могу ли подписать этот акт и указать рядом с подписью дату подписания акта 21 августа как на самом деле есть. В таком случае какая дата будет считаться датой подписания (дата вверху акта или моя дата рядом с подписью)? Это важно для дальнейшего судебного спора.
А что делать если человек умер, и через 6 ть месяцев после смерти заявляют о наличи долга, а еще через 6 месяцев показывают расписку напечатанную на компьютере на листа А 5 где стоит только подпись умершего (расшифровка подписи то же на компьютере) и подписи 2 человек якобы свидетелей.
Сумма 50000$ долг требуют с наследников. Подпись скорее всего умершего, он был бухгалтер и лист 5 го формата счета печатали он их чистыми подписывал иногда.
Могут 100% дать ответ подчерковедчиская экспертиза или нет? подпись легкая.
Все подписи свидетелей разными чернилами написаны.
Может ли администратор (который ведет и кадровое делопрпоизводство в ООО) вносить записи в трудовую книжку за подписью «Администратор», а не например «инспектор ОК»? Или лучше сделать запись и дать на подпись ген. директору?
Мне продавец пишет расписку в получении денег за проданную квартиру с двух сторон одного листа формата А 4. Как правильно оформить расписку для налогового вычета? Надо ли на 1-м листе ставить подпись и расшифровку подписи, дату или достаточно подписи продавца только на обратной стороне листа?
Мне продавец пишет расписку в получении денег за проданную квартиру с двух сторон одного листа формата А 4. Как правильно оформить расписку для налогового вычета? Надо ли на 1-м листе ставить подпись и расшифровку подписи, дату или достаточно подписи продавца только на обратной стороне листа?
Пожалуйста обязательно ли ставить подпись водителя в пунктах 6 и 7 или достаточно фамилии и инициалов проставленных ранее?
Суть в следующем: контрагенты прислали кучу товарных накладных (за весь 2015 г) необходимо поставить печати и подписи руководителя
и подписи водителей
в графе груз принял водитель и груз сдал водитель уже напечатаны фамилия и инициалы нужно ли ставить подпись? Просто нам нереально собрать водителей и дать им расписаться.
Мне продавец пишет расписку в получении денег за проданную квартиру с двух сторон одного листа формата А 4. Как правильно оформить расписку для налогового вычета? Надо ли на 1-м листе ставить подпись и расшифровку подписи, дату или достаточно подписи продавца только на обратной стороне листа?
Если отдавать копию искового заявления лично, и ответчик расписывается о получении на моей копии искового заявления. То в какой форме должен поставить ответчик отметку о принятии копии искового заявления чтобы эту отметку приняли в суде (подпись, дата, печать)? И что в таком случае отдавать в суд: КОПИЮ страницы с подписью ответчика о принятии, ИЛИ ОРИГИНАЛ с подписью о принятии?
Как правильно написать заявление на увольнение по собственному желанию. Достаточно в самой формулировке заявления написать, «прошу уволить меня по собственному желанию» дата заявления и подпись с расшифровкой. Или в самой формулировке обязательно указывать дату увольнения?
Судом была назначена экспертиза завещания в ЛСЭ края с вопросами:
1) Принадлежит ли подпись в завещании и в реестре нотариуса наследодателю?
2) Соответствуют ли подпись в завещании дате удостоверения завещания, т.е.3,5 года назад (октябрь 2002 года)?
На первый вопрос экспертиза дала категоричный ответ: да,подписи принадлежат завещателю.
На второй вопрос выдали заключение о невозможности дать заключения ввиду отсутствия оборудования и что такая методика существует в РФЦСЭМЮ РФ г.Москва.
Истец, ссылаясь на неполноту экспертизы, ходатайствует о проведении дополнительной экспертизы в ЭКЦ ГУВД края (хотя четко были даны рекомендации, что надо обращаться в Москву). В ЭКЦ ГУВД края экспертизу давности написания текста не делают.
Но суд удовлетворяет ходатайство с вопросом: «Соответствует ли дата исполнения подписи в завещании дате подписи в реестре нотариуса, т.е. 3, 5 года назад (октябрь 2002 года)? При этом истец с пеной у рта доказавал, что это не экспертиза давности написания.
Это разве не экспертиза давности написания текста?
Можно ли точно ответить на этот вопрос или будет ответ: более 2-х лет назад?
И еще: не пойму, в чем подоревает истец нотариуса и ответчика, ставя такой вопрос?
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
4.22. Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
Генеральный директор
АО «Интелинвест»
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:
Зам. директора по финансовым вопросам
Зам. директора по административным вопросам
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:
Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.
Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:
Что сначала дата или подпись
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ОАО «Северные регионы»
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись В.А. Степанов
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
Письмо Российской академии
от 05.06.2003 N 430-162
Протокол заседания Правления
страховой компании «Росгосстрах»
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.